Eine der wichtigsten Aufgaben eines Berichtsmanagers ist es, Berichte zu entwerfen, die für die Organisation wertvoll sind. Beim Erstellen von Berichten stellt Ihnen InterAction eine Liste von Datenfeldern zur Verfügung, die Sie in Berichte aufnehmen können. Als Berichtsmanager entscheiden Sie, welche Felder in einen Bericht gehören. Wenn Sie einen Bericht ausführen, entnehmen die Datenfelder aktuelle Informationen aus der Datenbank.
Nur Berichtsmanager können Berichte in der Berichtsübersicht Ihrer Organisation erstellen oder bearbeiten. Weitere Informationen finden Sie unter Wer ist ein Berichtsmanager?
Es kann anfangs schwierig sein zu entscheiden, welche Datenfelder in Berichte aufgenommen werden sollen, da InterAction viele Optionen bietet. Außerdem können Datenfelder unterschiedlich konfiguriert werden. Zum Beispiel kann der Name einer Person als „Nachname, Vorname Zweitname“ oder „Vorname Zweitname Nachname“ angezeigt werden. Der Titel oder die Anrede der Person kann ebenfalls enthalten sein. Wenn Sie komplexere Datenfelder wie Beziehungen und Aktivitäten hinzufügen, ergeben sich zahlreiche Möglichkeiten.
Sie fügen Datenfelder im Berichtslayout mit dem InterAction Report Designer hinzu oder entfernen sie. Sie können Datenfelder auch in verschiedenen Formaten exportieren, zum Beispiel als Microsoft® Excel® oder CSV.
Einige Vorschläge:
- Skizzieren Sie den Bericht oder machen Sie eine Liste der Informationen, die im Bericht enthalten sein sollen. Das hilft Ihnen, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren.
- InterAction enthält Berichte, die direkt verwendet werden können. Wenn Sie einen neuen Bericht entwerfen möchten, beginnen Sie mit einem ähnlichen vorhandenen Bericht und wählen Sie Als neuen speichern. Passen Sie die Kopie des Berichts an, indem Sie Datenfelder entfernen oder hinzufügen.
Die folgenden Themen helfen Ihnen beim Einstieg:
- InterAction-Datenfelder
- Hinzufügen und Entfernen von Datenfeldern
- Die richtigen Feldauswahlen treffen
InterAction-Datenfelder
Beim Erstellen oder Bearbeiten eines Berichts stellt InterAction eine Liste von InterAction-Datenfeldern zur Verfügung, die Sie zu Ihrem Bericht hinzufügen können. Verfügbare Felder werden links im Feld „InterAction-Felder“ angezeigt. Die im Bericht enthaltenen Felder werden rechts im Feld „Berichts-Felder“ angezeigt.
[1] Die Liste der verfügbaren InterAction-Datenfelder befindet sich im linken Feld. Standardmäßig sind alle Datenfelder eingeklappt. Klicken Sie auf Alle erweitern, um alle Felder anzuzeigen, oder auf Alle reduzieren, um alle Felder einzuklappen.
[2] Die Liste der Datenfelder in Ihrem Bericht befindet sich im rechten Feld. Verwenden Sie die Schaltflächen Nach oben und Nach unten, um die Reihenfolge der Felder zu ändern. Die Reihenfolge, in der die Berichts-Felder hier angezeigt werden, entspricht der Reihenfolge im Export, wenn der Bericht als Exportdatei (z. B. CSV oder XLS) ausgegeben wird.
Wenn ein Feld in der Liste InterAction-Felder ausgewählt und in die Liste Berichts-Felder verschoben wird, wird es aus der Liste der InterAction-Felder entfernt (Ausnahme: Zusätzliche Felder). Wenn Sie also ein Feld in Ihrem Bericht suchen und es nicht in der Liste InterAction-Felder finden, prüfen Sie die Liste Berichts-Felder, da es dort bereits enthalten sein könnte.
Wählen Sie alle Datenfelder aus, die Sie in Ihr Berichtslayout aufnehmen möchten. Wenn Sie Ihren Bericht nach Feldern gruppieren oder sortieren, die nicht im eigentlichen Berichtslayout enthalten sind, fügen Sie diese Felder ebenfalls hinzu. Zum Beispiel könnten Sie Vollständiger Name in Ihrem Bericht verwenden, um Kontakte im Format „Vorname Nachname“ aufzulisten, möchten aber nach Nachname gruppieren. Fügen Sie Nachname zur Liste der Berichts-Felder hinzu, um später nach diesem Feld zu gruppieren.
Weitere Informationen zum Gruppieren von Daten im InterAction Report Designer finden Sie unter Informationen gruppieren.
Hinzufügen und Entfernen von Datenfeldern
Ob Sie einen bestehenden Bericht bearbeiten oder einen neuen Bericht erstellen – einer der ersten Schritte im Berichtsentwurf ist die Auswahl der Felder, die Sie dem Bericht hinzufügen möchten. Die schwierigste Aufgabe dabei ist oft die Entscheidung, welche Felder Sie benötigen.
Nachdem Sie die benötigten Datenfelder für einen Bericht aufgelistet haben, fügen Sie diese dem Berichtslayout hinzu. Wenn Sie einen bestehenden Bericht anpassen, müssen Sie möglicherweise auch Felder entfernen.
Wenn Ihr Bericht als Excel-Datei (.xls) oder CSV-Datei (.csv) ausgegeben wird, müssen Sie nur die Datenfelder für Ihren Bericht auswählen – Sie müssen diese Felder nicht zusätzlich ins Berichtslayout einfügen.
Das Hinzufügen oder Entfernen von Datenfeldern aus Ihrem Bericht fügt diese Felder nicht physisch zum Berichtslayout hinzu oder entfernt sie daraus. In diesem Schritt wählen Sie lediglich die Daten aus, die bei jedem Ausführen des Berichts aus der InterAction-Datenbank extrahiert werden. Nachdem Sie Datenfelder hinzugefügt oder entfernt haben, müssen Sie diese Felder mit Ihrem Berichtsgestaltungstool auch im Berichtslayout hinzufügen oder entfernen. Wenn Sie ein Datenfeld zum Bericht hinzufügen, es aber nicht ins Layout einfügen, werden die Daten im Bericht nicht angezeigt. Ebenso gilt: Wenn Sie ein Datenfeld entfernen, es aber nicht aus dem Layout löschen, bleibt dieses Feld immer leer.
Weitere Informationen zur Verwendung des integrierten Report Designers von InterAction zum Erstellen eines Berichtslayouts finden Sie unter „Berichte entwerfen mit dem InterAction Report Designer“ auf Seite 1.
Datenfelder zu einem Bericht hinzufügen
- Wählen Sie in der Menüleiste des Windows Client Extras > Berichte.
- Wählen Sie Verwalten.
- Wählen Sie den zu bearbeitenden Bericht aus und klicken Sie auf Bearbeiten.
- Wählen Sie die Registerkarte Informationen.
-
Wählen Sie das Feld im linken Feld (InterAction-Felder) aus und klicken Sie auf Hinzufügen (wenn Sie zusätzliche Felder, Klassifizierungen, ordnerspezifische Notizen, Nachrichten oder benutzerdefinierten Text hinzufügen, werden Sie jetzt nach weiteren Informationen gefragt).
Der Feldname wird in das Feld Berichts-Felder verschoben. Wiederholen Sie den Vorgang, wenn Sie weitere Felder hinzufügen möchten.
Sie können ein Feld auch wie folgt zum Bericht hinzufügen:
- Doppelklicken Sie im Feld InterAction-Felder darauf
- Ziehen Sie das Feld aus dem Feld InterAction-Felder in das Feld Berichts-Felder
- Klicken Sie auf OK, um Ihre Änderungen zu speichern.
-
Wenn das Feld im Bericht angezeigt werden soll, fügen Sie es mit Ihrem Berichtsgestaltungstool ins Berichtslayout ein.
Wenn Sie das integrierte Berichtsgestaltungstool von InterAction verwenden, finden Sie weitere Informationen zum Hinzufügen von Feldern zum Berichtslayout unter InterAction-Datenfelder zu einem Bericht hinzufügen.
Datenfelder aus einem Bericht entfernen
- Wählen Sie in der Menüleiste des Windows Client Extras > Berichte.
- Wählen Sie Verwalten.
- Wählen Sie den zu bearbeitenden Bericht aus und klicken Sie auf Bearbeiten.
- Wählen Sie die Registerkarte Informationen.
-
Wählen Sie das Feld im rechten Feld (Berichts-Felder) aus und klicken Sie auf Entfernen.
Der Feldname wird in das Feld InterAction-Felder verschoben. Wiederholen Sie den Vorgang, wenn Sie weitere Felder entfernen möchten.
- Klicken Sie auf OK, um Ihre Änderungen zu speichern.
- Wenn das Feld im Berichtslayout enthalten ist, entfernen Sie es mit Ihrem Berichtsgestaltungstool aus dem Bericht.
Die richtigen Feldauswahlen treffen
Beim Erstellen oder Bearbeiten von Berichten kann es schwierig sein zu entscheiden, welche InterAction-Datenfelder Sie in Ihren Bericht aufnehmen sollten. Es kann hilfreich sein, den Bericht zunächst auf Papier zu entwerfen und alle benötigten Komponenten aufzuschreiben.
Es kann auch nützlich sein, sich die vorhandenen Berichte von InterAction anzusehen, um zu sehen, welche Felder dort verwendet werden. Drucken Sie Beispielberichte aus, um zu prüfen, ob Sie einen vorhandenen Bericht anpassen können, anstatt einen neuen Bericht von Grund auf zu erstellen.
Die folgende Tabelle hilft Ihnen, weitere Informationen zu finden.
So erhalten Sie die gewünschten InterAction-Daten
| InterAction-Daten, die Sie benötigen ... | Weitere Informationen finden Sie unter ... |
|---|---|
| Marketinglisten/Arbeitslisten (Erstellen Sie einen Bericht, der für jede Marketingliste oder Arbeitsliste ausgeführt werden kann und ordnerspezifische Informationen für eine einzelne Marketingliste oder Arbeitsliste enthält) | Bericht über eine aktuelle Liste |
| Marketinglisten/Arbeitslisten für einen Kontakt (Erstellen Sie einen Bericht, der die Marketinglisten/Arbeitslisten enthält, in denen ein Kontakt ist) | Listennamen in einem Bericht einbeziehen (Bericht über ausgewählte Listen) |
| Ordner (Erstellen Sie einen Bericht, der für jeden Ordner ausgeführt werden kann und ordnerspezifische Informationen für einen einzelnen Ordner enthält) | Bericht über einen aktuellen Ordner |
| Ordner für einen Kontakt (Erstellen Sie einen Bericht, der die Ordner enthält, in denen ein Kontakt ist) | Ordnernamen in einem Bericht einbeziehen (Bericht über ausgewählte Ordner) |
| Beziehungen (Wer kennt wen, Schlüsselbeziehungen, Vorstandsmitgliedschaften usw.) | Beziehungen |
| Firmenmitarbeiter | Firmenmitarbeiter |
| Firmenname in Personenberichten einbeziehen | Firmenname-Felder |
| Firmeninformationen bei Personen einbeziehen |
• Beziehungen für Firmenmitarbeiter einbeziehen • Beziehungen für das Unternehmen einer Person einbeziehen • Aktivitäten/Termine für Firmenmitarbeiter finden • Aktivitäten/Termine für das Unternehmen einer Person finden • Informationen zum Einbeziehen von Akten-, Chancen- und Engagement-Informationen bei Unternehmen finden Sie im Leitfaden zum jeweiligen Modul. |
| Sponsoring | Sponsoring-Informationen in einer aktuellen Liste einbeziehen |
| Adressen, Telefonnummern und E-Mail-Adressen |
Adressen, Telefonnummern und elektronische Adressen Kontaktinformationen: Benutzer-Version vs. Organisations-Version Ordnerspezifische Informationen in Berichten einbeziehen (für einen bestimmten Ordner) |
| Namen-Optionen (Personenname, Firmenname, Anrede usw.) | Namen-Optionen |
| Aktivitäten/Termine | Aktivitäten/Termine (in Kontaktberichten) |
| Akten, Chancen und Engagements | Akten, Chancen und Engagements |
| Zusätzliche Felder | Zusätzliche Felder |
| Profile | Profile |
| Kontakttypen | Kontakttypen |
| Weitere Felder |
• Notizen |
Kontaktinformationen: Benutzer-Version vs. Organisations-Version
Berichte, die aus Kontakten erstellt werden, die im Web Client, Windows Client oder der InterAction-Integration für Ihr PIM ausgewählt wurden, können sowohl Benutzer-Kontaktinformationen als auch die Version der Kontaktinformationen Ihrer Organisation anzeigen.
Wenn Sie die Felder auswählen, die dem Bericht hinzugefügt werden sollen, enthalten die meisten Optionen die jeweils passende Version der Informationen für die vom Benutzer ausgewählten Kontakte. Wenn Sie zum Beispiel das Feld Vollständiger Name in den Bericht aufnehmen:
- Wenn der Benutzer einen Kontakt in seiner Kontaktliste auswählt, wird die Benutzer-Version des Kontaktnamens im Bericht angezeigt.
- Wenn der Benutzer einen Kontakt auswählt, der nicht in seiner Kontaktliste ist, wird die Organisations-Version des Kontaktnamens im Bericht angezeigt.
-
Wenn der Benutzer einen Kontakt auswählt, der sowohl in seiner Kontaktliste als auch in der Liste der Organisation ist, wird die Benutzer-Version des Kontaktnamens im Bericht angezeigt.
Beachten Sie, dass dies nur gilt, wenn sich der Kontakt nicht im Kontext eines Ordners oder einer Akte, Chance oder eines Engagements befindet (in diesem Fall wird die ordner- bzw. akten-, chancen- oder engagement-spezifische Version der Information verwendet). Wenn keine ordner- oder akten-, chancen- oder engagement-spezifische Version existiert, wird die Organisations-Version verwendet. Die Benutzer-Version der Information wird dann nie verwendet.
Weitere Informationen zum Berichten über ordnerspezifische Daten finden Sie unter Ordnerspezifische Informationen in Berichten einbeziehen (für einen bestimmten Ordner).
Dieses Verhalten gilt für alle folgenden Informationen:
- Namen & Firmeninformationen einschließlich Name, Firmenname, Position und Abteilung
- Adressen, Telefonnummern und elektronische Adressen einschließlich folgender Angaben:
- Geschäftsadresse
- Geschäftstelefon
- Geschäftstelefon 2
- Geschäftsfax
- Geschäfts-E-Mail
- Geschäfts-Webseite
- Geschäftshandy
- Geschäftspager
- Telefonnummer des Assistenten
- Name des Assistenten
- Privatadresse
- Privattelefon
- Privatfax
- Private E-Mail
- Notizen entsprechend der Auswahl
Überschreiben der Standardauswahl Benutzer-Version vs. Organisations-Version
Sie können die im Bericht enthaltenen Felder so konfigurieren, dass immer die Benutzer-Version oder immer die Organisations-Version der Informationen verwendet wird.
Wenn Sie einen Bericht so konfigurieren, dass immer die Benutzer-Version oder die Organisations-Version der Informationen verwendet wird, bleibt das Feld im Bericht leer, wenn es für den Kontakt nicht zutrifft. Wenn Sie zum Beispiel im Bericht angeben, dass immer die Benutzer-Version des Kontaktnamens verwendet werden soll, bleibt das Namensfeld leer, wenn der Bericht einen Kontakt enthält, der nicht in der Kontaktliste des Benutzers ist.
Berichte aus dem Windows Client liefern die gleichen Standardwerte für Benutzer-Version oder Organisations-Version wie der Web Client. Wenn Sie sicherstellen möchten, dass keine Benutzer-Kontaktinformationen in einem Bericht erscheinen, überschreiben Sie die Standardauswahl, indem Sie die Organisations-Version auswählen. Andernfalls kann es passieren, dass Ihre Benutzer-Version der Kontaktinformationen im Windows Client-Bericht erscheint.
Um die Optionen aufzurufen, bei denen Sie auswählen können, ob immer die Benutzer-Version oder immer die Organisations-Version der Informationen verwendet werden soll, erweitern Sie die Option Erweitert – Standardwerte überschreiben unter dem Element, das Sie dem Bericht in der InterAction-Felderliste hinzufügen möchten.
[1] Wählen Sie Erweitert – Standardwerte überschreiben, um die Optionen für Benutzer-Version und Organisations-Version einzublenden.
Ordnerspezifische Informationen in Berichten einbeziehen (für einen bestimmten Ordner)
Die ordnerspezifische Version der Kontaktinformationen kann in einem Bericht anstelle der Benutzer-Version oder der globalen Version verwendet werden. Dies gilt für folgende Angaben:
- Postadresse
- Alle Telefonnummern, Adressen und elektronischen Adressen aller Standorttypen (Geschäftlich, Privat usw.)
Um die ordnerspezifische Version der Kontaktinformationen beim Ausführen des Berichts zu verwenden, öffnen Sie zuerst den Ordner, markieren Sie ggf. Kontakte und führen Sie dann den Bericht aus.
Wenn Sie sich in einem Ordner oder einer Akte, Chance oder einem Engagement befinden (Windows Client oder Web Client), ruft InterAction die Daten ab, indem zuerst die ordnerspezifische Version gesucht wird. Gibt es keine ordnerspezifischen Daten, werden globale Daten abgerufen (benutzerspezifische Daten werden nicht abgerufen).
Spezifische Versionen auswählen (ordnerspezifisch oder global)
In manchen Fällen möchten Sie vielleicht nur die globale oder nur die ordnerspezifische Version der Kontaktinformationen zurückgeben. Zum Beispiel, wenn Sie einen Bericht über Kontakte aus einer gespeicherten Suche erstellen und die ordnerspezifischen Telefonnummern für alle in der Suche enthaltenen Ordner einbeziehen möchten.
Sie können einige Adress-, Telefon- und E-Mail-Datenfelder so konfigurieren, dass immer eine der folgenden Versionen verwendet wird:
- Ein einzelner Wert, der am zutreffendsten ist (global oder ordnerspezifisch)
- Die globale Version
- Alle ordnerspezifischen Versionen aus allen Ordnern (der aktuelle Ordner oder alle in einer Suche einbezogenen Ordner)
Die folgende Tabelle listet die spezifischen Adress-, Telefon- und E-Mail-Datenfelder auf, die Sie mit einer der oben genannten Optionen konfigurieren können. Auf diese Felder greifen Sie zu, indem Sie die Option Erweitert – Standardwerte überschreiben unter dem Element erweitern, das Sie im Bericht aus der InterAction-Feldliste hinzufügen möchten.
| Kontaktinformationen | Konfigurierbare Felder |
|---|---|
| Adressen |
Mailing Firmenversion vollständige Adresse Geschäftliche Firmenversion vollständige Adresse Private Firmenversion vollständige Adresse |
| Telefone |
Geschäftliche Firmenversion Telefon Geschäftlich2 Firmenversion Telefon Private Firmenversion Telefon |
| Elektronische Adressen |
Geschäftliche Firmenversion E-Mail Private Firmenversion E-Mail |
Um eines der oben genannten Felder in Ihren Bericht aufzunehmen, wählen Sie das Feld in der InterAction-Feldliste aus und klicken Sie dann auf Hinzufügen, um das Feld dem Bericht hinzuzufügen. Wählen Sie Bearbeiten, um ordnerspezifische oder globale Überschreibungsoptionen für das Feld zu konfigurieren.
Welche Sichtbarkeitsoptionen sollte ich auswählen?
Die Optionen, die Sie auswählen sollten, hängen davon ab, welche Daten typischerweise in den Ordnern enthalten sind, über die Sie berichten, und wer den Bericht nutzen wird. Es macht zum Beispiel keinen Sinn, ordnerspezifische Optionen zu wählen, wenn Sie über Ordner berichten, die normalerweise keine nützlichen ordnerspezifischen Daten enthalten. Außerdem werden für Benutzer, die keinen Zugriff auf die Ordner haben, aus denen die Daten stammen, keine Daten für diese ordnerspezifischen Felder im Bericht angezeigt (die Felder bleiben leer).
Beachten Sie bei der Auswahl der Sichtbarkeitsoptionen, dass das Feld im Bericht leer bleibt, wenn Sie den Bericht so konfigurieren, dass immer eine bestimmte Version der Information verwendet wird, diese aber für einen Kontakt nicht verfügbar ist. Wenn Sie zum Beispiel den Bericht so einstellen, dass immer die ordnerspezifische Version der Versandadresse verwendet wird, bleibt das Feld Versandadresse leer, wenn der Bericht einen Kontakt enthält, der in den ausgewerteten Ordnern keine ordnerspezifische Versandadresse hat.
Ordnerspezifische oder globale Daten in Berichten einbeziehen
| Um ... | Dann ... |
|---|---|
| Nur einen einzelnen Wert im Bericht aufnehmen und InterAction entscheiden lassen, welcher Wert aufgenommen wird |
Wählen Sie die Option InterAction entscheiden lassen, welche <Adresse/Telefonnummer/elektronische Adresse> am zutreffendsten ist. InterAction wählt die zutreffendste Option anhand folgender Regeln aus: • Die globale Version wird verwendet, es sei denn, Sie befinden sich in einem Ordner • Wenn Sie sich in einem einzelnen Ordner befinden, wird die ordnerspezifische Version verwendet • Wenn keine ordnerspezifische Version verfügbar ist, wird die globale Version verwendet • Wenn Sie über die Ergebnisse einer Mehrordnersuche berichten, wird die globale Version verwendet. Ist keine globale Version verfügbar, bleibt das Feld leer. |
| Immer die globale Version im Bericht aufnehmen | Wählen Sie Immer die folgenden Adressen aufnehmen und dann Global. |
|
Immer die ordnerspezifische Version im Bericht aufnehmen oder Immer die ordnerspezifischen Werte aus allen in einer Suche enthaltenen Ordnern aufnehmen |
Wählen Sie Immer die folgenden Adressen aufnehmen und dann Ordnerspezifisch. Der Ordnername, aus dem jeder Wert stammt, kann ebenfalls im Bericht angezeigt werden, indem Sie im Bereich „Ordnername einbeziehen“ des Dialogfelds Immer oder wenn mehrere Ordner gedruckt werden auswählen. Der Ordnername wird in Klammern neben dem Wert angezeigt. Wenn mehrere Werte vorhanden sind, werden sie in derselben Spalte des Berichts aufgeführt und durch das im Bereich „Werttrennzeichen“ des Dialogfelds ausgewählte Zeichen getrennt. Um die Werte in separaten Zeilen anzuzeigen, wählen Sie Zeilenumbruch als Trennzeichen zwischen den einzelnen Werten. |
| Alle Werte, sowohl global als auch ordnerspezifisch, aufnehmen |
Wählen Sie Immer die folgenden Adressen aufnehmen und dann Global und Ordnerspezifisch. Wenn Sie sowohl globale als auch ordnerspezifische Werte aufnehmen, empfiehlt es sich, auch den Ordnernamen einzublenden (dieser wird in Klammern neben ordnerspezifischen Werten angezeigt). Andernfalls können Sie nicht unterscheiden, welche Werte global und welche ordnerspezifisch sind. Um den Ordnernamen einzubeziehen, wählen Sie im Bereich „Ordnername einbeziehen“ des Dialogfelds Immer oder wenn mehrere Ordner gedruckt werden. Wenn mehrere Werte vorhanden sind, werden sie in derselben Spalte des Berichts aufgeführt und durch das im Bereich „Werttrennzeichen“ des Dialogfelds ausgewählte Zeichen getrennt. Um die Werte in separaten Zeilen anzuzeigen, wählen Sie Zeilenumbruch als Trennzeichen zwischen den einzelnen Werten. |