Sie möchten möglicherweise eine Liste der Marketinglisten, Arbeitslisten oder Ordner anzeigen, mit denen ein Kontakt verknüpft ist. Wenn beispielsweise eine Fachkraft alle Marketinglisten sehen möchte, in denen ein Kontakt enthalten ist, fügen Sie das Datenfeld Marketinglisten – Ausgewählte Listen zum Bericht hinzu und wählen Sie aus, dass alle Marketinglisten einbezogen werden sollen. Das Gleiche gilt für Arbeitslisten und Ordner – verwenden Sie die Option Ausgewählte Listen oder Ausgewählte Ordner, um die Namen der Ordner oder Listen abzurufen, mit denen der Kontakt verknüpft ist.
Sie können Listen- oder Ordnernamen in einer Spalte anzeigen (zum Beispiel durch Kommas getrennt), oder Sie können für jede Liste oder jeden Ordner, in dem der Kontakt enthalten ist, eine neue Zeile erstellen (eine gute Option, wenn Sie nach Liste oder Ordner gruppieren).
Wenn Sie Listen für einen Kontakt anzeigen, können Sie auch ordnerspezifische Zusatzfelder einbeziehen.
Weitere Informationen finden Sie in den folgenden Themen:
- Bestimmen der enthaltenen Arbeitslisten
- Bestimmen der enthaltenen Marketinglisten
- Einbeziehen zusätzlicher Felder aus ausgewählten Listen/Ordnern
- Einbeziehen von Ordnernamen in einen Bericht (Bericht über ausgewählte Ordner)
Bestimmen der enthaltenen Arbeitslisten
Wenn Sie ausgewählte Arbeitslistendaten einbeziehen, können Sie die Arbeitslisten anzeigen, mit denen ein Kontakt verknüpft ist. Sie können alle Arbeitslisten eines Kontakts oder nur ausgewählte Arbeitslisten anzeigen.
Wählen Sie eine der drei Optionen aus:
- Alle Arbeitslisten für jeden Kontakt einbeziehen
- Nur Arbeitslisten eines bestimmten Typs einbeziehen – Ermöglicht die Auswahl von Arbeitslisten nach Typ (beinhaltet alle Listen dieses Typs)
- Nur die ausgewählten Arbeitslisten einbeziehen – Ermöglicht die Auswahl einzelner Arbeitslisten
Einige Kontakte sind möglicherweise mit mehreren Arbeitslisten verknüpft. Daher möchten Sie vielleicht festlegen, wie diese Arbeitslisten in Ihrem Bericht angezeigt werden. Wählen Sie dazu die Registerkarte Ergebnisse anordnen.
Sie haben zwei Optionen:
- Die Listen, die den Kontakt enthalten, in einem einzigen Feld einbeziehen – Diese Option ist nützlich, wenn Sie die Werte einfach in einer Liste sehen möchten. Die Werte werden zusammen in einer Spalte angezeigt. Standardmäßig werden Arbeitslisten mit Semikolons (;) getrennt. Wählen Sie Trennzeichen ändern, um ein anderes Trennzeichen zwischen den Werten auszuwählen (Komma, Zeilenumbruch usw.).
-
Für jede Liste eine separate Zeile einbeziehen – Verwenden Sie diese Option, wenn Sie Berichte erstellen, die nach Arbeitsliste gruppieren. Für jede Arbeitsliste wird für den Kontakt eine separate Zeile angezeigt. Wenn Sie diese Option auswählen, stehen Ihnen weitere Optionen zur Verfügung:
- Ordnerspezifische Zusatzfelder für jede Liste einbeziehen – Ermöglicht das Hinzufügen zusätzlicher Felder zum Bericht.
- Das Datum einbeziehen, an dem der Kontakt zu jeder Arbeitsliste hinzugefügt wurde – Ermöglicht das Hinzufügen einer Spalte mit Datum und Uhrzeit, wann der Kontakt zu jeder Arbeitsliste hinzugefügt wurde.
- Den Benutzer einbeziehen, der den Kontakt zu jeder Arbeitsliste hinzugefügt hat – Ermöglicht das Hinzufügen einer Spalte mit dem InterAction-Benutzer, der den Kontakt zu jeder Arbeitsliste hinzugefügt hat.
- Die Zeilen in die Kombinierte Tabelle aufnehmen – Ermöglicht das Einbeziehen der Datenzeilen in die Kombinierte Tabelle. Wenn diese Option nicht ausgewählt ist, werden die Zeilen in eine separate Tabelle ausgegeben. Weitere Informationen zur Kombinierten Tabelle finden Sie unter Was ist die Kombinierte Tabelle?.
Bestimmen der enthaltenen Marketinglisten
Wenn Sie ausgewählte Marketinglistendaten einbeziehen, können Sie die Marketinglisten anzeigen, mit denen der Kontakt verknüpft ist. Sie können alle Marketinglisten eines Kontakts oder nur ausgewählte Marketinglisten anzeigen.
Wählen Sie eine der drei Optionen aus und wählen Sie dann die einzubeziehenden Marketinglisten:
- Alle Marketinglisten für jeden Kontakt einbeziehen
- Nur Marketinglisten eines bestimmten Typs einbeziehen – Ermöglicht die Auswahl von Marketinglisten nach Typ (beinhaltet alle Listen dieses Typs)
- Nur die ausgewählten Marketinglisten einbeziehen – Ermöglicht die Auswahl einzelner Marketinglisten
Einige Kontakte sind möglicherweise in mehreren Marketinglisten enthalten. Daher möchten Sie vielleicht festlegen, wie diese Marketinglisten in Ihrem Bericht angezeigt werden. Wählen Sie dazu die Registerkarte Ergebnisse anordnen.
Sie haben zwei Optionen:
- Die Listen, die den Kontakt enthalten, in einem einzigen Feld einbeziehen – Diese Option ist nützlich, wenn Sie die Werte einfach in einer Liste sehen möchten. Die Werte werden zusammen in einer Spalte angezeigt. Standardmäßig werden Marketinglisten mit Semikolons (;) getrennt. Wählen Sie Trennzeichen ändern, um ein anderes Trennzeichen zwischen den Werten auszuwählen (Komma, Zeilenumbruch usw.).
-
Für jede Liste eine separate Zeile einbeziehen – Verwenden Sie diese Option, wenn Sie Berichte erstellen, die nach Marketingliste gruppieren. Für jede Marketingliste wird für den Kontakt eine separate Zeile angezeigt. Wenn Sie diese Option auswählen, stehen Ihnen weitere Optionen zur Verfügung:
- Ordnerspezifische Zusatzfelder für jede Liste einbeziehen – Ermöglicht das Hinzufügen zusätzlicher Felder zum Bericht.
- Das Datum einbeziehen, an dem der Kontakt zu jeder Liste hinzugefügt wurde – Ermöglicht das Hinzufügen einer Spalte mit Datum und Uhrzeit, wann der Kontakt zu jeder Marketingliste hinzugefügt wurde.
- Den Benutzer einbeziehen, der den Kontakt zu jeder Liste hinzugefügt hat – Ermöglicht das Hinzufügen einer Spalte mit dem InterAction-Benutzer, der den Kontakt zu jeder Marketingliste hinzugefügt hat.
- Die Zeilen in die Kombinierte Tabelle aufnehmen – Ermöglicht das Einbeziehen der Datenzeilen in die Kombinierte Tabelle. Wenn diese Option nicht ausgewählt ist, werden die Zeilen in eine separate Tabelle ausgegeben. Weitere Informationen zur Kombinierten Tabelle finden Sie unter Was ist die Kombinierte Tabelle?.
Sponsoreninformationen in einer ausgewählten Liste einbeziehen
Wenn Sie einen Bericht über eine ausgewählte Marketingliste erstellen, können Sie Sponsoreninformationen nur einbeziehen, wenn Sie die Datenoption Für jede Liste eine separate Zeile einbeziehen wählen. Denn wenn Sie alle Listen, in denen ein Kontakt enthalten ist, in einem Feld zusammenfassen, gibt es keine logische Möglichkeit, die Sponsoren für jede dieser Listen aufzulisten.
Um Sponsoreninformationen in den Bericht aufzunehmen, wählen Sie die Registerkarte Sponsoren-Einstellungen.
Wenn Sie Sponsoreninformationen einbeziehen, werden die Sponsorenspalten immer angezeigt, auch wenn die Marketingliste, für die Sie den Bericht ausführen, keine Sponsoren enthält.
Sponsorenoptionen für eine ausgewählte Marketingliste
| Option | Beschreibung |
|---|---|
| Keine Sponsoreninformationen einbeziehen | Es werden keine Sponsoreninformationen im Bericht angezeigt. |
| Nur Hauptsponsor einbeziehen | Fügt eine Spalte Hauptsponsor neben jeder exportierten Marketinglistenspalte hinzu, die Sponsoren unterstützt. |
| Alle Sponsoren einbeziehen | Fügt eine Spalte Sponsoren neben jeder exportierten Marketinglistenspalte hinzu, die Sponsoren unterstützt. |
Nur den Hauptsponsor in einer ausgewählten Marketingliste einbeziehen
Um nur Informationen zum Hauptsponsor im Bericht einzubeziehen, wählen Sie in der Dropdown-Liste Nur Hauptsponsor einbeziehen aus.
Standardmäßig enthält der Bericht nur den Namen (Vollständiger Name) des Hauptsponsors. Um weitere Informationen zum Hauptsponsor einzubeziehen, wählen Sie Auswählen.
[1] Um die einzubeziehenden Daten zum Hauptsponsor auszuwählen, wählen Sie Auswählen.
Nachdem Sie Auswählen gewählt haben, wird das Dialogfeld „Bericht Kontaktoptionen“ mit allen verfügbaren Datenfeldern für Sponsoren angezeigt. Wählen Sie die Datenfelder aus, die Sie im Bericht einbeziehen möchten, und klicken Sie auf OK. Siehe Hinzufügen und Entfernen von Datenfeldern für die Schritte zum Hinzufügen von Datenfeldern zum Bericht.
Für jeden Kontakt, über den Sie berichten, werden die Informationen in separaten Zeilen für jeden Hauptsponsor ausgegeben. Beispiel: John Harris ist in drei Marketinglisten: Tax Event, Environmental Newsletter und Holiday Card. Er hat für jede Liste einen Hauptsponsor. Sie möchten den vollständigen Namen, die Berufsbezeichnung, die Abteilung und die Haupttelefonnummer für jeden Hauptsponsor einbeziehen. Ihr Bericht gibt drei Zeilen für John aus, jeweils mit dem Hauptsponsor und den Sponsorinformationen in separaten Spalten.
Alle Sponsoren in einer ausgewählten Marketingliste einbeziehen
Um alle Sponsoren im Bericht einzubeziehen, wählen Sie in der Dropdown-Liste Alle Sponsoren einbeziehen aus.
Wenn Sie alle Sponsoren in einen Bericht aufnehmen, werden alle Sponsornamen in einer einzigen Spalte ausgegeben. Alternativ können Sie Hauptsponsor und weitere Sponsoren als zwei separate Spalten einbeziehen auswählen, um den Hauptsponsor von den weiteren Sponsoren zu unterscheiden.
Optionen zur Formatierung der Daten im Bericht sind:
-
Sponsorenname formatieren als – Steuert die Anzeige des Namens
- Vorname Nachname zeigt Sponsoren als Jane Tarnoff an
-
Nachname, Vorname zeigt Sponsoren als Tarnoff, Jane an
Wenn Sie den Sponsornamen als Nachname, Vorname formatieren, empfiehlt es sich, ein anderes Trennzeichen als Komma zu verwenden, um die Lesbarkeit des Berichts zu verbessern.
- Wert-Trennzeichen – Element, das zur Trennung der Sponsornamen verwendet wird
Zusätzliche Felder aus ausgewählten Listen/Ordnern einbeziehen
Sie können in Ihrem Bericht zusätzliche Felder aus ausgewählten Marketinglisten einbeziehen. Angenommen, Sie möchten einen Bericht drucken, der die RSVP-Antworten und Essenswünsche der Kontakte für zwei Marketingveranstaltungen auflistet, die Sie für den nächsten Monat geplant haben. Wählen Sie dazu zunächst die beiden Veranstaltungsordner aus, die im Bericht enthalten sein sollen. Anschließend wählen Sie die zusätzlichen Felder aus, die im Bericht enthalten sein sollen. Jedes zusätzliche Feld kann als eigene Spalte in Ihren Bericht aufgenommen werden.
- Fügen Sie das InterAction-Datenfeld Ausgewählte Marketinglisten hinzu (wählen Sie Ausgewählte Arbeitslisten, wenn Sie über Arbeitslisten berichten, oder Ausgewählte Ordner, wenn Sie über Ordner berichten) zur Liste der Berichts-Felder und wählen Sie dann Bearbeiten.
-
Wählen Sie die Ordner aus, die in Ihrem Bericht enthalten sein sollen.
Um beispielsweise die RSVP- und Essenswunsch-Auswahl für die Ordner „Black Tie Event“ und „New Client Reception“ zu sehen, wählen Sie diese Ordner aus.
- Wählen Sie die Registerkarte Ergebnisse anordnen.
- Wählen Sie Für jede Liste eine separate Zeile einbeziehen und dann Ordnerspezifische Zusatzfelder für diese Liste einbeziehen.
-
Wählen Sie Felder suchen, um die zusätzlichen Felder zu finden, die Sie im Bericht einbeziehen möchten. In diesem Beispiel suchen Sie nach einem Ordner, der die Zusatzfelder RSVP und Essenswunsch enthält. Sie müssen keinen Ordner auswählen, der bereits in Ihrem Bericht enthalten ist – Sie können jeden Ordner auswählen, der die gewünschten Zusatzfelder enthält.
Wenn der Benutzer, der den Bericht ausführt, keinen Zugriff auf den Ordner hat, aus dem die Zusatzfelder stammen, werden die Spaltenüberschriften im Bericht angezeigt, aber es werden keine Daten für diese Felder angezeigt. Berücksichtigen Sie die Benutzer, die den Bericht ausführen werden – wählen Sie einen Ordner, auf den sie Zugriff haben.
- Wenn Sie OK wählen, kehren Sie zum Dialogfeld „Marketinglisten-Optionen“ zurück und die für diesen Ordner definierten Zusatzfelder werden in der Feldliste angezeigt. Wählen Sie OK.
- Gestalten Sie Ihren Bericht wie gewohnt und fügen Sie die Zusatzfelder in das Berichtslayout ein.
Alle Ordner, die im Bericht enthalten sind und die gleichen Zusatzfelder definiert haben, geben Werte für den Bericht aus. In diesem Beispiel sind die Ordner Black Tie Event und New Client Reception im Bericht enthalten. Wenn Sie später den Ordner May Marketing Event hinzufügen möchten, können Sie diesen Ordner ebenfalls in den Bericht aufnehmen. Wenn dieser Ordner die Zusatzfelder RSVP und Essenswunsch enthält, werden diese Werte für diesen Ordner ausgegeben. Wenn der Ordner beispielsweise nur das Zusatzfeld RSVP enthält, werden die Werte für den Ordner RSVP angezeigt und die Spalte Essenswunsch bleibt leer.
Beachten Sie, dass InterAction-Berichte nur Kontakte in der aktuellen Ansicht berücksichtigen. Wenn ich beispielsweise den RSVP- und Essenswunsch-Bericht mit meinem Ordner Keine Marketingkommunikation senden in der aktuellen Ansicht ausführe, werden die Kontaktnamen im Bericht angezeigt, aber da sie in keiner der im Bericht enthaltenen Marketinglisten sind, bleiben die Felder leer.
Pflege von Berichten, die Zusatzfelder verwenden
Wenn Sie einen Bericht erstellen, der eine der Optionen Ausgewählte Marketinglisten, Ordner, Vorgänge, Chancen oder Engagements verwendet, beachten Sie, dass InterAction die Zusatzfeldinformationen aus dem Ordner übernimmt, den Sie im Dialogfeld „Ordner suchen“ ausgewählt haben. Das bedeutet:
- Wenn Sie ein zusätzliches Feld zum angegebenen Ordner hinzufügen, steht dieses Feld auch für das Layout Ihres Berichts zur Verfügung. Beachten Sie, dass die im Bericht enthaltenen Daten für dieses Feld aus den Ordnern stammen, die Sie für den Bericht ausgewählt haben. Ist das Feld in diesen Ordnern nicht enthalten, werden für dieses Feld keine Daten angezeigt.
- Wenn Sie ein zusätzliches Feld aus dem angegebenen Ordner entfernen und dieses Feld in Ihrem Berichtslayout enthalten ist, werden für dieses Feld keine Daten angezeigt. Entfernen Sie das Feld aus Ihrem Berichtslayout.
- Wenn der Ordner gelöscht wird, werden auch die zusätzlichen Felder gelöscht. Sind diese Felder in Ihrem Berichtslayout enthalten, werden für diese Felder keine Daten angezeigt. Entfernen Sie diese Felder aus Ihrem Berichtslayout oder wählen Sie einen anderen Ordner, aus dem die Definitionen der zusätzlichen Felder übernommen werden.