Wenn Sie einen Bericht ausführen, werden die Informationen zunächst aus InterAction extrahiert und dann vorübergehend in einer oder mehreren Tabellen gespeichert, bis sie in das für den Bericht definierte Berichtsformat übernommen werden.
Die Anzahl der Tabellen, in denen die Daten gespeichert werden, hängt von den Daten ab, die Sie aus InterAction abrufen. Eine Haupttabelle enthält Einzelzeileninformationen zu einem Kontakt. Zum Beispiel sind Name, Adresse, Telefonnummer und elektronische Adressfelder alle in der Haupttabelle enthalten. Jeder Bericht hat eine Haupttabelle.
Alle Informationen, die im Bericht als separate Zeilen aufgeführt werden, werden in eine eigene Tabelle geschrieben. Wenn Sie zum Beispiel Beziehungen als separate Zeilen auswählen, enthält Ihr Bericht eine Beziehungen-Tabelle. Die folgenden Informationen können einem Bericht als separate Zeilen hinzugefügt werden:
- Aktivitäten/Termine
- Zusätzliche Felder (nur Mehrwertfelder)
- Kontakttypen
- Beziehungen
- Unternehmensmitarbeiter
- Marketinglisten
- Arbeitslisten
- Ordner
- Mandate, Chancen und Engagements
Die Kombinierte Tabelle fasst alle Zeilen aus diesen einzelnen Tabellen in einer Tabelle zusammen. Wenn ein Bericht keine Informationen enthält, die als separate Zeilen aufgeführt werden, gibt es keine kombinierte Tabelle im Bericht.
Weitere Informationen finden Sie in den folgenden Themen:
- Wie verwende ich die kombinierte Tabelle?
- Wann ist die kombinierte Tabelle ein Problem?
- Was passiert, wenn ich Informationen nicht in die kombinierte Tabelle aufnehme?
- Wie bestimme ich, welche Informationen in der kombinierten Tabelle enthalten sind?
- Welche Probleme entstehen, wenn alles in die kombinierte Tabelle aufgenommen wird?
Wie verwende ich die kombinierte Tabelle?
Wenn Sie ein Berichtslayout mit dem Report Designer von InterAction entwerfen, verwenden Sie die Informationen in der kombinierten Tabelle, um Felder direkt zum Berichtslayout hinzuzufügen. Sie können nach allen in der kombinierten Tabelle enthaltenen Feldern gruppieren, sortieren oder diese im Bericht anzeigen.
Eine kombinierte Tabelle ist nur dann in einem Bericht enthalten, wenn mindestens ein Informationspunkt als separate Zeilen geschrieben wird. Wenn Sie keine Informationen aufgenommen haben, die als separate Zeilen geschrieben werden, oder sich entschieden haben, die Informationen aus den separaten Tabellen nicht zusammenzuführen, gibt es keine kombinierte Tabelle im Bericht.
Wenn Informationen nicht in der kombinierten Tabelle enthalten sind, stehen die Felder nicht in der Feldliste des InterAction Report Designers zur Verfügung und können nicht direkt zum Berichtslayout hinzugefügt werden.
Ebenso müssen Sie beim Erstellen von Übersichtsbericht-Abschnitten Daten in der kombinierten Tabelle aufnehmen, da die Felder sonst nicht zu Ihrem Bericht hinzugefügt werden können.
Wann ist die kombinierte Tabelle ein Problem?
Wenn Sie in Ihrem Bericht nur ein Element mit wiederholenden Zeilen aufgenommen haben, müssen Sie sich keine Gedanken über die kombinierte Tabelle machen. Wenn Sie zum Beispiel einen Bericht haben, der den Namen eines Kontakts und die Aktivitäten für den Kontakt enthält, sind alle Namens- und Aktivitätsinformationen in der kombinierten Tabelle verfügbar.
Wenn Sie jedoch mehrere Elemente mit wiederholenden Zeilen in Ihren Bericht aufgenommen haben, sollten Sie auf die kombinierte Tabelle achten. Wenn Sie zum Beispiel einen Bericht haben, der den Namen eines Kontakts, die Aktivitäten für den Kontakt und die Beziehungen eines Kontakts als Zeilen enthält. In diesem Fall sollten Sie nicht alle diese Daten in die kombinierte Tabelle aufnehmen, da dies zu Problemen im Bericht führen kann.
Stattdessen sollten diese Abschnitte mit wiederholenden Zeilen als Abschnitte in Übersichtsberichten aufgenommen werden. Weitere Informationen finden Sie unter Neuer Übersichtsbericht-Abschnitt.
Welche Probleme entstehen, wenn alles in die kombinierte Tabelle aufgenommen wird?
Die kombinierte Tabelle kann sehr komplex werden, da sie jede mögliche Kombination der Kontaktinformationen anzeigt. So kann jeder Kontakt viele Male wiederholt werden, in manchen Fällen sogar hunderttausende Male.
Das Erstellen der kombinierten Tabelle kann sich auch auf die Performance eines Berichts auswirken. Das Erstellen einer Tabelle mit hunderttausenden Zeilen dauert deutlich länger als das Erstellen einer Tabelle mit 100 Zeilen.
Beispiel
Sie erstellen einen Bericht für Unternehmen. Im Bericht möchten Sie die Unternehmensmitarbeiter, Beziehungen, Aktivitäten und Marketinglisten für das Unternehmen aufnehmen.
Sie führen den Bericht für einen einzelnen Kontakt aus, der Folgendes hat:
25 Unternehmensmitarbeiter
10 Marketinglisten
100 Aktivitäten
4 Beziehungen
Allein dieser eine Kontakt würde 100.000 Zeilen in der kombinierten Tabelle erzeugen!
Um Ihren eigenen Wert zu berechnen, multiplizieren Sie die Elemente miteinander (25 [Unternehmensmitarbeiter] x 10 [Marketinglisten] x 100 [Aktivitäten] x 4 [Beziehungen] = 100.000).
Was passiert, wenn ich Informationen nicht in die kombinierte Tabelle aufnehme?
Wenn Sie Informationen nicht in die kombinierte Tabelle aufnehmen, haben Sie folgende Möglichkeiten:
- Microsoft® Excel® – Die Daten sind auf separaten Tabellenblättern innerhalb der vom Bericht erstellten Arbeitsmappe zugänglich. Jedes Tabellenblatt ist mit dem Namen der jeweiligen Tabelle beschriftet.
- InterAction Report Designer – Die Daten, die nicht in der kombinierten Tabelle enthalten sind, stehen in der Feldliste des InterAction Report Designers nicht zur Verfügung und können nicht direkt zum Bericht oder Abschnitt hinzugefügt werden.
- Microsoft® Access® – Die Daten sind in separaten Tabellen der erstellten Datenbank zugänglich.
- XML – Die Daten sind in der XML-Datei zugänglich.
- CSV – Nur die in der kombinierten Tabelle enthaltenen Daten sind in der CSV-Datei enthalten. Informationen, die nicht in der kombinierten Tabelle enthalten sind, können in der CSV-Datei nicht abgerufen werden. CSV sollte nicht als Ausgabeformat für einen Export oder Bericht verwendet werden, der mehrere Elemente enthält, die als mehrere Zeilen ausgegeben werden.
Wie bestimme ich, welche Informationen in der kombinierten Tabelle enthalten sind?
Die folgenden Dialogfelder enthalten ein Kontrollkästchen, mit dem Sie festlegen können, ob die Informationen in der kombinierten Tabelle enthalten sind:
- Optionen für Aktivitäten/Termine
- Beziehungsoptionen (nur als Zeilen)
- Optionen für Unternehmensmitarbeiter
- Profiloptionen
- Optionen für ausgewählte Marketingliste
- Optionen für ausgewählte Arbeitsliste
- Optionen für ausgewählten Ordner
- Optionen für ausgewählte Mandate, Chancen und Engagements
Standardmäßig sind alle diese Optionen so eingestellt, dass sie in die kombinierte Tabelle aufgenommen werden. Sie können das Kontrollkästchen Zeilen in die kombinierte Tabelle übernehmen deaktivieren, um die Daten aus der kombinierten Tabelle auszuschließen.
[1] Wenn diese Option aktiviert ist, wird eine kombinierte Tabelle in den Bericht aufgenommen.
Außerdem werden Sie beim Erstellen oder Bearbeiten eines Berichts, der mehr als ein Element mit mehrfachen Zeilenausgaben enthält, beim Speichern des Berichts darauf hingewiesen, dass der Bericht Zeilen enthält, die ein Problem verursachen könnten.
Sie können dann Folgendes tun:
- Alle problematischen Abschnitte aus der kombinierten Tabelle entfernen – Wählen Sie diese Option, um alle Mehrzeilenabschnitte aus dem Bericht zu entfernen.
- Alle Informationen in der kombinierten Tabelle belassen – Diese Option sollte in der Regel nicht ausgewählt werden. Die Ergebnisse sind für Berichtsersteller und andere Anwendungen oft unbrauchbar. Erstellen Sie stattdessen einen Übersichtsbericht und nehmen Sie die Mehrzeilendaten in Abschnitten auf.
- Alle außer dem folgenden Mehrzeilenabschnitt aus der kombinierten Tabelle entfernen – Wählen Sie diese Option, wenn es akzeptabel ist, den Bericht mit einem Mehrzeilenabschnitt zu erstellen. Alternativ können Sie einen Übersichtsbericht erstellen und beliebig viele Abschnitte mit Mehrzeilendaten aufnehmen.