Wenn Sie Ordnerinformationen in Ihren Bericht aufnehmen, haben Sie zwei Optionen:
- Aktueller Ordner – Hier können Sie Optionen für den aktuellen Ordner festlegen, zum Beispiel, um zusätzliche Felder oder das Datum, an dem der Kontakt zum Ordner hinzugefügt wurde, einzubeziehen.
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Ausgewählter Ordner – Beinhaltet die Namen der Ordner, mit denen der Kontakt verknüpft ist. Sie können alle Ordner oder bestimmte Ordnertypen einbeziehen.
Diese Option ist besonders nützlich, wenn Sie eine „Opt-out“-Liste von Kunden pflegen. Sie können diese Kontaktliste regelmäßig ausdrucken und die Kontakte aus allen Ordnern entfernen, in denen sie Marketingmitteilungen erhalten.
Bericht über einen aktuellen Ordner
Das Datenfeld „Aktueller Ordner“ ermöglicht es Ihnen, Optionen aus dem aktuellen Ordner festzulegen, zum Beispiel, ob zusätzliche Felder oder das Datum, an dem der Kontakt zum Ordner hinzugefügt wurde, einbezogen werden sollen.
Die Optionen im Dialogfeld „Optionen für aktuellen Ordner“ sind:
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Den Namen dieses Ordners einbeziehen – Ermöglicht es Ihnen, den Namen des aktuellen Ordners in Ihren Bericht aufzunehmen.
(Die übrigen Optionen gelten nur, wenn Ordner in verschiedene Zeilen aufgeteilt werden oder wenn Sie nur die aktuelle Liste exportieren [gilt nicht, wenn Sie alle Ordner in eine Spalte exportieren und zum Beispiel mit Semikolons trennen]).
- Ordnerspezifische zusätzliche Felder für diesen Ordner einbeziehen – Ermöglicht es Ihnen, die zusätzlichen Felder jedes Ordners in den Bericht aufzunehmen. Jedes zusätzliche Feld dieses Ordners steht als eigene Spalte für Ihren Bericht zur Verfügung. Gilt nur für Marketing- und Arbeitslisten.
- Das Datum, an dem der Kontakt zu diesem Ordner hinzugefügt wurde, einbeziehen – Ermöglicht es Ihnen, das Datum und die Uhrzeit, zu der der Kontakt zu jedem Ordner hinzugefügt wurde, aufzunehmen.
- Den Benutzer, der den Kontakt zu diesem Ordner hinzugefügt hat, einbeziehen – Ermöglicht es Ihnen, den InterAction-Benutzer, der den Kontakt zu jedem Ordner hinzugefügt hat, aufzunehmen.
Ordnernamen in einen Bericht aufnehmen (Bericht über ausgewählte Ordner)
Wenn Sie das Datenfeld Ausgewählter Ordner einbeziehen, können Sie die Namen der Ordner anzeigen, mit denen der Kontakt verknüpft ist. Sie können alle Ordner für den Kontakt oder nur ausgewählte Ordner anzeigen. Es können nur aktive Ordner der Klasse Administrativ einbezogen werden.
Wählen Sie eine der drei Optionen aus und dann die Ordner, die einbezogen werden sollen:
- Alle Ordner für jeden Kontakt einbeziehen
- Nur Ordner des Typs einbeziehen – Hier können Sie Ordnertypen auswählen und alle Ordner dieses Typs einbeziehen
- Nur die ausgewählten Ordner einbeziehen – Hier können Sie einzelne Ordner auswählen
Viele Kontakte sind mit mehreren Ordnern verknüpft. Daher möchten Sie vielleicht festlegen, wie diese Ordner in Ihrem Bericht angezeigt werden. Wählen Sie dazu die Registerkarte Ergebnisse anordnen.
Sie haben zwei Optionen:
- Die Ordner, die den Kontakt enthalten, in einem einzigen Feld einbeziehen – Diese Option ist nützlich, wenn Sie die Werte einfach in einer Liste sehen möchten. Die Werte werden zusammen in einer Spalte angezeigt. Anfangs werden Ordner mit Semikolons (;) getrennt. Wählen Sie „Trennzeichen ändern“, um ein anderes Trennzeichen zwischen den Werten auszuwählen (Komma, Zeilenumbruch usw.).
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Für jeden Ordner eine eigene Zeile einbeziehen – Verwenden Sie diese Option, wenn Sie Berichte erstellen, die nach Ordner gruppieren. Für jeden Ordner wird eine eigene Zeile für den Kontakt angezeigt. Wenn Sie diese Option auswählen, stehen Ihnen weitere Optionen zur Verfügung:
- Ordnerspezifische zusätzliche Felder für jeden Ordner einbeziehen – Ermöglicht es Ihnen, zusätzliche Felder in den Bericht aufzunehmen. Siehe Zusätzliche Felder aus ausgewählten Listen/Ordnern einbeziehen.
- Das Datum, an dem der Kontakt zu jedem Ordner hinzugefügt wurde, einbeziehen – Ermöglicht es Ihnen, eine Spalte mit dem Datum und der Uhrzeit, zu der der Kontakt zu jedem Ordner hinzugefügt wurde, aufzunehmen.
- Den Benutzer, der den Kontakt zu jedem Ordner hinzugefügt hat, einbeziehen – Ermöglicht es Ihnen, eine Spalte mit dem InterAction-Benutzer, der den Kontakt zu jedem Ordner hinzugefügt hat, aufzunehmen.
- Die Zeilen in die Kombinierte Tabelle übernehmen – Ermöglicht es Ihnen, die Datenzeilen in die Kombinierte Tabelle aufzunehmen. Wenn diese Option nicht ausgewählt ist, werden die Zeilen in eine separate Tabelle ausgegeben. Weitere Informationen zur Kombinierten Tabelle finden Sie unter Was ist die Kombinierte Tabelle?.