Wenn Ihre Organisation dazu neigt, viele ähnliche Ordner für Arbeitslisten oder Marketinglisten zu haben, möchten Sie vielleicht Berichte erstellen, die mit jedem dieser Ordner funktionieren.
Einige Beispiele hierfür sind die folgenden InterAction-Standardberichte:
- Arbeitslisten-Kontakte – Eine Liste aller Kontakte in einer Arbeitsliste, deren Unternehmen, Position und aller zusätzlichen Felder, die für die Arbeitsliste definiert sind.
- Kontaktliste nach Sponsor – Eine Liste der Kontakte, sortiert nach Sponsor. Wird verwendet, um die Kontakte in einer Marketingliste den Sponsoren zur Überprüfung zuzuweisen.
- Seminar-Check-in-Bericht – Alle Kontakte – Eine Liste aller Personen, die zu einer Veranstaltung eingeladen wurden, sowie deren Rückmeldestatus (RSVP).
- Veranstaltungsübersicht – Eine Analyse der Historie und des Erfolgs einer Veranstaltung. Enthält die Anzahl der eingeladenen Personen, der Zusagen (RSVP) und der tatsächlich anwesenden Teilnehmer.
Für jeden der oben genannten Berichte möchten Sie, dass der Bericht Informationen über die aktuell in InterAction ausgewählte Veranstaltungs- oder Kontaktliste enthält.
Sie können Berichte erstellen, die alle Arbeitslisten und Marketinglisten für jeden Kontakt oder nur ausgewählte Listen auflisten. Weitere Informationen finden Sie unter Listennamen in einem Bericht einbeziehen (Bericht über ausgewählte Listen).
Um solche Berichte zu erstellen, wählen Sie beim Auswählen der InterAction-Informationen, die Sie im Bericht aufnehmen möchten, die Option Aktuelle Arbeitsliste oder Aktuelle Marketingliste. Sie können dann die Option Aktuelle Arbeitsliste oder Aktuelle Marketingliste aus der Liste der Berichts-Felder auswählen und Bearbeiten wählen, um Optionen für den Bericht festzulegen.
Sie können Folgendes im Bericht aufnehmen:
- Den Namen der Liste
- Ordnerspezifische Zusatzfelder der Liste
- Das Datum, an dem der Kontakt zur Liste hinzugefügt wurde
- Den Namen des Benutzers, der den Kontakt zur Liste hinzugefügt hat
- Die Sponsoreninformationen für die Kontakte auf der Liste (nur für Marketinglisten, die Sponsoring unterstützen)
Was passiert, wenn ich einen Bericht für die aktuelle Marketingliste auf einer Kontaktliste ausführe, die keine Marketingliste ist?
Die Optionen Aktuelle Marketingliste, Aktuelle Arbeitsliste und Aktueller Ordner sind dafür gedacht, verwendet zu werden, wenn ein Benutzer eine Marketingliste, Arbeitsliste oder einen Ordner geöffnet hat, wenn er Berichte anzeigen/drucken möchte.
Berichte, die diese Optionen verwenden, werden nicht ausgeblendet, wenn der Benutzer nicht den entsprechenden Ordner auf dem Bildschirm ausgewählt hat. Zum Beispiel könnte ein Benutzer die Weihnachtskarten-Mailingliste öffnen und den Bericht Arbeitslisten-Kontakte ausführen.
In diesem Fall wird der Bericht ausgeführt und enthält die Informationen der Marketingliste an den vorgesehenen Stellen für Arbeitslisteninformationen. Zum Beispiel werden die Zusatzfelder der aktuell geöffneten Marketingliste im Bericht angezeigt.
Das beschriebene Verhalten für Ordner gilt auch, wenn Sie mit einer Kontaktliste aus einem verwandten Modul arbeiten. Zum Beispiel wird der Name des ausgewählten InterAction-Mandats, der Gelegenheit oder des Engagements im Feld Current_Working_List im Bericht angezeigt.
Wenn der Benutzer den Bericht jedoch ausführt, während die Ergebnisse einer Suche oder die Ergebnisse einer Suchleiste auf dem Bildschirm angezeigt werden, bleiben die Felder der aktuellen Arbeitsliste im Bericht leer.
Optionen für Arbeitsliste/Marketingliste bei einer aktuellen Liste
Wenn Sie Aktuelle Arbeitsliste oder Aktuelle Marketingliste in der Liste der Berichts-Felder markieren und dann Bearbeiten wählen, können Sie weitere Optionen für Ihren Bericht auswählen.
Optionen für Arbeitsliste/Marketingliste
| Option | Ergebnis |
|---|---|
| Den Namen der Liste einbeziehen | Der Name der aktuellen Liste kann Ihrem Bericht hinzugefügt werden. Wählen Sie diese Option zum Beispiel, um den Ordnernamen im Berichtstitel anzuzeigen. |
| Ordnerspezifische Zusatzfelder für diese Liste einbeziehen |
Für jedes ordnerspezifische Zusatzfeld der aktuell ausgewählten Liste wird eine eigene Spalte hinzugefügt. Bei Feldern mit mehreren Werten werden alle Werte in einer Spalte mit Semikolon getrennt aufgeführt. Wenn das Feld ein sekundäres Feld enthält, wird der sekundäre Wert in Klammern hinter dem primären Wert angezeigt. |
| Das Datum einbeziehen, an dem der Kontakt zu dieser Liste hinzugefügt wurde | Eine Spalte in den Daten zeigt das Datum an, an dem der Kontakt zur Liste hinzugefügt wurde. |
| Den Benutzer einbeziehen, der den Kontakt zu dieser Liste hinzugefügt hat | Eine Spalte in den Daten zeigt den Namen des Benutzers an, der den Kontakt zur Liste hinzugefügt hat. Der Name des Benutzers wird im Format „Vorname Nachname“ angezeigt. |
| Sponsoring-Optionen | Ermöglicht Ihnen, die Sponsoreninformationen auszuwählen, die im Bericht enthalten sein sollen. |
Den Ordnernamen im Berichtstitel anzeigen
Wenn Sie einen Bericht entwerfen, der aus einer Kontaktliste heraus ausgeführt wird, können Sie die Optionen Aktuelle Marketingliste, Aktuelle Arbeitsliste oder Aktueller Ordner verwenden, um den Namen des Ordners, den der Benutzer aktuell geöffnet hat, im Titel des Berichts anzuzeigen.
Stellen Sie dazu sicher, dass im Dialogfeld Optionen für aktuelle Liste die Option Den Namen der Liste einbeziehen ausgewählt ist. Um das Dialogfeld Optionen für aktuelle Liste zu öffnen, wählen Sie in der Liste der Berichts-Felder die Option für die aktuelle Liste/den aktuellen Ordner und dann Bearbeiten. Platzieren Sie beim Entwerfen des Berichts das Feld Current_Marketing_List im Seitenkopf des Berichts. Beachten Sie, dass der Feldname davon abhängt, mit welcher Ordnerklasse Sie arbeiten (es kann Current_Working_List, Current_Marketing_List oder Current_Folder sein) und die Bezeichnung abweichen kann, wenn Ihre Organisation die Bezeichnungen für Marketinglisten und Arbeitslisten geändert hat.
Siehe die folgenden InterAction-Standardberichte als Beispiele für die Verwendung des Ordnernamens im Berichtstitel:
- Kontaktliste nach Sponsor
- Seminar-Teilnehmer-Checkliste
- Veranstaltungsübersicht
Weitere Informationen zum Entwerfen von Berichten finden Sie unter „Berichte entwerfen mit dem InterAction Report Designer“ auf Seite 1.
Sponsoreninformationen in einer aktuellen Liste einbeziehen
Wenn Sie Sponsoreninformationen in einen Bericht aufnehmen, können Sie dies auf verschiedene Arten tun.
Sponsoring-Optionen für eine aktuelle Liste
| Option | Beschreibung |
|---|---|
| Keine Sponsoreninformationen einbeziehen | Es werden keine Sponsoreninformationen im Bericht angezeigt. |
| Nur Hauptsponsor einbeziehen | Enthält Informationen zum Hauptsponsor in separaten Zeilen des Berichts. |
| Alle Sponsoren einbeziehen |
Enthält die Namen aller Sponsoren im Bericht in einer einzigen Spalte, zum Beispiel durch Kommas getrennt. Sie können auch den Hauptsponsor in einer separaten Spalte aufführen. Verwenden Sie diese Option, wenn Sie über eine einzelne Liste berichten und eine Übersicht über die Sponsoren jedes Kontakts für diese Liste sehen möchten. |
| Alle Sponsoren einbeziehen – jeweils in einer eigenen Zeile |
Enthält Informationen zu allen Sponsoren in separaten Zeilen des Berichts. Verwenden Sie diese Option, wenn Sie Kontakte nach Sponsor gruppieren möchten. Zum Beispiel, wenn Sie einen Bericht erstellen, um zu sehen, welche Kontakte jeder Mitarbeiter zur Weihnachtskarten-Mailingliste hinzugefügt hat. |
Wenn Sie Optionen wählen, die die Ausgabe in separaten Zeilen erzeugen (Nur Hauptsponsor einbeziehen und Alle Sponsoren einbeziehen – jeweils in einer eigenen Zeile), können Sie auch folgende Informationen zum Sponsor aufnehmen:
- Vollständiger Name
- Unternehmensinformationen
- Position
- Abteilung
- Adressen, Telefonnummern und E-Mail-Adressen
- Zusatzfelder
- Kontaktarten
- Kontakt-IDs
Sie möchten zum Beispiel einen Bericht erstellen, der den Hauptsponsor eines Kontakts sowie den vollständigen Namen, die Position, die Haupttelefonnummer und die primäre E-Mail-Adresse des Hauptsponsors enthält.
Nur den Hauptsponsor in einer aktuellen Liste einbeziehen
Um nur Informationen zum Hauptsponsor im Bericht aufzunehmen, wählen Sie im Dropdown-Menü Sponsorenoptionen die Option Nur Hauptsponsor einbeziehen.
Standardmäßig enthält der Bericht nur den Namen des Hauptsponsors (vollständiger Name). Um weitere Informationen zum Hauptsponsor aufzunehmen, wählen Sie Auswählen.
[1] Um die Daten auszuwählen, die für den Hauptsponsor aufgenommen werden sollen, wählen Sie Auswählen.
Nachdem Sie Auswählen gewählt haben, wird das Dialogfeld „Bericht-Kontaktoptionen“ mit allen verfügbaren Datenfeldern für den Hauptsponsor angezeigt. Wählen Sie die Datenfelder aus, die im Bericht enthalten sein sollen, und klicken Sie auf OK. Siehe Datenfelder hinzufügen und entfernen für Schritte zum Hinzufügen von Datenfeldern zum Bericht.
Für jeden Kontakt, über den Sie berichten, werden die Informationen für jeden Hauptsponsor in separaten Zeilen ausgegeben. Zum Beispiel ist John Harris in drei Marketinglisten: Steuer-Event, Umwelt-Newsletter und Weihnachtskarte. Er hat für jede Liste einen Hauptsponsor. Sie möchten den vollständigen Namen, die Position, die Abteilung und die Haupttelefonnummer jedes Hauptsponsors aufnehmen. Ihr Bericht gibt drei Zeilen für John aus, jeweils mit dem Hauptsponsor und den Sponsorinformationen in separaten Spalten.
Alle Sponsoren in einer aktuellen Liste einbeziehen
Um alle Sponsoren im Bericht aufzunehmen, wählen Sie im Dropdown-Menü Sponsorenoptionen die Option Alle Sponsoren einbeziehen.
Wenn Sie alle Sponsoren in einen Bericht aufnehmen, werden alle Sponsornamen in einer einzigen Spalte ausgegeben. Oder Sie können Hauptsponsor und weitere Sponsoren als zwei separate Spalten einbeziehen auswählen, um den Hauptsponsor von den anderen Sponsoren zu unterscheiden.
Optionen für die Formatierung der Daten im Bericht sind unter anderem:
-
Sponsorenname formatieren als – Steuert die Anzeige des Namens
- Vorname Nachname zeigt Sponsoren als Jane Tarnoff an
-
Nachname, Vorname zeigt Sponsoren als Tarnoff, Jane an
Wenn Sie den Sponsornamen als Nachname, Vorname formatieren, empfiehlt es sich, einen anderen Werttrenner als Komma zu verwenden, um die Lesbarkeit des Berichts zu verbessern.
- Werttrenner – Zeichen, das zur Trennung der Sponsornamen verwendet wird
Alle Sponsoren in einer aktuellen Liste einbeziehen – jeweils in einer eigenen Zeile
Um Informationen zu allen Sponsoren in separaten Zeilen aufzunehmen, wählen Sie im Dropdown-Menü Sponsorenoptionen die Option Alle Sponsoren einbeziehen – jeweils in einer eigenen Zeile.
Standardmäßig enthält der Bericht nur die Namen der Sponsoren (vollständiger Name). Um weitere Informationen zu den Sponsoren aufzunehmen, wählen Sie Auswählen.
[1] Um die Daten auszuwählen, die für die Sponsoren aufgenommen werden sollen, wählen Sie Auswählen.
Nachdem Sie Auswählen gewählt haben, wird das Dialogfeld „Kontaktoptionen für Bericht“ mit allen verfügbaren Datenfeldern angezeigt, die Sie für die Sponsoren einbeziehen können. Wählen Sie die Datenfelder aus, die im Bericht enthalten sein sollen, und klicken Sie auf OK. Siehe Hinzufügen und Entfernen von Datenfeldern für die Schritte zum Hinzufügen von Datenfeldern zum Bericht.
Für jeden Kontakt gibt der Bericht eine Zeile für jeden Sponsor der Marketingliste aus. Daher eignet sich dieser Berichtstyp ideal, um Daten nach Sponsorname zu gruppieren.
Beispiel: John Harris ist auf zwei Marketinglisten:
- John hat zwei Sponsoren für die Marketingliste „Holiday Card“: Carrie Smith und Ed Roberts. Diese Information wird in zwei separaten Zeilen ausgegeben.
- John hat drei Sponsoren für die Marketingliste „New Client Reception“: Carrie Smith, Cathy Jones, Jane Tarnoff. Diese Information wird in drei separaten Zeilen ausgegeben.
Insgesamt werden für John Harris fünf Zeilen ausgegeben. Wenn der Bericht nach Sponsorname gruppiert wäre, würden im Abschnitt von Carrie Smith zwei Zeilen für John Harris angezeigt, da sie ihn auf zwei verschiedenen Marketinglisten gesponsert hat.