Informationen sind oft aussagekräftiger, wenn sie nach Gruppen angezeigt werden. Zum Beispiel kann ein Bericht, der Veranstaltungsteilnehmer nach Sponsor gruppiert, bei der Planung von Veranstaltungen hilfreich sein. Außerdem können Sie Gruppen verwenden, um Berechnungen mit den Daten durchzuführen – Sie können Felder innerhalb der Gruppe zählen, summieren oder andere Berechnungen durchführen.
Der in InterAction enthaltene Bericht „Kontaktliste nach Sponsor“ ist ein gutes Beispiel für Gruppierung. Der Bericht ist nach Sponsor gruppiert.
Wie Sortieren und Gruppieren zusammenarbeiten
In der Regel möchten Sie Informationen nach den Feldern sortieren, nach denen Sie auch gruppieren. Ein Bericht, der Daten zu jedem Kontakt enthält, ist zum Beispiel schwer zu nutzen, wenn die Kontakte nicht alphabetisch nach Namen sortiert sind.
Sortieren ist besonders wichtig, wenn Sie Informationen gruppieren, denn wenn Sie die Daten nicht nach den Feldern sortieren, nach denen Sie gruppieren, kann Ihr Bericht unerwartete Ergebnisse liefern. Am häufigsten tritt auf, dass dieselben Informationen zweimal im Bericht erscheinen. Wenn Sie zum Beispiel nach Kontaktname gruppieren, aber nicht nach Kontaktname sortieren, kann derselbe Kontakt mehrfach im Bericht erscheinen.
Wichtig ist in diesem Schritt, ähnliche Daten zusammenzufassen. Sie müssen nicht immer nach dem Feld sortieren, nach dem Sie gruppieren. Viele Berichte sortieren zum Beispiel nach Kontaktname, sind aber nach der Kontakt-ID gruppiert.
Wenn Sie mehrere Gruppen in Ihrem Bericht verwenden, sortieren Sie die Daten nach mehreren Datenfeldern.
Weitere Informationen zum Sortieren von Daten in einem Bericht finden Sie unter Assistent für neuen Kontaktbericht: Informationen sortieren.
Gruppierung nach Unique_ID vs. Kontaktname
Das Gruppieren von Informationen nach Kontakt ist beim Erstellen von Berichten sehr üblich. Allerdings ist die Gruppierung nach Kontaktname nicht immer die beste Option. Es kann zum Beispiel mehrere Personen mit dem Namen John Smith in Ihrer Datenbank geben. Wenn Sie nach Kontaktname gruppieren, erscheinen alle Personen mit dem Namen John Smith als ein Kontakt im Bericht.
Um dieses Problem zu vermeiden, sollten Sie die Informationen nach Unique_ID gruppieren. Die Gruppierung nach Unique_ID stellt sicher, dass jeder eindeutige Kontakt separat angezeigt wird, auch wenn sie denselben Namen haben. Unique_ID ist eine wirklich eindeutige Nummer, da sie aus der Firmenkontakt-ID und Source_ID sowie der Benutzerkontakt-ID und Source_ID generiert wird.
Um nach ID zu gruppieren, wählen Sie Unique_ID im DataField-Eigenschaftsfeld für die Gruppe aus. Unique_ID wird automatisch ausgewählt, um im Bericht enthalten zu sein; Sie müssen es nicht in der Liste der InterAction-Felder auswählen.
Auch wenn Sie nach Unique_ID gruppieren, sollten Sie den Bericht nach Kontaktname sortieren.
Eine Gruppe zu einem Bericht hinzufügen
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Stellen Sie im Schritt „Sortieren“ beim Erstellen oder Bearbeiten eines Berichts sicher, dass Sie nach dem Feld sortieren, nach dem Sie gruppieren möchten.
Weitere Informationen finden Sie unter Assistent für neuen Kontaktbericht: Informationen sortieren.
- Klicken Sie im Detailbereich des Berichts mit der rechten Maustaste auf den Bericht und wählen Sie Einfügen > Gruppen-Kopf-/Fußzeile einfügen.
- Wählen Sie den Abschnittskopf (zum Beispiel GroupHeader1) für die Gruppe aus.
- Wählen Sie im DataField-Eigenschaftsfeld für die Gruppe das Feld aus, nach dem Sie gruppieren möchten.
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Fügen Sie im Detailbereich des Berichts das Feld hinzu, das Sie im Gruppen-Kopfbereich anzeigen möchten.
Sie müssen das Feld, nach dem Sie gruppieren, nicht im Gruppenkopf anzeigen. Viele der mit InterAction gelieferten Berichte gruppieren zum Beispiel nach der Unique_ID des Kontakts, zeigen im Gruppenkopf aber den Namen des Kontakts an.
[1] Um einen Abschnitt im Bericht zu gruppieren, wählen Sie den Abschnittskopf aus und legen Sie dann die DataField-Eigenschaft auf das Feld fest, nach dem Sie gruppieren möchten. Sie können nach einem einzelnen Feld (zum Beispiel Unique_ID) oder einem zusammengefassten Feld gruppieren.
[1] Obwohl die Gruppe nach Unique_ID gruppiert ist, ist der Bericht so gestaltet, dass im Gruppen-Kopfbereich der vollständige Name (Full_Name) angezeigt wird.
Eine Gruppe innerhalb einer Gruppe hinzufügen
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Stellen Sie im Schritt „Sortieren“ beim Erstellen oder Bearbeiten eines Berichts sicher, dass Sie nach dem Feld sortieren, nach dem Sie gruppieren möchten.
Weitere Informationen finden Sie unter Assistent für neuen Kontaktbericht: Informationen sortieren.
- Klicken Sie im Detailbereich des Berichts mit der rechten Maustaste auf den Bericht und wählen Sie Einfügen > Gruppen-Kopf-/Fußzeile einfügen.
- Wählen Sie den Abschnittskopf für die Gruppe aus.
- Wählen Sie im DataField-Eigenschaftsfeld für die Gruppe das Feld aus, nach dem Sie gruppieren möchten.
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Fügen Sie im Detailbereich des Berichts das Feld hinzu, das Sie im Gruppen-Kopfbereich anzeigen möchten.
Sie müssen das Feld, nach dem Sie gruppieren, nicht im Gruppenkopf anzeigen. Viele der mit InterAction gelieferten Berichte gruppieren zum Beispiel nach der Unique_ID des Kontakts, zeigen im Gruppenkopf aber den Namen des Kontakts an.
- Um die Reihenfolge der Gruppen zu steuern, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Bericht und wählen Sie Gruppen neu anordnen.
InterAction-Berichte, die Gruppierungen verwenden
Viele der in InterAction enthaltenen Berichte verwenden Gruppierungen. Schauen Sie sich die folgenden Berichte als Beispiele an.
InterAction Standardberichte mit Gruppierung
| Berichtsname | Bericht ist gruppiert nach ... |
|---|---|
| Kontaktliste nach Unternehmen | Unternehmensname |
| Kontaktaktivitäten | Unique_ID |
| Marketinglisten für einen Kontakt | Unique_ID |
| Kontakte nach Branche | Branche |
| Aktivitäten nach Typ | Typ (Aktivitätstyp) |
| Aktivitäten nach Ersteller | Name des Erstellers |
| Termine nach Typ | Typ (Termintyp) |
| Termine nach Ersteller | Name des Erstellers |