Kontaktberichte werden verwendet, um über einen einzelnen Kontakt oder eine Gruppe von Kontakten zu berichten. Sie können sich nur auf Personen, nur auf Unternehmen oder auf beides – Personen und Unternehmen – beziehen.
Einige Beispiele für die in InterAction enthaltenen Kontaktberichte sind:
- Kontaktliste – Haupttelefonnummern und Adressen – Zeigt die Postadresse, die primäre Telefonnummer und die elektronische Adresse für jeden der ausgewählten Kontakte an.
- Kontakte nach Sponsor – Eine Liste von Kontakten, sortiert nach Sponsor.
- Personenkontakte nach Branche – Zeigt die Liste der ausgewählten Kontakte, gruppiert nach Branche.
- Stagnierende Kontakte – Eine Liste von Kontakten und deren letzter Aktivität im vergangenen Jahr. Kontakte, die in den letzten 6 Monaten keine Aktivität hatten, werden besonders hervorgehoben.
Beim Erstellen von Kontaktberichten können Sie Informationen wie Beziehungen, Aktivitäten, Termine, zusätzliche Felder, ordnerspezifische Informationen und vieles mehr einbeziehen. Sie können außerdem auswählen, ob die Version der Kontaktinformationen der Organisation oder die des Benutzers verwendet werden soll.
Berichte werden in der Datenbank gespeichert. Nach dem Erstellen eines neuen Berichts müssen keine Dateien verteilt oder auf Server kopiert werden. Stellen Sie einfach die Sicherheitseinstellungen wie gewünscht ein.
Weitere Informationen finden Sie in folgenden Themen:
- Einen neuen Kontaktbericht erstellen
- Kontaktinformationen: Benutzer-Version vs. Organisations-Version
- Die richtigen Feldauswahlen treffen
Einen neuen Kontaktbericht erstellen
Wenn es bereits einen Bericht gibt, der dem gewünschten Bericht ähnelt, empfiehlt es sich, mit diesem bestehenden Bericht zu beginnen und Als neu speichern auszuwählen. Weitere Informationen finden Sie unter Einen Bericht als neu speichern.
So erstellen Sie einen neuen Kontaktbericht:
- Wählen Sie im InterAction Windows Client Extras > Berichte.
- Wählen Sie im Berichtsauswahlfenster Verwalten.
- Wählen Sie in der Dropdown-Liste Berichte anzeigen für den Eintrag Kontakte.
-
Wählen Sie Neu.
Das Dialogfeld „Neuer Berichtsassistent“ wird angezeigt. Der Assistent führt Sie in fünf Schritten durch die Erstellung eines neuen Kontaktberichts (siehe unten). Klicken Sie auf Weiter, um zum nächsten Schritt zu gelangen. Am Ende des Assistenten klicken Sie auf Fertig stellen, um den Bericht zu erstellen.
Schritte des Berichtsassistenten
Schritt # Schritt 1 Allgemeine Informationen wie Name und Beschreibung des Berichts eingeben. 2 Die InterAction-Datenfelder auswählen, die im Bericht enthalten sein sollen. 3 Festlegen, wie der Bericht sortiert werden soll. 4 Das Format des Berichts auswählen und das Layout gestalten. 5 Festlegen, wer auf den Bericht zugreifen kann und von wo aus.
Neuer Kontaktberichtsassistent: Allgemeine Informationen
Beim Erstellen eines Berichts geben Sie zunächst allgemeine Informationen wie Name, Kategorie und Beschreibung an. In diesem Schritt wählen Sie auch den Typ des zu erstellenden Berichts aus.
[1] Geben Sie einen Namen, eine Kategorie und eine Beschreibung für den Bericht ein.
[2] Wählen Sie den Typ des zu erstellenden Kontaktberichts aus.
Weitere Informationen zu den Berichtstypen finden Sie unter Welche Berichtstypen kann ich für die Organisation erstellen?.
- Geben Sie dem Bericht einen Namen, eine Kategorie und eine Beschreibung.
- Name – Geben Sie dem Bericht einen Namen, der von den Benutzern leicht erkannt werden kann. Tipps zur Benennung von Berichten finden Sie unter Berichte benennen.
- Kategorie – Ordnen Sie den Bericht einer Kategorie zu, indem Sie einen Kategorienamen aus dem Dropdown-Feld auswählen. Kategorien dienen dazu, Berichte im Berichtsauswahlfenster zu organisieren. Weitere Informationen finden Sie unter Berichte im Berichtsauswahlfenster organisieren.
- Beschreibung – Die Beschreibung des Berichts wird im Berichtsauswahlfenster angezeigt und hilft den Benutzern, den Zweck des Berichts zu erkennen.
-
Wählen Sie den zu erstellenden Berichtstyp aus.
Eine Liste der Berichtstypen und deren Beschreibungen finden Sie unter Welche Berichtstypen kann ich für die Organisation erstellen?.
Wenn Sie einen Übersichtsbericht erstellen, unterscheiden sich die Schritte von denen der anderen Berichtstypen. Weitere Informationen finden Sie unter Neuer Übersichtsbericht.
Berichte benennen
Der Name eines Berichts gibt den Benutzern eine klare Vorstellung vom Zweck des Berichts. Einige Tipps zur Benennung Ihres Berichts:
- Halten Sie Berichtsnamen kurz und aussagekräftig. Lange Berichtsnamen erfordern horizontales Scrollen, um den gesamten Namen zu sehen. Wenn der Name lang sein muss, stellen Sie die wichtigsten Informationen an den Anfang.
- Einige Berichte können für mehrere Themen verwendet werden. Ein Aktivitäts-/Terminbericht kann beispielsweise sowohl für Aktivitäten als auch für Termine genutzt werden. Um den Benutzern zu helfen, fügen Sie Begriffe wie „letzte Aktivitäten“ oder „anstehende Termine“ in den Berichtsnamen ein. Bei Übersichtsberichten geben Sie den Zweck des Berichts an, z. B. „Vorbereitung auf ein Kundengespräch“.
- Beachten Sie, dass Berichtsnamen nicht eindeutig sein müssen. Sie können also denselben Namen für mehrere Berichte verwenden. Beispielsweise können verschiedene Abteilungen oder Praxisgruppen denselben Bericht mit demselben Namen, aber unterschiedlichen Filtern (für Aktivitäten oder Termine) und unterschiedlichen Zugriffsrechten nutzen.
Kann ich den Berichtstyp später ändern?
Das hängt vom Berichtstyp ab, den Sie erstellen. Wenn Sie einen Listen- oder Zusammenfassungsbericht erstellen, können Sie später den Berichtstyp in eine Standard-Exportdatei (wie CSV oder XLS), einen Crystal Reports-Bericht oder einen Microsoft SQL Server Reporting Services-Bericht ändern.
Alle anderen Berichtstypen können später nicht in einen anderen Typ geändert werden. Sie müssen einen neuen Bericht erstellen.
Neuer Kontaktberichtsassistent: Datenfelder auswählen
Beim Erstellen eines neuen Berichts wählen Sie die Datenfelder aus, die im Bericht enthalten sein sollen. Jedes Mal, wenn ein Bericht ausgeführt wird, geben die von Ihnen hinzugefügten Datenfelder an, welche Informationen InterAction aus der Datenbank extrahieren soll.
Wenn Sie Datenfelder auswählen, fügen Sie auch die Felder hinzu, nach denen Sie sortieren möchten. Diese Felder müssen nicht unbedingt im Bericht angezeigt werden. Sie können beispielsweise nach Nachname sortieren, aber im Bericht Vollständiger Name anzeigen. Fügen Sie beide Felder zur Liste der Datenfelder hinzu, damit Sie sie im Berichtslayout und bei der Sortierreihenfolge entsprechend verwenden können.
Weitere Informationen finden Sie in folgenden Themen:
- InterAction-Datenfelder
- Datenfelder hinzufügen und entfernen
- Die richtigen Feldauswahlen treffen
Datenfelder hinzufügen und entfernen
Das Hinzufügen oder Entfernen von Datenfeldern aus Ihrem Bericht fügt diese Felder nicht physisch zum Berichtslayout hinzu oder entfernt sie daraus. Wenn Sie Datenfelder auswählen, bestimmen Sie lediglich, welche Daten bei jedem Ausführen des Berichts aus Ihrer InterAction-Datenbank extrahiert werden. Nachdem Sie Datenfelder hinzugefügt oder entfernt haben, müssen Sie diese Felder im Berichtslayout mit Ihrer Berichtsgestaltungsanwendung hinzufügen oder entfernen.
Weitere Informationen finden Sie unter InterAction-Datenfelder.
Neuer Kontaktberichtsassistent: Informationen sortieren
Sortieren Sie jeden Bericht so, wie Sie die Informationen im Bericht anzeigen möchten. Wählen Sie ein Feld als primäres Sortierfeld und fügen Sie dann sekundäre Sortierfelder hinzu. Wenn Ihr Bericht beispielsweise Kontakte nach Unternehmen auflistet, sollte Ihr primäres Sortierfeld das Feld „Unternehmensname“ sein. Um Kontakte innerhalb eines Unternehmens alphabetisch zu sortieren, wählen Sie als sekundäres Sortierfeld z. B. Nachname.
Alle InterAction-Datenfelder, die Sie Ihrem Bericht hinzugefügt haben, werden im Feld Felder im Bericht angezeigt. Wenn Sie einen neuen Bericht erstellen, ist das Feld Daten sortieren nach leer. Um ein Feld als Sortierfeld hinzuzufügen, gehen Sie wie folgt vor:
- Wählen Sie das Feld im Feld Felder im Bericht aus und klicken Sie dann auf Hinzufügen
- Doppelklicken Sie auf das Feld im Feld Felder im Bericht
Das Feld ganz oben im Feld Daten sortieren nach ist das primäre Sortierfeld. Die darunter stehenden Felder sind sekundäre Sortierfelder. Die Felder werden nach ihrer Wichtigkeit im Feld Daten sortieren nach sortiert.
Beispiel: Das primäre Sortierfeld des Berichts ist Unternehmensname, die sekundären Sortierfelder sind Nachname und Vorname. Die Kontakte im Bericht werden zuerst nach Unternehmensname sortiert, dann innerhalb jedes Unternehmens nach Nachname. Haben mehrere Kontakte denselben Nachnamen, werden sie zusätzlich nach dem Vornamen sortiert.
Sie können die Sortierreihenfolge aufsteigend oder absteigend festlegen, indem Sie eine Sortieroption in der Liste auswählen und dann Aufsteigend oder Absteigend wählen.
Wie wirkt sich die Sortierung auf die Gruppierung aus?
In der Regel sollten Sie Informationen nach den Feldern sortieren, nach denen Sie auch gruppieren. Ein Bericht, der Daten für jeden Kontakt enthält, ist beispielsweise schwer zu nutzen, wenn die Kontakte nicht alphabetisch nach Namen sortiert sind.
Die Sortierung ist besonders wichtig, wenn Sie Informationen gruppieren, da der Bericht sonst unerwartete Ergebnisse liefern kann. Am häufigsten tritt auf, dass dieselben Informationen zweimal im Bericht erscheinen. Wenn Sie beispielsweise nach Kontaktname gruppieren, aber nicht nach Kontaktname sortieren, kann derselbe Kontakt mehrfach im Bericht erscheinen.
Wenn Sie mehrere Gruppen in Ihrem Bericht verwenden, benötigen Sie mehrere Datenfelder, nach denen Sie die Daten sortieren.
Weitere Informationen zum Gruppieren von Daten mit dem InterAction Report Designer finden Sie unter Informationen gruppieren.
Neuer Kontaktberichtsassistent: Berichtsausgabe und Design
Beim Erstellen oder Bearbeiten eines Berichts legen Sie das Format des Berichts fest. Sie können beispielsweise ein individuelles Design für den Bericht mit einem Berichtsgestaltungstool erstellen oder die Daten in eine Excel-Tabelle exportieren.
Sie haben drei Optionen:
- Den Bericht im InterAction Report Designer erstellen
- Die Informationen in eine Datei exportieren
- Den Bericht in einer anderen Berichtsanwendung erstellen
Wählen Sie das Ausgabeformat des Berichts je nach Verwendungszweck aus.
Optionen für die Berichtsausgabe
| Wählen Sie diese Option ... | Wenn Ihnen Folgendes wichtig ist ... |
|---|---|
| Erstellen Sie den Bericht im LexisNexis InterAction Report Designer |
• Der Bericht soll druckerfreundlich sein • Der Bericht soll ansprechend gestaltet sein und Elemente wie Fettdruck, Kopf- und Fußzeilen, Seitenzahlen und Grafiken enthalten • In Ihrer Organisation wird noch kein Berichtsgestaltungstool wie Crystal Reports oder Microsoft SQL Server Reporting Services verwendet |
| Exportieren Sie die Informationen in eine Datei |
• Die Hauptfunktion des Berichts besteht darin, Informationen schnell in eine Datei zu exportieren, z. B. zur Datenbereinigung oder Analyse • Sie möchten die Informationen in Tabellenkalkulationsformat anzeigen |
| Erstellen Sie den Bericht in einer anderen Reporting-Anwendung | Ihre Organisation verwendet bereits Crystal Reports oder Microsoft SQL Server Reporting Services zur Berichtserstellung. |
Erstellen des Berichts im Report Designer von InterAction
InterAction ist mit einem Berichtsgestaltungstool ausgestattet, das Ihnen viel Flexibilität beim Entwurf des Layouts Ihres Berichts bietet. Wenn Sie einen Bericht im Report Designer erstellen, können Benutzer den Bericht im Report Viewer anzeigen und drucken, wenn sie den Bericht ausführen. Aus dem Report Viewer heraus können Windows Client-Benutzer Berichte in folgenden Formaten speichern: RTF, PDF, HTML, XLS, TIF und TXT.
Um die Anwendung Report Designer zu öffnen und das Layout Ihres Berichts zu gestalten, wählen Sie Bericht gestalten im Tab Berichtsausgabe.
Informationen in eine Datei exportieren
Wenn Sie sich dafür entscheiden, die Informationen in eine Datei zu exportieren, werden die InterAction-Daten in eine Datei exportiert, die auf der Festplatte des Benutzers gespeichert werden kann. Die Daten werden direkt in eine Datei exportiert und können dann in einer anderen Anwendung weiterverarbeitet werden. Folgende Dateiformate stehen zur Verfügung.
- CSV-Datei (.csv)
-
CSV-Datei – MS Access-kompatibel (.csv)
(wenn Sie Microsoft Access zum Öffnen von CSV-Dateien verwenden)
- Microsoft Access-Datenbank (.mdb, .accdb)
- Microsoft Excel-Dokument (.xls, .xlsm, .xlsx)
- XML-Daten (.xml)
Wenn Sie Microsoft® Access® zum Importieren von CSV-Dateien verwenden, siehe Welche CSV-Option sollte ich wählen?.
Wenn ein Benutzer den Bericht ausführt, wird der Bericht im entsprechenden Programm geöffnet. Bei der Auswahl des Dateiformats sollten Sie berücksichtigen, welche Anwendungen auf den Desktops der Benutzer in Ihrer Organisation installiert sind. Wenn beispielsweise die meisten Benutzer Microsoft Excel verwenden, können Sie dieses Format wählen. Wenn Endbenutzer die entsprechende Anwendung nicht auf ihrem Desktop installiert haben, werden sie aufgefordert, einen Speicherort auf ihrem Computer für die Datei anzugeben.
Wenn Sie den Export in ein Tabellenkalkulationsformat (XLS) wählen, können Sie InterAction so einrichten, dass bestimmte Informationen in verschiedene Arbeitsblätter aufgeteilt werden. Weitere Informationen finden Sie unter Was ist die kombinierte Tabelle?
Beachten Sie, dass einige Drittanbieteranwendungen Einschränkungen bei Feldern mit sehr vielen Zeichen haben können. Wenn Sie erwarten, dass Ihr Bericht Felder mit vielen Zeichen enthält (z. B. Beschreibungs- und Notizfelder), exportieren Sie nicht in eine Tabellenkalkulation. Lassen Sie diese Felder aus dem Bericht weg oder erstellen Sie den Bericht im InterAction Report Designer mit einem RichTextBox-Steuerelement. Siehe Lange Textfelder zu einem Bericht hinzufügen.
Internationale Optionen für den Export
Wenn Sie das Datums- und Zahlenformat Ihres Berichts an eine andere Regionseinstellung als Ihre Standard-Windows-Regionseinstellung anpassen möchten (was selten vorkommt), wählen Sie Optionen im Dialogfeld Neuer Berichtsassistent.
Nicht formatierte Datentypen ist die Standardeinstellung (diese Option wird empfohlen). Das bedeutet, dass die exportierten Daten entsprechend Ihren lokalen Regionseinstellungen in Windows formatiert werden. (Wenn Sie den Export in eine CSV-Datei gewählt haben, ist diese Option nicht verfügbar.)
Es wird empfohlen, wenn möglich Nicht formatierte Datentypen auszuwählen (nicht verfügbar für CSV-Exporte). Wenn Sie Formatierte Textwerte wählen und Ihr Bericht Datums- oder Zahlenberechnungen verwendet, funktionieren diese Berechnungen nach dem Export nicht mehr, da Datums- und Zahlenfelder nur noch als Text exportiert werden. Sie müssen die Spalten dann in Ihrer Drittanbieteranwendung wieder für Berechnungen umwandeln.
Um Daten in einem bestimmten Format auszugeben, das von Ihren Windows-Regionseinstellungen abweicht, wählen Sie Formatierte Textwerte (bei Export in eine CSV-Datei werden Daten- und Zahlenfelder automatisch als Textwerte exportiert). So können Sie ein anderes Format für Zeit- und Datumswerte verwenden, ohne Ihre Regionseinstellungen in Windows zu ändern.
Wenn Ihr Windows-Computer beispielsweise auf das US-Regionenformat eingestellt ist, Sie aber möchten, dass die Datums- und Zeitangaben im Bericht im französischen Format für Kanada exportiert werden, wählen Sie im Feld Sprache Französisch und im Feld Land Kanada. Die Daten werden dann im passenden Format für kanadische französischsprachige Benutzer exportiert.
Wenn Sie in eine CSV-Datei exportieren, können Sie die Datei auch als Unicode (UTF-8) oder Westeuropäisch (Windows) exportieren.
Nachdem Sie OK gewählt haben, um die Informationen zu speichern, klicken Sie im Tab Berichtsausgabe auf die Schaltfläche Vorschau, um die Formatänderungen in Ihrem Bericht zu sehen. (Stellen Sie sicher, dass Sie einen Ordner mit den Daten, die Sie berichten möchten, in der Vorschau anzeigen.)
Erstellen des Berichts in einer anderen Reporting-Anwendung
Wenn Ihre Organisation lieber Crystal Reports oder Microsoft SQL Server Reporting Services verwendet, können Sie InterAction-Daten in eine dieser Anwendungen ausgeben, um dort Berichte zu gestalten. Weitere Informationen zur Verwendung von Crystal Reports oder Microsoft SQL Server Reporting Services mit InterAction finden Sie auf der InterAction Support Center-Website.
Welche CSV-Option sollte ich wählen?
Beim Export in eine CSV-Datei haben Sie zwei Optionen:
- CSV-Datei (.csv)
- CSV-Datei – MS Access-kompatibel (.csv)
Wenn Sie Access nicht zum Importieren von CSV-Dateien verwenden, wählen Sie die Option CSV-Datei (.csv).
Wenn Sie Access zum Importieren von CSV-Dateien verwenden, wählen Sie die Option CSV-Datei – MS Access-kompatibel (.csv).
Der einzige Unterschied zwischen den beiden Optionen besteht darin, wie InterAction Zellen behandelt, die mehrere Zeilen enthalten können (z. B. die mehrzeiligen Adressfelder Zeile 1, Zeile 2, Zeile 3). Die Option CSV – MS Access-kompatibel fügt nach jedem dieser Felder einen Wagenrücklauf und einen Zeilenumbruch (CRLF) ein, anstatt nur einen Zeilenumbruch. Dadurch wird jedes Element (z. B. jedes Adressfeld) in eine eigene Zeile geschrieben.
Wenn Sie die Option CSV-Datei wählen und diese Datei in Access importieren, werden alle Elemente (z. B. alle Adressfelder) in eine Zeile geschrieben, was vermutlich nicht das gewünschte Ergebnis ist.
Vorschau Ihres Berichts
Wenn Sie Ihren Bericht gestalten, können Sie ihn mit der Schaltfläche Berichtsvorschau in der Vorschau anzeigen. Während des Gestaltungsprozesses empfiehlt es sich, häufig eine Vorschau mit einem Ordner anzuzeigen, der eine repräsentative Datenmenge für den Bericht enthält. Wenn Sie beispielsweise einen Bericht für Unternehmen erstellen, stellen Sie sicher, dass Sie einen Ordner mit Unternehmenskontakten für die Vorschau verwenden. Wenn Sie einen Dummy-Datensatz mit Kontakten verwenden, die keine Werte in den verwendeten Feldern haben, erhalten Sie kein realistisches Beispiel dafür, wie der fertige Bericht aussehen wird.
Je größer der Ordner ist, den Sie für die Vorschau verwenden, desto länger dauert es, bis das Vorschaufenster angezeigt wird. Daher empfiehlt es sich, für die Vorschau einen kleineren Ordner oder eine Teilmenge von Kontakten zu verwenden.
Standardmäßig ist der Ordner, den Sie aktuell in InterAction geöffnet haben, der Vorschauordner. Um einen anderen Ordner auszuwählen, klicken Sie auf die Suchschaltfläche und suchen Sie den Ordner im Dialogfeld Ordner suchen. Hilfe zur Verwendung des Dialogfelds Ordner suchen finden Sie unter Einen Ordner mit Ordner suchen finden.
Neuer Kontaktbericht-Assistent: Sicherheitseinstellungen
Beim Erstellen eines neuen Berichts richten Sie die Sicherheitsoptionen ein:
- Sicherheit – Die Benutzer und/oder Gruppen, die berechtigt sind, auf den Bericht zuzugreifen
- Zugänglich von – Für die Benutzer und/oder Gruppen, die auf den Bericht zugreifen können, der Ort, an dem der Bericht verfügbar ist (Web Client, Windows Client oder PIM)
- Gilt für – Ob der Bericht im Berichtsauswahlfenster für Personen- oder Unternehmenskontakte angezeigt wird (nur für Kontaktberichte)
Weitere Informationen finden Sie in folgenden Themen:
- Sicherheit (Anzeigeberechtigungen) für Berichte einrichten
- Angeben, ob ein Bericht für Personen- oder Unternehmenskontakte angezeigt werden soll