Professionals verwenden den Report Chooser, wenn sie Berichte im Windows Client, Web Client und PIM drucken. Beim Konfigurieren des Report Chooser verfolgen Sie folgende Ziele:
- Berichte leicht auffindbar machen. Ein überladener Report Chooser erschwert das Finden des gewünschten Berichts.
- Nur Berichte anzeigen, die für die angezeigten Kontakte relevant sind. Berichte für Firmen sollten nicht in der Liste der Personenkontakte erscheinen und umgekehrt.
- Benutzern helfen, für sie relevante Berichte zu finden, indem Berichte in die Liste „Meine Favoritenberichte“ der Nutzer verschoben werden.
- Nur Berichte anzeigen, die für Endnutzer relevant sind. Wenn Sie einen speziellen Bericht für einen bestimmten Fachbereich oder eine Gruppe erstellt haben, blenden Sie ihn für den Rest der Organisation aus.
Siehe folgende Themen:
- Berichte organisieren
- Angeben, ob ein Bericht für Personen- oder Firmenkontakte angezeigt werden soll
- Berichte zur Liste „Meine Favoritenberichte“ der Nutzer hinzufügen
- Festlegen, welche Nutzer auf einen Bericht zugreifen können
Berichte im Report Chooser organisieren
Berichte werden im Report Chooser des Web Client und Windows Client in einer vom Berichtmanager festgelegten Reihenfolge angezeigt. Es ist wichtig, Berichte effizient zu organisieren und zu kategorisieren, damit Professionals die benötigten Berichte schnell finden können.
Die Organisation der Berichte erfolgt im Tab Berichte organisieren der Berichtsliste verwalten (Extras > Berichte > Verwalten und dann den Tab Berichte organisieren auswählen).
Machen Sie die Berichtsliste für Professionals übersichtlich, indem Sie sicherstellen, dass Berichte nur für die passenden Kontakte angezeigt werden – nur Personen, nur Firmen oder für beides. Weitere Informationen finden Sie unter Angeben, ob ein Bericht für Personen- oder Firmenkontakte angezeigt werden soll.
Das Dialogfeld Berichtsliste verwalten zeigt alle InterAction-Berichte Ihrer Organisation an. Um Berichte anzuzeigen, wählen Sie eine Option aus der Dropdown-Liste Report Chooser anzeigen für:
- Kontakte – Personen
- Kontakte – Firmen
- Kontakte – Personen und Firmen
- Aktivitäten/Termine
- Akten (Lizenz für das Akten-Modul erforderlich)
- Chancen (Lizenz für das Chancen-Modul erforderlich)
- Engagements (Lizenz für das Engagements-Modul erforderlich)
Mit dem Feld Report Chooser anzeigen für sehen Sie, welche Berichte im Report Chooser angezeigt werden, wenn Nutzer Kontakte, Aktivitäten/Termine, Akten, Chancen oder Engagements ausgewählt haben.
Innerhalb dieser Seiten können Sie Kategorien verwenden, um die Berichte zu ordnen. Die Kategorisierung der Berichte hilft Ihren Nutzern, die gewünschten Berichte schnell zu finden.
Kategorien verwenden
Berichte werden organisiert, indem sie in Kategorien angeordnet werden:
- Sie können einen einzelnen Bericht oder eine ganze Kategorie verschieben. Wenn eine Kategorie ausgewählt ist, verschieben Sie die gesamte Kategorie samt aller darin enthaltenen Berichte.
- Um einen Bericht oder eine Kategorie nach oben zu verschieben, wählen Sie den Bericht oder die Kategorie aus und klicken Sie auf Nach oben. Wenn Sie einen Bericht nach oben verschieben und er steht bereits ganz oben in einer Kategorie, wird er in die darüberliegende Kategorie verschoben.
- Um einen Bericht oder eine Kategorie nach unten zu verschieben, wählen Sie den Bericht oder die Kategorie aus und klicken Sie auf Nach unten. Wenn Sie einen Bericht nach unten verschieben und er steht bereits ganz unten in einer Kategorie, wird er in die darunterliegende Kategorie verschoben.
Um Ihnen bei der Organisation der Berichtsliste Ihrer Organisation zu helfen, können Sie neue Kategorien erstellen oder Kategorien löschen.
Verwenden Sie Kategorien sowie die Schaltflächen Nach oben und Nach unten, um die wichtigsten Berichte ganz nach oben zu verschieben. So finden Nutzer die am häufigsten verwendeten Berichte schneller.
Neue Berichtskategorie erstellen
- Wählen Sie im InterAction Windows Client Extras > Berichte.
- Wählen Sie Verwalten.
- Wählen Sie Kategorie > Neu.
- Geben Sie den Namen der neuen Kategorie ein und klicken Sie auf OK.
Die Kategorie wird am Ende der Liste eingefügt. Sie können die Schaltflächen Nach oben und Nach unten verwenden, um die Kategorie an die gewünschte Position zu verschieben.
Berichtskategorie löschen
Beim Löschen einer Kategorie müssen Sie angeben, wohin die Berichte dieser Kategorie verschoben werden sollen.
- Wählen Sie im InterAction Windows Client Extras > Berichte.
- Wählen Sie Verwalten.
- Markieren Sie die zu löschende Kategorie und wählen Sie dann Kategorie > Löschen.
- Bestätigen Sie mit Ja.
Angeben, ob ein Bericht für Personen- oder Firmenkontakte angezeigt werden soll
Beim Erstellen oder Bearbeiten eines Kontaktberichts geben Sie im Tab Sicherheit an, für welche Kontaktart der Bericht ausgeführt werden soll:
- Nur Personen
- Nur Firmen
- Personen und Firmen
[1] Wählen Sie in der Dropdown-Liste Gilt für aus, ob der Bericht für Nur Personen, Nur Firmen oder Personen und Firmen ausgeführt werden soll.
Diese Einstellung steuert, ob der Bericht standardmäßig im Report Chooser angezeigt wird, je nachdem, auf welche Kontakte sich der Nutzer bezieht.
Auch Abschnitte in Übersichtsberichten werden so konfiguriert, dass sie je nach ausgewählten Kontakten angezeigt oder ausgeblendet werden. Weitere Informationen finden Sie unter Neuer Abschnitt: Allgemein-Tab.
Beispiele:
- Ein Nutzer hat 20 Personenkontakte für einen Bericht markiert. Im Report Chooser werden standardmäßig alle Berichte angezeigt, die für „Nur Personen“ und „Personen und Firmen“ gelten.
- Ein Nutzer erstellt einen Bericht für einen Ordner, der nur Firmen enthält. Im Report Chooser werden standardmäßig alle Berichte angezeigt, die für „Nur Firmen“ und „Personen und Firmen“ gelten.
- Ein Nutzer hat 5 Personenkontakte und 8 Firmenkontakte für einen Bericht markiert. Im Report Chooser werden standardmäßig alle Berichte angezeigt, die für „Personen und Firmen“ gelten.
Berichte zur Liste „Meine Favoritenberichte“ der Nutzer hinzufügen
Nutzer können Berichte zu ihrer Liste „Meine Favoritenberichte“ hinzufügen. Diese Liste ist eine Berichtskategorie, die ganz oben im Report Chooser angezeigt wird, damit die Berichte leicht zu finden sind.
Berichtmanager können einen Bericht in die Favoritenliste der Nutzer verschieben, indem sie den Bericht auswählen und dann im Dialogfeld Berichtsliste verwalten (Extras > Berichte > Verwalten) auf Zu Favoriten hinzufügen klicken.
Sie können einen Bericht nicht aus der Favoritenliste eines Nutzers entfernen.
[1] Wählen Sie den Bericht aus, der zur Liste „Meine Favoritenberichte“ der Nutzer hinzugefügt werden soll.
[2] Klicken Sie auf Zu Favoriten hinzufügen. Das Dialogfeld „Benutzer auswählen“ wird angezeigt.
[3] Wählen Sie die Nutzer aus, die den Bericht in ihrer Favoritenliste erhalten sollen, und klicken Sie auf OK.