Ordner ermöglichen es Ihnen, Ihre Kontakte zu organisieren. Jeder Kontakt kann in beliebig vielen Ordnern enthalten sein. InterAction stellt außerdem Marketinglisten bereit, bei denen es sich um spezielle Ordner handelt. Sie können alle Ordner und Marketinglisten, in denen sich ein Kontakt befindet, in den Kontaktdetails des jeweiligen Kontakts einsehen.
Jeder Kontakt wird tatsächlich nur in einem Ordner gespeichert, dem sogenannten Quellordner des Kontakts. Wenn Sie einen Kontakt zu einem Ordner hinzufügen, erstellen Sie einen Link vom Quellordner aus; InterAction erstellt keine Kopie des Kontakts.
Wenn Sie Opportunities, Matters oder Engagements lizenziert haben, wird der entsprechende Ordner im Windows Client angezeigt. Weitere Informationen finden Sie im Handbuch zu den zugehörigen Modulen.
Dieser Abschnitt enthält folgende Themen:
- Ordner finden
- Ordnereigenschaften
- Anzeigen der Ordner, die einen Kontakt enthalten
- Einen Kontakt zu einem Ordner hinzufügen
- Kontakte aus einem Ordner entfernen
- Quellordner eines Kontakts ändern
Ordner finden
Alle Ordner, für die Sie Leserechte haben, werden in der Ordnerliste angezeigt.
Die folgende Abbildung zeigt, wie die Ordner in der Ordnerliste organisiert sind.
[A] Ordnerklassen erscheinen auf der obersten Ebene...
[B] ...danach die Ordnertypen/-gruppen, die die Klassen organisieren...
[C] ...und schließlich die Ordner selbst
[D] Wenn Sie einen Ordner öffnen, erscheinen die Kontakte im Ordner im Hauptfenster.
Wenn Sie die Ordnerklasse und den Ordnertyp/die Gruppe des gesuchten Ordners nicht kennen, kann es schwierig sein, diesen in der Ordnerliste zu finden. Eine Alternative ist die Funktion „Ordner suchen“.
Einen Ordner mit „Ordner suchen“ finden
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Wählen Sie im InterAction Windows Client Ordner > Ordner suchen, um das Dialogfeld „Ordner suchen“ anzuzeigen.
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Geben Sie Suchkriterien in die Felder Ordnerklasse, Ordnertyp, Name, Beschreibung und/oder Besitzer ein.
Sie müssen nicht den vollständigen Namen oder die vollständige Beschreibung als Suchkriterium eingeben. Sie können zum Beispiel einen einzelnen Buchstaben für den Namen eingeben und InterAction findet alle Ordner, auf die Sie Zugriff haben und die mit diesem Buchstaben beginnen.
- Wählen Sie Suchen und InterAction zeigt in den Suchergebnissen alle Ordner an, auf die Sie Zugriff haben und die den Suchkriterien entsprechen.
- Aktivieren Sie das Kontrollkästchen für die Ordner, die Sie öffnen möchten, und wählen Sie OK. InterAction öffnet die markierten Ordner.
Ordnereigenschaften
Sie können Informationen zu einem Ordner anzeigen, indem Sie den Ordner in der Ordnerliste auswählen und Ordner > Eigenschaften wählen.
Sie können die Eigenschaften eines Ordners auch im Dialogfeld „Ordner suchen“ anzeigen, indem Sie den Ordner auswählen und auf die Schaltfläche Eigenschaften klicken.
[A] Wählen Sie die Registerkarte Sicherheit, um die Zugriffsrechte für den Ordner anzuzeigen.
Weitere Informationen zum Erstellen von Ordnern und zur Sicherheit finden Sie im Handbuch InterAction konfigurieren.
[A] Ordner auswählen.
[B] Eigenschaften wählen.
Anzeigen der Ordner, die einen Kontakt enthalten
Um die Ordner anzuzeigen, in denen sich ein Kontakt befindet, öffnen Sie die Kontaktdetails des Kontakts und wählen Sie die Ansicht Ordner.
Im Dropdown-Menü Anzeigen können Sie auswählen, welche Ordnerklassen angezeigt werden sollen (Administrative Ordner, Kontakttypen, Marketinglisten, Arbeitslisten oder Alle).
InterAction zeigt alle Ordner der ausgewählten Klasse an, für die Sie Lese- und Link-Into-Rechte haben und die den Kontakttyp (Person oder Unternehmen) zulassen:
- Ordner in Ihren Favoriten
- Kontakttypen
- Marketinglisten mit Data Change Management
- Firm Contacts - Personen
- Firm Contacts - Unternehmen
InterAction zeigt außerdem alle anderen Ordner der ausgewählten Klasse an, die den Kontakt enthalten und für die Sie Leserechte haben. Die Kontrollkästchen in der ersten Spalte neben jedem Ordner zeigen an, ob der Ordner den Kontakt enthält.
[A] Quellordner des Kontakts
[B] Ordner, die den Kontakt enthalten
Sie können die Ordneransicht nach jeder Spalte sortieren, indem Sie auf die Spaltenüberschrift klicken. Klicken Sie erneut, um die Sortierreihenfolge von aufsteigend auf absteigend (oder umgekehrt) zu ändern. Sie können auf den Namen eines Benutzers in der Spalte Hinzugefügt von klicken, um zu den Kontaktdetails des Benutzers zu wechseln (sofern Ihr Systemadministrator Benutzer mit Kontakten verknüpft hat, was für Web Client-Benutzer erforderlich ist).
Einen Kontakt zu einem Ordner hinzufügen
Es gibt mehrere Möglichkeiten, einen Kontakt zu einem Ordner hinzuzufügen. Um einen Kontakt zu einem Ordner hinzuzufügen, benötigen Sie Lese- und Link-Into-Rechte für den Ordner. Sie können Folgendes tun:
- Klicken Sie in der Ansicht Ordner in den Kontaktdetails im Windows Client auf das Kontrollkästchen neben dem Ordnernamen.
- Wählen Sie im Windows Client einen Kontakt aus und wählen Sie Kontakt > Kopieren. Öffnen Sie den Ordner, zu dem Sie den Kontakt hinzufügen möchten, und wählen Sie Kontakt > Link einfügen.
- Wählen Sie im Windows Client einen Kontakt aus und ziehen Sie ihn in einen Ordner in der Ordnerliste. Wenn InterAction den richtigen Ordner ausgewählt hat, können Sie den Kontakt dort ablegen.
Sie können mehrere Kontakte per Kopieren und Einfügen oder per Drag & Drop in Ordner verschieben, wenn Sie die Kontakte vor dem Verlinken markieren.
Kontakte aus einem Ordner entfernen
Wenn Sie einen Kontakt aus seinem Quellordner entfernen (indem Sie im Hauptfenster Kontakt > Löschen wählen), wird der Kontakt aus dem gesamten System gelöscht. Wenn Sie einen Kontakt aus dem Quellordner löschen, müssen Sie zur Bestätigung Ja eingeben.
Um einen Kontakt aus einem Ordner zu entfernen, benötigen Sie die Zugriffsrechte Kontakte löschen für den Ordner. Es ist daher möglich, dass Sie einen Kontakt zu einem Ordner hinzufügen, ihn aber nicht entfernen können. Wenn Sie einen Kontakt aus einem Ordner entfernen, werden die ordnerspezifischen Informationen für den Kontakt gelöscht.
Um einen Kontakt aus einem Ordner zu entfernen, können Sie Folgendes tun:
- Deaktivieren Sie in der Ansicht Ordner des Windows Clients das Kontrollkästchen neben dem Ordner.
- Wählen Sie den Kontakt aus und wählen Sie Kontakt > Link löschen. Sie können mehrere Kontakte aus einem Ordner entfernen, wenn Sie die Kontakte vorher markieren.
Wenn Sie einen Kontakt löschen, erscheint ein Warnhinweis. Wählen Sie Ja, um den Kontakt aus dem Ordner zu entfernen.
Quellordner eines Kontakts ändern
InterAction ermöglicht es Ihnen, den Quellordner eines Kontakts zu ändern, indem Sie den Kontakt verschieben. Es sollte sehr selten notwendig sein, einen Kontakt manuell zu verschieben, da alle Kontakte entweder im Ordner „Firm Contacts - Personen“ oder „Firm Contacts - Unternehmen“ geführt werden sollten.
Nur Kontakte, die in den Ordnern „Firm Contacts - Personen“ und „Firm Contacts - Unternehmen“ geführt werden, werden beim Abgleich von Kontakten in den Sammlungen der Benutzer mit den Kontakten in der Firmensammlung verwendet.
Es gibt weitere administrative Ordner, die Kontakte im Rahmen der Erstbefüllung oder der Duplikatsverarbeitung führen. In der Regel müssen Sie sich um diese anderen administrativen Quellordner nicht kümmern. Benutzer können auch Kontakte in Arbeitslisten führen.
Wenn Sie einen Kontakt zu einem anderen Ordner hinzufügen möchten, sollten Sie diesen Kontakt immer in den anderen Ordner verlinken. Das Verschieben des Kontakts kann dazu führen, dass Kontaktdaten verloren gehen und der Kontakt für andere Benutzer nicht mehr verfügbar ist.
Quellordner eines Kontakts ändern
Mit wenigen Ausnahmen sollten Kontakte immer in den Ordnern „Firm Contacts - Personen“ oder „Firm Contacts - Unternehmen“ geführt werden. Werden Kontakte in anderen Ordnern geführt, sind sie beim Synchronisieren von Benutzersammlungen mit der Firmensammlung nicht verfügbar. Dadurch entstehen doppelte Kontakte im System, die später von Datenverwaltern bereinigt werden müssen.
- Öffnen Sie im InterAction Windows Client den Ordner, in dem der Kontakt geführt wird.
- Wählen Sie den Kontakt aus und wählen Sie Kontakt > Kopieren.
- Wählen Sie in der Ordnerliste den Ordner aus, in den Sie den Kontakt verschieben möchten.
- Wählen Sie Kontakt > Einfügen > Verschieben einfügen.