Die Kontaktdatenbank der Kanzlei enthält jeweils nur eine Version jedes Kontakts und organisiert diese in Ordnern, basierend auf der Beziehung zum Kontakt, Marketingaussendungen oder den täglichen Arbeitsanforderungen. Ordner werden nach Typen und Klassen gruppiert, sodass Kontakte gespeichert, verknüpft und mit unterschiedlichen Zugriffsrechten und Datenschutzeinstellungen gesichert werden können.
Die Kontaktsammlung der Kanzlei enthält jeweils nur eine Version jedes Kontakts. Diese Datenbank kann dann auf drei zentrale Arten „aufgeteilt“ werden:
- Welche Beziehung besteht zwischen Ihrer Organisation und dem Kontakt? Zum Beispiel: Ist der Kontakt ein Mandant, ein Mitarbeiter, ein potenzieller Kunde usw.? Beachten Sie, dass ein und derselbe Kontakt mehrere verschiedene Beziehungen zu Ihrer Kanzlei haben kann.
- Welche Marketingaussendungen senden wir an den Kontakt? Zu welchen Veranstaltungen wurde er eingeladen?
- Welche täglichen Aufgaben muss ein einzelner Nutzer mit diesem Kontakt erledigen?
Um dies zu ermöglichen, organisiert InterAction Kontakte mithilfe von Ordnern. Die folgenden Abschnitte beschreiben einige grundlegende Konzepte zu Ordnern:
Ordnerklassen und Ordnertypen
Ordner gehören zu Ordnerklassen, die den wichtigsten Arten entsprechen, wie Sie Kontakte organisieren:
Beachten Sie, dass der Begriff Ordner hauptsächlich im Windows Client verwendet wird; der Web Client zeigt stattdessen Listen an.
- Kontakttypen kennzeichnen die Beziehung zwischen Ihrer Kanzlei und dem Kontakt, den Zweck des Kontakts in der Sammlung Ihrer Kanzlei oder den Status des Kontakts.
- Marketinglisten werden für Aussendungen und Veranstaltungen verwendet.
- Arbeitslisten sind temporäre Sammlungen von Kontakten, die mit einer bestimmten Aufgabe verbunden sind, z. B. eine Liste von Personen, die eine bestimmte Abteilung Ihrer Kanzlei in einer Woche anrufen muss, oder eine Liste von Bewerbern. Endnutzer können im Web Client Arbeitslisten für diese Zwecke und zur Verwaltung „persönlicher Projekte“ erstellen.
Die folgende Abbildung zeigt diese Gesamtorganisation. Beachten Sie, dass das Diagramm einige zusätzliche Marketinglisten und Arbeitslisten zeigt, die nicht standardmäßig bereitgestellt werden (InterAction stellt nur eine begrenzte Anzahl von Marketinglisten und keine Arbeitslisten standardmäßig bereit).
Organisation der Kanzleiliste
Eine vierte Ordnerklasse, administrative Ordner, wird im Hintergrund zur Speicherung von Informationen verwendet. Diese Ordner werden im Web Client nie als Listen angezeigt wie die anderen Ordner. Zum Beispiel sind die beiden öffentlichen Ordner, die alle Kanzleikontakte enthalten (Kanzleiliste – Personen und Kanzleiliste – Unternehmen), administrative Ordner.
Die Ordnerklassen sind wichtig, da sie das Verhalten und die Eigenschaften der einzelnen Ordner bestimmen. Obwohl alle Ordner gemeinsame Eigenschaften haben, gibt es erhebliche Unterschiede zwischen den Klassen. Beispielsweise können Nutzer des Web Client neue Arbeitslisten erstellen, aber keine neuen Kontakttypen.
Ordnerklassen werden weiter durch Ordnertypen unterteilt. Jede Klasse hat eine Reihe gültiger Ordnertypen, um die Ordner innerhalb der Klasse zu organisieren. Beispielsweise sind Kontakttypen standardmäßig in fünf Gruppen organisiert:
- Mandanten und Interessenten
- Organisationen
- Sonstige
- Personal
- Status
Ein Ordnertyp enthält einen „Enterprise“-Indikator. Wenn dieser ausgewählt ist, gelten alle diesem Typ zugewiesenen Ordner als „Enterprise“-Ordner. Enterprise-Ordner steuern das Verhalten bestimmter InterAction-Funktionen, z. B. welche Ordner bei der Dublettenprüfung durchsucht werden und welche Ordner im Assistenten für neue Kontakte im Windows Client in der Liste der anderen Ordner erscheinen.
Quellen und Verknüpfungen
Jeder Kontakt in der Kanzleiliste wird in einem Ordner gespeichert und kann in viele andere Ordner verknüpft oder aufgenommen werden. So können Nutzer einen einzelnen Kontakt in der Datenbank speichern, diesen aber in vielen verschiedenen Listen aufführen.
Im gezeigten Beispiel ist der Kontakt John Doe im Ordner Kanzleiliste – Personen gespeichert und in die Kontakttypen Mandantenpersonal und Alumni verknüpft.
Ordner und Kontakte in InterAction
Die meisten Kontakte werden in einem der beiden öffentlichen Ordner gespeichert: Kanzleiliste – Personen oder Kanzleiliste – Unternehmen. Je nach Stand des Initial Data Load- und Bereinigungsprozesses können Kontakte auch in den Ordnern Datenprüfung – Personen und Datenprüfung – Unternehmen gespeichert werden. Der Großteil der Kontakte Ihrer Kanzlei wird in diesen Ordnern gespeichert und in andere Ordner verknüpft.
Der Quellordner eines Kontakts ist sehr wichtig, da er die Zugriffsrechte für den Kontakt bestimmt. Jedem InterAction-Ordner werden Zugriffsrechte zugewiesen. Diese Rechte steuern Informationen, die im Ordner gespeichert sind.
Überblick über die Ordnersicherheit
In InterAction gibt es zwei zentrale Ebenen von Informationen: global und ordnerspezifisch. Beide Ebenen werden durch Zugriffsrechte gesteuert:
- Der Zugriff eines Nutzers auf globale Informationen eines Kontakts hängt von seinen Zugriffsrechten auf den Ordner ab, in dem der Kontakt gespeichert ist.
- Der Zugriff eines Nutzers auf ordnerspezifische Informationen eines Kontakts hängt von den Zugriffsrechten auf den jeweiligen Ordner ab, auf den sich die Information bezieht.
Weitere Informationen finden Sie unter Was bedeutet ordnerspezifisch und global?
Sie können Zugriffsrechte für einen einzelnen Nutzer, eine Nutzergruppe oder alle Nutzer vergeben. Obwohl Zugriffsrechte immer Ordnern zugewiesen werden, steuern die verschiedenen Rechte unterschiedliche Informationsebenen:
- Ordner-Ebene: z. B. Informationen im Ordner anzeigen, Kontakte hinzufügen/entfernen.
- Kontakt-Ebene: z. B. den Namen eines Kontakts bearbeiten oder eine Telefonnummer hinzufügen.
- Ordnerverwaltung und -administration: z. B. zusätzliche Felder definieren oder Zugriffsrechte für den Ordner festlegen.
Zugriffsrechte funktionieren im Windows Client und im Web Client aus zwei Gründen unterschiedlich:
- Viele Aktionen stehen Nutzern des Web Client nicht zur Verfügung. Beispielsweise können Nutzer des Web Client keine Marketinglisten löschen, daher gelten die administrativen Zugriffsrechte für diese Aktion nicht für Marketinglisten. Sie gelten jedoch für Arbeitslisten, da Nutzer des Web Client diese Ordner verwalten können.
- Viele Bearbeitungen auf Kontakt-Ebene (wie das Bearbeiten von Namen und Adressen) bei Kanzleikontakten im Web Client erfolgen über das Data Change Management und nicht über Zugriffsrechte. Für diese Änderungen werden die Zugriffsrechte im Wesentlichen außer Kraft gesetzt.
Zugriffsrechte haben keinerlei Auswirkungen auf Nutzerkontaktlisten – eine Nutzerkontaktliste ist nur für den Nutzer selbst und seine Vertreter zugänglich.
Was bedeutet ordnerspezifisch und global?
Für die meisten Kontaktdaten in InterAction können Sie wählen, ob die Daten global oder ordnerspezifisch sind:
- Globale Daten sind für jeden Nutzer verfügbar, der den Kontakt sehen darf. Ein globales Zusatzfeld kann beispielsweise von jedem Nutzer eingesehen werden, der Zugriff auf den Kontakt hat. Informationen wie der Kontaktname sind immer global.
- Ordnerspezifische Daten sind nur für Nutzer sichtbar, die Zugriffsrechte auf den jeweiligen Ordner haben. Ein Zusatzfeld kann beispielsweise ordnerspezifisch für den Ordner Mandantenfinanzinformationen sein. Nur Nutzer mit Leserechten für diesen Ordner können die Daten sehen.
Folgende Informationen können als global oder ordnerspezifisch eingegeben werden:
- Zusatzfelder
- Telefonnummern
- Adressen / elektronische Adressen
- Notizen
- Aktivitäten (bei Aktivitäten bedeutet global „bezüglich Kontakten“ und ordnerspezifisch „bezüglich eines Ordners“. Details finden Sie unter Über ordnerspezifische und globale Aktivitäten.)
Jedes dieser Elemente nutzt ordnerspezifische und globale Daten etwas unterschiedlich, das Grundprinzip bleibt jedoch gleich.
Ordnerspezifische Daten werden in der Regel verwendet, um sicherzustellen, dass Felder nur dann angezeigt werden, wenn sie relevant sind. Das Feld Eintrittsdatum Kanzlei ist beispielsweise für einen Kontakt, der nie Mitarbeiter oder Berater Ihrer Organisation war, nicht relevant. Daher ist es ordnerspezifisch für den Ordner Personalinformationen.
Ordnerspezifische Daten werden auch verwendet, um Daten auf bestimmte Nutzergruppen zu beschränken. Beispielsweise können die im Ordner Mandantenfinanzinformationen gespeicherten Finanzdaten sensibel sein und daher nicht für alle in der Organisation einsehbar sein. Sie können den Zugriff auf diese Daten mit Ordnerzugriffsrechten steuern.
Über ordnerspezifische und globale Aktivitäten
Ordnerspezifische und globale Aktivitäten funktionieren in InterAction anders als andere Datentypen. Bei Aktivitäten sehen Nutzer für dieses Konzept den Begriff bezüglich:
- Eine Aktivität bezüglich nur Kontakte (siehe A unten) ist im Wesentlichen eine globale Aktivität.
- Eine Aktivität bezüglich eines bestimmten Ordners (siehe B unten) ist eine ordnerspezifische Aktivität. Im Beispiel B unten bezieht sich die Aktivität auf den Ordner Lisas Anrufliste.
Anders als bei anderen ordnerspezifischen Informationen bietet die Option „bezüglich“ in erster Linie einen Kontext für die Aktivität und dient weniger der Sicherheit. Eine Aktivität kann sich auf eine bestimmte Arbeitsliste beziehen und ist dennoch für alle InterAction-Nutzer sichtbar, unabhängig davon, ob sie die Arbeitsliste lesen dürfen oder nicht.
Aktivitäten, die sich auf einen Ordner beziehen, beinhalten weiterhin Kontakte, aber die Kontakte müssen nicht im Ordner gespeichert oder verknüpft sein. Die Kontakte können beliebige Kontakte im Ordner oder in der Kanzleiliste sein. Ein Nutzer könnte beispielsweise eine Aktivität bezüglich der Arbeitsliste Lisas Anrufliste hinzufügen und dabei Kontakte einbeziehen, die nicht in Lisas Anrufliste sind. Das unterscheidet sich auch von anderen ordnerspezifischen Daten, die nur für Kontakte innerhalb des Ordners hinzugefügt werden können.
[A] Eine Aktivität bezüglich nur Kontakte.
[B] Eine Aktivität bezüglich eines bestimmten Ordners.