In diesem Artikel wird erklärt, dass Sie Ordner nicht löschen, sondern vorübergehend archivieren sollten, um ein Backup zu behalten. Nur Systemadministratoren können Ordner archivieren, während nur Benutzer mit Löschberechtigung sie dauerhaft entfernen können. Um einen Ordner zu archivieren, ändern Sie den Besitzer auf den Systemadministrator, entziehen die meisten Zugriffsrechte und weisen den Archiv-Typ zu, sodass Sie den Ordner bei Bedarf später wiederherstellen können.
Idealerweise sollten Sie nicht mehr benötigte Ordner vorübergehend archivieren, anstatt sie zu löschen. Das bietet Ihnen ein „Sicherheitsnetz“ – falls Sie einen Ordner wiederherstellen möchten, können Sie das problemlos tun.
Nur InterAction-Benutzer mit Systemadministratorrechten können Ordner archivieren.
Nur Benutzer mit Ordner-Löschberechtigung können Ordner löschen. Diese Berechtigung wird vom InterAction-Systemadministrator vergeben.
Um einen nicht mehr benötigten Ordner vorübergehend zu archivieren, ändern Sie einfach den Besitzer auf den Systemadministrator und löschen alle anderen Zugriffsrechte für den Ordner. Dadurch wird der Ordner effektiv aus der Nutzung entfernt. InterAction bietet außerdem einen Archiv-Ordner-Typ, den Sie archivierten Ordnern zuweisen können, um sie später leichter überprüfen und löschen zu können.
Einen nicht mehr benötigten Ordner archivieren
Diese Schritte sind nicht erforderlich, wenn eine Arbeitsliste über den Web Client gelöscht wurde. Wenn ein Benutzer eine Arbeitsliste „löscht“, entfernt der Web Client automatisch alle Zugriffsrechte und weist dem Ordner den Typ „Archiv“ zu.
- Melden Sie sich im InterAction Windows Client als Systemadministrator an.
- Suchen und öffnen Sie den zu archivierenden Ordner.
- Wählen Sie Ordner > Ordner bearbeiten.
- Wählen Sie in der Ansicht-Liste links das Sicherheits-Symbol aus.
- Klicken Sie auf die Schaltfläche Ordnerbesitzer.
- Geben Sie im Feld Neuer Besitzer den Kontonamen des Systemadministrators ein und klicken Sie dann auf OK.
- Bestätigen Sie die Änderung mit Ja und klicken Sie anschließend auf OK.
- Wählen Sie in der Liste Zugriffsrechte die Zeile mit den Zugriffsrechten des bisherigen Besitzers aus und klicken Sie auf Löschen.
- Löschen Sie alle weiteren Zugriffsrechte, außer denen des Besitzers.
- Wählen Sie in der Ansicht-Liste links das Allgemein-Symbol aus.
Bearbeiten Sie den Namen, um das aktuelle Datum hinzuzufügen. Das ist hilfreich, um später zu entscheiden, wann ein Ordner endgültig gelöscht werden soll. Außerdem ist es notwendig, da Ordnernamen eindeutig sein müssen – durch die Umbenennung des archivierten Ordners wird der Name für einen neuen Ordner wieder verfügbar.
Wenn Sie beispielsweise einen Ordner mit dem Namen „Projektstartmaterialien“ archivieren, können Sie ihn in „Archiviert - Projektstartmaterialien“ umbenennen.
Aktivieren Sie neben Typ oder Kontakt-Typ-Gruppe das Kontrollkästchen Alle anzeigen. Dadurch werden im Dropdown-Menü die Typen aller Ordnerklassen angezeigt.
Normalerweise enthält die Liste Typ oder Kontakt-Typ-Gruppe nur Einträge für die Klasse des Ordners.
- Ändern Sie den Typ auf Administrativer Ordner – Archiv. Beachten Sie, dass der Ordner dadurch zu einem administrativen Ordner wird, der im Web Client nie angezeigt wird.
- Klicken Sie auf OK. Der Systemadministrator ist nun der einzige Benutzer mit Zugriff auf den Ordner. Der Ordner steht anderen Benutzern nicht mehr zur Verfügung.
Einen archivierten Ordner wiederherstellen
Dieses Verfahren stellt nur Ordner wieder her, die mit dem Verfahren Einen nicht mehr benötigten Ordner archivieren archiviert wurden. Ordner, die physisch aus der Datenbank gelöscht wurden, können nicht ohne Weiteres wiederhergestellt werden.
- Melden Sie sich im InterAction Windows Client als Systemadministrator an.
- Suchen Sie den wiederherzustellenden Ordner in der Ordnerliste. Der Ordner sollte den Typ Archiv haben, sodass Sie ihn in der Liste suchen oder Ordner > Ordner suchen auswählen können.
- Wählen Sie den Ordner aus und klicken Sie auf Ordner > Ordner bearbeiten.
- Wählen Sie in der Ansicht-Liste links das Allgemein-Symbol aus.
Aktivieren Sie neben Typ oder Kontakt-Typ-Gruppe das Kontrollkästchen Alle anzeigen. Dadurch werden im Dropdown-Menü die Typen aller Ordnerklassen angezeigt.
Normalerweise enthält die Liste Typ oder Kontakt-Typ-Gruppe nur Einträge für die Klasse des Ordners.
- Wählen Sie den Typ für den Ordner aus. Die Typen sind im Dropdown-Menü nach Ordnerklasse sortiert. Wenn Sie zum Beispiel eine Arbeitsliste wiederherstellen, wählen Sie Arbeitsliste – <Arbeitslistentyp>.
- Aktualisieren Sie den Namen des Ordners.
- Wählen Sie in der Ansicht-Liste links das Sicherheits-Symbol aus.
- Klicken Sie auf die Schaltfläche Ordnerbesitzer.
Geben Sie im Feld Neuer Besitzer den Kontonamen der Person ein, die den Ordner besitzen soll, und klicken Sie auf OK. Bestätigen Sie die Änderung mit Ja und klicken Sie anschließend auf OK.
Der Ordner steht nun dem neuen Besitzer zur Verfügung. Entweder Sie oder der Ordnerbesitzer müssen die zuvor gelöschten Zugriffsrechte für den Ordner wieder zuweisen.
- Klicken Sie auf OK, um das Dialogfeld zu schließen.