Um einen Ordner zu erstellen, wählen Sie Ordner > Neu und dann den gewünschten Ordner-Typ, wie zum Beispiel einen Administrativen Ordner, Kontakt-Typ, Marketingliste oder Arbeitsliste. Sie können diesen Vorgang auch vereinfachen, indem Sie einen bestehenden Ordner kopieren oder eine Ordner-Vorlage verwenden, um Einstellungen und Daten aus dem Originalordner zu übernehmen.
Um einen Ordner zu erstellen, wählen Sie Ordner > Neu und dann die Ordnerklasse für den Ordner, den Sie erstellen möchten (Administrativer Ordner, Kontakt-Typ, Marketingliste oder Arbeitsliste).
Um den Prozess der Erstellung von Ordnern mit ähnlichen Eigenschaften zu vereinfachen, ermöglicht InterAction Ihnen Folgendes:
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Kopieren Sie einen Ordner, um einen neuen Ordner zu erstellen. Durch das Kopieren von Ordnern können Sie einen neuen Ordner anlegen, der Einstellungen und Daten aus dem Originalordner übernimmt.
Weitere Informationen finden Sie unter Ordner kopieren.
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Erstellen Sie Ordner-Vorlagen. Wenn Sie einen Ordner mithilfe einer Ordner-Vorlage erstellen, übernimmt der neue Ordner bestimmte Eigenschaften aus der Vorlage.
Details zum Erstellen von Ordner-Vorlagen finden Sie unter Ordner-Vorlagen für Marketinglisten.
Detaillierte Informationen zur Erstellung von Marketinglisten finden Sie unter Erstellen und Bearbeiten von Marketinglisten.
Ordner kopieren
Oft erstellen Sie Ordner, die bestehenden Ordnern sehr ähnlich sind. Zum Beispiel nutzen Sie eine Marketingliste, um eine jährliche gesellschaftliche Veranstaltung zu planen. Anstatt jedes Jahr eine neue Marketingliste von Grund auf zu erstellen, können Sie den Ordner vom Vorjahr kopieren und dabei beliebige der folgenden Informationen übernehmen:
- Allgemeine Eigenschaften
- Einstellungen für Datenänderungsmanagement
- Sicherheitseinstellungen
- Zusätzliche Felddefinitionen und Werte
- Kontakte
- Ordnerspezifische Kontaktinformationen (Telefonnummern, Adressen, E-Mail-Adressen und Notizen)
- Sponsoring
Einen Ordner kopieren
Der Benutzer, der den Ordner kopiert, ist der Ordnerbesitzer des neuen Ordners.
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Wählen Sie im InterAction Windows Client den zu kopierenden Ordner aus (markieren Sie ihn) und wählen Sie dann Ordner > Ordner kopieren.
Die Option Ordner kopieren ist deaktiviert, wenn:
- Sie keine Berechtigung haben, einen beliebigen Ordner-Typ unter der aktuellen Ordnerklasse hinzuzufügen
- Sie versuchen, einen Kontakt-Typ-Ordner zu kopieren und keine Berechtigung zur Verwaltung von Kontakt-Typen haben
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Wählen Sie im Dialogfeld „Ordner kopieren“ die Elemente aus, die in den neuen Ordner übernommen werden sollen.
Hier können Sie auch andere Ordnerinformationen wie Name und Beschreibung anpassen. Die verfügbaren Optionen in diesem Dialogfeld hängen vom Typ des zu kopierenden Ordners ab.
- Wählen Sie OK.
- Wählen Sie Ja, um den neuen Ordner zu öffnen, oder Nein, um zur vorherigen Ansicht im Windows Client zurückzukehren.
[1] Im Bereich Allgemein können Sie bei Bedarf den Ordnernamen, die Beschreibung und den Typ anpassen.
[2] Im Bereich Optionen wählen Sie die Optionen aus, die in den neuen Ordner übernommen werden sollen.
[3] Im Bereich Kontakte wählen Sie Alle Kontakte aus dem Originalordner übernehmen, um auch die gleichen Kontakte zu kopieren. Wählen Sie dann die Informationen aus, die übernommen werden sollen.
Wenn die Kontakte im Originalordner verknüpft waren, werden sie auch im neuen Ordner verknüpft. Wenn die Kontakte im Originalordner angelegt wurden, werden sie auch im neuen Ordner angelegt. Es wird ein doppelter Kontakt erstellt (nur für angelegte Kontakte).
Um einen leeren Ordner ohne Kontakte zu erstellen, deaktivieren Sie das Feld Alle Kontakte aus dem Originalordner übernehmen.
[4] Im Bereich Zusätzliche Informationen wählen Sie Alle ordnerspezifischen zusätzlichen Felddefinitionen aus dem Originalordner übernehmen, um zusätzliche Felder zu kopieren.
Um auch Werte zu übernehmen, wählen Sie Zusätzliche Feldwerte aus dem Originalordner übernehmen und dann die Felder, aus denen Werte übernommen werden sollen.
Ordner bearbeiten
Um einen Ordner zu bearbeiten, wählen Sie zunächst den Ordner in der Ordnerliste aus oder öffnen Sie den Ordner. Wählen Sie dann Ordner > Bearbeiten.
Sie sollten Ordner nicht löschen; stattdessen sollten Sie einen nicht mehr benötigten Ordner vorübergehend archivieren. Sie können den archivierten Ordner später löschen, sobald Sie sicher sind, dass dies gefahrlos möglich ist.
Detaillierte Informationen zum Bearbeiten von Marketinglisten finden Sie unter Erstellen und Bearbeiten von Marketinglisten.