Übersichtsberichte, auch bekannt als Contact Intelligence-Berichte oder Taxi-Berichte, sind Berichte, die aus mehreren Datenabschnitten bestehen, die Benutzer nach Bedarf in den Bericht aufnehmen können.
- Zum Beispiel enthält InterAction standardmäßig den Quick Update Report, der ein Übersichtsbericht ist. Dieser Bericht umfasst 13 Abschnitte, die Benutzer beim Ausführen des Berichts auswählen können:
- Name, Firma, Berufsbezeichnung und Kontaktarten
- Primäre Adressen und Telefonnummern
- Mein letzter Anruf/Meeting
- Letzter Anruf/Meeting
- Meine Notizen
- Aktuelle Aktivitäten
- Bevorstehende Termine
- Bekannt durch – Wer kennt wen
- Firmenmitarbeiter, die wir kennen
- Kürzlich eröffnete Vorgänge/Chancen/Mandate
- Neue Marketinglisten für Kontakte
Im Web Client, Windows Client oder PIM wählen Benutzer nur die Abschnitte aus, die sie im Bericht haben möchten. Einige Abschnitte wie Aktivitäten und Termine können vom Benutzer weiter angepasst werden, indem er Optionen anzeigen auswählt und dann Datumsbereich und Ursprungsfilter für den Bericht festlegt.
Da Übersichtsberichte potenziell viele Daten pro Kontakt enthalten können, ist die Anzahl der enthaltenen Kontakte in diesen Berichten auf 50 begrenzt.
Wenn Sie Übersichtsberichte in die Berichtsübersicht Ihrer Organisation aufnehmen, müssen Sie weniger Berichte erstellen, da Sie nicht für jede mögliche Datenkombination, die Benutzer benötigen, einen eigenen Bericht anlegen müssen. Stattdessen erstellen Sie weniger Berichte und lassen die Benutzer selbst entscheiden, welche Informationen sie einbeziehen möchten.
Beispiel: Jane und Marty sind in derselben Praxisgruppe. Jane möchte im Bericht den Abschnitt Meine Notizen sehen, da sie immer ausführliche Notizen einträgt. Marty hingegen nutzt keine Notizen. Beide können denselben Bericht verwenden und entscheiden, ob sie Notizen ein- oder ausblenden. Wenn sie den Bericht erneut ausführen, merkt sich InterAction die Personalisierungsoptionen, die jeder Benutzer für den Bericht gewählt hat.
Best Practices für das Erstellen von Übersichtsberichten
Da Übersichtsberichte es den Benutzern ermöglichen, die enthaltenen Informationen selbst zu steuern, können Sie mehr Berichte zwischen verschiedenen Praxisgruppen oder Abteilungen teilen. Daher ist es sinnvoll, strategisch zu entscheiden, welche Berichte Sie für Ihre Organisation erstellen.
Best Practices für Übersichtsberichte
| Das sollten Sie tun ... | Weil ... |
|---|---|
| Erstellen Sie Berichte mit einem klaren Ziel |
Ein Bericht mit zu vielen Abschnitten kann für Benutzer unübersichtlich sein. Nehmen Sie nur die Abschnitte auf, die für den Bericht relevant sind. Beispiel: Sie können einen Bericht erstellen, der es Benutzern ermöglicht, schnell Informationen vor einem Telefonat mit einem Kunden abzurufen. Sie könnten diesen Bericht Vorbereitung auf einen Kunden oder Telefonat mit Interessent nennen und Abschnitte wie Meine Notizen, Firmennotizen, Aktuelle Aktivitäten, Mein letzter Anruf/Meeting, Bevorstehende Termine, Offene Vorgänge/Chancen/Mandate und Aktuelle Nachrichten einfügen. |
| Vermeiden Sie es, einen Bericht für eine bestimmte Gruppe zu erstellen, es sei denn, er enthält spezifische Daten für diese Gruppe |
Übersichtsberichte werden in der Regel gruppenübergreifend geteilt, aber manchmal möchten Sie Berichte für bestimmte Gruppen erstellen. Ein gruppenspezifischer Bericht könnte zum Beispiel ordnerspezifische Informationen aus für die Gruppe relevanten Ordnern enthalten. Diesen Bericht sollten Sie nicht gruppenübergreifend teilen, weil:
|
| Legen Sie die Sicherheit für Übersichtsberichte so fest, dass sie nur für die richtigen Personen angezeigt werden | Sicherheit ist nicht nur wichtig, um den Zugriff auf Berichte zu beschränken, sondern auch, um die Berichtsauswahl der Benutzer nicht mit irrelevanten Berichten zu überladen. |
| Überlegen Sie, welche Abschnitte Benutzer sehen sollten | Abschnitte in Übersichtsberichten haben keine eigenen Sicherheitseinstellungen. Sie können also Abschnitte nicht nur für bestimmte Benutzer oder Gruppen anzeigen. Wenn ein Bericht Abschnitte enthält, die manche Gruppen nicht sehen sollten, erstellen Sie separate Berichte mit nur den jeweils relevanten Abschnitten. |
| Erwägen Sie, einige Berichte sowohl für Personen als auch für Firmen zu erstellen | Abschnitte werden ausgeblendet, wenn sie für Personen oder Firmen nicht angezeigt werden sollen. Ist ein Abschnitt zum Beispiel nur für Personen gedacht, wird er bei Firmen ausgeblendet. Sie können also einen Übersichtsbericht mit beiden Abschnittstypen erstellen – Sie müssen nicht für jeden Typ einen eigenen Bericht anlegen. |
Einen neuen Übersichtsbericht erstellen
Wenn bereits ein Übersichtsbericht existiert, der dem gewünschten Bericht ähnelt, wählen Sie den bestehenden Bericht aus und klicken Sie auf Als neu speichern. So übernehmen Sie das Seitenlayout sowie Kopf- und Fußzeilen des Originalberichts.
So erstellen Sie einen neuen Übersichtsbericht:
- Wählen Sie im InterAction Windows Client Extras > Berichte.
- Wählen Sie im Berichtsauswahlfenster Verwalten.
- Wählen Sie in der Dropdown-Liste „Berichte anzeigen für“ Kontakte.
-
Klicken Sie auf Neu.
Der Assistent für neue Berichte wird angezeigt. Der Assistent führt Sie in vier Schritten durch die Erstellung eines neuen Übersichtsberichts (siehe unten). Klicken Sie jeweils auf Weiter, um zum nächsten Schritt zu gelangen. Am Ende des Assistenten klicken Sie auf Fertigstellen, um den Bericht zu erstellen.
Schritte im Assistenten für neue Berichte
| Schritt # | Schritt |
|---|---|
| 1 | Geben Sie allgemeine Informationen wie Berichtname und Beschreibung ein. |
| 2 | Erstellen oder suchen Sie die Abschnitte, die im Bericht enthalten sein sollen. |
| 3 | Gestalten Sie das Berichtslayout und wählen Sie die Sortierreihenfolge. |
| 4 | Legen Sie fest, wer auf den Bericht zugreifen kann und von wo aus. |
Neuer Übersichtsbericht-Assistent: Allgemeine Informationen
Beim Erstellen eines Übersichtsberichts im Assistenten für neue Berichte ist der erste Schritt das Ausfüllen der allgemeinen Informationen zum Bericht.
[1] Geben Sie dem Übersichtsbericht einen Namen, eine Kategorie und eine Beschreibung.
[2] Wählen Sie Übersichtsbericht.
- Geben Sie dem Übersichtsbericht einen Namen, eine Kategorie und eine Beschreibung.
- Name – Geben Sie dem Bericht einen Namen, der für Benutzer leicht zu erkennen ist. Tipps zur Benennung von Berichten finden Sie unter Berichte benennen.
- Kategorie – Wählen Sie eine Berichtskategorie aus der Dropdown-Liste. Da Übersichtsberichte hauptsächlich für Contact Intelligence-Zwecke verwendet werden, wählen Sie Contact Intelligence.
- Beschreibung – Die Berichtsbeschreibung wird im Berichtsauswahlfenster angezeigt und hilft Benutzern, den Zweck des Berichts zu erkennen. Geben Sie die Namen der im Bericht enthaltenen Abschnitte an, damit Benutzer diese Information in der Berichtsauswahl sehen können.
- Wählen Sie Übersichtsbericht.
- Klicken Sie auf Weiter, um zum nächsten Schritt des Assistenten zu gelangen.
Neuer Übersichtsbericht-Assistent: Abschnitte hinzufügen
Beim Erstellen eines Übersichtsberichts legen Sie fest, welche Abschnitte den Benutzern zur Verfügung stehen. Sie können zwar angeben, welche Abschnitte standardmäßig enthalten sein sollen, aber die Benutzer wählen beim Ausführen des Berichts selbst aus, welche Abschnitte sie einbeziehen möchten.
Sie können Abschnitte inaktiv setzen oder als Entwurf speichern, um sie später zu veröffentlichen. Weitere Informationen finden Sie unter Unfertige Abschnitte vor Benutzern verbergen und Mit Entwürfen arbeiten.
Es gibt drei Möglichkeiten, Abschnitte zum Bericht hinzuzufügen:
- Einen neuen Abschnitt von Grund auf erstellen
- Einen bestehenden Abschnitt aus einem anderen Bericht hinzufügen (und optional ändern und/oder umbenennen)
- Einen Abschnitt aus einer Datei importieren
Wenn Sie Abschnitte zum Bericht hinzufügen, erscheinen sie im Feld Abschnitte. Die Reihenfolge im Feld Abschnitte entspricht der Reihenfolge im Bericht. Mit den Schaltflächen Nach oben und Nach unten können Sie die Abschnitte beim Hinzufügen anordnen.
Einen neuen Abschnitt erstellen
Um einen neuen Abschnitt zu erstellen, klicken Sie auf Neu. Das Dialogfeld „Neuer Abschnitt“ wird angezeigt. Erstellen Sie den neuen Abschnitt und klicken Sie auf OK, um ihn zu speichern.
Nach dem Speichern wird der Abschnitt in Ihrem Bericht gespeichert. Er steht dann auch für andere Berichte zur Verfügung, falls Sie ihn später hinzufügen möchten.
Weitere Informationen zum Erstellen von Abschnitten finden Sie unter Neuer Übersichtsbericht-Abschnitt.
Wenn ein bestehender Abschnitt die gleichen Daten und das gleiche Design wie der gewünschte Abschnitt verwendet, ist es fast immer einfacher, mit dem bestehenden Abschnitt zu beginnen. Details dazu finden Sie unter Kann ich einen bestehenden Abschnitt als neuen Abschnitt speichern?.
Bestehenden Abschnitt finden
Abschnitte können zwischen Berichten geteilt werden. Um einen bestehenden Abschnitt für den Bericht zu finden, klicken Sie auf Finden. Das Dialogfeld „Abschnitte auswählen“ wird angezeigt.
Wählen Sie im Dropdown-Menü Abschnitte anzeigen aus den Bericht, aus dem Sie Abschnitte übernehmen möchten, oder wählen Sie Alle Abschnitte. Markieren Sie die gewünschten Abschnitte und klicken Sie auf OK.
Wenn Sie bereits existierende Abschnitte in Ihren Bericht aufnehmen, wird keine Kopie des Abschnitts erstellt. Sie verwenden denselben Abschnitt, der auch in anderen Berichten genutzt wird.
Wenn der Abschnitt, den Sie hinzufügen, geändert werden muss, können Sie ihn nach dem Hinzufügen zum Bericht bearbeiten, indem Sie den Abschnitt markieren und auf Bearbeiten klicken. Nach dem Speichern der Änderungen werden Sie gefragt, ob Sie den Abschnitt für alle Berichte oder nur für den aktuellen Bericht aktualisieren möchten. Wenn Sie nur den Abschnitt im aktuellen Bericht aktualisieren, wird eine separate Kopie erstellt und als Entwurf gespeichert, bis Sie ihn später veröffentlichen.
Weitere Informationen zum Bearbeiten von Abschnitten finden Sie unter Abschnitte bearbeiten.
Abschnitte importieren/exportieren
Beim Erstellen oder Bearbeiten von Übersichtsberichten können Sie in InterAction Abschnitte importieren und exportieren. Sie können auch InterAction-Listen- oder Zusammenfassungsberichte als Abschnitte importieren (Übersichtsberichte selbst können nicht als Abschnitte importiert werden).
Verwenden Sie die Import-/Exportfunktion für Abschnitte in folgenden Szenarien:
- Sie haben einen InterAction-Listen- oder Zusammenfassungsbericht, den Sie als Abschnitt verwenden möchten. Sie können ihn importieren und anpassen, anstatt einen neuen Abschnitt zu erstellen.
- Sie haben einen Abschnitt von der LexisNexis InterAction Support-Website heruntergeladen und möchten ihn in einen Bericht einfügen.
- Sie verschieben einen Abschnitt von einer Testdatenbank in die Produktion (oder umgekehrt).
- Sie haben bereits einen Abschnitt erstellt, der Ihnen gefällt, und dieser befindet sich nur im aktuellen Bericht. Sie möchten einen ähnlichen Abschnitt im selben Bericht erstellen. Sie können den Abschnitt exportieren und dann im selben Bericht importieren, sodass Sie keinen neuen Abschnitt von Grund auf neu erstellen müssen. Siehe Kann ich einen bestehenden Abschnitt als neuen Abschnitt speichern?
Um einen Abschnitt zu importieren, wählen Sie Erweitert > Abschnitt aus Datei importieren. Navigieren Sie zur IRD-Datei und wählen Sie dann Öffnen. Nach dem Importieren eines Abschnitts ist dieser zunächst inaktiv. Um den Abschnitt zu aktivieren, wählen Sie Bearbeiten und dann Alle Änderungen den Benutzern sofort nach dem Speichern des Berichts zur Verfügung stellen.
Um einen Abschnitt zu exportieren, wählen Sie Erweitert > Abschnitt in Datei exportieren. Wählen Sie einen Speicherort und dann Speichern.
Einen Abschnitt standardmäßig einbeziehen
Wenn Sie die Liste der Abschnitte in einem Übersichtsbericht verwalten, können Sie einen Abschnitt standardmäßig in den Bericht aufnehmen. Wenn das Kontrollkästchen Standardmäßig einbeziehen aktiviert ist, wird der Abschnitt im Bericht angezeigt, wenn der Benutzer den Bericht ausführt, ohne Personalisierungsoptionen zu ändern.
Dieses Kontrollkästchen legt nur die Standardeinstellung fest – Benutzer können die Abschnitte eines Berichts bei der Personalisierung selbst auswählen.
Abschnitte entfernen
Um einen Abschnitt zu entfernen, markieren Sie den Abschnitt in der Liste und wählen Sie dann Entfernen.
Wenn der Abschnitt in keinen anderen Berichten verwendet wird, warnt InterAction Sie, dass der Abschnitt dauerhaft gelöscht wird und nicht mehr in anderen Berichten zur Verfügung steht.
Kann ich einen bestehenden Abschnitt als neuen Abschnitt speichern?
Nein. Sie können jedoch Folgendes tun:
-
Wenn sich der bestehende Abschnitt in einem anderen Bericht befindet, wählen Sie „Suchen“, um diesen Abschnitt zu finden und zum aktuellen Bericht hinzuzufügen. Anschließend können Sie ihn bearbeiten und die Änderungen nur auf den aktuellen Bericht anwenden.
Weitere Informationen zum Suchen von Abschnitten finden Sie unter Einen bestehenden Abschnitt finden.
-
Wenn sich der bestehende Abschnitt nur im aktuellen Bericht befindet und Sie einen ähnlichen Abschnitt im selben Bericht erstellen möchten, exportieren Sie den Abschnitt und importieren Sie ihn dann als neuen Abschnitt.
Beispielsweise möchten Sie einen Bericht mit zwei Beziehungsabschnitten erstellen. Sie erstellen einen Beziehungsabschnitt, der genau Ihren Vorstellungen entspricht. Anstatt den zweiten Abschnitt neu zu gestalten, exportieren Sie den ersten Abschnitt und importieren ihn erneut. Benennen Sie den Abschnitt um und passen Sie die Datenoptionen und das Design nach Bedarf an.
Weitere Informationen zum Importieren und Exportieren von Abschnitten finden Sie unter Abschnitte importieren/exportieren.
Neuer Übersichtsbericht-Assistent: Layout
Wählen Sie Design im Tab Layout, um die InterAction Report Designer-Anwendung zu öffnen und das Layout der gemeinsamen Elemente Ihres Übersichtsberichts zu gestalten (wie z. B. den Berichtskopf oder Seitenkopf und -fuß).
Da Übersichtsberichte Datenabschnitte enthalten, die Sie separat gestalten, müssen Sie auf Berichtsebene nur die folgenden Komponenten gestalten:
- Berichtskopf – Ein Kopf, der nur einmal am Anfang des Berichts gedruckt wird.
- Seitenkopf – Ein Kopf, der oben auf jeder Seite gedruckt wird.
- Seitenfuß – Ein Fuß, der unten auf jeder Seite gedruckt wird.
- Berichtsfuß – Ein Fußabschnitt, der nur einmal am Ende des Berichts gedruckt wird.
Weitere Informationen darüber, wie sich das Gestalten von Übersichtsberichten vom Gestalten von Abschnitten unterscheidet, finden Sie unter Abschnitte gestalten vs. Berichte gestalten.
Weitere Informationen zur Verwendung des InterAction Report Designers zum Gestalten von Berichten finden Sie unter „Berichte gestalten mit dem InterAction Report Designer“ auf Seite 1.
Sortierreihenfolge festlegen
Beim Erstellen von Übersichtsberichten stehen Ihnen zwei Sortieroptionen zur Verfügung:
- Name (Personenname oder Firmenname)
- Firmenname (Zugehörige Firma der Person oder Firmenname)
Die Sortieroptionen sind begrenzt, da Übersichtsberichte einzelne Abschnitte enthalten, die ihre eigene Sortierreihenfolge haben. Auf Berichtsebene geben Sie lediglich an, wie die Kontakte im Bericht sortiert werden sollen.
Beispielsweise können Sie Personenkontakte alphabetisch nach Name sortieren, damit Sie bei 20 Kontakten diese im Bericht leicht finden. Für jeden Kontakt können Sie dann Abschnitte erstellen, die in ihrer eigenen logischen Reihenfolge sortiert sind, wie z. B. bevorstehende Termine oder wichtige Beziehungen.
Berichtsvorschau
Wenn Sie Ihren Bericht gestalten, können Sie ihn mit der Schaltfläche Vorschau anzeigen. Während des Gestaltungsprozesses empfiehlt es sich, häufig eine Vorschau mit einem Ordner anzuzeigen, der repräsentative Daten für den Bericht enthält. Wenn Sie beispielsweise einen Bericht für Personen und Firmen erstellen, stellen Sie sicher, dass Sie einen Ordner mit sowohl Personen- als auch Firmenkontakten für die Vorschau verwenden. Wenn Sie eine Testmenge von Kontakten verwenden, die keine Werte in den benötigten Feldern haben, erhalten Sie kein realistisches Beispiel dafür, wie der fertige Bericht aussehen wird.
Je größer der Ordner ist, aus dem Sie die Vorschau anzeigen, desto länger dauert es, bis das Vorschaufenster angezeigt wird. Daher empfiehlt es sich, für die Vorschau einen kleineren Ordner oder eine Teilmenge von Kontakten zu verwenden.
Bei der Vorschau von Übersichtsberichten werden Entwurfsabschnitte in der Vorschau angezeigt. So können Sie alle Abschnitte im Bericht zu Testzwecken sehen. Es gibt jedoch keinen visuellen Hinweis darauf, welche Abschnitte Entwürfe sind.
Standardmäßig ist der Vorschauordner der Ordner, den Sie aktuell in InterAction geöffnet haben. Um einen anderen Ordner auszuwählen, klicken Sie auf die Suchschaltfläche und suchen Sie den Ordner im Dialogfeld „Ordner suchen“. Hilfe zur Verwendung des Dialogfelds „Ordner suchen“ finden Sie unter Einen Ordner mit „Ordner suchen“ finden.
Neuer Übersichtsbericht-Assistent: Sicherheit
Beim Erstellen von Übersichtsberichten können Berichtsmanager Sicherheitsoptionen festlegen:
- Sicherheit – Die Benutzer und/oder Gruppen, die berechtigt sind, auf den Bericht zuzugreifen
- Zugänglich von – Für die Benutzer und/oder Gruppen, die auf den Bericht zugreifen können, der Ort, an dem der Bericht verfügbar ist (Web Client, Windows Client oder PIM)
- Gilt für – Ob der Bericht standardmäßig im Berichtsauswahlfenster angezeigt wird, basierend auf den Kontakten, über die der Benutzer berichtet.
Ein einzelner Übersichtsbericht kann sowohl für Personen- als auch für Firmenkontakte ausgeführt werden, da nur die Abschnitte, die für die ausgewählten Kontakte relevant sind, im Bericht ausgegeben werden. Weitere Informationen finden Sie unter Neuer Abschnitt: Allgemein-Tab.
Weitere Informationen finden Sie in den folgenden Themen:
- Sicherheit (Ansichtsrechte) für Berichte einrichten
- Angeben, ob ein Bericht für Personen- oder Firmenkontakte angezeigt werden soll