Wenn Sie einen Bericht erstellen, können Sie jedes globale oder ordnerspezifische Zusatzfeld aus InterAction in den Bericht aufnehmen.
Beim Erstellen von Berichten stehen Ihnen verschiedene Möglichkeiten zur Verfügung, Felder zu finden. Wenn Sie die Informationen festlegen, die in Ihrem Bericht enthalten sein sollen, können Sie jedes in InterAction gespeicherte Zusatzfeld für Kontakte einbeziehen. Wenn Sie den Bericht ausführen, sucht InterAction das von Ihnen angegebene Feld. Ist das Feld ordnerspezifisch, wird es im von Ihnen angegebenen Ordner gefunden, auch wenn Sie diesen Ordner gerade nicht geöffnet haben.
Zusatzfelder in Berichte einbeziehen
| Wenn Sie ... möchten | Dann wählen Sie ... |
|---|---|
| Ein Feld direkt beim Kontakt einbeziehen | Zusatzfelder > Vom aktuellen Kontakt |
| Ein Feld einbeziehen, das bei der Firma eines Kontakts hinterlegt ist | Zusatzfelder > Von der zugeordneten Firma des Kontakts |
| Ein Feld einbeziehen, das in vielen Ordnern verwendet wird, z. B. RSVP, und der Bericht soll für jeden dieser Ordner funktionieren | Wählen Sie die Ordnerklasse (Arbeitsliste, Marketingliste oder Ordner) und dann die Option Aktuelle Liste oder Aktueller Ordner. |
| Einen Bericht erstellen, der die Namen der Ordner/Listen auflistet, mit denen ein Kontakt verknüpft ist, und die Werte der Zusatzfelder in diesen Ordnern/Listen einbezieht |
Wählen Sie die Ordnerklasse (Arbeitsliste, Marketingliste oder Ordner) und dann die Option Ausgewählte Liste oder Ausgewählter Ordner. Weitere Informationen finden Sie unter: • Listennamen in einem Bericht einbeziehen (Bericht über ausgewählte Listen) |
| Einfach Profilfelder anzeigen, die für einen Kontakt gelten (wie im Web Client) |
Profile Weitere Informationen finden Sie unter Profile. |
Wenn Sie einen Bericht erstellen, der meist für Personenkontakte verwendet wird, können Sie zusätzliche Informationen von der zugeordneten Firma jedes Kontakts abrufen. Zum Beispiel möchten Sie vielleicht einen Bericht erstellen, mit dem Benutzer Personen, mit denen sie typischerweise Kontakt haben, nach der Branche organisieren können, in der sie arbeiten. In diesem Fall würde der Bericht den Namen jeder Person, den Firmennamen, die Telefonnummer und die Werte aus einem „Branche“-Feld der zugeordneten Firma der Person enthalten.
Sie können überprüfen, ob die Werte des Zusatzfelds vom Personenkontakt oder vom Firmenkontakt stammen, indem Sie das Feld in der Liste der Berichtsfelder auswählen und auf die Schaltfläche Bearbeiten klicken.
Nachdem Sie entweder Vom aktuellen Kontakt oder Von der zugeordneten Firma des Kontakts in der InterAction-Feldliste ausgewählt und dann Hinzufügen gewählt haben, um das Feld zur Liste der Berichtsfelder hinzuzufügen, wird das Dialogfeld „Zusatzfeldoptionen“ angezeigt.
Standardmäßig werden alle Zusatzfelder für den aktuellen Ordner angezeigt. Wählen Sie die Felder aus, die im Bericht enthalten sein sollen, und klicken Sie dann auf OK. Um Zusatzfelder aus einem anderen Ordner einzubeziehen, wählen Sie Weitere Felder suchen und suchen Sie nach dem Ordner mit den gewünschten Feldern.
Nachdem Sie im Dialogfeld „Zusatzfeldoptionen“ auf OK geklickt haben, werden die Zusatzfelder zur Liste der Berichtsfelder hinzugefügt.
Wenn ein Benutzer einen Bericht ausführt und keinen Zugriff auf den Ordner hat, aus dem die Zusatzfelder stammen, werden die Feldüberschriften angezeigt, aber die Datenfelder bleiben leer.
Werte für ein Mehrfachwert-Zusatzfeld aufteilen
Sie können auswählen, wie Werte aus einem Mehrfachwert-Zusatzfeld im Bericht angezeigt werden:
- Alle Werte in einem einzigen Feld anzeigen
- Für jeden Wert und jeden Kontakt eine eigene Zeile anzeigen
Um auf diese Optionen zuzugreifen, klicken Sie im Dialogfeld „Zusatzfeldoptionen“ auf die Schaltfläche Wertoptionen. Alternativ können Sie das Feld in der Liste Berichtsfelder auswählen und auf Bearbeiten klicken.
Die Option Alle Werte in einem einzigen Feld anzeigen ist nützlich, wenn Sie die Werte einfach als Liste sehen möchten. Wählen Sie, wodurch die Werte getrennt werden sollen. Um zum Beispiel die Sprachen aufzulisten, die eine Person spricht, können Sie alle Werte in einem Feld anzeigen und jeden Wert durch einen Zeilenumbruch oder ein Komma trennen.
Wenn Sie diese Informationen nutzen möchten, um einen Bericht zu erstellen, der Personen nach Sprache gruppiert, wählen Sie Für jeden Wert und jeden Kontakt eine eigene Zeile anzeigen.
Den Sekundärwert eines Zusatzfelds einbeziehen
Wenn ein Zusatzfeld einen Sekundärwert enthält, können Sie wählen, ob und wie dieser im Bericht angezeigt werden soll:
- In Klammern neben dem Primärwert des Feldes
- In einer separaten Spalte
Um auf diese Optionen zuzugreifen, klicken Sie im Dialogfeld „Zusatzfeldoptionen“ auf die Schaltfläche Wertoptionen. Alternativ können Sie das Feld in der Liste Berichtsfelder auswählen und auf Bearbeiten klicken.
Namen für InterAction-Benutzer-Zusatzfelder formatieren
Wenn Sie ein Zusatzfeld vom Typ „InterAction-Benutzer“ zu Ihrem Bericht hinzufügen, wird der Name eines InterAction-Benutzers in einem einzigen Feld angezeigt. Wenn Sie den Bericht beispielsweise in eine Tabelle exportieren, enthält eine Spalte den Namen jedes InterAction-Benutzers.
Sie können den Namen nicht in mehreren Spalten anzeigen (z. B. separate Spalten für Nachname und Vorname).
Sie können die Namensbestandteile auswählen, die im Bericht angezeigt werden sollen, z. B. Titel, Vorname, Nachname, zweiter Vorname und Namenszusatz.
Um den Namen anzupassen, wählen Sie Namenoptionen. Im Dialogfeld „Namenoptionen“ wählen Sie aus, wie der Name im Bericht angezeigt werden soll.
[1] Wählen Sie Namenoptionen, um die Anzeige des Namens in Ihrem Bericht anzupassen.
[2] Im Dialogfeld „Namenoptionen“ wählen Sie die Namensbestandteile aus, die im Bericht erscheinen sollen, und die Reihenfolge, in der sie angezeigt werden.
Wählen Sie, welche Bestandteile des Kontaktnamens angezeigt werden sollen und in welcher Reihenfolge der Name dargestellt wird.
Beispiele:
Nachname, Vorname zweiter Vorname
Nachname, Vorname zweiter Vorname (Initiale)
Titel Vorname Nachname Namenszusatz
Die von Ihnen gewählten Bestandteile können die Sortierung Ihres Berichts beeinflussen, wenn Sie nach diesem Feld sortieren. Überlegen Sie zum Beispiel, wie sich das Hinzufügen des Namenszusatzes auf das Ergebnis auswirkt.
Wenn Sie diese InterAction-Benutzer haben, sortiert in InterAction:
Smith, Judy
Smith, Thomas
Werden die Benutzer in Ihrem Bericht so sortiert:
Smith, Jr. Thomas
Smith, Judy
Wenn Sie dieses Ergebnis nicht möchten, lassen Sie den Namenszusatz beim Benutzernamen weg.
Ein Zusatzfeld nach Namen referenzieren
Beide Zusatzfeldoptionen, die für Berichte oder Exporte zur Verfügung stehen (Vom aktuellen Kontakt und Von der zugeordneten Firma des Kontakts), suchen genau das Feld, das Sie im genau angegebenen Ordner festgelegt haben. Das ist möglicherweise nicht immer das gewünschte Verhalten.
Beispiel: Sie möchten einen RSVP-Bericht erstellen, den Sie für verschiedene Veranstaltungen nutzen können. Wenn Sie diesen Bericht erstellen, indem Sie das RSVP-Feld aus der Tax Seminar-Veranstaltungsliste hinzufügen, verwendet der Bericht immer genau dieses RSVP-Feld. Wenn Sie die Golf Outing-Veranstaltungsliste öffnen und den Bericht ausführen, würde das RSVP-Feld im Bericht nicht die Antwort des Kontakts auf das Golfturnier anzeigen, sondern seine/ihre Antwort auf das Tax Seminar.
Um ein Zusatzfeld nach Namen zu referenzieren und den Wert aus der aktuell geöffneten Liste zu verwenden, können Sie eine der folgenden Optionen nutzen:
- Aktuelle Arbeitsliste
- Aktuelle Marketingliste
- Aktueller Ordner (siehe Ordner für weitere Informationen)
Weitere Informationen zu Berichten für Arbeits- und Marketinglisten finden Sie unter Bericht über eine aktuelle Liste.