Wenn Sie Adressen, Telefonnummern oder elektronische Adressen zu einem Bericht hinzufügen, können Sie wählen, ob Sie jedes Feld des Elements einzeln oder das gesamte, formatierte Element hinzufügen möchten. Zum Beispiel können Sie die Stadt einer Adresse einfügen oder die vollständige, formatierte Adresse.
Wenn Sie die Felder auswählen, die dem Bericht hinzugefügt werden sollen, wird die Version der Kontaktinformationen des Benutzers verwendet, sofern sich der Kontakt in seiner Kontaktliste befindet. Sie können diese Standardeinstellung überschreiben – weitere Informationen finden Sie unter Kontaktinformationen: Benutzer-Version vs. Organisations-Version.
Informationen darüber, ob die ordnerspezifische oder globale Version verwendet wird und wie Sie diese Standardeinstellung überschreiben können, finden Sie unter Ordnerspezifische Informationen in Berichten einbeziehen (für einen bestimmten Ordner).
Weitere Informationen finden Sie in den folgenden Themen:
- Adressen in Berichten einbeziehen
- Die Option „Vollständige Adresse“ verwenden
- Telefonnummern in Berichten einbeziehen
- E-Mail-Adressen in Berichten einbeziehen
- Über alternative Adress-, Telefon- und elektronische Adresstypen
Adressen in Berichten einbeziehen
Wenn Sie eine Adresse in einen Bericht aufnehmen, wird in der Regel die Postadresse verwendet. Die meisten Kontakte, sofern sie überhaupt eine Adresse haben, verfügen über eine Postadresse.
Wenn Sie gezielt Geschäfts- oder Privatadressen von Kontakten einbeziehen möchten, können Sie Adressen für bestimmte Standorttypen (Geschäftlich, Geschäftlich 2, usw.) einfügen.
Sie können auch die einzelnen Adressfelder separat einfügen. Wenn Sie die Adressfelder einzeln auswählen, werden diese Felder in einer eigenen Spalte im Bericht angezeigt.
Sie können aus Folgendem wählen:
- Straße
- Zeilen 1–3 einzeln
- Zusätzliche Zeile
- Stadt
- Bundesland/Provinz
- Postleitzahl
- Land
- Beschreibung
- IDs
Wenn Sie nicht jede Zeile einzeln exportieren möchten, verwenden Sie die Option Vollständige Adresse.
Die Option „Vollständige Adresse“ verwenden
Die Option „Vollständige Adresse“ ist eine gute Möglichkeit, ein Feld zu erstellen, das Stadt, Bundesland und Land in einem Feld zusammenfasst. Sie können dieses Feld dann nutzen, um Kontakte im Bericht zu gruppieren.
Mit der Option „Vollständige Adresse“ können Sie alle Bestandteile einer Adresse in einer Spalte des Berichts zusammenfassen. Sie können auswählen, welche Elemente Sie einbeziehen möchten und wie die Adresse formatiert werden soll. Außerdem können Sie regionale Einstellungen nutzen und internationale Versandregeln anwenden, um zu bestimmen, ob das Land in der Adresse angezeigt wird.
Um das Layout einer Adresse zu ändern, fügen Sie das Adressfeld zur Liste der im Bericht enthaltenen Felder hinzu. Wählen Sie das Adressfeld aus der Liste und klicken Sie auf Bearbeiten.
Wenn Sie die Felder Vollständige Postadresse (Firmenversion), Vollständige Geschäftsadresse (Firmenversion) oder Vollständige Privatadresse (Firmenversion) im Bereich Erweitert – Standardwerte überschreiben bearbeiten, werden die Adresslayouts im Tab Ergebnisse anordnen festgelegt.
Die folgenden Tabellen helfen Ihnen bei der Auswahl der Optionen im Dialogfeld „Optionen für vollständige Adresse“.
Um den vollständigen, nicht abgekürzten Namen des Bundeslandes einzufügen, wählen Sie die Option „Vollständige Adresse“ und ändern Sie dann das Layout so, dass nur <State/ProvinceFull> enthalten ist.
Adressen formatieren – Layouts
| Um... | Dann |
|---|---|
| Das vollständige Adresslayout verwenden, das für das jeweilige Land jeder Adresse definiert ist. | Wählen Sie die Option Das für jedes Land angegebene Adresslayout verwenden. |
| Für alle Adressen das gleiche Layout verwenden, unabhängig vom für das Land definierten Layout. |
Wählen Sie Benutzerdefiniertes Layout für Adressen verwenden. Verwenden Sie im Textfeld die Tasten Rücktaste oder Löschen auf Ihrer Tastatur, um Elemente zu entfernen. Um Elemente hinzuzufügen, geben Sie Zeichen oder Zeilenumbrüche ein. Um Felder zum Adresslayout hinzuzufügen, wählen Sie Einfügen. |
| Das Layout so einstellen, dass nur bestimmte Felder enthalten sind (z. B. möchten Sie, dass das Feld nur Stadt und Bundesland enthält, um Kontakte später nach diesem Feld zu gruppieren). |
Wählen Sie Benutzerdefiniertes Layout für Adressen verwenden. Verwenden Sie im Textfeld die Tasten Rücktaste oder Löschen auf Ihrer Tastatur, um Elemente zu entfernen. Um Elemente hinzuzufügen, geben Sie Zeichen oder Zeilenumbrüche ein. Um Felder zum Adresslayout hinzuzufügen, wählen Sie Einfügen. |
|
Das Land in der Adresse nur anzeigen, wenn das Land des Kontakts von dem des Benutzers, der die Umschläge/Etiketten druckt, abweicht. Beispiel: Der Benutzer arbeitet in Frankreich (die Regionaleinstellungen auf dem PC des Benutzers sind auf Frankreich gesetzt) und einige der Kontakte, an die der Benutzer Post sendet, leben in den USA. Bei allen Kontakten, die in Frankreich leben, wird das Land NICHT in der Adresse angezeigt, bei allen, die in den USA leben, wird das Land angezeigt. Die Ländernamen aller Länder werden auf Französisch gedruckt. |
Wählen Sie Internationale Versandregeln anwenden. Wählen Sie Regionale Einstellungen des aktuellen Benutzers verwenden. |
| Das Land immer für jede Adresse anzeigen, auch wenn das Land mit dem des Benutzers übereinstimmt, der den Bericht ausführt. | Deaktivieren Sie das Kontrollkästchen Internationale Versandregeln anwenden. |
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Immer eine bestimmte regionale Einstellung anstelle der des Benutzers beim Formatieren von Adressen verwenden (ungewöhnlich). Verwenden Sie diese Option für einen Versand, der immer an einem bestimmten Ort erfolgt. Beispiel: Ein Unternehmen mit Niederlassungen in Frankreich, Deutschland und den USA wickelt das Marketing zentral in Frankreich ab. Beim Drucken von Versandetiketten wird das Land auf Französisch gedruckt. Das Land wird für Kontakte, die in Frankreich leben, nicht gedruckt. |
Wählen Sie Internationale Versandregeln anwenden. Wählen Sie Immer Folgendes verwenden (Regionaleinstellungen des Benutzers ignorieren). Wählen Sie das Land und die Sprache, die für die Adresse verwendet werden sollen, in den Dropdown-Listen Versand von und Land drucken in aus. |
Telefonnummern in Berichten einbeziehen
Wenn Sie eine Telefonnummer in einen Bericht aufnehmen, wird in der Regel die Option Primäre Telefonnummer verwendet (Primäres Fax, Primärer Pager usw.). Da InterAction-Kontakte mehrere Telefonnummern haben können, gibt es Regeln, die bestimmen, welche die primäre Telefonnummer ist.
Wenn Sie den Bericht aus einem Ordner oder einer Liste heraus erstellen, wird die ordnerspezifische Telefonnummer verwendet. Gibt es keine ordnerspezifischen Nummern, wird die globale Version verwendet. Auch wenn sich der Kontakt in der Kontaktliste des Benutzers befindet, wird niemals die Benutzerinformation verwendet.
Sie können die Standardeinstellung, die festlegt, ob die ordnerspezifische oder globale Version verwendet wird, überschreiben. Weitere Informationen finden Sie unter Bestimmte Versionen auswählen (ordnerspezifisch oder global).
Wenn Sie den Bericht aus einem Suchergebnis heraus erstellen, wird die Version der Telefonnummer des Benutzers verwendet, sofern sich der Kontakt in der Kontaktliste des Benutzers befindet. Ist der Kontakt nicht in der Kontaktliste des Benutzers, wird die Organisationsversion der Telefonnummer verwendet.
Die primäre Telefonnummer hängt davon ab, welche Informationen für den Kontakt verfügbar sind. InterAction verwendet eine Hierarchie, um zu bestimmen, welches Element exportiert wird. Existiert das erste Element in der Hierarchie nicht, wird das nächste geprüft usw.
Folgende Hierarchie wird verwendet, um die primäre Telefonnummer für einen Benutzerkontakt oder einen Kontakt, der sowohl in der Benutzer- als auch in der Organisationsliste ist, zu bestimmen:
- Direktwahl (Geschäftstelefon für Unternehmen)
- Firmentelefon (Geschäftlich 2 für Unternehmen)
- Mobiltelefon
- Privatnummer (nur Personen)
- Weitere Nummer
Folgende Hierarchie wird verwendet, um die primäre Telefonnummer für einen Kontakt zu bestimmen, der nur in der Organisationsliste ist:
Personenkontakte:
- Geschäftstelefon
- Geschäftlich 2
- Alternative Geschäftstelefone
- Geschäftliches Mobiltelefon
- Geschäftlich 2 Mobil
- Alternatives geschäftliches Mobiltelefon
- Privatnummer
- Alternative Privatnummer
- Privates Mobiltelefon
- Alternatives privates Mobiltelefon
- Weitere Nummer
Unternehmenskontakte:
- Geschäftstelefon
- Geschäftlich 2
- Alternatives Geschäftstelefon
- Geschäftliches Mobiltelefon
- Geschäftlich 2 Mobil
- Alternatives geschäftliches Mobiltelefon
- Weitere Nummer
Befindet sich der Kontakt im Kontext eines Ordners, wird die ordnerspezifische Information verwendet. Gibt es keine ordnerspezifische Information, wird die Organisationsversion verwendet.
Wenn das Feld Primäre Telefonnummer nicht die gewünschten Informationen liefert, können Sie den Typ der im Bericht enthaltenen Telefonnummer angeben, z. B. Geschäftlich, Privat usw.
Um das Layout einer Telefonnummer zu ändern (bei Verwendung von Primäre Telefonnummer oder Komplette Telefonnummer), fügen Sie das Telefonnummernfeld zur Liste der im Bericht enthaltenen Felder hinzu. Wählen Sie das Telefonnummernfeld aus der Liste und klicken Sie dann auf Bearbeiten.
Wenn Sie die Felder Geschäftstelefon (Firmenversion), Geschäftlich 2 (Firmenversion) oder Privatnummer (Firmenversion) im Bereich Erweitert – Standardwerte überschreiben bearbeiten, werden die Telefonoptionen im Tab Ergebnisse anordnen festgelegt.
Sie können folgende Elemente einbeziehen:
- Nummer
- Durchwahl, mit individuellem Label
- Beschreibung
- Standorttyp (Geschäftlich, Privat usw.)
- Telefontyp (Telefon, Fax usw.)
- Abgekürzter Typ (nur für die Option Primäre Telefonnummer). Diese Option enthält eine Abkürzung für den Standorttyp der Telefonnummer: Geschäftlich (g), Privat (p), Mobil (m) oder Sonstige (s).
Da die Option Abgekürzter Typ die Abkürzung für den Standorttyp enthält, wird empfohlen, den Standorttyp nicht zusätzlich einzufügen, wenn Sie die Option Abgekürzter Typ verwenden. Andernfalls sieht der Datensatz zum Beispiel so aus: (212) 555-9068 – Geschäftlich (g).
E-Mail-Adressen in Berichten einbeziehen
Wenn Sie eine E-Mail-Adresse oder eine Website in einen Bericht aufnehmen, wird in der Regel die Option Primäre E-Mail und/oder Primäre Website verwendet.
Da InterAction-Kontakte mehrere E-Mail-Adressen und Websites haben können, gibt es Regeln, die bestimmen, welche die primäre E-Mail oder primäre Website ist.
Wenn Sie den Bericht aus einem Ordner oder einer Liste heraus erstellen, wird die ordnerspezifische elektronische Adresse verwendet. Gibt es keine ordnerspezifischen Adressen, wird die globale Version verwendet. Auch wenn sich der Kontakt in der Kontaktliste des Benutzers befindet, wird niemals die Benutzerinformation verwendet.
Sie können die Standardeinstellung, die festlegt, ob die ordnerspezifische oder die globale Version verwendet wird, außer Kraft setzen. Weitere Informationen finden Sie unter Auswahl bestimmter Versionen (ordnerspezifisch oder global).
Wenn Sie den Bericht aus einem Suchergebnis heraus ausführen, wird die Version der elektronischen Adresse eines Kontakts verwendet, die sich in der Kontaktliste des Benutzers befindet. Ist der Kontakt nicht in der Kontaktliste des Benutzers, wird die Version der Organisation für die elektronische Adresse verwendet.
Die primäre E-Mail-Adresse oder die primäre Website hängt davon ab, welche Informationen für den Kontakt verfügbar sind. InterAction verwendet eine Hierarchie, um zu bestimmen, welches Element exportiert wird. Existiert das erste Element in der Hierarchie nicht, wird das nächste geprüft, und so weiter.
Folgende Hierarchie wird verwendet, um die primäre E-Mail-Adresse oder Website für einen Benutzerkontakt zu bestimmen:
- Geschäftliche E-Mail-Adresse oder Website
- Private E-Mail-Adresse oder Website (nur Personen)
- Sonstige E-Mail-Adresse oder Website
Folgende Hierarchie wird verwendet, um die primäre E-Mail-Adresse oder Website für einen Organisationskontakt zu bestimmen:
- Geschäftliche E-Mail-Adresse oder Website
- Geschäftliche 2 E-Mail-Adresse oder Website
- Alternative geschäftliche E-Mail-Adresse oder Website
- Private E-Mail-Adresse oder Website (nur Personen)
- Alternative private E-Mail-Adresse oder Website (nur Personen)
- Sonstige E-Mail-Adresse oder Website
Wenn Primäre E-Mail oder Primäre Website nicht die gewünschten Informationen liefert, geben Sie den Typ der E-Mail-Adresse oder Website an, der im Bericht enthalten sein soll, z. B. Geschäftlich, Privat usw.
Um das Layout einer elektronischen Adresse zu ändern (bei Verwendung von Primäre E-Mail oder Vollständige E-Mail), fügen Sie das Feld für die elektronische Adresse zur Liste der im Bericht enthaltenen Felder hinzu. Wählen Sie das Feld aus der Liste und klicken Sie dann auf Bearbeiten.
Wenn Sie die Felder Geschäftliche Firmenversion E-Mail oder Private Firmenversion E-Mail im Bereich Erweitert – Standardwerte überschreiben bearbeiten, werden die E-Mail-Optionen im Tab Ergebnisse anordnen festgelegt.
Über alternative Adress-, Telefon- und elektronische Adresstypen
Wenn Sie alternative geschäftliche oder private Adressen, Telefonnummern oder elektronische Adressen in Ihren Bericht aufnehmen, beachten Sie, dass es sich hierbei um Mehrwertfelder und nicht um Einzelwertfelder handelt. Das bedeutet, dass Sie diese nicht als jeweils ein Element pro Spalte anzeigen können.
Jedes eindeutige alternative Feld kann in einer eigenen Spalte stehen (zum Beispiel ein alternatives geschäftliches Telefon). Wenn jedoch mehrere Werte existieren (zum Beispiel drei alternative geschäftliche Telefonnummern), können Sie diese Werte nicht auf separate Spalten aufteilen.
Um das Trennzeichen für die Werte festzulegen, fügen Sie das alternative Adress-, Telefon- oder elektronische Adressfeld zur Liste der im Bericht enthaltenen Felder hinzu. Wählen Sie das Feld in der Liste und klicken Sie dann auf Bearbeiten. Im Dialogfeld Optionen wählen Sie das gewünschte Trennzeichen aus. Im untenstehenden Beispiel werden alternative Telefonnummern durch einen Zeilenumbruch getrennt.
Anfangs werden die Werte für jeden Kontakt durch Semikolons (;) getrennt. Um die Elemente in einer Liste anzuzeigen, sollten Sie als Trennzeichen einen Zeilenumbruch zwischen den einzelnen Werten wählen.
Um eine Leerzeile zwischen den Werten einzufügen, wählen Sie die Option Sonstiges im Feld Werttrennzeichen (Abbildung 37-11) und geben Sie dann \n\n in das Textfeld ein.
Ein Beispiel für die Verwendung alternativer Adressen, Telefonnummern und E-Mail-Adressen finden Sie im InterAction-Standardbericht Kontaktliste – Alle Telefonnummern und Adressen.