Beim Erstellen von Berichten über Kontakte haben Sie verschiedene Möglichkeiten, den Namen des Kontakts einzubeziehen. Welche Option Sie wählen, sollte davon abhängen, was Sie mit dem Bericht vorhaben.
Wenn Ihr Unternehmen sprachspezifische Kontaktinformationen aktiviert hat, verwenden Sie das Datenfeld Sprachspezifische Informationen in Berichten, um sprachspezifische Kontaktinformationen einzubeziehen. Weitere Informationen finden Sie unter Sprachspezifische Informationen.
Vollständiger Name
Die Option Vollständiger Name ist das Namensdatenfeld, das Sie am häufigsten verwenden werden. Sie ist die vielseitigste Namensoption, da sie sowohl für Personen als auch für Unternehmen funktioniert. Wenn Sie den Bericht als Tabelle betrachten, enthält eine Spalte in der Tabelle den vollständigen Namen für jeden Kontakt. Nur diese Option kann dieses Ergebnis liefern. Jede andere Auswahl führt zu mehreren Spalten, um den Namen für jeden Kontakt anzuzeigen (zum Beispiel separate Spalten für Nachname und Vorname).
Wenn Sie die Option Vollständiger Name verwenden, können Sie die Namensbestandteile auswählen, die im Bericht enthalten sein sollen. Für Personenkontakte können Sie beispielsweise jede beliebige Kombination aus Titel, Vorname, Nachname, zweitem Vornamen und Namenszusatz verwenden.
Um den Namen anzupassen, fügen Sie Vollständiger Name zur Liste der Berichts-Felder hinzu. Wählen Sie Vollständiger Name in der Liste aus und klicken Sie auf Bearbeiten.
Im Dialogfeld „Optionen für vollständigen Namen“ wählen Sie aus, wie der Name im Bericht angezeigt werden soll.
Sie können festlegen, was für Kontakte enthalten sein soll:
-
Für Personen können Sie auswählen, welche Bestandteile des Kontaktnamens enthalten sein sollen und in welcher Reihenfolge der Name angezeigt wird.
Beispiele:
Nachname, Vorname Zweiter Vorname
Nachname, Vorname Zweiter Anfangsbuchstabe
Titel Vorname Nachname Namenszusatz
- Für Unternehmen können Sie wählen, ob Sie den Firmennamen oder den Firmennamen (auch bekannt als) für jeden Unternehmenskontakt verwenden möchten.
Die Bestandteile, die Sie für den vollständigen Namen auswählen, können beeinflussen, wie Ihre Kontakte im Bericht sortiert werden. Überlegen Sie zum Beispiel, wie sich das Hinzufügen des Namenszusatzes auf die Ergebnisse Ihres Berichts auswirkt.
Wenn Sie diese Kontakte haben, wie sie in InterAction sortiert sind:
Smith, Judy
Smith, Thomas
Werden die Kontakte in Ihrem Bericht in folgender Reihenfolge sortiert:
Smith, Jr. Thomas
Smith, Judy
Wenn Sie dieses Ergebnis nicht wünschen, schließen Sie den Namenszusatz beim vollständigen Namen aus, wenn Sie über Personenkontakte berichten.
Namensfelder für Personen
Wenn Sie mehr Kontrolle darüber haben möchten, wie der Name eines Personenkontakts im Bericht angezeigt wird, wählen Sie jedes Feld einzeln aus. Wenn Sie den Bericht als Tabelle betrachten, wäre jeder Teil des Kontaktnamens in einer separaten Spalte. Sie können aus folgenden Optionen wählen:
- Titel
- Vorname
- Rufname
- Zweiter Vorname
- Nachname
- Namenszusatz
- Anrede
Anreden
Anreden sind Namen, die verwendet werden, um Kontakte in Korrespondenz oder Berichten anzusprechen.
Jeder Kontakt kann eine globale Anrede haben, die von allen verwendet wird, und beliebig viele benutzerspezifische Anreden. Zum Beispiel kann der Kontakt Gerald Tennant für den Benutzer Ed Roberts als „Jerry“ bekannt sein. Für den Rest des Unternehmens ist er als Gerald Tennant bekannt. In diesem Beispiel ist „Gerald Tennant“ die globale Anrede für den Kontakt, während „Jerry“ die benutzerspezifische Anrede für den Benutzer Ed Roberts ist.
Alle Kontakte haben mindestens eine globale Anrede. Wenn ein Kontakt neu erstellt wird, wird die Standardanrede als globale Anrede verwendet. Die globale Anrede kann bearbeitet werden. Wenn die globale Anrede gelöscht wird, wird das Feld automatisch mit der Standardanrede ausgefüllt.
Wenn Ihre Organisation sprachspezifische Kontaktinformationen aktiviert hat, können Kontakte auch eine sprachspezifische Anrede haben.
Weitere Informationen zu Anreden finden Sie unter Anreden.
Um die gewünschte Anrede auszuwählen, fügen Sie Anrede zur Liste der Berichts-Felder hinzu. Wählen Sie Anrede in der Liste aus und klicken Sie auf Bearbeiten.
Im Dialogfeld „Anredeoptionen“ wählen Sie die Version der Anrede, die Sie verwenden möchten.
Beim Definieren des Berichts wählen Sie aus, welche Anrede Sie verwenden möchten (Sie können eine benutzerspezifische Anrede oder die Standardanrede einbeziehen):
-
Die benutzerspezifische Anrede für (wählen Sie eine der folgenden Optionen):
- Den aktuellen Benutzer – Für den Benutzer, der den Bericht ausführt, werden dessen Anreden für die Kontakte im Bericht verwendet. Wenn für einen Kontakt im Bericht keine Benutzer-Version existiert, wird die globale Version verwendet.
- Einen bestimmten Benutzer – Das ausgewählte Benutzerkonto wird verwendet, um Anreden für die Kontakte im Bericht zu generieren. Wenn für einen Kontakt im Bericht keine Benutzer-Version existiert, wird die globale Version verwendet. Wählen Sie diese Option, wenn Sie den Bericht oder eine Aussendung für einen bestimmten Benutzer erstellen.
-
Die Standardanrede (verwenden Sie keine Benutzer-Version) (wählen Sie eine der folgenden Optionen):
- Unternehmensanrede verwenden – Die globale/Standard-Version der Anrede wird immer verwendet.
- Eine bestimmte Sprache verwenden (verfügbar, wenn Ihre Organisation sprachspezifische Kontaktinformationen aktiviert hat) – Verwenden Sie die sprachspezifische Version der Anrede für die ausgewählte Sprache, falls vorhanden. (Dies ist die Version, die im Feld Sprachspezifische Anrede gespeichert ist.) Wenn keine sprachspezifische Version existiert, wird die Unternehmensanrede exportiert.
Ein Personenkontakt hat immer eine Anrede (Unternehmenskontakte verwenden keine Anreden). Wenn der Benutzer keine Anrede für den Kontakt hat, wird die globale/Standardanrede verwendet.
Sprachspezifische Informationen
Wenn Ihre Organisation sprachspezifische Kontaktinformationen aktiviert hat, können Sie diese Daten zu Berichten hinzufügen.
Die folgenden standardmäßigen sprachspezifischen Felder sind in InterAction enthalten, aber Ihr Unternehmen kann diese Felder geändert oder eigene sprachspezifische Felder hinzugefügt haben:
- Sprachspezifische Berufsbezeichnung
- Sprachspezifische Anrede
- Sprachspezifischer Namenszusatz
- Sprachspezifischer Titel
Wenn Sie das Datenfeld Sprachspezifische Informationen zu einem Bericht hinzufügen, wählen Sie Bearbeiten, um die einzuschließenden Sprachen auszuwählen. Die aufgeführten Sprachen sind die, die von Ihrem Unternehmen unterstützt werden.
Weitere Informationen zu sprachspezifischen Kontaktinformationen finden Sie unter Was sind sprachspezifische Kontaktinformationen?.
Wählen Sie die gewünschten Sprachen aus und klicken Sie dann auf OK.
Wenn Sie das Datenfeld Sprachspezifische Informationen zu einem Bericht hinzufügen, stehen alle sprachspezifischen Felder für die ausgewählten Sprachen zur Verfügung, um sie im Bericht einzuschließen. Wenn Sie die Informationen in eine CSV-Datei exportieren, werden die Felder als separate Spalten angezeigt.
Alle sprachspezifischen Felder werden für alle von Ihnen ausgewählten Sprachen einbezogen. Wenn Ihr Unternehmen beispielsweise fünf sprachspezifische Felder hat und drei Sprachen unterstützt, fügt der Export von sprachspezifischen Informationen für alle Sprachen 15 Spalten zu einem CSV-Bericht hinzu. Wenn Sie einen Bericht entwerfen, können Sie auswählen, welche Felder Sie zum Berichtslayout hinzufügen möchten.
Sprachspezifische Felder werden in den Spaltenüberschriften wie folgt benannt:
<Sprachname>_<Feldname>
Zum Beispiel wird das Feld Sprachspezifische Berufsbezeichnung für die Sprache Niederländisch (Niederlande) wie folgt formatiert:
nl_NL_JobTitle
Eigene sprachspezifische Felder werden ebenfalls mit dem Präfix <Sprachname>_ formatiert.
Was passiert, wenn ich einen Kontakt in meinen Bericht aufnehme, der keine sprachspezifischen Informationen hat?
Wenn Sie einen Bericht ausführen, der sprachspezifische Kontaktinformationen enthält, haben einige der im Bericht enthaltenen Kontakte möglicherweise keine sprachspezifischen Informationen in InterAction gespeichert.
Wenn für die folgenden standardmäßigen sprachspezifischen Felder kein Wert vorhanden ist, exportiert das System den Wert aus dem entsprechenden Unternehmensdatenfeld:
- Wenn im Feld Sprachspezifische Berufsbezeichnung kein Wert vorhanden ist, wird der Wert aus dem Feld Berufsbezeichnung verwendet.
- Wenn im Feld Sprachspezifische Anrede kein Wert vorhanden ist, wird der Wert aus dem Feld Anrede verwendet.
- Wenn im Feld Sprachspezifischer Namenszusatz kein Wert vorhanden ist, wird der Wert aus dem Feld Namenszusatz verwendet.
- Wenn im Feld Sprachspezifischer Titel kein Wert vorhanden ist, wird der Wert aus dem Feld Titel verwendet.
Dies gilt nur für die standardmäßigen sprachspezifischen Felder. Wenn Ihr Unternehmen eigene sprachspezifische Felder erstellt hat, lässt InterAction das Feld leer, wenn kein Wert vorhanden ist.
Firmenname-Felder
Firmenname-Felder gelten sowohl für Personenkontakte als auch für Unternehmenskontakte:
- Bei Personen wird der Name des zugehörigen Unternehmens der Person im Bericht aufgeführt.
- Bei Unternehmen wird der Firmenname im Bericht aufgeführt.
Sie können zwischen zwei Namensfeldern wählen, die Sie in Ihren Bericht aufnehmen möchten – Firmenname oder Firmenname (auch bekannt als).
Wenn Ihr Unternehmen InterAction speziell so konfiguriert hat, dass die französische Version der bevorzugten Sprache eines Kontakts unterstützt wird, haben Sie möglicherweise eine dritte Option: „Firma – Bevorzugter Firmenname“. Weitere Informationen finden Sie unter Konfiguration des Firmennamens für Kontakte in französisch/englisch zweisprachigen Regionen.