Una de las mayores responsabilidades de un administrador de informes es diseñar informes que sean valiosos para la organización. Al crear informes, InterAction te proporciona una lista de campos de datos que puedes incluir en los informes. Como administrador de informes, decides qué campos deben aparecer en un informe. Cuando ejecutas un informe, los campos de datos extraen la información actual de la base de datos.
Solo los administradores de informes pueden crear o editar informes en la lista de informes de tu organización. Para más información, consulta ¿Quién es un administrador de informes?
Al principio puede ser difícil determinar qué campos de datos deben incluirse en los informes porque InterAction ofrece muchas opciones. Además, los campos de datos pueden configurarse de diferentes maneras. Por ejemplo, el nombre de una persona puede configurarse para mostrarse como “Apellido, Nombre Segundo Nombre” o “Nombre Segundo Nombre Apellido”. También se puede incluir el título o saludo de la persona. Cuando agregas campos de datos más sofisticados como relaciones y actividades, las posibilidades son muchas.
Puedes agregar o quitar campos de datos en el diseño del informe usando el Diseñador de Informes de InterAction. También puedes exportar los campos de datos en diferentes formatos, como Microsoft® Excel® o CSV.
Algunas sugerencias:
- Haz un esquema del informe o una lista de la información que quieres incluir. Esto te ayuda a mantenerte enfocado en lo que quieres construir.
- InterAction incluye informes prediseñados. Si quieres diseñar un informe nuevo, comienza con uno similar de los informes prediseñados y elige Guardar como nuevo. Modifica la copia del informe, quitando y agregando campos de datos según sea necesario.
Los siguientes temas pueden ayudarte a comenzar:
- Campos de datos de InterAction
- Agregar y quitar campos de datos
- Cómo elegir los campos correctos
Campos de datos de InterAction
Al crear o editar un informe, InterAction te proporciona una lista de campos de datos de InterAction que puedes agregar a tu informe. Los campos disponibles se muestran a la izquierda en el cuadro de Campos de InterAction. Los campos incluidos en el informe se muestran a la derecha en el cuadro de Campos del informe.
[1] La lista de campos de datos de InterAction disponibles se encuentra en el cuadro de la izquierda. Por defecto, todos los campos de datos están contraídos. Haz clic en Expandir todo para expandir todos los campos o en Contraer todo para contraerlos.
[2] La lista de campos de datos de tu informe se encuentra en el cuadro de la derecha. Usa los botones Subir y Bajar para reorganizar el orden de los campos. El orden en que los campos del informe se muestran aquí es el orden en que aparecerán en el archivo exportado, si el informe está configurado para exportarse (por ejemplo, en formato CSV o XLS).
Cuando seleccionas un campo en la lista de Campos de InterAction y lo mueves a la lista de Campos del informe, se elimina de la lista de Campos de InterAction (la excepción son los Campos adicionales). Por lo tanto, si buscas un campo para incluir en tu informe y no lo ves en la lista de Campos de InterAction, revisa la lista de Campos del informe porque puede que ya esté incluido.
Selecciona todos los campos de datos que quieras incluir en el diseño de tu informe. Si vas a agrupar o clasificar tu informe por campos que no están incluidos en el diseño físico del informe, también debes incluir esos campos en el informe. Por ejemplo, puedes incluir Nombre completo en tu informe para listar contactos en formato “Nombre Apellido”, pero quieres agrupar por Apellido. Agrega Apellido a la lista de campos del informe para poder agrupar por ese campo más adelante.
Para más información sobre cómo agrupar datos en el Diseñador de Informes de InterAction, consulta Agrupar información.
Agregar y quitar campos de datos
Ya sea que estés editando un informe existente o creando uno nuevo, uno de los primeros pasos del proceso de diseño de informes es seleccionar los campos que vas a agregar al informe. La parte más difícil de este proceso es decidir qué campos necesitas.
Después de hacer una lista de los campos de datos que necesitas para un informe, agrégalos al diseño del informe. Si estás modificando un informe existente, también puede que tengas que quitar campos.
Si la salida de tu informe es Excel (.xls) o un archivo CSV (.csv), solo tienes que seleccionar los campos de datos para tu informe; no es necesario agregarlos al diseño del informe.
Agregar o quitar campos de datos de tu informe no los agrega ni los quita físicamente del diseño del informe. En esta etapa solo estás eligiendo los datos que se extraerán de la base de datos de InterAction cada vez que se ejecute el informe. Después de agregar o quitar campos de datos, debes agregarlos o quitarlos del diseño del informe usando tu herramienta de diseño de informes. Si agregas un campo de datos al informe pero no lo agregas al diseño físico, los datos no se mostrarán en el informe. De igual manera, si quitas un campo de datos pero no lo quitas del diseño físico, ese campo siempre aparecerá en blanco.
Para más información sobre cómo usar el Diseñador de Informes integrado de InterAction para crear un diseño de informe, consulta "Diseñar informes usando el Diseñador de Informes de InterAction" en la página 1.
Agregar campos de datos a un informe
- En la barra de menú de Windows Client, elige Herramientas > Informes.
- Elige Administrar.
- Selecciona el informe que deseas editar y luego elige Editar.
- Elige la pestaña Información.
-
Selecciona el campo en el cuadro de la izquierda (Campos de InterAction) y luego elige Agregar (si estás agregando campos adicionales, clasificaciones, notas específicas de la carpeta, noticias o texto personalizado, se te pedirá información en este momento).
El nombre del campo se mueve al cuadro de Campos del informe. Repite si vas a agregar más campos.
También puedes agregar un campo al informe de las siguientes maneras:
- Doble clic en el campo en el cuadro de Campos de InterAction
- Arrastrando el campo desde el cuadro de Campos de InterAction y soltándolo en el cuadro de Campos del informe
- Elige OK para guardar los cambios.
-
Si el campo aparecerá en el informe, agrégalo al diseño de tu informe usando tu herramienta de diseño de informes.
Si usas la herramienta de diseño de informes integrada de InterAction, consulta Agregar campos de datos de InterAction a un informe para más información sobre cómo agregar campos al diseño del informe.
Quitar campos de datos de un informe
- En la barra de menú de Windows Client, elige Herramientas > Informes.
- Elige Administrar.
- Selecciona el informe que deseas editar y luego elige Editar.
- Elige la pestaña Información.
-
Selecciona el campo en el cuadro de la derecha (Campos del informe) y luego elige Quitar.
El nombre del campo se mueve al cuadro de Campos de InterAction. Repite si vas a quitar más campos.
- Elige OK para guardar los cambios.
- Si el campo está en el diseño de tu informe, quítalo usando tu herramienta de diseño de informes.
Cómo elegir los campos correctos
Al crear o editar informes, puede ser difícil decidir qué campos de datos de InterAction incluir en tu informe. Puede ayudarte primero hacer un esquema en papel y anotar todos los componentes que vas a necesitar.
También puede ser útil revisar los informes prediseñados de InterAction para ver qué campos incluyen. Imprime ejemplos para ayudarte a decidir si puedes modificar alguno de los informes prediseñados en lugar de crear uno nuevo desde cero.
La siguiente tabla puede ayudarte a encontrar más información.
Cómo obtener los datos de InterAction que necesitas
| Datos de InterAction que desea... | Para más detalles, consulte... |
|---|---|
| Listas de marketing/Listas de trabajo (cree un informe que se pueda ejecutar sobre cualquier lista de marketing o de trabajo e incluya información específica de la carpeta para una sola lista de marketing o de trabajo) | Informes sobre una lista actual |
| Listas de marketing/Listas de trabajo para un contacto (cree un informe que incluya las listas de marketing/listas de trabajo en las que está un contacto) | Incluir nombres de listas en un informe (informes sobre listas seleccionadas) |
| Carpetas (cree un informe que se pueda ejecutar sobre cualquier carpeta e incluya información específica de la carpeta para una sola carpeta) | Informes sobre una carpeta actual |
| Carpetas para un contacto (cree un informe que incluya las carpetas en las que está un contacto) | Incluir nombres de carpetas en un informe (informes sobre carpetas seleccionadas) |
| Relaciones (Quién conoce a quién, relaciones clave, membresías de juntas, etc.) | Relaciones |
| Personal de la empresa | Personal de la empresa |
| Incluir el nombre de la empresa al crear informes de personas | Campos de nombre de empresa |
| Incluir información de la empresa en personas |
• Incluir relaciones para personal de la empresa • Incluir relaciones para la empresa de una persona • Buscar actividades/citas para personal de la empresa • Buscar actividades/citas para la empresa de una persona • Para información sobre cómo incluir asuntos, oportunidades y compromisos en empresas, consulte la guía del módulo relacionado correspondiente. |
| Patrocinio | Incluir información de patrocinio en una lista actual |
| Direcciones, teléfonos y correos electrónicos |
Direcciones, teléfonos y direcciones electrónicas Información de contacto: versión del usuario vs. versión de la organización Incluir información específica de la carpeta en informes (sobre una carpeta en particular) |
| Opciones de nombre (nombre de la persona, nombre de la empresa, saludos, etc.) | Opciones de nombre |
| Actividades/Citas | Actividades/Citas (en informes de contacto) |
| Asuntos, oportunidades y compromisos | Asuntos, oportunidades y compromisos |
| Campos adicionales | Campos adicionales |
| Perfiles | Perfiles |
| Tipos de contacto | Tipos de contacto |
| Otros campos |
• Notas |
Información de contacto: versión del usuario vs. versión de la organización
Los informes que se generan a partir de contactos seleccionados en el Web Client, Windows Client o la integración de InterAction para su PIM pueden mostrar la información de contacto del usuario y la versión de la organización de la información de contacto.
Al elegir los campos que se agregarán al informe, la mayoría de las opciones incluyen la versión correspondiente de la información para los contactos seleccionados por el usuario. Por ejemplo, si incluye el campo Nombre completo en el informe:
- Si el usuario selecciona un contacto en su lista de contactos, se incluye en el informe la versión del usuario del nombre del contacto.
- Si el usuario selecciona un contacto que no está en su lista de contactos, se incluye en el informe la versión de la organización del nombre del contacto.
-
Si el usuario selecciona un contacto que está tanto en su lista de contactos como en la lista de la organización, se incluye en el informe la versión del usuario del nombre del contacto.
Tenga en cuenta que esto solo aplica si el contacto no está en el contexto de una carpeta o asunto, oportunidad o compromiso (en ese caso, se utiliza la versión específica de la carpeta o del asunto, oportunidad o compromiso). Si no existe una versión específica de carpeta o de asunto, oportunidad o compromiso, entonces se utiliza la versión de la organización. Nunca se utiliza la versión del usuario en estos casos.
Para más información sobre informes con datos específicos de carpeta, consulte Incluir información específica de la carpeta en informes (sobre una carpeta en particular).
Este comportamiento aplica a toda la siguiente información:
- Información de nombre y empresa, incluyendo nombre, nombre de la empresa, puesto y departamento
- Información de dirección, teléfono y dirección electrónica, incluyendo los siguientes elementos:
- Dirección de trabajo
- Teléfono de trabajo
- Teléfono de trabajo 2
- Fax de trabajo
- Correo electrónico de trabajo
- Sitio web de trabajo
- Móvil de trabajo
- Buscapersonas de trabajo
- Teléfono del asistente de trabajo
- Nombre del asistente
- Dirección particular
- Teléfono particular
- Fax particular
- Correo electrónico particular
- Notas correspondientes a la selección
Anular la selección predeterminada de versión de usuario vs. versión de organización
Puede configurar los campos incluidos en el informe para que siempre utilicen la versión del usuario o siempre utilicen la versión de la organización de la información.
Si configura un informe para que siempre utilice la versión del usuario o la versión de la organización de la información, el campo aparecerá en blanco en el informe si no aplica al contacto. Por ejemplo, si especifica en el informe que siempre desea usar la versión del usuario del nombre del contacto, el campo de nombre aparecerá en blanco si el informe incluye un contacto que no está en la lista de contactos del usuario.
Los informes generados desde el Windows Client devuelven los mismos valores predeterminados de versión de usuario o de organización que el Web Client. Si está seguro de que no desea información de contacto del usuario en un informe, asegúrese de anular la selección predeterminada eligiendo la Versión de la empresa. De lo contrario, podría obtener su versión de usuario de la información de contacto al generar informes en el Windows Client.
Para acceder a las opciones donde puede elegir usar siempre la versión del usuario o siempre la versión de la organización de la información, expanda la opción Avanzado - Anular valores predeterminados debajo del elemento que desea agregar al informe en la lista de campos de InterAction.
[1] Elija Avanzado - Anular valores predeterminados para expandir las opciones de anulación de versión de usuario y versión de empresa.
Incluir información específica de la carpeta en informes (sobre una carpeta en particular)
La versión específica de carpeta de la información de un contacto puede usarse en un informe en lugar de la versión del usuario o la versión global. Esto aplica a los siguientes elementos:
- Dirección de correspondencia
- Todos los teléfonos, direcciones y direcciones electrónicas de todos los tipos de ubicación (trabajo, particular, etc.)
Para usar la versión específica de carpeta de la información de un contacto al ejecutar el informe, primero abra la carpeta, marque los contactos si es necesario y luego ejecute el informe.
Si se encuentra en una carpeta o en un Asunto, Oportunidad o Compromiso (Windows Client o Web Client), InterAction recupera los datos buscando primero la versión específica de carpeta. Si no hay datos específicos de carpeta, InterAction recupera los datos globales (no se recuperan datos específicos de usuario).
Elegir versiones específicas (específicas de carpeta o globales)
En algunos casos, es posible que desee devolver solo las versiones globales o específicas de carpeta de la información de contacto. Por ejemplo, si está ejecutando un informe sobre contactos encontrados a través de una búsqueda guardada y desea incluir los números de teléfono específicos de carpeta para todas las carpetas incluidas en la búsqueda.
Puede configurar algunos campos de datos de dirección, teléfono y correo electrónico para que siempre utilicen una de las siguientes opciones:
- Un único valor que sea el más relevante (global o específico de carpeta)
- La versión global
- Todas las versiones específicas de carpeta de todas las carpetas (la carpeta actual o todas las carpetas incluidas en una búsqueda)
La siguiente tabla muestra los campos de dirección, teléfono y correo electrónico que puede configurar usando una de las opciones anteriores. Estos campos se acceden expandiendo la opción Avanzado - Anular valores predeterminados debajo del elemento que desea agregar al informe en la lista de campos de InterAction.
| Información de contacto | Campos configurables |
|---|---|
| Direcciones |
Dirección completa de la versión de la firma para correspondencia Dirección completa de la versión de la firma comercial Dirección completa de la versión de la firma particular |
| Teléfonos |
Teléfono de la versión de la firma comercial Teléfono de la versión de la firma comercial 2 Teléfono de la versión de la firma particular |
| Direcciones electrónicas |
Correo electrónico de la versión de la firma comercial Correo electrónico de la versión de la firma particular |
Para incluir cualquiera de los campos anteriores en su informe, seleccione el campo en la lista de Campos de InterAction y luego elija Agregar para añadir el campo al informe. Elija Editar para configurar las opciones de anulación específicas de carpeta o globales para el campo.
¿Qué opciones de visibilidad debo seleccionar?
Las opciones que debe seleccionar dependen de los datos que normalmente se incluyen en las carpetas sobre las que está informando y de quién usará el informe. Por ejemplo, no tiene sentido seleccionar opciones específicas de carpeta cuando se informa sobre carpetas que normalmente no almacenan datos útiles específicos de carpeta. Además, si los usuarios que imprimirán el informe no tienen acceso a las carpetas de donde se extraen los datos, no se mostrará información en el informe para estos campos específicos de carpeta (los campos aparecerán en blanco).
Al seleccionar las opciones de visibilidad, recuerde que si configura un informe para que siempre use una versión en particular de la información, el campo aparecerá en blanco en el informe si no está disponible para un contacto. Por ejemplo, si configura el informe para que siempre use la versión específica de carpeta de la dirección de correspondencia, el campo Dirección de correspondencia aparecerá en blanco si el informe incluye un contacto que no tiene ninguna dirección de correspondencia específica de carpeta en las carpetas sobre las que está informando.
Incluir datos específicos de carpeta o globales en los informes
| Para ... | Entonces ... |
|---|---|
| Incluir solo un valor en el informe y dejar que las reglas de InterAction definan qué valor se incluye |
Seleccione la opción Permitir que InterAction decida qué <dirección/teléfono/dirección electrónica> es la más relevante. InterAction selecciona la opción más relevante usando estas reglas: • Se usa la versión global a menos que esté en una carpeta • Si está en una sola carpeta, se usa la versión específica de carpeta • Si no hay versión específica de carpeta disponible, se usa la versión global • Si está informando sobre los resultados de una búsqueda en varias carpetas, se usa la versión global. Si no hay versión global disponible, el campo queda en blanco. |
| Incluir siempre la versión global en el informe | Elija Incluir siempre las siguientes direcciones y luego seleccione Global. |
|
Incluir siempre la versión específica de carpeta en el informe o Incluir siempre los valores específicos de carpeta de todas las carpetas incluidas en una búsqueda |
Elija Incluir siempre las siguientes direcciones y luego seleccione Específica de carpeta. El nombre de la carpeta de la que se obtuvo cada valor también se puede incluir en el informe eligiendo Siempre o si se imprimen varias carpetas en la sección Incluir nombre de carpeta del cuadro de diálogo. El nombre de la carpeta se muestra entre paréntesis junto al valor. Si existen varios valores, se incluyen en la misma columna del informe y se separan por el carácter seleccionado en la sección Separador de valores del cuadro de diálogo. Para mostrar los valores en líneas separadas, elija Salto de línea como separador entre cada valor. |
| Incluir todos los valores, tanto globales como específicos de carpeta |
Elija Incluir siempre las siguientes direcciones y luego seleccione Global y Específica de carpeta. Al incluir tanto valores globales como específicos de carpeta, se recomienda también incluir el nombre de la carpeta (que se muestra entre paréntesis junto a los valores específicos de carpeta). Esto se debe a que no tendrá otra forma de diferenciar cuáles valores son globales y cuáles son específicos de carpeta. Para incluir el nombre de la carpeta, elija Siempre o si se imprimen varias carpetas en la sección Incluir nombre de carpeta del cuadro de diálogo. Si existen varios valores, se incluyen en la misma columna del informe y se separan por el carácter seleccionado en la sección Separador de valores del cuadro de diálogo. Para mostrar los valores en líneas separadas, elija Salto de línea como separador entre cada valor. |