La información suele ser más útil cuando se visualiza por grupo. Por ejemplo, un informe que agrupe a los asistentes a un evento por patrocinador puede ser útil al planificar eventos. Además, puedes usar los grupos para realizar cálculos sobre los datos, como contar, sumar u otros cálculos sobre un campo incluido en el grupo.
El informe de InterAction “Lista de contactos por patrocinador” incluido por defecto es un buen ejemplo de agrupación. El informe está agrupado por patrocinador.
Cómo funcionan juntos el ordenamiento y la agrupación
Normalmente, querrás ordenar la información por los campos por los que vas a agrupar. Por ejemplo, un informe que contenga datos de cada contacto puede ser difícil de usar si no se muestran los contactos en orden alfabético por nombre.
El ordenamiento es especialmente importante al agrupar información, ya que si no ordenas los datos según los campos por los que agrupas, tu informe puede arrojar resultados inesperados. Lo más común es que la misma información aparezca dos veces en el informe. Por ejemplo, si agrupaste por nombre de contacto pero no ordenaste por nombre de contacto, podrías ver el mismo contacto varias veces en el informe.
Lo importante en este paso es juntar los datos similares. No siempre tienes que ordenar por el campo por el que agrupas la información. Por ejemplo, muchos informes ordenan por nombre de contacto, pero agrupan por el ID de contacto.
Si usas varios grupos en tu informe, ordena los datos usando varios campos de datos.
Para más información sobre cómo ordenar los datos en un informe, consulta Asistente de nuevo informe de contacto: Ordenar la información.
Agrupar por Unique_ID vs. Nombre de contacto
Agrupar información por contacto es muy común al crear informes. Sin embargo, agrupar por nombre de contacto no siempre es la mejor opción. Por ejemplo, puede que tengas varias personas en tu base de datos llamadas Juan Pérez. Si agrupas por nombre de contacto, todas las personas llamadas Juan Pérez aparecerán como un solo contacto en tu informe.
Para evitar este problema, deberías agrupar la información por Unique_ID. Agrupar por Unique_ID asegura que cada contacto único se muestre por separado, incluso si tienen nombres idénticos. Unique_ID es un número realmente único porque se genera usando el ID de contacto de la empresa y el campo Source_ID, así como el ID de contacto del usuario y el campo Source_ID.
Para agrupar por ID, selecciona Unique_ID en la propiedad DataField del grupo. Unique_ID se selecciona automáticamente para incluirlo en el informe; no tienes que seleccionarlo en la lista de campos de InterAction.
Aunque agrupes por Unique_ID, ordena el informe por nombre de contacto.
Agregar un grupo a un informe
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En el paso de Ordenar al crear o editar un informe, asegúrate de que estás ordenando por el campo por el que quieres agrupar la información.
Para más detalles, consulta Asistente de nuevo informe de contacto: Ordenar la información.
- En el área de detalle del informe, haz clic derecho sobre el informe y elige Insertar > Insertar encabezado/pie de grupo.
- Selecciona el encabezado de sección (por ejemplo, GroupHeader1) para el grupo.
- En la propiedad DataField del grupo, selecciona el campo por el que quieres agrupar la información.
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En el área de detalle del informe, agrega el campo que quieres mostrar en la sección GroupHeader.
No es necesario mostrar el campo que usas para agrupar la información en el encabezado del grupo. Por ejemplo, muchos de los informes incluidos en InterAction agrupan por Unique_ID del contacto, pero el encabezado del grupo muestra el nombre del contacto.
[1] Para agrupar una sección en el informe, selecciona el encabezado de la sección y luego establece la propiedad DataField en el campo por el que estás agrupando. Puedes agrupar por un solo campo (por ejemplo, Unique_ID) o por un campo concatenado.
[1] Aunque el grupo está agrupado por Unique_ID, el informe está diseñado para mostrar Full_Name en la sección GroupHeader.
Agregar un grupo dentro de otro grupo
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En el paso de Ordenar al crear o editar un informe, asegúrate de que estás ordenando por el campo por el que quieres agrupar la información.
Para más detalles, consulta Asistente de nuevo informe de contacto: Ordenar la información.
- En el área de detalle del informe, haz clic derecho sobre el informe y elige Insertar > Insertar encabezado/pie de grupo.
- Selecciona el encabezado de sección para el grupo.
- En la propiedad DataField del grupo, selecciona el campo por el que quieres agrupar la información.
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En el área de detalle del informe, agrega el campo que quieres mostrar en la sección GroupHeader.
No es necesario mostrar el campo que usas para agrupar la información en el encabezado del grupo. Por ejemplo, muchos de los informes incluidos en InterAction agrupan por Unique_ID del contacto, pero el encabezado del grupo muestra el nombre del contacto.
- Para controlar el orden de los grupos, haz clic derecho sobre el informe y elige Reordenar grupos.
Informes de InterAction que usan agrupación
Muchos informes incluidos en InterAction utilizan agrupación. Consulta los siguientes informes como ejemplos.
Informes predeterminados de InterAction que usan agrupación
| Nombre del informe | El informe está agrupado por ... |
|---|---|
| Lista de contactos por empresa | Nombre de la empresa |
| Actividades de contacto | Unique_ID |
| Listas de marketing para un contacto | Unique_ID |
| Contactos por industria | Industria |
| Actividades por tipo | Tipo (Tipo de actividad) |
| Actividades por responsable | Nombre del responsable |
| Citas por tipo | Tipo (Tipo de cita) |
| Citas por responsable | Nombre del responsable |