Los informes de contactos se utilizan para informar sobre un solo contacto o un conjunto de contactos, y pueden aplicarse solo a personas, solo a empresas, o a ambos, personas y empresas.
Algunos ejemplos de informes de contactos predeterminados de InterAction incluyen:
- Lista de contactos - Teléfonos y direcciones principales - Permite ver la dirección postal, el número de teléfono principal y la dirección electrónica de cada uno de los contactos seleccionados.
- Contactos por patrocinador - Una lista de contactos organizada por patrocinador.
- Contactos de personas por industria - Permite ver la lista de contactos seleccionados agrupados por industria.
- Contactos inactivos - Una lista de contactos y la última actividad que han tenido en el último año. También resalta el contacto si no ha tenido ninguna actividad en los últimos 6 meses.
Al crear informes de contactos, puedes incluir información como relaciones, actividades, citas, campos adicionales, información específica de carpetas y mucho más. También puedes seleccionar si deseas usar la versión de la organización o la versión del usuario de la información de contacto.
Los informes se almacenan en la base de datos. Después de crear un nuevo informe, no es necesario distribuir archivos ni copiarlos a los servidores. Solo configura los ajustes de seguridad según sea necesario.
Para más información, consulta los siguientes temas:
- Crear un nuevo informe de contactos
- Información de contacto: versión del usuario vs. versión de la organización
- Cómo seleccionar los campos correctos
Crear un nuevo informe de contactos
Si ya existe un informe similar al que quieres crear, se recomienda comenzar con ese informe existente y elegir Guardar como nuevo. Consulta Guardar un informe como nuevo para más detalles.
Para crear un nuevo informe de contactos:
- Desde InterAction Windows Client, selecciona Herramientas > Informes.
- En el selector de informes, haz clic en Administrar.
- En la lista desplegable Ver informes para, selecciona Contactos.
-
Haz clic en Nuevo.
Se mostrará el cuadro de diálogo del Asistente para nuevo informe. El asistente te guiará en cinco pasos para crear un nuevo informe de contactos (ver abajo). Haz clic en el botón Siguiente para avanzar en cada paso del asistente. Al finalizar, haz clic en Finalizar para crear el informe.
Pasos del Asistente para nuevo informe
Paso # Paso 1 Ingresa información general como el nombre y la descripción del informe. 2 Selecciona los campos de datos de InterAction que se incluirán en el informe. 3 Especifica cómo se ordenará el informe. 4 Selecciona el formato del informe y diseña la presentación. 5 Define quién puede acceder al informe y desde dónde.
Asistente para nuevo informe de contactos: Información general
Al crear un informe, el primer paso es especificar la información general del informe, como el nombre, la categoría y la descripción. En esta etapa también seleccionas el tipo de informe que deseas crear.
[1] Escribe un nombre, una categoría y una descripción para el informe.
[2] Elige el tipo de informe de contactos que deseas crear.
Para más información sobre los tipos de informes, consulta ¿Qué tipos de informes puedo crear para la organización?
- Asigna un nombre, una categoría y una descripción al informe.
- Nombre - Asigna un nombre al informe que los usuarios puedan identificar fácilmente. Para consejos sobre cómo nombrar informes, consulta Nombrar informes.
- Categoría - Coloca el informe en una categoría eligiendo un nombre de categoría en el campo desplegable. Las categorías se utilizan para organizar los informes en el selector de informes. Consulta Organizar informes en el selector de informes para más información.
- Descripción - La descripción del informe se muestra en el selector de informes y ayuda a los usuarios a identificar el propósito del informe.
-
Selecciona el tipo de informe que deseas crear.
Para una lista de tipos de informes y sus descripciones, consulta ¿Qué tipos de informes puedo crear para la organización?
Si estás creando un informe de resumen, los pasos son diferentes a los de los demás tipos de informes. Consulta Nuevo informe de resumen para más información.
Nombrar informes
El nombre de un informe da a los usuarios una idea clara del propósito del informe. Algunos consejos para nombrar tus informes:
- Mantén los nombres de los informes cortos y descriptivos. Los nombres largos obligan al usuario a desplazarse horizontalmente para ver el nombre completo. Si necesitas un nombre largo, pon la información más importante al principio.
- Algunos informes pueden ejecutarse sobre varios temas. Por ejemplo, un informe de actividades/citas puede usarse tanto para actividades como para citas. Para ayudar a los usuarios, incluye palabras como “actividades recientes” o “próximas citas” en los nombres de los informes, por ejemplo. Para los informes de resumen, indica el propósito del informe, como “Preparar para una reunión con el cliente”.
- Ten en cuenta que los nombres de los informes no tienen que ser únicos, por lo que puedes usar el mismo nombre para varios informes. Por ejemplo, diferentes departamentos o grupos de práctica pueden usar el mismo informe con el mismo nombre, pero con diferentes filtros (para actividades o citas) y diferentes permisos de acceso.
¿Puedo cambiar el tipo de informe después?
Depende del tipo de informe que estés creando. Si estás creando un informe de lista o de resumen, puedes elegir más adelante cambiar el tipo de informe a un archivo de exportación estándar (como CSV o XLS), un informe de Crystal Reports o un informe de Microsoft SQL Server Reporting Services.
Todos los demás tipos de informes no pueden cambiarse posteriormente a otro tipo. Debes crear un informe nuevo.
Asistente para nuevo informe de contactos: Selección de campos de datos
Al crear un nuevo informe, selecciona los campos de datos que deseas incluir en tu informe. Cada vez que se ejecuta un informe, los campos de datos que agregaste le indican a InterAction qué información extraer de la base de datos.
Al seleccionar los campos de datos, incluye también los campos por los que deseas ordenar. Estos campos no necesariamente aparecerán en tu informe. Por ejemplo, puedes querer ordenar por Apellido pero mostrar Nombre completo en tu informe. Agrega ambos campos a la lista de campos de datos para poder manipularlos según lo necesites en el diseño del informe y al especificar el orden de clasificación.
Consulta los siguientes temas para más información:
- Campos de datos de InterAction
- Agregar y quitar campos de datos
- Cómo seleccionar los campos correctos
Agregar y quitar campos de datos
Agregar o quitar campos de datos de tu informe no los agrega ni los quita físicamente del diseño del informe. Al elegir los campos de datos, simplemente estás seleccionando los datos que se extraerán de tu base de datos de InterAction cada vez que se ejecute el informe. Después de agregar o quitar campos de datos, debes agregarlos o quitarlos del diseño del informe usando tu aplicación de diseño de informes.
Para más información, consulta Campos de datos de InterAction.
Asistente para nuevo informe de contactos: Ordenar la información
Ordena cada informe según cómo quieras que se muestre la información. Selecciona un campo como campo principal de ordenación y luego agrega campos secundarios. Por ejemplo, si tu informe lista contactos por empresa, tu orden principal debe ser un campo de nombre de empresa. Para ordenar los contactos alfabéticamente dentro de cada empresa, selecciona un campo de nombre como campo secundario, por ejemplo Apellido.
Todos los campos de datos de InterAction que agregaste a tu informe aparecen en el cuadro Campos en el informe. Al crear un informe nuevo, el cuadro Ordenar datos por está vacío. Para agregar un campo como campo de ordenación, haz lo siguiente:
- Selecciona el campo en el cuadro Campos en el informe y luego haz clic en Agregar
- Haz doble clic en el campo en el cuadro Campos en el informe
El campo que aparece en la parte superior del cuadro Ordenar datos por es el campo principal de ordenación. Los campos que aparecen debajo son campos secundarios. Los campos se ordenan según el orden de importancia en el cuadro Ordenar datos por.
Por ejemplo, el campo principal de ordenación del informe es Nombre de la empresa y los campos secundarios son Apellido y Nombre. Los contactos en ese informe se ordenan primero por nombre de empresa, luego dentro de cada empresa, los contactos se ordenan por Apellido. Si más de un contacto tiene el mismo apellido, entonces se ordenan por nombre.
Puedes ordenar en orden ascendente o descendente seleccionando una opción de orden en la lista y luego haciendo clic en Ascendente o Descendente.
Cómo afecta la ordenación a la agrupación
Normalmente, deberías ordenar la información por los campos por los que estás agrupando. Por ejemplo, un informe que contiene datos de cada contacto puede ser difícil de usar si no se muestran los contactos en orden alfabético por nombre.
La ordenación es especialmente importante al agrupar información, porque si no ordenas los datos según los campos por los que agrupas, tu informe puede arrojar resultados inesperados. Lo más común es que la misma información aparezca dos veces en el informe. Por ejemplo, si agrupaste por nombre de contacto, pero no ordenaste por nombre de contacto, podrías ver el mismo contacto varias veces en el informe.
Si usas varios grupos en tu informe, necesitas varios campos de datos por los que ordenar la información.
Para más información sobre cómo agrupar datos usando el Diseñador de informes de InterAction, consulta Agrupar información.
Asistente para nuevo informe de contactos: Salida y diseño del informe
Al crear o editar un informe, especifica el formato del informe. Por ejemplo, puedes crear un diseño personalizado para el informe usando una herramienta de diseño de informes, o exportar los datos a una hoja de cálculo de Excel.
Tienes tres opciones:
- Crear el informe en el Diseñador de informes de InterAction
- Exportar la información a un archivo
- Crear el informe en otra aplicación de informes
Elige el formato de salida del informe según el uso que le vayas a dar.
Opciones de salida del informe
| Elige esta opción... | Si esto es importante para ti... |
|---|---|
| Crear el informe en el Report Designer de LexisNexis InterAction |
• El informe debe ser fácil de imprimir • El informe debe ser atractivo y utilizar elementos como texto en negrita, encabezados y pies de página, números de página y gráficos • En tu organización no se utiliza ya una herramienta de diseño de informes como Crystal Reports o Microsoft SQL Server Reporting Services |
| Exportar la información a un archivo |
• La función principal del informe es exportar rápidamente la información a un archivo, por ejemplo, para limpieza o análisis de datos • Quieres mostrar la información en formato de hoja de cálculo |
| Crear el informe en otra aplicación de informes | Tu organización ya utiliza Crystal Reports o Microsoft SQL Server Reporting Services para diseñar informes. |
Crear el informe en el Report Designer de InterAction
InterAction cuenta con una herramienta de diseño de informes que te da mucha flexibilidad al diseñar el formato de tu informe. Si diseñas un informe en el Report Designer, los usuarios pueden ver e imprimir el informe en el Report Viewer al ejecutarlo. Desde el Report Viewer, los usuarios de Windows Client pueden guardar los informes en los siguientes formatos: RTF, PDF, HTML, XLS, TIF y TXT.
Para abrir la aplicación Report Designer y diseñar el formato de tu informe, selecciona Design Report en la pestaña Report Output.
Exportar la información a un archivo
Cuando eliges exportar la información a un archivo, los datos de InterAction se exportan a un archivo que puede guardarse en el disco duro del usuario. Los datos se exportan directamente a un archivo y luego pueden manipularse en otra aplicación. Los siguientes formatos de archivo están disponibles.
- Archivo CSV (.csv)
-
Archivo CSV - Compatible con MS Access (.csv)
(si usas Microsoft Access para abrir archivos CSV)
- Base de datos de Microsoft Access (.mdb, .accdb)
- Documento de Microsoft Excel (.xls, .xlsm, .xlsx)
- Datos XML (.xml)
Si usas Microsoft® Access® para importar archivos CSV, consulta ¿Qué opción de CSV debo elegir?
Cuando un usuario ejecuta el informe, este se abre en el programa correspondiente. Al decidir el formato de archivo a utilizar, considera qué aplicaciones tienen instaladas los usuarios en sus equipos. Por ejemplo, si la mayoría usa Microsoft Excel, puedes elegir ese formato. Si los usuarios finales no tienen la aplicación adecuada instalada, se les pedirá que elijan una ubicación en su computadora para guardar el archivo.
Si eliges exportar a formato de hoja de cálculo (XLS), puedes configurar InterAction para que cierta información se separe en diferentes hojas. Para más información, consulta ¿Qué es la tabla combinada?
Ten en cuenta que algunas aplicaciones de terceros pueden tener restricciones con campos que contienen una gran cantidad de caracteres. Si esperas que tu informe incluya campos con muchos caracteres (por ejemplo, campos de descripción y notas), no exportes a hoja de cálculo. Omite estos campos de tu informe o crea el informe en el Report Designer de InterAction usando un control RichTextBox. Consulta Agregar campos de texto largo a un informe.
Opciones internacionales para la exportación
Si quieres que los valores de fecha y numéricos de tu informe coincidan con una configuración regional diferente a la predeterminada de Windows (no es común), selecciona Options en el cuadro de diálogo del asistente de nuevo informe.
Non-formatted data types es la opción predeterminada (y la recomendada). Esto significa que los datos exportados se formatean según la configuración regional local de Windows. (Si elegiste exportar a un archivo CSV, esta opción no está disponible.)
Se recomienda seleccionar Non-formatted data types si es posible (no disponible para exportaciones CSV). Si eliges Formatted text values y tu informe utiliza cálculos de fechas o números, estos cálculos no funcionarán después de la exportación porque los campos de fecha y numéricos se convierten solo en texto. Luego tendrás que convertir las columnas nuevamente para usar cálculos (en tu aplicación de terceros).
Para exportar datos en un formato específico diferente al de la configuración regional de Windows, selecciona Formatted text values (si elegiste exportar a un archivo CSV, los campos de datos y numéricos se exportan automáticamente como valores de texto). Esto te permite usar un formato diferente para fechas y horas sin tener que cambiar la configuración regional de Windows.
Por ejemplo, si tu computadora con Windows está configurada en formato regional de Estados Unidos, pero quieres que las fechas y horas del informe se exporten en formato francés para Canadá, selecciona French en el campo Language y Canada en el campo Country. Las fechas y horas se exportarán en el formato adecuado para usuarios canadienses de habla francesa.
Si exportas a un archivo CSV, también tienes la opción de exportar el archivo como Unicode (UTF-8) o Western European (Windows).
Después de elegir OK para guardar la información, selecciona el botón Preview en la pestaña Report Output para ver los cambios de formato en tu informe. (Asegúrate de estar previsualizando una carpeta que contenga los datos sobre los que estás informando.)
Crear el informe en otra aplicación de informes
Si tu organización prefiere usar Crystal Reports o Microsoft SQL Server Reporting Services, puedes exportar los datos de InterAction a cualquiera de estas aplicaciones para diseñar los informes allí. Para más información sobre cómo usar Crystal Reports o Microsoft SQL Server Reporting Services con InterAction, consulta el sitio web del Centro de soporte de InterAction.
¿Qué opción de CSV debo elegir?
Al exportar a un archivo CSV, tienes dos opciones:
- Archivo CSV (.csv)
- Archivo CSV - Compatible con MS Access (.csv)
Si no usas Access para importar archivos CSV, elige la opción CSV File (.csv).
Si usas Access para importar archivos CSV, elige la opción CSV File - MS Access Compatible (.csv).
La única diferencia entre ambas opciones es cómo InterAction maneja las celdas que pueden contener varias líneas (por ejemplo, los campos de dirección de varias líneas: Línea 1, Línea 2, Línea 3). La opción CSV - Compatible con MS Access coloca un retorno de carro y un salto de línea (comúnmente llamado CRLF) después de cada uno de estos campos en lugar de solo un salto de línea. Usar esta opción coloca cada elemento (por ejemplo, cada campo de dirección) en una línea separada.
Si eliges la opción CSV File e importas ese archivo en Access, todos los elementos (por ejemplo, todos los campos de dirección) se colocan en una sola línea, lo que probablemente no sea el resultado deseado.
Previsualización de tu informe
Al diseñar tu informe, prévisualízalo seleccionando el botón Preview Report. Durante el proceso de diseño, se recomienda previsualizar con frecuencia usando una carpeta que contenga un conjunto representativo de datos que se incluirán en el informe. Por ejemplo, si estás creando un informe para empresas, asegúrate de previsualizar usando una carpeta que contenga contactos de empresas. Si usas un conjunto de contactos de prueba que no tienen valores en los campos que utilizas, no podrás ver un ejemplo real de cómo se verá el informe terminado.
Cuanto más grande sea la carpeta desde la que previsualizas, más tiempo tardará en mostrarse la ventana de previsualización. Por eso, al seleccionar una carpeta para previsualizar, se recomienda usar una carpeta pequeña o un subconjunto de contactos.
Por defecto, la carpeta de previsualización es la que tienes abierta actualmente en InterAction. Para seleccionar otra carpeta, haz clic en el botón de búsqueda y luego encuentra la carpeta usando el cuadro de diálogo Find Folder. Para obtener ayuda sobre cómo usar el cuadro de diálogo Find Folder, consulta Buscar una carpeta usando Find Folder.
Asistente de nuevo informe de contacto: Configuración de seguridad
Al crear un nuevo informe, configura las opciones de seguridad:
- Security - Los usuarios y/o grupos que tienen permiso para acceder al informe
- Accessible from - Para los usuarios y/o grupos que pueden acceder al informe, el lugar desde donde se puede acceder (Web Client, Windows Client o PIM)
- Applies to - Si el informe se muestra para personas o contactos de empresa en el selector de informes (solo para informes de contacto)
Para más información, consulta los siguientes temas:
- Configurar la seguridad (derechos de visualización) para informes
- Indicar si un informe debe mostrarse para personas o contactos de empresa