Las carpetas te permiten organizar tus contactos. Cada contacto puede estar contenido en cualquier cantidad de carpetas. InterAction también ofrece listas de marketing, que son carpetas especiales. Puedes ver todas las carpetas y listas de marketing que contienen un contacto desde los detalles del contacto.
Cada contacto en realidad se almacena solo en una carpeta, llamada la carpeta de origen del contacto. Cuando agregas un contacto a una carpeta, creas un enlace desde la carpeta de origen; InterAction no hace una copia del contacto.
Si tienes licencia para Oportunidades, Asuntos o Compromisos, la carpeta correspondiente se muestra en el Windows Client. Consulta la guía de Módulos Relacionados para más detalles.
Esta sección contiene los siguientes temas:
- Buscar carpetas
- Propiedades de la carpeta
- Ver las carpetas que contienen un contacto
- Agregar un contacto a una carpeta
- Quitar contactos de una carpeta
- Cambiar la carpeta de origen de un contacto
Buscar carpetas
Todas las carpetas a las que tienes derechos de acceso de lectura se muestran en la lista de carpetas.
La siguiente imagen muestra cómo se organizan las carpetas en la lista de carpetas.
[A] Las clases de carpetas aparecen en el nivel superior...
[B] ...luego los tipos/grupos de carpetas que organizan las clases...
[C] ...y después las carpetas en sí
[D] Cuando abres una carpeta, los contactos de la carpeta aparecen en la ventana principal.
Si no sabes la clase y el tipo/grupo de la carpeta que buscas, puede ser difícil encontrarla navegando en la lista de carpetas. Una forma alternativa de localizar la carpeta es usar Buscar carpeta.
Buscar una carpeta usando Buscar carpeta
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En InterAction Windows Client, selecciona Carpeta > Buscar carpeta para mostrar el cuadro de diálogo Buscar carpeta.
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Ingresa los criterios de búsqueda en los campos Clase de carpeta, Tipo de carpeta, Nombre, Descripción y/o Propietario.
No es necesario ingresar el Nombre o la Descripción completos como criterio de búsqueda. Por ejemplo, puedes ingresar una sola letra en Nombre y InterAction encontrará todas las carpetas a las que tienes acceso que comiencen con esa letra.
- Selecciona Buscar y InterAction mostrará las carpetas a las que tienes acceso y que coinciden con los criterios de búsqueda en los Resultados de búsqueda.
- Marca la casilla de cualquiera de las carpetas que quieras abrir y selecciona OK. InterAction abrirá las carpetas seleccionadas.
Propiedades de la carpeta
Puedes ver información sobre una carpeta seleccionándola en la lista de carpetas y eligiendo Carpeta > Propiedades.
También puedes ver las propiedades de una carpeta desde el cuadro de diálogo Buscar carpetas seleccionando la carpeta y eligiendo el botón Propiedades.
[A] Selecciona la pestaña Seguridad para ver los derechos de acceso de la carpeta.
Consulta la guía Configurando InterAction para más información sobre la creación de carpetas y la seguridad.
[A] Selecciona la carpeta.
[B] Elige Propiedades.
Ver las carpetas que contienen un contacto
Para ver las carpetas que contienen un contacto, abre los detalles del contacto y selecciona la vista Carpetas.
En la lista desplegable Mostrar, puedes elegir qué clases de carpetas quieres ver (Carpetas administrativas, Tipos de contacto, Listas de marketing, Listas de trabajo o Todos).
InterAction muestra cualquiera de las siguientes carpetas de la clase seleccionada a las que tienes acceso de Lectura y Enlace y que permiten el tipo de contacto (persona o empresa):
- Carpetas en tus Favoritos
- Tipos de contacto
- Listas de marketing que usan Gestión de cambios de datos
- Contactos de la empresa - Personas
- Contactos de la empresa - Empresas
InterAction también muestra cualquier otra carpeta de la clase seleccionada que contenga el contacto y a la que tengas acceso de Lectura. Las casillas en la primera columna junto a cada carpeta indican si la carpeta contiene el contacto.
[A] Carpeta de origen del contacto
[B] Carpetas que contienen el contacto
Puedes ordenar la vista de Carpetas por cualquiera de las columnas haciendo clic en el encabezado de la columna. Haz clic en el encabezado para cambiar el orden de ascendente a descendente (o viceversa). Puedes hacer clic en el nombre de un usuario en la columna Agregado por para ir a los detalles del contacto de ese usuario (si el administrador del sistema ha vinculado usuarios a contactos, lo cual es necesario para los usuarios de Web Client).
Agregar un contacto a una carpeta
Hay varias formas de agregar un contacto a una carpeta. Para agregar un contacto a una carpeta, debes tener derechos de acceso de Lectura y Enlace a la carpeta. Puedes hacer cualquiera de lo siguiente:
- Desde la vista de detalles Carpetas en el Windows Client, haz clic en la casilla junto al nombre de la carpeta.
- En el Windows Client, selecciona un contacto y elige Contacto > Copiar. Abre la carpeta a la que quieres agregar el contacto y selecciona Contacto > Pegar enlace.
- En el Windows Client, selecciona un contacto y arrástralo a una carpeta en la lista de carpetas. Cuando InterAction seleccione la carpeta correcta, puedes soltar el contacto en la carpeta.
Puedes Copiar y Pegar o Arrastrar y Soltar varios contactos en carpetas si los marcas antes de enlazarlos.
Quitar contactos de una carpeta
Si quitas un contacto de su carpeta de origen (eligiendo Contacto > Eliminar desde la ventana principal), el contacto se elimina de todo el sistema. Si eliminas un contacto de la carpeta de origen, debes escribir Sí para confirmar la eliminación.
Para quitar un contacto de una carpeta, debes tener derechos de acceso de Eliminar contactos en la carpeta. Por lo tanto, es posible que puedas agregar un contacto a una carpeta pero no puedas quitarlo. Si quitas un contacto de una carpeta, se elimina la información específica de esa carpeta para el contacto.
Para quitar un contacto de una carpeta, haz cualquiera de lo siguiente:
- Desde la vista Carpetas del Windows Client, desmarca la casilla junto a la carpeta.
- Selecciona el contacto y elige Contacto > Eliminar enlace. Puedes quitar varios contactos de una carpeta si los marcas antes de hacer esto.
Cuando eliminas un contacto, aparece un cuadro de advertencia. Selecciona Sí para eliminar el contacto de la carpeta.
Cambiar la carpeta de origen de un contacto
InterAction te permite cambiar la carpeta de origen de un contacto moviéndolo. Debería ser muy raro que necesites mover manualmente un contacto, ya que todos los contactos deberían tener como origen la carpeta Contactos de la empresa - Personas o Contactos de la empresa - Empresas.
Solo los contactos cuyo origen está en las carpetas Contactos de la empresa - Personas y Contactos de la empresa - Empresas se usan al comparar contactos en las colecciones de los usuarios con los contactos de la colección de la empresa.
Existen otras carpetas administrativas que originan contactos como parte de la carga inicial de datos o el procesamiento de duplicados. Normalmente, no necesitas preocuparte por estas otras carpetas administrativas de origen. Los usuarios también pueden originar contactos en listas de trabajo.
Si quieres agregar un contacto a otra carpeta, siempre debes enlazar ese contacto a la otra carpeta. Mover el contacto puede hacer que pierdas datos del contacto y puede que deje de estar disponible para otros usuarios.
Cambiar la carpeta de origen de un contacto
Con pocas excepciones, los contactos siempre deben tener como origen las carpetas Contactos de la empresa - Personas o Contactos de la empresa - Empresas. Originar contactos en otras carpetas hace que no estén disponibles al sincronizar las colecciones de los usuarios con la colección de la empresa. Esto generará contactos duplicados en el sistema que luego deberán ser eliminados por los responsables de datos.
- En InterAction Windows Client, abre la carpeta en la que se origina el contacto.
- Selecciona el contacto y elige Contacto > Copiar.
- Selecciona la carpeta a la que quieres mover el contacto en la Lista de carpetas.
- Elige Contacto > Pegar > Pegar mover.