Los informes de resumen, también conocidos como informes de Contact Intelligence o informes Taxi, son informes que constan de varias secciones de datos que los usuarios pueden elegir incluir en el informe.
- Por ejemplo, InterAction incluye de forma predeterminada el Informe de Actualización Rápida, que es un informe de resumen. Este informe incluye 13 secciones que los usuarios pueden seleccionar al ejecutar el informe:
- Nombre, Empresa, Cargo y Tipos de Contacto
- Direcciones y Teléfonos Principales
- Mi Llamada/Reunión Más Reciente
- Llamada/Reunión Más Reciente
- Mis Notas
- Actividades Recientes
- Próximas Citas
- Conocido Por - Quién Conoce a Quién
- Personal de la Empresa que Conocemos
- Asuntos/Oportunidades/Compromisos Abiertos Recientemente
- Nuevas Listas de Marketing para Contactos
En el Web Client, Windows Client o PIM, los usuarios seleccionan solo las secciones que desean incluir en el informe. Algunas secciones como actividades y citas pueden personalizarse aún más eligiendo Mostrar opciones y luego seleccionando el rango de fechas y filtros de origen para el informe.
Como los informes de resumen pueden incluir potencialmente mucha información por cada contacto, estos informes limitan el número de contactos incluidos a 50.
Incluir informes de resumen en la lista de informes de tu organización te permite crear menos informes, ya que no tienes que crear varios informes que incluyan todas las combinaciones de datos que los usuarios necesitan. En su lugar, crea menos informes y deja que los usuarios elijan qué información incluir.
Por ejemplo, Jane y Marty están en el mismo grupo de práctica. Jane quiere ver la sección Mis Notas en su informe porque siempre escribe notas detalladas. Sin embargo, Marty no usa notas. Ambos pueden usar el mismo informe y elegir incluir o excluir las notas. Cuando ejecutan el informe nuevamente, InterAction recuerda las opciones de personalización que cada usuario eligió para el informe.
Mejores Prácticas para Crear Informes de Resumen
Como los informes de resumen permiten a los usuarios controlar la información incluida en un informe, puedes compartir más informes entre diferentes grupos de práctica o departamentos. Por eso, es importante tener una estrategia para decidir qué informes crear para tu organización.
Mejores Prácticas para Informes de Resumen
| Haz esto ... | Porque ... |
|---|---|
| Crea informes con un objetivo específico en mente |
Crear un informe con demasiadas secciones puede ser abrumador para los usuarios. Solo incluye las secciones que sean relevantes para el informe. Por ejemplo, puedes crear un informe que permita a los usuarios acceder rápidamente a información antes de una llamada con un cliente. Puedes titular este informe Prepararse para un Cliente o Llamada a Prospecto y crear secciones como Mis Notas, Notas de la Firma, Actividades Más Recientes, Mi Llamada/Reunión Más Reciente, Próximas Citas, Asuntos/Oportunidades/Compromisos Abiertos y Noticias Recientes. |
| Evita crear un informe para un grupo específico a menos que contenga datos específicos para ese grupo |
Los informes de resumen generalmente se crean para compartir entre grupos, pero puede que quieras crear informes para grupos específicos. Por ejemplo, un informe específico para un grupo de práctica puede incluir información de carpetas que sean de interés para ese grupo. No deberías compartir este informe entre grupos porque:
|
| Configura la seguridad en los informes de resumen para que solo se muestren a las personas adecuadas | La seguridad no solo es importante para evitar el acceso a los informes, sino también para no saturar el selector de informes de los usuarios con informes que no les aplican. |
| Considera qué secciones deberían ver los usuarios | Las secciones de los informes de resumen no tienen configuraciones de seguridad. Por lo tanto, no puedes mostrar secciones solo a ciertos usuarios o grupos. Si un informe contiene secciones que algunos grupos no deberían ver, crea informes separados con solo las secciones relevantes para cada grupo. |
| Considera crear algunos informes tanto para personas como para empresas | Las secciones se ocultan cuando no deben mostrarse para personas o empresas. Por ejemplo, si una sección es solo para personas, esa sección se oculta al ejecutarse sobre empresas. Por lo tanto, puedes crear un solo informe de resumen que contenga ambos tipos de secciones; no tienes que crear un informe separado para cada uno. |
Crear un Nuevo Informe de Resumen
Si ya existe un informe de resumen similar al que quieres crear, selecciona el informe existente y luego elige Guardar como nuevo. Esto mantiene el diseño de los encabezados y pies de página del informe original.
Para crear un nuevo informe de resumen:
- Desde el Windows Client de InterAction, elige Herramientas > Informes.
- En el Selector de Informes, elige Administrar.
- En la lista desplegable Ver informes para, elige Contactos.
-
Elige Nuevo.
Se muestra el cuadro de diálogo del Asistente para Nuevo Informe. El asistente te guía en cuatro pasos para crear un nuevo informe de resumen (ver abajo). Elige el botón Siguiente para avanzar en cada paso del asistente. Al finalizar, elige Finalizar para crear el informe.
Pasos del Asistente para Nuevo Informe
| Paso # | Paso |
|---|---|
| 1 | Ingresa información general como el nombre y la descripción del informe. |
| 2 | Crea o busca las secciones que se incluirán en el informe. |
| 3 | Diseña el formato del informe y elige el orden de clasificación. |
| 4 | Define quién puede acceder al informe y desde dónde. |
Asistente para Nuevo Informe de Resumen: Información General
Al crear un informe de resumen en el Asistente para Nuevo Informe, el primer paso es completar la información general del informe.
[1] Asigna un nombre, categoría y descripción al informe de resumen.
[2] Elige Informe de Resumen.
- Asigna un nombre, categoría y descripción al informe de resumen.
- Nombre - Asigna un nombre al informe que los usuarios puedan identificar fácilmente. Para consejos sobre cómo nombrar informes, consulta Nombrar Informes.
- Categoría - Elige una categoría de informe de la lista desplegable. Como los informes de resumen se usan principalmente para Contact Intelligence, selecciona Contact Intelligence.
- Descripción - La descripción del informe se muestra en el Selector de Informes y ayuda a los usuarios a identificar el propósito del informe. Incluye el nombre de las secciones incluidas para que los usuarios puedan ver esta información en el Selector de Informes.
- Elige Informe de Resumen.
- Elige Siguiente para continuar al siguiente paso del Asistente para Nuevo Informe.
Asistente para Nuevo Informe de Resumen: Agregar Secciones
Al crear un informe de resumen, define qué secciones estarán disponibles para los usuarios. Aunque puedes indicar qué secciones incluir por defecto, los usuarios eligen qué secciones incluir al ejecutar el informe.
Puedes dejar secciones inactivas o guardarlas como borrador para publicarlas más adelante. Para más información, consulta Ocultar Secciones Incompletas a los Usuarios y Trabajar con Borradores.
Hay tres formas de agregar secciones al informe:
- Crear una nueva sección desde cero
- Agregar una sección existente usada en otro informe (y luego, si lo deseas, hacer cambios y/o renombrar la sección)
- Importar una sección desde un archivo
A medida que agregas secciones al informe, estas se muestran en el cuadro Secciones. El orden en que aparecen en el cuadro Secciones es el orden en que aparecerán en el informe. Usa los botones Subir y Bajar para organizar las secciones mientras las agregas.
Crear una Nueva Sección
Para crear una nueva sección, elige Nuevo. Se muestra el cuadro de diálogo Nueva Sección. Crea la nueva sección y luego elige OK para guardarla.
Después de guardar la sección, esta se guarda en tu informe. También estará disponible para agregarla a otros informes más adelante si así lo deseas.
Consulta Nueva Sección de Informe de Resumen para más información sobre cómo crear secciones.
Si una sección existente utiliza los mismos datos y diseño que la sección que quieres crear, casi siempre es más fácil comenzar con la sección existente. Para más detalles, consulta ¿Puedo Guardar una Sección Existente como Nueva Sección?
Buscar una Sección Existente
Las secciones pueden compartirse entre informes. Para buscar una sección existente para usar en el informe, elige Buscar. Se muestra el cuadro de diálogo Elegir Secciones.
En la lista desplegable Mostrar secciones de, elige el informe del que deseas buscar secciones o selecciona Todas las secciones. Selecciona las secciones que deseas incluir en el informe y luego elige OK.
Cuando encuentras secciones que ya existen y las incluyes en tu informe, no estás haciendo una copia de la sección. Estás usando la misma sección que se utiliza en otros informes.
Si la sección que agregas a tu informe necesita ser modificada, puedes editar la sección después de agregarla al informe seleccionándola y eligiendo Editar. Al guardar los cambios, se te preguntará si deseas actualizar la sección en todos los informes o solo en el informe actual. Si eliges actualizar solo en el informe actual, estarás creando una copia separada de la sección y se guardará como borrador hasta que la publiques más adelante.
Para más información sobre cómo editar secciones, consulta Editar Secciones.
Importar/Exportar Secciones
Al crear o editar informes de resumen, InterAction te permite importar y exportar secciones. También puedes importar informes de lista o resumen de InterAction como secciones (no puedes importar informes de resumen como secciones).
Utiliza la función de importar/exportar secciones en estos casos:
- Tienes un informe de lista o resumen de InterAction que quieres usar como una sección. Puedes importarlo y modificarlo en lugar de crear una sección nueva.
- Descargaste una sección del sitio de soporte de LexisNexis InterAction y quieres incluirla en un informe.
- Estás moviendo una sección de una base de datos de prueba a producción (o viceversa).
- Ya creaste una sección que te gusta y solo está en el informe actual. Quieres crear una sección similar en el mismo informe. Puedes exportar la sección y luego importarla en el mismo informe para no tener que crear una nueva desde cero. Consulta ¿Puedo guardar una sección existente como una nueva sección?
Para importar una sección, selecciona Avanzado > Importar sección desde archivo. Busca el archivo IRD y luego selecciona Abrir. Después de importar una sección, esta queda inactiva. Para activarla, selecciona Editar y luego Hacer que todos los cambios estén disponibles para los usuarios tan pronto como guarde el informe.
Para exportar una sección, selecciona Avanzado > Exportar sección a archivo. Elige una ubicación y luego selecciona Guardar.
Incluir una sección por defecto
Al gestionar la lista de secciones en un informe de resumen, puedes incluir una sección en el informe por defecto. Cuando está marcada, la casilla Incluir por defecto indica que la sección se incluye en el informe si el usuario decide ejecutarlo sin cambiar ninguna opción de personalización.
Esta casilla solo establece la configuración predeterminada: los usuarios pueden elegir las secciones de un informe cuando lo personalizan.
Eliminar secciones
Para eliminar una sección, selecciónala en la lista y luego elige Eliminar.
Si la sección no se usa en otros informes, InterAction te advierte que al eliminar la sección se borrará de forma permanente y ya no estará disponible para incluirla en otros informes.
¿Puedo guardar una sección existente como una nueva sección?
No. Sin embargo, puedes hacer lo siguiente:
-
Si la sección existente está en otro informe, selecciona Buscar para localizar esa sección y agregarla al informe actual. Luego puedes editarla y elegir aplicar los cambios solo al informe actual.
Para más información sobre cómo buscar secciones, consulta Buscar una sección existente.
-
Si la sección existente solo está en el informe actual y quieres crear una sección similar en el mismo informe, exporta la sección y luego impórtala como una nueva sección.
Por ejemplo, quieres crear un informe con dos secciones de relaciones. Creas una sección de relaciones que es exactamente lo que necesitas. En lugar de diseñar la segunda sección desde cero, exporta la primera sección y luego impórtala. Cambia el nombre de la sección y ajusta las opciones de datos y el diseño según sea necesario.
Para más información sobre cómo importar y exportar secciones, consulta Importar/Exportar secciones.
Asistente para nuevo informe de resumen: Diseño
Selecciona Diseño en la pestaña Diseño para abrir la aplicación InterAction Report Designer y diseñar la estructura de los elementos comunes de tu informe de resumen (como el encabezado o pie de página del informe o de la página).
Como los informes de resumen contienen secciones de datos que diseñas por separado, solo tienes que diseñar los siguientes componentes a nivel de informe:
- Encabezado del informe: un encabezado que se imprime solo una vez al principio del informe.
- Encabezado de página: un encabezado que se imprime en la parte superior de cada página.
- Pie de página: un pie de página que se imprime en la parte inferior de cada página.
- Pie de informe: una sección de pie que se imprime solo una vez al final del informe.
Para más información sobre cómo el diseño de informes de resumen es diferente al diseño de secciones, consulta Diseñar secciones vs. diseñar informes.
Para más información sobre cómo usar InterAction Report Designer para diseñar informes, consulta "Diseñar informes usando InterAction Report Designer" en la página 1.
Especificar el orden de clasificación
Al crear informes de resumen, tienes dos opciones de orden:
- Nombre (nombre de la persona o nombre de la empresa)
- Nombre de la empresa (empresa asociada de la persona o nombre de la empresa)
Las opciones de orden son limitadas porque los informes de resumen contienen secciones individuales que tienen su propio orden de clasificación. A nivel de informe, solo indicas cómo ordenar los contactos en el informe.
Por ejemplo, ordena los contactos de personas alfabéticamente por Nombre en un informe para que, si incluyes 20 contactos, puedan encontrarse fácilmente en el informe. Luego, para cada contacto, puedes crear secciones que estén ordenadas según su propia lógica, como Próximas citas o Relaciones clave.
Vista previa del informe
Al diseñar tu informe, visualízalo previamente seleccionando el botón Vista previa. Durante el proceso de diseño, se recomienda previsualizar con frecuencia usando una carpeta que contenga datos representativos de lo que se incluirá en el informe. Por ejemplo, si estás creando un informe para personas y empresas, asegúrate de previsualizar usando una carpeta que contenga tanto contactos de personas como de empresas. Si usas un conjunto de contactos ficticios que no tienen valores en los campos que vas a utilizar, no podrás ver un ejemplo real de cómo quedará el informe terminado.
Cuanto más grande sea la carpeta desde la que previsualices, más tardará en mostrarse la ventana de vista previa. Por eso, al seleccionar una carpeta para la vista previa, se recomienda usar una carpeta más pequeña o un subconjunto de contactos.
Al previsualizar informes de resumen, las secciones en borrador se muestran en la vista previa. Esto es para que puedas ver todas las secciones del informe con fines de prueba. Sin embargo, no hay un indicador visual que muestre cuáles secciones están en borrador.
Por defecto, la carpeta de vista previa es la que tienes abierta actualmente en InterAction. Para seleccionar una carpeta diferente, haz clic en el botón de búsqueda y luego encuentra la carpeta usando el cuadro de diálogo Buscar carpeta. Para obtener ayuda sobre cómo usar el cuadro de diálogo Buscar carpeta, consulta Buscar una carpeta usando Buscar carpeta.
Asistente para nuevo informe de resumen: Seguridad
Al crear informes de resumen, los administradores de informes pueden configurar opciones de seguridad:
- Seguridad: los usuarios y/o grupos que tienen permiso para acceder al informe
- Accesible desde: para los usuarios y/o grupos que pueden acceder al informe, la ubicación desde donde se puede acceder (Web Client, Windows Client o PIM)
- Aplicar a: si el informe se muestra por defecto en el selector de informes según los contactos sobre los que el usuario está informando.
Un solo informe de resumen se puede ejecutar tanto para contactos de personas como de empresas porque solo se muestran en el informe las secciones que aplican a los contactos seleccionados. Para más información, consulta Nueva sección: pestaña General.
Para más información, consulta los siguientes temas:
- Configurar la seguridad (derechos de visualización) para informes
- Indicar si un informe debe mostrarse para contactos de personas o de empresas