Los informes de resumen están compuestos por secciones, que son componentes individuales de los datos de InterAction. Cada sección tiene un propósito específico que puede compartirse entre varios informes. Por ejemplo, la sección “Actividades recientes” puede mostrar las actividades recientes de un contacto y estar incluida en distintos informes de resumen.
Las secciones pueden incluir un solo campo de datos (como Actividades/Citas) o varios campos de datos (como Nombre, Nombre de la empresa y Cargo). Sin embargo, las secciones solo pueden incluir un elemento de datos con filas repetidas.
Por ejemplo, estas son algunas de las secciones incluidas en InterAction de forma predeterminada:
- Próximas citas: muestra todas las citas de un contacto
- Conocido por - Quién conoce a quién: muestra qué personas actuales y exalumnos de tu organización conocen a los contactos seleccionados
- Direcciones y teléfonos principales: muestra todas las direcciones y números de teléfono principales de un contacto
- Nombre, empresa, cargo y tipos de contacto: se usa en todos los informes predeterminados e incluye varios campos para identificar al contacto
Cada sección de un informe de resumen se diseña individualmente en el Diseñador de informes de InterAction. Aunque el diseño de cada sección puede ser único en cuanto a la ubicación de los campos de datos y la forma en que se ordenan, todas las secciones deben tener un aspecto y estilo coherente porque pueden compartirse entre informes.
Crear una nueva sección de informe de resumen
Para crear una nueva sección de informe de resumen:
- Desde el Windows Client de InterAction, selecciona Herramientas > Informes.
- En el selector de informes, selecciona Administrar.
- Selecciona el informe de resumen al que quieres agregar la nueva sección y luego haz clic en Editar.
- Haz clic en la pestaña Secciones.
-
Haz clic en Nuevo.
Se mostrará el cuadro de diálogo Nueva sección. Crea la nueva sección seleccionando cada pestaña en el cuadro de diálogo. Cuando termines de crear la sección, haz clic en OK.
Pasos para una nueva sección
Número de paso Paso 1 En la pestaña General, ingresa información como el nombre y la descripción de la sección. 2 En la pestaña Información, selecciona los campos de datos de InterAction que se incluirán en la sección. 3 En la pestaña Diseño, diseña y visualiza la sección. 4 En la pestaña Ordenar, especifica cómo se ordenarán los datos en la sección.
Nueva sección: pestaña General
Al crear una sección, el primer paso es especificar la información general, como el nombre, la descripción y si la sección se mostrará cuando el usuario genere un informe sobre personas y/o empresas.
Asigna un nombre y una descripción a la sección.
- Nombre: asigna un nombre a la sección que los usuarios puedan identificar fácilmente (por ejemplo, “Próximas citas”).
- Descripción: la descripción de la sección se muestra junto al nombre y ayuda a los usuarios a identificar qué datos se incluyen.
El campo “Esto aplica a” controla cuándo se muestra la sección al ejecutar el informe sobre:
- Personas y empresas
- Solo personas
- Solo empresas
La opción que elijas en el campo Esto aplica a no afecta si una sección aparece en la lista de secciones cuando un usuario personaliza el informe (todas las secciones activas se muestran). Este campo solo afecta si la sección se muestra en el informe.
Por ejemplo:
- Un usuario seleccionó 20 contactos de personas para incluir en un informe. Se mostrarán las secciones que aplican solo a personas y a personas y empresas.
- Un usuario está generando un informe sobre una carpeta que contiene solo empresas. Se mostrarán las secciones que aplican solo a empresas y a personas y empresas.
- Un usuario seleccionó 5 contactos de personas y 8 de empresas para incluir en un informe. Se mostrarán las secciones que aplican a personas y empresas. Además, las secciones que aplican solo a personas se mostrarán para los contactos de personas, y las que aplican solo a empresas se mostrarán para los contactos de empresas.
Ocultar secciones sin terminar a los usuarios
Al crear una sección, es posible que quieras ocultarla a los usuarios. Por ejemplo, la sección puede estar sin terminar o quieres previsualizarla en un informe de resumen antes de ponerla a disposición de los usuarios.
Para ocultar una sección, selecciona la casilla Ocultar esta sección a los usuarios en el cuadro de diálogo Nueva sección. La sección permanecerá inactiva hasta que desmarques la casilla más adelante.
Si quieres mantener una copia activa de la sección disponible para los usuarios pero trabajar en un borrador aparte, el procedimiento es diferente. Consulta Trabajar con borradores.
[1] Selecciona Ocultar esta sección a los usuarios para dejar la sección inactiva.
[2] La sección aparecerá como Oculta (Inactiva) en la lista de secciones del informe de resumen si está inactiva.
Si desactivas una sección que se comparte con otros informes, se te preguntará si quieres dejarla inactiva solo para el informe actual o para todos los informes que la comparten.
Elige una opción:
- Aplicar mis cambios a los informes listados arriba: actualiza todos los informes
- Dejar esos informes como están: solo cambia el informe actual.
Administrar secciones
Al editar secciones, es importante que utilices borradores en lugar de desactivar las secciones (consulta Trabajar con borradores). Si quieres modificar una sección existente, no la guardes como una nueva sección, la desactives y luego elimines la original cuando termines.
Hacer esto es una mala práctica porque los usuarios pueden tener opciones de personalización en las secciones. Si eliminas la sección y luego activas una nueva con el mismo nombre, los usuarios se confundirán al perder sus selecciones personalizadas.
Usa la opción Ocultar esta sección a los usuarios solo cuando estés creando una nueva sección y quieras ocultarla hasta que esté lista.
Nueva sección: pestaña Información
Al crear una nueva sección, selecciona los campos de datos que se incluirán en la sección. Cada vez que se ejecute el informe de resumen, los campos de datos que agregaste a la sección le indicarán a InterAction qué información extraer de la base de datos.
Para agregar campos de datos a la sección, selecciona el campo en el cuadro de la izquierda (Campos de InterAction) y luego haz clic en Agregar (si agregas campos adicionales, clasificaciones, notas específicas de carpetas o texto personalizado, se te pedirá información en este momento).
El nombre del campo se moverá al cuadro Campos de la sección del informe. Repite el proceso si quieres agregar más campos.
También puedes agregar un campo a la sección de las siguientes maneras:
- Doble clic en el campo dentro del cuadro Campos de InterAction
- Arrastrando el campo desde el cuadro Campos de InterAction y soltándolo en el cuadro Campos de la sección del informe
Después de agregar el campo a la lista de campos de la sección del informe, haz clic en Editar para especificar opciones para el campo. Por ejemplo, si agregas perfiles al informe, puedes seleccionar los perfiles que deseas incluir.
Agregar campos de datos a la sección no los agrega físicamente al diseño de tu sección. En esta etapa solo estás eligiendo los datos que se extraerán de la base de datos de InterAction cada vez que se ejecute el informe. Haz clic en el botón Diseño en la pestaña Diseño para crear el diseño de la sección.
Consulta los siguientes temas para más información:
- ¿Cuánta información debe haber en una sección?
- Campos de datos de InterAction
- Agregar y quitar campos de datos
- Seleccionar los campos correctos
¿Cuánta información debe haber en una sección?
Las secciones pueden contener desde un solo campo de datos, como Relaciones, hasta varios campos de datos, como los que se usan para identificar el nombre, la empresa y los tipos de contacto de una persona.
Al crear una sección, ten en cuenta lo siguiente:
- Si la sección contiene información como relaciones, donde hay muchas filas repetidas, incluye solo un tipo de dato. Por ejemplo, no crees una sola sección con relaciones y actividades. Los resultados serán ininteligibles: las actividades se repetirán por cada fila de relación. La información duplicada hará que el informe no sea útil.
- Mantén la sección temática. Por ejemplo, no incluyas todas las actividades en una sola sección. Usa secciones para que los usuarios puedan elegir qué tipos de actividades quieren ver. Si creas una sección llamada Actividades de marketing, el usuario podrá decidir si esa sección le interesa.
- Haz que la sección sea manejable y contenga solo la información necesaria. Por ejemplo, incluye solo las 10 actividades más recientes o las actividades originadas por un grupo específico en lugar de todas las actividades.
Nueva sección: pestaña Diseño
Solo puedes usar el Diseñador de informes de InterAction para diseñar secciones. Para abrir el Diseñador de informes de InterAction y diseñar una sección, haz clic en Diseño.
[1] Haz clic en Diseño para crear el diseño de la sección en el Diseñador de informes de InterAction.
Aunque las secciones solo incluyen un subconjunto de componentes de diseño, la funcionalidad del Diseñador de informes de InterAction es la misma. Consulta Diseñar secciones vs. diseñar informes para más información.
Para más información sobre cómo usar el Diseñador de informes de InterAction para diseñar secciones e informes, consulta "Diseñar informes usando el Diseñador de informes de InterAction" en la página 1.
Diseñar secciones vs. diseñar informes
Diseñar secciones es diferente a diseñar informes porque las secciones no incluyen los siguientes componentes:
- Encabezado del informe: un encabezado que se imprime solo una vez en la parte superior del informe.
- Encabezado de página: un encabezado que se imprime en la parte superior de cada página.
- Pie de página: un pie que se imprime en la parte inferior de cada página.
- Pie de informe: una sección de pie que se imprime solo una vez al final del informe.
Los componentes anteriores solo se definen a nivel de informe.
Para información sobre cómo diseñar componentes a nivel de informe para los informes de resumen, consulta Asistente para nuevo informe de resumen: diseño.
Las secciones, en cambio, son componentes individuales de datos y solo tienes que preocuparte por los elementos de diseño de esa sección en particular, no del informe completo.
Las secciones pueden incluir cualquiera de los componentes de la siguiente tabla.
Componentes de la sección
| Componente | Descripción |
|---|---|
| Encabezado/Pie de grupo |
Cada sección tiene un GroupHeader que se imprime en la parte superior de la sección e incluye el nombre de la sección. Normalmente es un grupo sin un elemento de datos definido, por lo que solo se muestra una vez en el informe. Una sección puede estar compuesta por grupos adicionales, que tienen su propio encabezado y pie de grupo. La sección de encabezado se inserta e imprime justo antes de la sección de detalle. La sección de pie se inserta e imprime justo después de la sección de detalle. |
| Detalle | Una sección tiene una sola sección de detalle. El detalle es el cuerpo de la sección y se crea una instancia por cada registro en la sección. |
| Pie de sección |
El pie que se imprime en la parte inferior de la sección. Por lo general, la mayoría de las secciones que crees no tendrán pies de sección. Sin embargo, los pies de sección pueden usarse para incluir resúmenes (como el número total de actividades) o para crear espacio en blanco entre secciones. |
Algunos diseños de sección pueden ser bastante sencillos y solo requieren un encabezado de grupo (sección) y detalle, como la sección predeterminada Direcciones y teléfonos principales.
Otras secciones pueden requerir encabezados y pies de grupo adicionales si los datos contienen filas repetidas, como la sección predeterminada Conocido por - Quién conoce a quién.
Diseño de secciones de informes de resumen
Debido a que las secciones suelen compartirse entre informes, lo más probable es que manejes el diseño de las secciones de manera diferente a los informes normales.
-
Mantén los márgenes consistentes. Si todos tus informes de resumen son verticales, asegúrate de que los márgenes de tus secciones sean iguales para que puedan usarse de manera intercambiable entre informes.
Si tu organización crea algunos informes en horizontal y otros en vertical, asegúrate de agregar solo secciones que estén formateadas correctamente para el informe. Por ejemplo, no agregues secciones con márgenes verticales a informes de resumen en horizontal, y viceversa.
-
En el encabezado de la sección (GroupHeader), incluye el nombre del contacto junto con el nombre de la sección. Consulta las secciones predeterminadas para ver ejemplos.
Los informes suelen contener más de un contacto. Es más fácil de leer si el nombre del contacto aparece en cada sección, así los usuarios no se preguntan de quién es la información que se está mostrando en cada sección.
- No uses diferentes fuentes en distintas secciones; esto hace que los informes se vean poco atractivos. Al diseñar una nueva sección, establece la fuente Normal en la que usas habitualmente. Consulta Uso de fuentes para más información.
- Si un informe está diseñado para incluir varios contactos, inserta un salto de página delante de cada GroupHeader de sección (que contenga el nombre del contacto) para separar los contactos.
- Utiliza los estándares de LexisNexis InterAction como mejor práctica. Estos estándares han sido probados exhaustivamente para garantizar la consistencia y la apariencia. Para más información, consulta el sitio web del Centro de Soporte de LexisNexis InterAction en Inicio de soporte de InterAction.
Comprobación de los datos de la sección
Antes de dedicar tiempo a diseñar una sección, es útil revisar primero los datos eligiendo el botón Comprobar datos. Esto exporta los datos a Microsoft Excel para que puedas verlos en formato de hoja de cálculo.
Comprobar los datos primero te permite ver los datos de un contacto real con información representativa. Esto te permite:
- Ver los encabezados de los campos y compararlos con los datos en la hoja de cálculo para asegurarte de que seleccionaste los campos de datos correctos
- Verificar la configuración que elegiste para los campos de datos, por ejemplo, filtros para relaciones o actividades
- Entender qué valores se muestran para cada campo para determinar si necesitas crear cálculos
- Ayudarte a decidir si algún campo de datos debe agregarse o eliminarse
Para comprobar los datos:
- En la pestaña Diseño del cuadro de diálogo Nueva sección, haz clic en el botón de búsqueda para encontrar un contacto con datos representativos de la sección que estás creando.
-
Ubica el contacto en el cuadro de diálogo Buscar contactos.
Escribe toda la información que puedas en los campos Nombre, Apellido y/o Nombre de la empresa. Selecciona el contacto y luego haz clic en OK.
-
En el cuadro de diálogo Nueva sección, haz clic en Comprobar datos.
Comprobación de los datos de la sección
[1] Haz clic en el botón de búsqueda para encontrar un contacto con datos representativos de la sección que estás revisando.
[2] Haz clic en Comprobar datos.
Vista previa de secciones
Al diseñar tu sección, puedes previsualizarla haciendo clic en el botón Vista previa. Durante el proceso de diseño, se recomienda previsualizar con frecuencia usando un contacto que tenga un conjunto representativo de datos de lo que se incluirá en el informe. Por ejemplo, si estás creando un informe para empresas, asegúrate de previsualizar usando un contacto de empresa. Si usas un contacto ficticio que no tiene valores en los campos que vas a utilizar, no podrás ver un ejemplo real de cómo se verá la sección al finalizar.
Por defecto, el contacto de vista previa es el que tienes seleccionado actualmente en InterAction. Para seleccionar otro contacto, haz clic en el botón de búsqueda y luego encuentra el contacto para previsualizar.
La vista previa de una sección solo muestra esa sección individual. Para información sobre cómo previsualizar una sección dentro de un informe de resumen, consulta “¿Cómo previsualizo una sección en un informe?” más abajo.
¿Cómo previsualizo una sección en un informe?
A menudo, al crear o editar una sección, quieres ver cómo se ve la sección en el contexto de un informe de resumen.
Para previsualizar una sección en un informe de resumen:
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Si estás editando una sección, haz clic en OK para salir del cuadro de diálogo Editar sección y volver al cuadro de diálogo Editar informe.
De lo contrario, haz clic en Herramientas > Informes > Administrar. Selecciona el informe de resumen que incluye la sección que quieres previsualizar y haz clic en Editar.
- En el cuadro de diálogo Editar informe, haz clic en la pestaña Diseño.
-
En la sección Opciones de vista previa, asegúrate de que la carpeta mostrada contenga datos representativos de la sección que quieres previsualizar.
Para elegir otra carpeta, haz clic en el botón de búsqueda para encontrar una diferente.
-
Haz clic en Vista previa.
Para más información, consulta Asistente de nuevo informe de resumen: Diseño.
Nueva sección: pestaña Ordenar
Las secciones pueden necesitar o no ordenarse, dependiendo del tipo de información incluida en la sección. Por ejemplo, si estás creando una sección para Mis notas o Direcciones y teléfonos principales, es probable que el diseño de tu informe no requiera ordenamiento porque los campos de datos ya están organizados en el informe. Sin embargo, algunas secciones contienen listas que sí necesitan ordenarse. Por ejemplo, si estás creando una sección llamada Personal de la empresa que enumera el personal de un contacto de empresa, probablemente querrás ordenar por un campo de nombre para listar los contactos alfabéticamente.
Todos los campos de datos de InterAction que agregaste a tu sección aparecen en el cuadro Campos en la sección. Al crear una nueva sección, el cuadro Ordenar datos por está vacío. Para agregar un campo como campo de ordenación, haz una de las siguientes acciones:
- Selecciona el campo en el cuadro Campos en la sección y luego haz clic en Agregar
- Haz doble clic en el campo en el cuadro Campos en la sección
El campo que aparece en la parte superior del cuadro Ordenar datos por es el campo de ordenación principal. Los campos que aparecen debajo son campos de ordenación secundarios. Los campos se ordenan según el orden de importancia en el cuadro Ordenar datos por. Por ejemplo, si tu sección incluye perfiles, quizá quieras ordenar por Orden de visualización de perfil y luego por Orden de visualización de encabezado. Si tu informe incluye una lista de actividades, quizá quieras ordenar por Fecha de inicio y luego por Hora de inicio. Usa los botones Subir y Bajar para ordenar los campos según corresponda.
Puedes ordenar en orden ascendente o descendente seleccionando una opción de orden en la lista y luego haciendo clic en Ascendente o Descendente.
¿Cómo afecta el orden de los informes al orden de las secciones?
Al crear informes de resumen, tienes dos opciones de orden:
- Nombre (nombre de persona o nombre de empresa)
- Nombre de empresa (empresa asociada de la persona o nombre de empresa)
Los contactos incluidos en los informes de resumen ya están ordenados por nombre de contacto. No ordenes cada sección por nombre, en su lugar ordena por los campos que correspondan solo a esa sección. Por ejemplo, si estás creando una sección de Actividades recientes, ordena las actividades por Fecha de inicio y luego por Hora de inicio. Así, si tienes 10 contactos en un informe de resumen, cada contacto aparecerá en orden alfabético y la sección de Actividades recientes mostrará las actividades recientes de cada contacto ordenadas por fecha y hora.
Ordenar las secciones solo es importante cuando la sección incluye filas repetidas de información, como actividades, citas y relaciones.