Cuando ejecuta un informe, primero se extrae la información de InterAction y luego se almacena temporalmente en una o más tablas hasta que se coloca en el formato de informe definido para el informe.
La cantidad de tablas en las que se almacena la información depende de los datos que esté recuperando de InterAction. Una tabla Principal incluye información de una sola fila para un contacto. Por ejemplo, los campos de nombre, dirección, teléfono y dirección electrónica están todos incluidos en la tabla Principal. Todos los informes tienen una tabla Principal.
Cualquier información que se incluya en el informe como filas separadas se escribe en su propia tabla. Por ejemplo, si selecciona Relaciones como filas separadas, su informe incluirá una tabla de Relaciones. La siguiente información se puede agregar a un informe como filas separadas:
- Actividades/Citas
- Campos adicionales (solo campos de valores múltiples)
- Tipos de contacto
- Relaciones
- Personal de la empresa
- Listas de marketing
- Listas de trabajo
- Carpetas
- Asuntos, Oportunidades y Compromisos
La tabla Combinada reúne todas las filas de estas tablas individuales en una sola tabla. Si un informe no tiene esta información incluida como filas separadas, el informe no tendrá una tabla Combinada.
Consulte los siguientes temas para obtener más información:
- ¿Cómo uso la tabla Combinada?
- ¿Cuándo es un problema la tabla Combinada?
- ¿Qué sucede si no incluyo información en la tabla Combinada?
- ¿Cómo determino qué información está incluida en la tabla Combinada?
- ¿Cuáles son los problemas de incluir todo en la tabla Combinada?
¿Cómo uso la tabla Combinada?
Si está diseñando un formato de informe usando el Diseñador de Informes de InterAction, utiliza la información de la tabla Combinada para agregar campos directamente al diseño del informe. Puede agrupar, ordenar o mostrar cualquiera de los campos incluidos en la tabla Combinada en el informe.
Solo se incluye una tabla Combinada en un informe si al menos un elemento de información se escribe como filas separadas. Si no ha incluido ninguna información que se escriba en filas separadas, o ha decidido no combinar la información de las tablas separadas, no tendrá una tabla Combinada en el informe.
Si la información no está incluida en la tabla Combinada, los campos no estarán disponibles en la lista de campos que muestra el Diseñador de Informes de InterAction y no se podrán agregar directamente al diseño del informe.
De igual manera, al crear secciones de informe de Resumen, debe incluir datos en la tabla combinada, de lo contrario los campos no estarán disponibles para agregarlos a su informe.
¿Cuándo es un problema la tabla Combinada?
Si solo incluyó un elemento de datos en su informe que incluye filas repetidas, no necesita preocuparse por la tabla Combinada. Por ejemplo, si tiene un informe que incluye el nombre de un contacto y las actividades de ese contacto, toda la información de nombre y actividad está disponible en la tabla Combinada.
Sin embargo, si incluyó varios elementos de datos en su informe que incluyen filas repetidas, sí debe prestar atención a la tabla Combinada. Por ejemplo, si tiene un informe que incluye el nombre de un contacto, las actividades del contacto y las relaciones de un contacto como filas. En esta situación, no querrá incluir todos estos datos en la tabla Combinada porque pueden causar problemas en el informe.
En su lugar, estas secciones de filas repetidas deben incluirse como secciones en los informes de Resumen. Para más detalles, consulte Nueva sección de informe de Resumen.
¿Cuáles son los problemas de incluir todo en la tabla Combinada?
La tabla Combinada puede ser muy compleja, ya que muestra todas las combinaciones posibles de la información del contacto. Por lo tanto, cada contacto puede repetirse muchas veces, incluso en algunos casos, cientos de miles de veces.
Crear la tabla Combinada también puede afectar el rendimiento de un informe. Crear una tabla que contenga cientos de miles de filas toma mucho más tiempo que crear una tabla que contenga 100 filas.
Ejemplo
Está creando un informe para empresas. En el informe quiere incluir el personal de la empresa, relaciones, actividades y listas de marketing de la empresa.
Ejecuta el informe sobre un solo contacto que tiene lo siguiente:
25 empleados de la empresa
10 listas de marketing
100 actividades
4 relaciones
¡Solo este contacto produciría 100,000 filas en la tabla Combinada!
Para calcular su propio resultado, multiplique los elementos entre sí (25 [personal de la empresa] x 10 [listas de marketing] x 100 [actividades] x 4 [relaciones] = 100,000).
¿Qué sucede si no incluyo información en la tabla Combinada?
Si no incluye información en la tabla combinada, tendrá la siguiente experiencia:
- Microsoft® Excel® - Los datos son accesibles en hojas de cálculo separadas dentro del libro creado por el informe. Cada hoja está etiquetada con el nombre de cada tabla.
- Diseñador de Informes de InterAction - Los datos que no están incluidos en la tabla Combinada no están disponibles en la lista de campos que muestra el Diseñador de Informes de InterAction y no se pueden agregar directamente al diseño del informe o sección.
- Microsoft® Access® - Los datos son accesibles en tablas separadas de la base de datos creada.
- XML - Los datos son accesibles en el archivo XML.
- CSV - Solo los datos incluidos en la tabla Combinada se incluyen en el archivo CSV. La información que no se incluyó en la tabla Combinada no se puede acceder en el archivo CSV. No se debe usar CSV como formato de salida para una exportación o informe que contenga varios elementos que se muestran como múltiples filas.
¿Cómo determino qué información está incluida en la tabla Combinada?
Los siguientes cuadros de diálogo incluyen una casilla de verificación que puede usar para determinar si la información está incluida en la tabla Combinada:
- Opciones de Actividad/Cita
- Opciones de Relación (solo como filas)
- Opciones de Personal de la Empresa
- Opciones de Perfil
- Opciones de Lista de Marketing Seleccionada
- Opciones de Lista de Trabajo Seleccionada
- Opciones de Carpeta Seleccionada
- Opciones de Asunto, Oportunidad y Compromiso Seleccionados
Inicialmente, todas estas opciones están configuradas para ser incluidas en la tabla Combinada. Puede desmarcar la casilla Incorporar las filas en la tabla Combinada para excluir los datos de la tabla Combinada.
[1] Cuando esta opción está marcada, se incluye una tabla Combinada en el informe.
Además, cuando está creando o editando un informe que contiene más de un elemento que genera múltiples filas, se le notificará al guardar el informe que el informe contiene filas que pueden causar un problema.
Puede elegir hacer lo siguiente:
- Eliminar todas las secciones problemáticas de la tabla Combinada - Seleccione esta opción para eliminar todas las secciones de múltiples filas del informe.
- Mantener toda la información en la tabla Combinada - Normalmente no se debe seleccionar esta opción. Los resultados suelen ser inutilizables para los creadores de informes y otras aplicaciones. En su lugar, cree un informe de Resumen e incluya los datos de múltiples filas en secciones.
- Eliminar todas las secciones de múltiples filas excepto la siguiente de la tabla Combinada - Seleccione esta opción si es aceptable crear el informe con una sola sección de múltiples filas. Alternativamente, puede crear un informe de Resumen e incluir tantas secciones con datos de múltiples filas como necesite.