Los profesionales usan el Selector de informes al imprimir informes en el Windows Client, Web Client y PIM. Al configurar el Selector de informes, tus objetivos son:
- Hacer que los informes sean fáciles de encontrar. Un Selector de informes desordenado dificulta encontrar el informe que buscas.
- Mostrar solo los informes que deben ejecutarse sobre los contactos mostrados. Los informes para empresas no deben aparecer en la lista de contactos de personas y viceversa.
- Ayudar a los usuarios a encontrar los informes que les corresponden agregando informes a la lista Mis informes favoritos de los usuarios.
- Mostrar solo los informes que realmente les interesan a los usuarios finales. Si creaste un informe especializado para un área de práctica o grupo en particular, ocúltalo para el resto de la organización.
Consulta los siguientes temas:
- Organización de informes
- Indicar si un informe debe mostrarse para contactos de personas o empresas
- Agregar informes a la lista Mis informes favoritos de los usuarios
- Definir qué usuarios pueden acceder a un informe
Organización de informes en el Selector de informes
Los informes se muestran en el Selector de informes del Web Client y Windows Client en un orden establecido por el administrador de informes. Es importante organizar y categorizar los informes de manera eficiente para que los profesionales puedan encontrar fácilmente los informes que necesitan.
Los informes se organizan en la pestaña Organizar informes de la lista de administración de informes (Herramientas > Informes > Administrar y luego selecciona la pestaña Organizar informes).
Haz que la lista de informes sea manejable para los profesionales asegurándote de que los informes solo se muestren para los contactos correspondientes: Solo personas, Solo empresas o Personas y empresas. Para más información, consulta Indicar si un informe debe mostrarse para contactos de personas o empresas.
El cuadro de diálogo Administrar lista de informes muestra todos los informes de InterAction de tu organización. Para ver los informes, elige una opción en la lista desplegable Mostrar Selector de informes para:
- Contactos - Personas
- Contactos - Empresas
- Contactos - Personas y empresas
- Actividades/Citas
- Asuntos (requiere licencia para el módulo de Asuntos)
- Oportunidades (requiere licencia para el módulo de Oportunidades)
- Compromisos (requiere licencia para el módulo de Compromisos)
El campo Mostrar Selector de informes para te permite ver qué informes se muestran en el Selector de informes cuando los usuarios tienen seleccionados contactos, actividades/citas, asuntos, oportunidades o compromisos.
Dentro de estas páginas, puedes usar categorías para organizar los informes. Categorizar los informes ayuda a los usuarios a encontrar rápidamente lo que buscan.
Uso de categorías
Los informes se organizan agrupándolos en categorías:
- Puedes mover un informe a la vez o toda una categoría. Si seleccionas una categoría, moverás toda la categoría y todos los informes dentro de ella.
- Para mover un informe o categoría hacia arriba, selecciona el informe o la categoría y luego elige Subir. Si eliges subir un informe y está en la parte superior de una categoría, se moverá a la categoría anterior.
- Para mover un informe o categoría hacia abajo, selecciona el informe o la categoría y luego elige Bajar. Si bajas un informe y está en la parte inferior de una categoría, se moverá a la siguiente categoría.
Para ayudarte a organizar la lista de informes de tu organización, puedes crear nuevas categorías o eliminar categorías.
Usa categorías y los botones Subir y Bajar para mover los informes más útiles a la parte superior. Así será más fácil para los usuarios encontrar los informes que más usan.
Crear una nueva categoría de informes
- En el InterAction Windows Client, elige Herramientas > Informes.
- Elige Administrar.
- Elige Categoría > Nueva.
- Escribe el nombre de la nueva categoría y luego elige OK.
La categoría se coloca al final de la lista. Puedes usar los botones Subir y Bajar para mover la categoría a la ubicación deseada.
Eliminar una categoría de informes
Al eliminar una categoría, debes especificar a dónde mover los informes de esa categoría.
- En el InterAction Windows Client, elige Herramientas > Informes.
- Elige Administrar.
- Resalta la categoría que deseas eliminar y luego elige Categoría > Eliminar.
- Elige Sí para confirmar.
Indicar si un informe debe mostrarse para contactos de personas o empresas
Al crear o modificar un informe de contactos, debes especificar en la pestaña Seguridad el tipo de contactos sobre los que debe ejecutarse el informe:
- Solo personas
- Solo empresas
- Personas y empresas
[1] En la lista desplegable Aplicar a, elige si el informe debe ejecutarse sobre Solo personas, Solo empresas o Personas y empresas.
Esta configuración controla si el informe se muestra por defecto en el Selector de informes según los contactos sobre los que el usuario está generando el informe.
Las secciones de los informes de resumen también se configuran para mostrarse u ocultarse según los contactos sobre los que el usuario está generando el informe. Para más información, consulta Nueva sección: pestaña General.
Por ejemplo:
- Un usuario marcó 20 contactos de personas para incluir en un informe. El Selector de informes muestra por defecto todos los informes que aplican a Solo personas y Personas y empresas.
- Un usuario está generando un informe sobre una carpeta que contiene solo empresas. El Selector de informes muestra por defecto todos los informes que aplican a Solo empresas y Personas y empresas.
- Un usuario marcó 5 contactos de personas y 8 de empresas para incluir en un informe. El Selector de informes muestra por defecto todos los informes que aplican a Personas y empresas.
Agregar informes a la lista Mis informes favoritos de los usuarios
Los usuarios pueden agregar informes a su lista de Mis informes favoritos. Esta lista es una categoría de informes que aparece en la parte superior del Selector de informes para que los informes sean fáciles de encontrar.
Los administradores de informes pueden agregar un informe a las listas de favoritos de los usuarios seleccionando el informe y luego eligiendo Agregar a favoritos en el cuadro de diálogo Administrar lista de informes (Herramientas > Informes > Administrar).
No puedes quitar un informe de la lista Mis informes favoritos de un usuario.
[1] Selecciona el informe que deseas agregar a la lista Mis informes favoritos de los usuarios.
[2] Elige Agregar a favoritos. Se mostrará el cuadro de diálogo Seleccionar usuarios.
[3] Selecciona los usuarios que recibirán el informe en su lista Mis informes favoritos y luego elige OK.