Cuando creas un informe, puedes agregar cualquier campo adicional global o específico de una carpeta desde InterAction al informe.
La generación de informes te ofrece varias opciones para encontrar campos. Cuando defines la información que debe incluirse en tu informe, puedes incluir cualquier campo adicional de contacto almacenado en InterAction. Cuando ejecutas el informe, InterAction encuentra el campo que especificaste. Si el campo es específico de una carpeta, lo encuentra en la carpeta que indicaste, incluso si no tienes esa carpeta abierta en ese momento.
Incluir campos adicionales en los informes
| Si quieres ... | Entonces elige ... |
|---|---|
| Incluir un campo directamente en el contacto | Campos adicionales > Del contacto actual |
| Incluir un campo que esté en la empresa del contacto | Campos adicionales > De la empresa asociada al contacto |
| Incluir un campo que se use en varias carpetas, como RSVP, y que el informe funcione con cualquiera de esas carpetas | Selecciona la clase de carpeta (Lista de trabajo, Lista de marketing o Carpeta), luego elige la opción Lista actual o Carpeta actual. |
| Crear un informe que muestre los nombres de las carpetas/listas a las que está vinculado un contacto, e incluir los valores de los campos adicionales en esas carpetas/listas |
Selecciona la clase de carpeta (Lista de trabajo, Lista de marketing o Carpeta), luego elige la opción Lista seleccionada o Carpeta seleccionada. Para más detalles, consulta: • Incluir nombres de listas en un informe (Informes sobre listas seleccionadas) • Incluir campos adicionales de listas/carpetas seleccionadas |
| Simplemente mostrar los campos de perfil que aplican a un contacto (como en el Web Client) |
Perfiles Consulta Perfiles para más información. |
Si estás creando un informe que normalmente se ejecuta sobre contactos de personas, puedes obtener información adicional de la empresa asociada a cada contacto. Por ejemplo, podrías querer crear un informe que permita a los usuarios organizar a las personas con las que suelen contactar según la industria en la que trabajan. En este caso, el informe incluiría el nombre de cada persona, el nombre de su empresa, su número de teléfono y los valores de un campo “Industria” en la empresa asociada de la persona.
Puedes comprobar si los valores de los campos adicionales provienen del contacto de persona o del contacto de empresa eligiendo el campo en la lista de campos del informe y haciendo clic en el botón Editar.
Después de seleccionar Del contacto actual o De la empresa asociada al contacto en la lista de campos de InterAction y luego hacer clic en Agregar para añadir el campo a la lista de campos del informe, se muestra el cuadro de diálogo Opciones de campos adicionales.
Por defecto, se muestran todos los campos adicionales de la carpeta actual. Selecciona los campos que quieres incluir en el informe y luego haz clic en OK. Para incluir campos adicionales que se encuentran en otra carpeta, haz clic en Buscar más campos y luego busca la carpeta con los campos que deseas incluir.
Después de hacer clic en OK en el cuadro de diálogo Opciones de campos adicionales, los campos adicionales se agregan a la lista de campos del informe.
Si un usuario ejecuta un informe y no tiene acceso a la carpeta de donde provienen los campos adicionales, se mostrarán los encabezados de los campos, pero los datos estarán vacíos.
Separar valores de un campo adicional de información con múltiples valores
Puedes elegir cómo se incluyen los valores de un campo adicional de múltiples valores en el informe:
- Incluir todos los valores en un solo campo
- Incluir una fila separada para cada valor de cada contacto
Para acceder a estas opciones, haz clic en el botón Opciones de valor en el cuadro de diálogo Opciones de campos adicionales. Alternativamente, puedes seleccionar el campo en la lista de Campos del informe y hacer clic en Editar.
La opción Incluir todos los valores en un solo campo es útil si solo quieres ver los valores en una lista. Elige qué debe separar los valores. Por ejemplo, para listar los idiomas que habla una persona, puedes incluir todos los valores en un solo campo y separar cada valor con un salto de línea o una coma.
Para usar esta misma información y crear un informe que agrupe a las personas por idioma, elige Incluir una fila separada para cada valor de cada contacto.
Incluir el valor secundario de un campo adicional de información
Si un campo adicional incluye un valor secundario, elige si quieres incluirlo en el informe y cómo deseas mostrarlo:
- Entre paréntesis junto al valor principal del campo
- En una columna de datos separada
Para acceder a estas opciones, haz clic en el botón Opciones de valor en el cuadro de diálogo Opciones de campos adicionales. Alternativamente, puedes seleccionar el campo en la lista de Campos del informe y hacer clic en Editar.
Formatear nombres para campos adicionales de usuario de InterAction
Agregar un campo adicional de tipo Usuario de InterAction a tu informe muestra el nombre de un usuario de InterAction en un solo campo. Por ejemplo, al exportar el informe a una hoja de cálculo, una columna contiene el nombre de cada usuario de InterAction.
No puedes mostrar el nombre en varias columnas (por ejemplo, columnas separadas para Apellido y Nombre).
Puedes seleccionar los componentes del nombre que deseas incluir en el informe usando cualquier combinación de Título, Nombre, Apellido, Segundo nombre y Sufijo.
Para personalizar el nombre, haz clic en Opciones de nombre. En el cuadro de diálogo Opciones de nombre, elige cómo quieres que se muestre el nombre en el informe.
[1] Haz clic en Opciones de nombre para personalizar cómo se muestra el nombre en tu informe.
[2] En el cuadro de diálogo Opciones de nombre, selecciona los componentes del nombre que deseas incluir en el informe y el orden en que deben aparecer.
Elige qué componentes del nombre del contacto incluir y el orden en que se mostrará el nombre.
Ejemplos:
Apellido, Nombre Segundo nombre
Apellido, Nombre Inicial del segundo nombre
Título Nombre Apellido Sufijo
Los componentes que incluyas pueden afectar la forma en que se ordena tu informe si lo ordenas por ese campo. Por ejemplo, observa cómo agregar el sufijo al nombre cambia los resultados de tu informe.
Si tienes estos usuarios de InterAction, ordenados en InterAction:
Smith, Judy
Smith, Thomas
Los usuarios se ordenan así en tu informe:
Smith, Jr. Thomas
Smith, Judy
Si no quieres estos resultados, excluye el sufijo del nombre del usuario.
Referenciar un campo adicional por nombre
Ambas opciones de campo adicional disponibles para informes o exportación (Del contacto actual y De la empresa asociada al contacto) buscan exactamente el campo que especifiques en la carpeta exacta que indiques. Esto puede que no sea siempre el comportamiento que deseas.
Por ejemplo, quieres crear un informe de RSVP que puedas usar para varios eventos. Si crearas este informe agregando el campo RSVP de la lista de eventos Seminario Fiscal, el informe siempre usará ese campo RSVP exacto. Si abres la lista de eventos Golf Outing y ejecutas el informe, el campo RSVP que se muestra en el informe no sería el RSVP del contacto para el golf outing, sino su RSVP para el seminario fiscal.
Para referenciar un campo adicional por nombre y usar el valor de la lista que tienes abierta actualmente, puedes usar cualquiera de las siguientes opciones:
- Lista de trabajo actual
- Lista de marketing actual
- Carpeta actual (consulta Carpetas para más información)
Consulta Informes sobre una lista actual para más información sobre informes de listas de trabajo y de marketing.