Si en su organización suelen tener muchas carpetas similares para listas de trabajo o listas de marketing, quizá le interese crear informes que puedan funcionar con cualquiera de estas carpetas.
Algunos ejemplos incluyen los siguientes informes prediseñados de InterAction:
- Contactos de la lista de trabajo - Una lista de todos los contactos en una lista de trabajo, su empresa, puesto y todos los campos adicionales definidos para la lista de trabajo.
- Lista de contactos por patrocinador - Una lista de los contactos organizados por patrocinador. Se utiliza para distribuir a los patrocinadores y validar los contactos en una lista de marketing.
- Informe de registro de seminario - Todos los contactos - Una lista de todas las personas invitadas a un evento y su estado de confirmación (RSVP).
- Resumen del evento - Un análisis del historial y éxito de un evento. Incluye el número de personas invitadas, que confirmaron asistencia y que asistieron al evento.
Para cada uno de los informes anteriores, desea que el informe contenga información sobre la lista de eventos que tiene seleccionada actualmente en InterAction.
Puede crear informes que incluyan todas las listas de trabajo y listas de marketing para cada contacto o solo listas seleccionadas. Consulte Incluir nombres de listas en un informe (Informes sobre listas seleccionadas) para obtener más información.
Para crear informes como estos, seleccione la opción Lista de trabajo actual o Lista de marketing actual al elegir la información de InterAction que desea incluir en el informe. Luego puede seleccionar la opción Lista de trabajo actual o Lista de marketing actual de la lista de campos del informe y elegir Editar para seleccionar las opciones del informe.
Puede incluir cualquiera de los siguientes elementos en el informe:
- El nombre de la lista
- Campos adicionales específicos de la carpeta en la lista
- La fecha en que se añadió el contacto a la lista
- El nombre del usuario que añadió el contacto a la lista
- La información de patrocinio de los contactos en la lista (solo para listas de marketing que admiten patrocinio)
¿Qué sucede si ejecuto un informe de Lista de marketing actual en una lista de contactos que no es una lista de marketing?
Las opciones Lista de marketing actual, Lista de trabajo actual y Carpeta actual están pensadas para usarse cuando un usuario tiene abierta una lista de marketing, una lista de trabajo o una carpeta al elegir ver/imprimir informes.
Los informes que usan estas opciones no se ocultan si el usuario no tiene la carpeta adecuada seleccionada en pantalla. Por ejemplo, un usuario podría abrir la lista de envío de tarjetas de Navidad y elegir ejecutar el informe de Contactos de la lista de trabajo.
Cuando esto ocurre, el informe se ejecuta e incluye la información de la lista de marketing en los lugares especificados para la información de la lista de trabajo. Por ejemplo, los campos adicionales de la lista de marketing abierta actualmente se muestran en el informe.
El comportamiento descrito para las carpetas también es válido al trabajar con una lista de contactos de un módulo relacionado. Por ejemplo, el nombre del asunto, oportunidad o compromiso de InterAction seleccionado se muestra en el campo Lista_de_trabajo_actual en el informe.
Sin embargo, si el usuario ejecuta el informe mientras se muestran en pantalla los resultados de una búsqueda o de la barra de búsqueda, los campos de Lista de trabajo actual aparecerán en blanco en el informe.
Opciones de lista de trabajo/lista de marketing para una lista actual
Cuando selecciona Lista de trabajo actual o Lista de marketing actual en la lista de campos del informe y luego elige Editar, puede seleccionar varias opciones adicionales para su informe.
Opciones de lista de trabajo/lista de marketing
| Opción | Resultado |
|---|---|
| Incluir el nombre de la lista | El nombre de la lista actual está disponible para agregar a su informe. Por ejemplo, seleccione esta opción para mostrar el nombre de la carpeta en el título del informe. |
| Incluir campos adicionales específicos de la carpeta para esta lista |
Se incluye una columna separada para cada campo de información adicional específico de la carpeta para la lista seleccionada actualmente. Para los campos de valores múltiples, todos los valores se incluyen en una sola columna separados por punto y coma. Si el campo incluye un campo secundario, el valor secundario se muestra entre paréntesis después del valor principal del campo. |
| Incluir la fecha en que se añadió el contacto a esta lista | Se incluye una columna en los datos que muestra la fecha en que se añadió el contacto a la lista. |
| Incluir el usuario que añadió el contacto a esta lista | Se incluye una columna en los datos que muestra el nombre del usuario que añadió el contacto a la lista. El nombre del usuario aparece en el formato “Nombre Apellido”. |
| Opciones de patrocinio | Le permite elegir la información de patrocinio que se incluirá en el informe. |
Mostrar el nombre de la carpeta en el título del informe
Cuando diseña un informe que se ejecutará desde una lista de contactos, puede usar las opciones Lista de marketing actual, Lista de trabajo actual o Carpeta actual para mostrar el nombre de la carpeta que el usuario tiene abierta en ese momento en el título del informe.
Para hacer esto, asegúrese de que la opción Incluir el nombre de la lista esté seleccionada en el cuadro de diálogo Opciones de lista actual. Para acceder a este cuadro de diálogo, seleccione la opción de lista/carpeta actual en la lista de campos del informe y luego elija Editar. Al diseñar el informe, coloque el campo Lista_de_marketing_actual en el encabezado de la página del informe. Tenga en cuenta que el nombre de este campo depende de la clase de carpeta con la que esté trabajando (puede ser Lista_de_trabajo_actual, Lista_de_marketing_actual o Carpeta_actual) y la etiqueta puede ser diferente si su organización ha cambiado las etiquetas para las listas de marketing y listas de trabajo.
Consulte los siguientes informes prediseñados de InterAction como ejemplos de uso del nombre de la carpeta en el título del informe:
- Lista de contactos por patrocinador
- Lista de verificación de asistentes al seminario
- Resumen del evento
Consulte "Diseño de informes usando el Diseñador de informes de InterAction" en la página 1 para obtener más información sobre el diseño de informes.
Incluir información de patrocinio en una lista actual
Al incluir información de patrocinador en un informe, puede hacerlo de cualquiera de las siguientes maneras.
Opciones de patrocinio para una lista actual
| Opción | Descripción |
|---|---|
| No incluir información de patrocinio | No se incluye información de patrocinio en el informe. |
| Incluir solo el patrocinador principal | Incluye información del patrocinador principal en filas separadas del informe. |
| Incluir todos los patrocinadores |
Incluye los nombres de todos los patrocinadores en el informe en una sola columna, separados por comas, por ejemplo. También puede incluir el patrocinador principal en una columna separada. Utilice esta opción cuando esté informando sobre una sola lista y desee ver una lista de los patrocinadores de cada contacto para esa lista. |
| Incluir todos los patrocinadores - Cada uno en una fila separada |
Incluye información de todos los patrocinadores en filas separadas del informe. Utilice esta opción cuando agrupe contactos por patrocinador. Por ejemplo, si está creando un informe para ver qué contactos ha añadido cada profesional a la lista de envío de tarjetas de Navidad. |
Al elegir opciones que muestran los datos en filas separadas (Incluir solo el patrocinador principal e Incluir todos los patrocinadores - Cada uno en una fila separada), también puede incluir cualquiera de los siguientes datos sobre el patrocinador:
- Nombre completo
- Información de la empresa
- Puesto
- Departamento
- Direcciones, teléfonos y correos electrónicos
- Campos adicionales
- Tipos de contacto
- IDs de contacto
Por ejemplo, puede que desee crear un informe que incluya el patrocinador principal de un contacto y el Nombre completo, Puesto, Teléfono principal y Correo electrónico principal del patrocinador principal.
Incluir solo el patrocinador principal en una lista actual
Para incluir solo la información del patrocinador principal en el informe, elija Incluir solo el patrocinador principal en la lista desplegable Opciones de patrocinador.
Por defecto, el informe solo incluye el nombre del patrocinador principal (Nombre completo). Para incluir información adicional sobre el patrocinador principal, elija Seleccionar.
[1] Para elegir los datos que se incluirán del patrocinador principal, elija Seleccionar.
Después de elegir Seleccionar, se muestra el cuadro de diálogo Opciones de contacto del informe con todos los campos de datos disponibles para incluir del patrocinador principal. Seleccione los campos de datos que desea incluir en el informe y elija OK. Consulte Agregar y quitar campos de datos para ver los pasos para agregar campos de datos al informe.
Para cada contacto sobre el que esté informando, la información se muestra en filas separadas para cada patrocinador principal. Por ejemplo, John Harris está en tres listas de marketing: Evento de impuestos, Boletín ambiental y Tarjeta de Navidad. Tiene un patrocinador principal para cada lista. Usted quiere incluir el Nombre completo, Puesto, Departamento y Teléfono principal de cada patrocinador principal. Su informe muestra tres filas para John, cada una con el patrocinador principal y la información del patrocinador en columnas separadas.
Incluir todos los patrocinadores en una lista actual
Para incluir todos los patrocinadores en el informe, elija Incluir todos los patrocinadores en la lista desplegable Opciones de patrocinador.
Al incluir todos los patrocinadores en un informe, todos los nombres de los patrocinadores se muestran en una sola columna. O puede seleccionar Incluir patrocinador principal y otros patrocinadores en dos columnas separadas para distinguir el patrocinador principal de los demás patrocinadores.
Las opciones para formatear los datos en el informe incluyen:
-
Formatear el nombre del patrocinador como - Controla cómo se muestra el nombre
- Nombre Apellido muestra los patrocinadores como Jane Tarnoff
-
Apellido, Nombre muestra los patrocinadores como Tarnoff, Jane
Si formatea el nombre del patrocinador como Apellido, Nombre, se recomienda usar un separador de valores distinto a la coma para que el informe sea más legible.
- Separador de valores - Elemento utilizado para separar los nombres de los patrocinadores
Incluir todos los patrocinadores en una lista actual - Cada uno en una fila separada
Para incluir información de todos los patrocinadores en filas separadas, elija Incluir todos los patrocinadores - Cada uno en una fila separada en la lista desplegable Opciones de patrocinador.
Por defecto, el informe solo incluye los nombres de los patrocinadores (Nombre completo). Para incluir información adicional sobre los patrocinadores, elija Seleccionar.
[1] Para elegir los datos que se incluirán de los patrocinadores, elija Seleccionar.
Después de elegir Seleccionar, se muestra el cuadro de diálogo Opciones de Contacto para el Informe con todos los campos de datos disponibles para incluir para los patrocinadores. Selecciona los campos de datos que deseas incluir en el informe y elige OK. Consulta Agregar y quitar campos de datos para ver los pasos sobre cómo agregar campos de datos al informe.
Para cada contacto, el informe imprime una fila por cada patrocinador de la lista de marketing. Por lo tanto, este tipo de informe es ideal para agrupar datos por nombre de patrocinador.
Por ejemplo, John Harris está en dos listas de marketing:
- John tiene dos patrocinadores en la lista de marketing de Tarjetas de Navidad: Carrie Smith y Ed Roberts. Esta información aparece en dos filas separadas.
- John tiene tres patrocinadores en la lista de marketing de Recepción para Nuevos Clientes: Carrie Smith, Cathy Jones y Jane Tarnoff. Esta información aparece en tres filas separadas.
En total, se generan cinco filas para John Harris. Si el informe se agrupara por nombre de patrocinador, aparecerían dos filas para John Harris en la sección de Carrie Smith del informe, ya que ella lo patrocinó en dos listas de marketing diferentes.