Al generar informes sobre contactos, tienes varias opciones para incluir el nombre del contacto. La opción que elijas debe depender de lo que planeas hacer con el informe.
Si tu empresa tiene habilitada la información de contacto específica por idioma, utiliza el campo de datos Información específica por idioma en los informes para incluir la información de contacto en el idioma correspondiente. Consulta Información específica por idioma para más detalles.
Nombre completo
La opción Nombre completo es el campo de datos de nombre que usarás con mayor frecuencia. Es la opción más versátil porque funciona tanto para personas como para empresas. Si vieras el informe como una hoja de cálculo, una columna contendría el nombre completo de cada contacto. Esta es la única opción que puede producir este resultado. Cualquier otra selección genera varias columnas para mostrar el nombre de cada contacto (por ejemplo, columnas separadas para Apellido y Nombre).
Cuando usas la opción Nombre completo, puedes seleccionar los componentes del nombre que deseas incluir en el informe. Por ejemplo, para contactos de personas puedes usar cualquier combinación de Título, Nombre, Apellido, Segundo nombre y Sufijo.
Para personalizar el nombre, agrega Nombre completo a la lista de campos del informe. Con Nombre completo seleccionado en la lista, elige Editar.
En el cuadro de diálogo Opciones de Nombre completo, elige cómo quieres que se muestre el nombre en el informe.
Puedes personalizar lo que se incluye para los contactos:
-
Para personas, puedes elegir qué componentes del nombre del contacto incluir y el orden en que se muestra el nombre.
Ejemplos:
Apellido, Nombre Segundo nombre
Apellido, Nombre Inicial del segundo nombre
Título Nombre Apellido Sufijo
- Para empresas, puedes elegir si usar el Nombre de la empresa o el Nombre de la empresa (también conocido como) para cada contacto de empresa.
Los componentes que elijas incluir para el Nombre completo pueden afectar la forma en que se ordenan tus contactos en el informe. Por ejemplo, considera cómo agregar el sufijo al nombre cambia los resultados del informe.
Si tienes estos contactos, ordenados en InterAction:
Smith, Judy
Smith, Thomas
Los contactos se ordenan así en tu informe:
Smith, Jr. Thomas
Smith, Judy
Si no deseas estos resultados, excluye el Sufijo del Nombre completo al generar informes sobre contactos de personas.
Campos de nombre de persona
Si quieres tener más control sobre cómo se muestra el nombre de un contacto de persona en el informe, selecciona cada campo individualmente. Si ves el informe como una hoja de cálculo, cada parte del nombre del contacto estaría en una columna separada. Puedes elegir cualquiera de las siguientes opciones:
- Título
- Nombre
- Nombre preferido
- Segundo nombre
- Apellido
- Sufijo
- Saludo
Saludos
Los saludos son los nombres que se usan para dirigirse a los contactos al crear correspondencia o informes.
Cada contacto puede tener un saludo global que usan todos y cualquier cantidad de saludos específicos de usuario. Por ejemplo, el contacto Gerald Tennant puede ser conocido como “Jerry” para el usuario Ed Roberts. Para el resto de la empresa, es conocido como Gerald Tennant. En este ejemplo, “Gerald Tennant” es el saludo global del contacto, mientras que “Jerry” es el saludo específico de usuario para Ed Roberts.
Todos los contactos tienen al menos un saludo global. Cuando se crea un contacto por primera vez, el saludo predeterminado se usa como saludo global. El saludo global se puede editar. Si se elimina el saludo global, el saludo predeterminado llena automáticamente el campo.
Si tu organización ha habilitado la información de contacto específica por idioma, los contactos también pueden tener un saludo específico por idioma.
Para más información sobre los saludos, consulta Saludos.
Para seleccionar el saludo que deseas usar, agrega Saludo a la lista de campos del informe. Con Saludo seleccionado en la lista, elige Editar.
En el cuadro de diálogo Opciones de saludo, elige la versión del saludo que deseas usar.
Al definir el informe, elige qué saludo quieres usar (puedes incluir un saludo específico de usuario o el saludo predeterminado):
-
El saludo específico de usuario para (elige una de las siguientes opciones):
- El usuario actual - El usuario que ejecuta el informe utiliza sus propios saludos para los contactos en el informe. Si no existe una versión de usuario para un contacto en el informe, se usa la versión global.
- Un usuario específico - La cuenta de usuario seleccionada se usa para generar los saludos de los contactos en el informe. Si no existe una versión de usuario para un contacto en el informe, se usa la versión global. Elige esta opción cuando estés generando el informe o realizando un envío para un usuario específico.
-
El saludo predeterminado (no usar la versión de ningún usuario) (elige una de las siguientes opciones):
- Usar saludo de la empresa - Siempre se usa la versión global/predeterminada del saludo.
- Usar un idioma específico (disponible si tu organización tiene habilitada la información de contacto específica por idioma) - Usa la versión específica por idioma del saludo para el idioma seleccionado, si existe. (Esta es la versión guardada en el campo Saludo específico por idioma.) Si no existe una versión específica por idioma, se exporta el saludo de la empresa.
Un contacto de persona siempre tiene un saludo (los contactos de empresa no usan saludos). Si el usuario no tiene un saludo para el contacto, se usa el saludo global/predeterminado.
Información específica por idioma
Si tu organización tiene habilitada la información de contacto específica por idioma, puedes agregar estos datos a los informes.
Los siguientes campos específicos por idioma vienen incluidos de forma predeterminada con InterAction, pero tu organización puede haber modificado estos campos o agregado campos personalizados específicos por idioma:
- Cargo específico por idioma
- Saludo específico por idioma
- Sufijo específico por idioma
- Título específico por idioma
Cuando agregues el campo de datos Información específica por idioma a un informe, elige Editar para seleccionar los idiomas que deseas incluir. Los idiomas que aparecen en la lista son los que admite tu empresa.
Para más información sobre la información de contacto específica por idioma, consulta ¿Qué es la información de contacto específica por idioma?
Selecciona los idiomas que deseas incluir y luego haz clic en OK.
Cuando agregas el campo de datos Información específica por idioma a un informe, todos los campos específicos por idioma para los idiomas seleccionados estarán disponibles para incluir en el informe. Si exportas la información a un archivo CSV, los campos se mostrarán como columnas separadas.
Todos los campos específicos por idioma se incluyen para todos los idiomas que seleccionaste. Por ejemplo, si tu empresa tiene cinco campos específicos por idioma y admite tres idiomas, exportar la información específica por idioma para todos los idiomas agrega 15 columnas a un informe CSV. Si estás diseñando un informe, puedes elegir qué campos agregar al diseño del informe.
Los campos específicos por idioma se nombran de la siguiente manera en los encabezados de columna:
<Nombre del idioma>_<Nombre del campo>
Por ejemplo, el campo Cargo específico por idioma se formatea así para el idioma neerlandés (Países Bajos):
nl_NL_JobTitle
Los campos personalizados específicos por idioma también se formatean con el prefijo <Nombre del idioma>_.
¿Qué sucede si incluyo un contacto en mi informe que no tiene información específica por idioma?
Al ejecutar un informe que incluye información de contacto específica por idioma, algunos contactos incluidos en el informe pueden no tener ninguna información específica por idioma guardada en InterAction.
Si no existe un valor para los siguientes campos específicos por idioma predeterminados, el sistema exporta el valor del elemento de datos de la empresa correspondiente:
- Si no hay valor en el campo Cargo específico por idioma, se usa el valor del campo Cargo.
- Si no hay valor en el campo Saludo específico por idioma, se usa el valor del campo Saludo.
- Si no hay valor en el campo Sufijo específico por idioma, se usa el valor del campo Sufijo.
- Si no hay valor en el campo Título específico por idioma, se usa el valor del campo Título.
Esto solo aplica para los campos específicos por idioma predeterminados. Si tu empresa ha creado campos personalizados específicos por idioma, InterAction deja el campo vacío si no hay valor.
Campos de nombre de empresa
Los campos de nombre de empresa aplican tanto para contactos de personas como de empresas:
- Para personas, el nombre de la empresa asociada a la persona se incluye en el informe.
- Para empresas, el nombre de la empresa se incluye en el informe.
Puedes elegir entre dos campos de nombre para incluir en tu informe: Nombre de la empresa o Nombre de la empresa (también conocido como).
Si tu organización ha configurado especialmente InterAction para admitir la versión francesa del idioma preferido de un contacto, es posible que tengas una tercera opción, “Empresa - Nombre de empresa preferido”. Para más detalles, consulta Configurar el nombre de la empresa utilizado para contactos en regiones bilingües francés/inglés.