Al agregar direcciones, teléfonos o direcciones electrónicas a un informe, puedes elegir si deseas agregar cada campo del elemento por separado o agregarlos como un elemento completo y formateado. Por ejemplo, puedes incluir solo la ciudad de una dirección o puedes incluir la dirección completa y formateada.
Al elegir los campos para agregar al informe, se utiliza la versión de la información del contacto que tiene el usuario si el contacto está en su lista de contactos. Puedes cambiar este valor predeterminado; para más información, consulta Información de contacto: versión del usuario vs. versión de la organización.
Para información sobre si se utiliza la versión específica de la carpeta o la versión global, y cómo puedes cambiar este valor predeterminado, consulta Incluir información específica de la carpeta en informes (en una carpeta en particular).
Consulta los siguientes temas para más información:
- Incluir direcciones en informes
- Usar la opción de dirección completa
- Incluir teléfonos en informes
- Incluir direcciones de correo electrónico en informes
- Acerca de los tipos alternativos de dirección, teléfono y dirección electrónica
Incluir direcciones en informes
Al incluir la dirección en un informe, normalmente usarás la dirección postal. La mayoría de los contactos, si tienen alguna dirección especificada, tienen una dirección postal.
Si deseas incluir específicamente direcciones de trabajo o de casa para los contactos, puedes incluir direcciones para ciertos tipos de ubicación (Trabajo, Trabajo 2, etc.).
También puedes incluir los campos individuales de la dirección por separado. Elegir los campos de dirección por separado muestra estos campos en una columna diferente en tu informe.
Puedes elegir cualquiera de los siguientes:
- Calle
- Líneas 1-3 individualmente
- Línea adicional
- Ciudad
- Estado/Provincia
- Código postal
- País
- Descripción
- IDs
Si no deseas exportar cada línea por separado, utiliza la opción Dirección completa.
Usar la opción de dirección completa
Usar la opción de dirección completa es una buena manera de crear un campo que incluya ciudad, estado y país en un solo campo. Luego puedes usar este campo para agrupar contactos en un informe.
La opción de dirección completa te permite incluir todos los componentes de una dirección en una sola columna del informe. Puedes seleccionar qué elementos deseas incluir y cómo quieres que se formatee la dirección. Finalmente, puedes aprovechar la configuración regional y usar reglas internacionales de envío para determinar si el país se muestra en la dirección.
Para modificar el formato de una dirección, agrega el campo de dirección a la lista de campos incluidos en el informe. Selecciona el campo de dirección de la lista y elige Editar.
Si estás editando los campos Dirección completa versión empresa (correo), Dirección completa versión empresa (trabajo) o Dirección completa versión empresa (casa) en la sección Avanzado - Anular valores predeterminados, los formatos de dirección se especifican en la pestaña Organizar resultados.
Las siguientes tablas te ayudan a decidir qué opciones seleccionar en el cuadro de diálogo de opciones de dirección completa.
Para incluir el nombre completo del estado sin abreviar, elige la opción de dirección completa y luego cambia el formato para incluir solo <Estado/ProvinciaCompleto>.
Formatear direcciones - Formatos
| Para... | Entonces |
|---|---|
| Usar el formato de dirección completo definido para el país en cada dirección. | Selecciona la opción Usar el formato de dirección especificado para cada país. |
| Usar el mismo formato para todas las direcciones, ignorando el formato definido para el país en cada dirección. |
Selecciona Usar un formato personalizado para las direcciones. En el cuadro de texto, usa las teclas Retroceso o Suprimir de tu teclado para eliminar elementos. Para agregar elementos, escribe caracteres o saltos de línea. Para agregar campos al formato de dirección, elige Insertar. |
| Configurar el formato para incluir solo ciertos campos (por ejemplo, quieres que el campo solo incluya ciudad y estado para luego agrupar contactos usando este campo). |
Selecciona Usar un formato personalizado para las direcciones. En el cuadro de texto, usa las teclas Retroceso o Suprimir de tu teclado para eliminar elementos. Para agregar elementos, escribe caracteres o saltos de línea. Para agregar campos al formato de dirección, elige Insertar. |
|
Mostrar el país en la dirección solo si el país del contacto es diferente al del usuario que imprime los sobres/etiquetas. Por ejemplo, el usuario trabaja en Francia (la configuración regional de su PC está en Francia) y algunos de los contactos a los que envía correspondencia residen en Estados Unidos. Todos los contactos que residen en Francia NO tendrán el país en la dirección y todos los que residen en Estados Unidos SÍ tendrán el país en la dirección. Los nombres de los países se imprimen en francés. |
Selecciona Aplicar reglas internacionales de envío. Selecciona Usar la configuración regional actual del usuario. |
| Mostrar siempre el país en cada dirección, incluso si el país es el mismo que el del usuario que ejecuta el informe. | Desmarca la casilla de Aplicar reglas internacionales de envío. |
|
Usar siempre una configuración regional específica en lugar de la del usuario al formatear direcciones (no es común). Usa esta opción para un envío que siempre se realiza desde una ubicación específica. Por ejemplo, una empresa con oficinas en Francia, Alemania y EE. UU. gestiona el marketing desde una ubicación central en Francia. Al imprimir etiquetas de envío, el país se imprime en francés. El país no se imprime para los contactos que residen en Francia. |
Selecciona Aplicar reglas internacionales de envío. Selecciona Usar siempre la siguiente (ignorar la configuración regional del usuario). Selecciona el país y el idioma que se usarán para la dirección en las listas desplegables Enviar desde y Imprimir país en. |
Incluir teléfonos en informes
Al elegir un teléfono para incluir en un informe, normalmente usarás la opción Teléfono principal (Fax principal, Buscapersonas principal, etc.). Como los contactos de InterAction pueden tener varios teléfonos, existen reglas que determinan cuál es el teléfono principal.
Si ejecutas el informe desde una carpeta o lista, se utiliza el teléfono específico de la carpeta. Si no hay teléfonos específicos de la carpeta, se usa la versión global. Incluso si el contacto está en la lista de contactos del usuario, nunca se usa la información del usuario.
Puedes cambiar la configuración predeterminada que determina si se usa la versión específica de la carpeta o la versión global. Consulta Elegir versiones específicas (específica de carpeta o global) para más información.
Si ejecutas el informe desde un resultado de búsqueda, se utiliza la versión del usuario del teléfono del contacto si el contacto está en la lista de contactos del usuario. Si el contacto no está en la lista de contactos del usuario, se utiliza la versión de la organización del teléfono.
El teléfono principal depende de la información disponible para el contacto. InterAction utiliza una jerarquía para determinar qué elemento exportar. Si el primer elemento de la jerarquía no existe, se revisa el siguiente, y así sucesivamente.
La siguiente jerarquía se utiliza para determinar el teléfono principal de un contacto de usuario, o un contacto que está tanto en la lista del usuario como en la de la organización:
- Teléfono directo (Teléfono de trabajo para empresas)
- Teléfono de la empresa (Teléfono de trabajo 2 para empresas)
- Teléfono móvil
- Teléfono de casa (solo personas)
- Otro teléfono
La siguiente jerarquía se utiliza para determinar el teléfono principal de un contacto que solo está en la lista de la organización:
Contactos personales:
- Teléfono de trabajo
- Teléfono de trabajo 2
- Teléfonos de trabajo alternativos
- Móvil de trabajo
- Móvil de trabajo 2
- Móvil de trabajo alternativo
- Teléfono de casa
- Teléfono de casa alternativo
- Móvil de casa
- Móvil de casa alternativo
- Otro teléfono
Contactos de empresa:
- Teléfono de trabajo
- Teléfono de trabajo 2
- Teléfono de trabajo alternativo
- Móvil de trabajo
- Móvil de trabajo 2
- Móvil de trabajo alternativo
- Otro teléfono
Si el contacto está en el contexto de una carpeta, se utiliza la información específica de la carpeta. Si no existe información específica de la carpeta, se usa la versión de la organización.
Si el campo Teléfono principal no devuelve la información que deseas, puedes especificar el tipo de teléfono que se incluirá en el informe, como Trabajo, Casa, etc.
Para modificar el formato de un número de teléfono (al usar Teléfono principal o Teléfono completo), agrega el campo de número de teléfono a la lista de campos incluidos en el informe. Selecciona el campo de número de teléfono de la lista y luego elige Editar.
Si estás editando los campos Teléfono versión empresa (trabajo), Teléfono versión empresa (trabajo 2) o Teléfono versión empresa (casa) en la sección Avanzado - Anular valores predeterminados, las opciones de teléfono se especifican en la pestaña Organizar resultados.
Puedes incluir cualquiera de los siguientes elementos:
- Número
- Extensión, con etiqueta personalizada
- Descripción
- Tipo de ubicación (Trabajo, Casa, etc.)
- Tipo de teléfono (Teléfono, Fax, etc.)
- Tipo abreviado (solo para la opción Teléfono principal). Esta opción incluye una abreviatura para el tipo de ubicación del teléfono: Trabajo (t), Casa (c), Móvil (m) u Otro (o).
Debido a que la opción Tipo abreviado incluye la abreviatura del tipo de ubicación, no se recomienda incluir el tipo de ubicación cuando uses la opción Tipo abreviado. De lo contrario, los datos se verán así: (212) 555-9068 - Trabajo (t), por ejemplo.
Incluir direcciones de correo electrónico en informes
Al elegir una dirección de correo electrónico o un sitio web para incluir en un informe, normalmente usarás las opciones Correo electrónico principal y/o Sitio web principal.
Como los contactos de InterAction pueden tener varias direcciones de correo electrónico y sitios web, existen algunas reglas que determinan cuál es el correo electrónico principal o el sitio web principal.
Si ejecuta el informe desde una carpeta o lista, se utiliza la dirección electrónica específica de la carpeta. Si no hay direcciones específicas de la carpeta, entonces se usa la versión global. Incluso si el contacto está en la lista de contactos del usuario, nunca se utiliza la información del usuario.
Puede anular la configuración predeterminada que determina si se utiliza la versión específica de la carpeta o la global. Consulte Elegir versiones específicas (específicas de carpeta o globales) para obtener más información.
Si ejecuta el informe desde un resultado de búsqueda, se utiliza la versión del usuario de la dirección electrónica del contacto si el contacto está en la lista de contactos del usuario. Si el contacto no está en la lista de contactos del usuario, se utiliza la versión de la organización de la dirección electrónica.
El correo electrónico principal o el sitio web principal depende de la información disponible para el contacto. InterAction utiliza una jerarquía para determinar qué elemento exportar. Si el primer elemento de la jerarquía no existe, se revisa el siguiente, y así sucesivamente.
La siguiente jerarquía se utiliza para determinar el correo electrónico principal o el sitio web principal de un contacto de usuario:
- Dirección de correo electrónico de trabajo o sitio web
- Dirección de correo electrónico personal o sitio web (solo personas)
- Otra dirección de correo electrónico o sitio web
La siguiente jerarquía se utiliza para determinar el correo electrónico principal o el sitio web principal de un contacto de organización:
- Dirección de correo electrónico de trabajo o sitio web
- Dirección de correo electrónico de trabajo 2 o sitio web
- Dirección de correo electrónico de trabajo alternativa o sitio web
- Dirección de correo electrónico personal o sitio web (solo personas)
- Dirección de correo electrónico personal alternativa o sitio web (solo personas)
- Otra dirección de correo electrónico o sitio web
Si Correo electrónico principal o Sitio web principal no devuelve la información que desea, especifique el tipo de dirección de correo electrónico o sitio web que desea incluir en el informe, como Trabajo, Personal, etc.
Para modificar el formato de una dirección electrónica (al usar Correo electrónico principal o Correo electrónico completo), agregue el campo de dirección electrónica a la lista de campos incluidos en el informe. Seleccione el campo de la lista y luego elija Editar.
Si está editando los campos Correo electrónico de empresa (versión de la firma) o Correo electrónico personal (versión de la firma) en la sección Avanzado - Anular valores predeterminados, las opciones de correo electrónico se especifican en la pestaña Organizar resultados.
Acerca de los tipos de dirección alternativa, teléfono y dirección electrónica
Si está incluyendo direcciones de trabajo alternativas o personales alternativas, teléfonos o direcciones electrónicas en su informe, tenga en cuenta que estos elementos son campos de valores múltiples, no de valor único. Esto significa que no puede mostrarlos como un elemento por columna.
Cada campo alternativo único puede estar en su propia columna (por ejemplo, un teléfono de trabajo alternativo). Sin embargo, si existen varios valores (por ejemplo, tres teléfonos de trabajo alternativos), no puede separar esos valores en columnas diferentes.
Para especificar el carácter que se usará para separar los valores, agregue el campo de dirección alternativa, teléfono o dirección electrónica alternativa a la lista de campos incluidos en el informe. Seleccione el campo en la lista y luego elija Editar. En el cuadro de diálogo de Opciones, seleccione el separador de valores que desea usar. En el ejemplo de abajo, los números de teléfono alternativos están separados por un salto de línea.
Inicialmente, los valores de cada contacto se separan con punto y coma (;). Para mostrar los elementos en una lista, debe elegir usar un salto de línea como separador entre cada valor.
Para agregar una línea en blanco entre los valores, seleccione la opción Otro en el campo Separador de valores (Figura 37-11) y luego escriba \n\n en el cuadro de texto.
Consulte el informe prediseñado de InterAction "Lista de contactos - Todos los teléfonos y direcciones" para ver un ejemplo de uso de direcciones, teléfonos y correos electrónicos alternativos.