Une des plus grandes responsabilités d'un gestionnaire de rapports est de concevoir des rapports qui sont précieux pour l'organisation. Lors de la création de rapports, InterAction vous fournit une liste de champs de données que vous pouvez inclure dans les rapports. En tant que gestionnaire de rapports, vous décidez quels champs doivent figurer dans un rapport. Lorsque vous exécutez un rapport, les champs de données extraient les informations actuelles de la base de données.
Seuls les gestionnaires de rapports peuvent créer ou modifier des rapports dans la liste de rapports de votre organisation. Pour plus d'informations, voir Qui est un gestionnaire de rapports ?
Il peut être difficile au début de déterminer quels champs de données doivent figurer dans les rapports car InterAction propose de nombreuses options. De plus, les champs de données peuvent être configurés de différentes manières. Par exemple, le nom d'une personne peut être configuré pour s'afficher comme "Nom, Prénom Deuxième prénom" ou "Prénom Deuxième prénom Nom". Le titre ou la salutation de la personne peut être inclus. Lorsque vous ajoutez des champs de données plus sophistiqués comme les relations et les activités, les possibilités sont nombreuses.
Vous ajoutez ou supprimez des champs de données dans la mise en page du rapport à l'aide de l'InterAction Report Designer. Vous pouvez également exporter des champs de données dans différents formats, tels que Microsoft® Excel® ou CSV.
Quelques suggestions :
- Diagrammez le rapport ou faites une liste des informations à inclure dans le rapport. Cela vous aide à rester concentré sur ce que vous essayez de construire.
- InterAction inclut des rapports prêts à l'emploi. Si vous souhaitez concevoir un nouveau rapport, commencez par un rapport prêt à l'emploi similaire et choisissez Enregistrer sous nouveau. Modifiez la copie du rapport, en supprimant et en ajoutant des champs de données selon les besoins.
Les sujets suivants peuvent vous aider à démarrer :
- Champs de données InterAction
- Ajout et suppression de champs de données
- Faire les bons choix de champs
Champs de données InterAction
Lors de la création ou de la modification d'un rapport, InterAction fournit une liste de champs de données InterAction que vous pouvez ajouter à votre rapport. Les champs disponibles sont listés à gauche dans la boîte Champs InterAction. Les champs inclus dans le rapport sont listés à droite dans la boîte Champs du rapport.
[1] La liste des champs de données InterAction disponibles se trouve dans la boîte de gauche. Par défaut, tous les champs de données sont réduits. Cliquez sur Développer tout pour développer tous les champs ou Réduire tout pour réduire tous les champs.
[2] La liste des champs de données de votre rapport se trouve dans la boîte de droite. Utilisez les boutons Monter et Descendre pour réorganiser l'ordre des champs. L'ordre d'affichage des champs du rapport ici est l'ordre dans lequel ils s'affichent dans le fichier d'exportation, si le rapport est configuré pour être exporté dans un format de fichier d'exportation (tel que CSV ou XLS).
Lorsqu'un champ est sélectionné dans la liste Champs InterAction et déplacé vers la liste Champs du rapport, il est retiré de la liste Champs InterAction (l'exception à cela est les champs supplémentaires). Par conséquent, si vous cherchez un champ à inclure dans votre rapport et que vous ne le voyez pas dans la liste Champs InterAction, vérifiez la liste Champs du rapport car il peut déjà y être inclus.
Sélectionnez tous les champs de données que vous souhaitez inclure dans la mise en page de votre rapport. Si vous regroupez ou triez votre rapport sur des champs non inclus dans la mise en page physique du rapport, incluez également ces champs dans le rapport. Par exemple, vous pourriez inclure Nom complet dans votre rapport pour lister les contacts dans un format "Prénom Nom", mais vouloir regrouper par Nom. Ajoutez Nom à la liste des champs du rapport pour regrouper par ce champ plus tard.
Pour plus d'informations sur le regroupement de données dans l'InterAction Report Designer, voir Regroupement d'informations.
Ajout et suppression de champs de données
Que vous modifiiez un rapport existant ou créiez un nouveau rapport, l'une des premières étapes du processus de conception de rapport est de sélectionner les champs à ajouter au rapport. La partie la plus difficile de ce processus est de décider quels champs vous avez besoin.
Après avoir listé les champs de données dont vous avez besoin pour un rapport, ajoutez-les à la mise en page du rapport. Si vous modifiez un rapport existant, vous devrez peut-être également supprimer des champs.
Si la sortie de votre rapport est Excel (.xls) ou un fichier CSV (.csv), vous n'avez qu'à sélectionner les champs de données pour votre rapport - vous n'avez pas besoin d'ajouter ces champs à une mise en page de rapport.
Ajouter ou supprimer des champs de données de votre rapport ne les ajoute pas ou ne les supprime pas physiquement de votre mise en page de rapport. À ce stade, vous choisissez simplement les données qui seront extraites de la base de données InterAction chaque fois que le rapport est exécuté. Après avoir ajouté ou supprimé des champs de données, vous devez ajouter ou supprimer ces champs de la mise en page du rapport à l'aide de votre outil de conception de rapport. Si vous ajoutez un champ de données au rapport mais ne l'ajoutez pas à la mise en page physique, les données ne s'afficheront pas sur le rapport. De même, si vous supprimez un champ de données mais ne le supprimez pas de la mise en page physique, ce champ sera toujours vide.
Pour plus d'informations sur l'utilisation de l'outil de conception de rapports intégré d'InterAction pour créer une mise en page de rapport, voir "Conception de rapports à l'aide de l'InterAction Report Designer" à la page 1.
Ajout de champs de données à un rapport
- Dans la barre de menu du Windows Client, choisissez Outils > Rapports.
- Choisissez Gérer.
- Sélectionnez le rapport à modifier puis choisissez Modifier.
- Choisissez l'onglet Informations.
-
Sélectionnez le champ dans la boîte de gauche (Champs InterAction) puis choisissez Ajouter (si vous ajoutez des champs supplémentaires, des classifications, des notes spécifiques à un dossier, des actualités ou du texte personnalisé, vous êtes invité à fournir des informations à ce moment-là).
Le nom du champ se déplace vers la boîte Champs du rapport. Répétez si vous ajoutez d'autres champs.
Vous pouvez également ajouter un champ au rapport en :
- Double-cliquant dessus dans la boîte Champs InterAction
- En faisant glisser le champ de la boîte Champs InterAction et en le déposant dans la boîte Champs du rapport
- Choisissez OK pour enregistrer vos modifications.
-
Si le champ apparaîtra sur le rapport, ajoutez le champ à votre mise en page de rapport à l'aide de votre outil de conception de rapport.
Si vous utilisez l'outil de conception de rapport intégré d'InterAction, voir Ajout de champs de données InterAction à un rapport pour plus d'informations sur l'ajout de champs à la mise en page du rapport.
Suppression de champs de données d'un rapport
- Dans la barre de menu du Windows Client, choisissez Outils > Rapports.
- Choisissez Gérer.
- Sélectionnez le rapport à modifier puis choisissez Modifier.
- Choisissez l'onglet Informations.
-
Sélectionnez le champ dans la boîte de droite (Champs du rapport) puis choisissez Supprimer.
Le nom du champ se déplace vers la boîte Champs InterAction. Répétez si vous supprimez plusieurs champs.
- Choisissez OK pour enregistrer vos modifications.
- Si le champ est dans la mise en page de votre rapport, retirez le champ de votre rapport en utilisant votre outil de conception de rapport.
Faire les Bonnes Sélections de Champs
Lors de la création ou de la modification de rapports, il peut être difficile de déterminer quels champs de données InterAction inclure dans votre rapport. Il peut être utile de d'abord dessiner votre rapport sur papier et de noter tous les composants dont vous aurez besoin.
Il peut également être utile de consulter les rapports prêts à l'emploi d'InterAction pour voir quels champs ils incluent. Imprimez des échantillons pour vous aider à déterminer si vous pouvez modifier l'un des rapports prêts à l'emploi plutôt que de créer un nouveau rapport à partir de zéro.
Le tableau suivant peut vous aider à trouver plus d'informations.
Comment Obtenir les Données InterAction Souhaitées
| Données InterAction que vous souhaitez .... | Pour plus de détails, voir... |
|---|---|
| Listes Marketing/Listes de Travail (créer un rapport qui peut être exécuté sur n'importe quelle liste marketing ou de travail et inclure des informations spécifiques au dossier pour une seule liste marketing ou de travail) | Rapport sur une Liste Actuelle |
| Listes Marketing/Listes de Travail pour un contact (créer un rapport qui inclut les listes marketing/listes de travail sur lesquelles un contact est présent) | Inclure les Noms de Liste dans un Rapport (Rapport sur des Listes Sélectionnées) |
| Dossiers (créer un rapport qui peut être exécuté sur n'importe quel dossier, et inclut des informations spécifiques au dossier pour un seul dossier) | Rapport sur un Dossier Actuel |
| Dossiers pour un contact (créer un rapport qui inclut les dossiers dans lesquels un contact se trouve) | Inclure les Noms de Dossier dans un Rapport (Rapport sur des Dossiers Sélectionnés) |
| Relations (Qui connaît qui ?, Relations clés, Membres du conseil, etc.) | Relations |
| Personnel de l'entreprise | Personnel de l'entreprise |
| Inclure le nom de l'entreprise lors de la création de rapports sur les personnes | Champs de Nom d'Entreprise |
| Inclure les informations de l'entreprise sur les personnes |
• Inclure les Relations pour le Personnel de l'Entreprise • Inclure les Relations pour l'Entreprise d'une Personne • Trouver des Activités/Rendez-vous pour le Personnel de l'Entreprise • Trouver des Activités/Rendez-vous pour l'Entreprise d'une Personne • Pour des informations sur l'inclusion des questions, opportunités et engagements sur les entreprises, consultez le guide du module approprié. |
| Sponsoring | Inclure les Informations de Sponsoring sur une Liste Actuelle |
| Adresses, Téléphones et Adresses Email |
Adresses, Téléphones et Adresses Électroniques Informations de Contact : Version de l'Utilisateur vs. Version de l'Organisation Inclure des Informations Spécifiques au Dossier dans les Rapports (sur un Dossier Particulier) |
| Options de Nom (Nom de la personne, nom de l'entreprise, salutations, etc.) | Options de Nom |
| Activités/Rendez-vous | Activités/Rendez-vous (sur les Rapports de Contact) |
| Questions, Opportunités et Engagements | Questions, Opportunités et Engagements |
| Champs Supplémentaires | Champs Supplémentaires |
| Profils | Profils |
| Types de Contact | Types de Contact |
| Autres Champs |
• Notes |
Informations de contact : Version de l'utilisateur vs. Version de l'organisation
Les rapports générés à partir de contacts sélectionnés dans le Web Client, le Windows Client ou l'intégration InterAction pour votre PIM peuvent afficher les informations de contact de l'utilisateur et la version des informations de contact de votre organisation.
Lors du choix des champs à ajouter au rapport, la plupart des options incluent la version appropriée des informations pour les contacts sélectionnés par l'utilisateur. Par exemple, si vous incluez le champ Nom complet dans le rapport :
- Si l'utilisateur sélectionne un contact dans sa liste de contacts, la version du nom du contact de l'utilisateur est incluse dans le rapport.
- Si l'utilisateur sélectionne un contact qui n'est pas dans sa liste de contacts, la version du nom du contact de l'organisation est incluse dans le rapport.
-
Si l'utilisateur sélectionne un contact qui est à la fois dans sa liste de contacts et dans la liste de l'organisation, la version du nom du contact de l'utilisateur est incluse dans le rapport.
Notez que cela s'applique uniquement si le contact n'est pas dans le contexte d'un dossier ou d'une affaire, d'une opportunité ou d'un engagement (dans ce cas, la version spécifique au dossier ou à l'affaire, opportunité ou engagement est utilisée). Si aucune version spécifique au dossier ou à l'affaire, opportunité ou engagement n'existe, alors la version de l'organisation est utilisée. La version des informations de l'utilisateur n'est jamais utilisée.
Pour plus d'informations sur les rapports sur les données spécifiques aux dossiers, voir Inclure des informations spécifiques aux dossiers dans les rapports (sur un dossier particulier).
Ce comportement s'applique à toutes les informations suivantes :
- Nom & Informations sur l'entreprise, y compris le nom, le nom de l'entreprise, le titre du poste et le département
- Adresse, téléphone et informations électroniques, y compris les éléments suivants :
- Adresse professionnelle
- Téléphone professionnel
- Téléphone professionnel 2
- Fax professionnel
- Email professionnel
- Site Web professionnel
- Mobile professionnel
- Pager professionnel
- Téléphone de l'assistant professionnel
- Nom de l'assistant
- Adresse personnelle
- Téléphone personnel
- Fax personnel
- Email personnel
- Notes appropriées à la sélection
Remplacer la sélection par défaut de la version utilisateur vs. version organisation
Vous pouvez configurer les champs inclus dans le rapport pour toujours utiliser la version de l'utilisateur ou toujours utiliser la version de l'organisation des informations.
Si vous configurez un rapport pour toujours utiliser la version de l'utilisateur ou la version de l'organisation des informations, le champ sera vide dans le rapport s'il ne s'applique pas au contact. Par exemple, si vous spécifiez dans le rapport que vous souhaitez toujours utiliser la version de l'utilisateur du nom du contact, le champ du nom sera vide si le rapport inclut un contact qui n'est pas dans la liste de contacts de l'utilisateur.
Les rapports à partir du Windows Client renvoient les mêmes versions par défaut utilisateur ou organisation que le Web Client. Si vous êtes sûr de ne pas vouloir d'informations de contact utilisateur sur un rapport, assurez-vous de remplacer la sélection par défaut en sélectionnant la Version de l'entreprise. Sinon, vous pourriez renvoyer votre version utilisateur des informations de contact lors de la création de rapports dans le Windows Client.
Pour accéder aux options où vous pouvez choisir d'utiliser toujours la version de l'utilisateur ou toujours la version de l'organisation des informations, développez l'option Avancé - Remplacer les valeurs par défaut sous l'élément que vous souhaitez ajouter au rapport dans la liste des champs InterAction.
[1] Choisissez Avancé - Remplacer les valeurs par défaut pour développer les remplacements de version utilisateur et de version entreprise.
Inclure des informations spécifiques aux dossiers dans les rapports (sur un dossier particulier)
La version spécifique à un dossier des informations d'un contact peut être utilisée dans un rapport au lieu de la version de l'utilisateur ou de la version globale. Cela s'applique aux éléments suivants :
- Adresse postale
- Tous les téléphones, adresses et adresses électroniques de tous les types de localisation (Professionnel, Personnel, etc.)
Pour utiliser la version spécifique à un dossier des informations d'un contact lorsque vous exécutez le rapport, ouvrez d'abord le dossier, marquez les contacts si nécessaire, puis exécutez le rapport.
Si vous êtes dans un dossier ou une Affaire, Opportunité ou Engagement (Windows Client ou Web Client), InterAction récupère les données en trouvant d'abord la version spécifique au dossier. S'il n'y a pas de données spécifiques au dossier, InterAction récupère les données globales (les données spécifiques à l'utilisateur ne sont pas récupérées).
Choisir des versions spécifiques (spécifiques au dossier ou globales)
Dans certains cas, vous pouvez vouloir ne renvoyer que les versions globales ou spécifiques au dossier des informations de contact. Par exemple, vous exécutez un rapport sur des contacts trouvés via une recherche enregistrée et vous souhaitez inclure les numéros de téléphone spécifiques au dossier pour tous les dossiers inclus dans la recherche.
Vous pouvez configurer certains champs de données d'adresse, de téléphone et d'email pour toujours utiliser l'une des options suivantes :
- Une seule valeur qui est la plus applicable (globale ou spécifique au dossier)
- La version globale
- Toutes les versions spécifiques aux dossiers de tous les dossiers (le dossier actuel ou tous les dossiers inclus dans une recherche)
Le tableau ci-dessous répertorie les champs de données spécifiques d'adresse, de téléphone et d'email que vous pouvez configurer en utilisant l'une des options ci-dessus. Ces champs sont accessibles en développant l'option Avancé - Remplacer les valeurs par défaut sous l'élément que vous souhaitez ajouter au rapport dans la liste des champs InterAction.
| Informations de contact | Champs configurables |
|---|---|
| Adresses |
Adresse complète version entreprise pour envoi postal Adresse complète version entreprise professionnelle Adresse complète version entreprise à domicile |
| Téléphones |
Téléphone version entreprise professionnelle Téléphone version entreprise professionnelle 2 Téléphone version entreprise à domicile |
| Adresses électroniques |
E-mail version entreprise professionnelle E-mail version entreprise à domicile |
Pour inclure l'un des champs ci-dessus dans votre rapport, sélectionnez le champ dans la liste Champs InterAction puis choisissez Ajouter pour ajouter le champ au rapport. Choisissez Modifier pour configurer les options de remplacement spécifiques au dossier ou globales pour le champ.
Quelles options de visibilité devrais-je sélectionner ?
Les options que vous devriez sélectionner dépendent des données généralement incluses dans les dossiers sur lesquels vous faites un rapport et de qui utilisera le rapport. Par exemple, il n'est pas logique de sélectionner des options spécifiques au dossier lors de la création de rapports sur des dossiers qui ne stockent généralement pas de données utiles spécifiques au dossier. De plus, si les utilisateurs qui imprimeront le rapport n'ont pas accès aux dossiers d'où proviennent les données, aucune donnée ne s'affichera dans le rapport pour ces champs spécifiques au dossier (les champs seront vides).
Lors de la sélection des options de visibilité, rappelez-vous que si vous configurez un rapport pour toujours utiliser une version particulière de l'information, le champ sera vide dans le rapport s'il n'est pas disponible pour un contact. Par exemple, si vous configurez le rapport pour toujours utiliser la version spécifique au dossier de l'adresse postale, le champ Adresse postale sera vide si le rapport inclut un contact qui n'a pas d'adresses postales spécifiques au dossier dans les dossiers sur lesquels vous faites un rapport.
Inclure des données spécifiques au dossier ou globales dans les rapports
| Pour ... | Ensuite ... |
|---|---|
| Inclure uniquement une seule valeur dans le rapport et laisser les règles d'InterAction définir quelle valeur est incluse |
Sélectionnez l'option Laisser InterAction décider quel <adresse/téléphone/adresse électronique> est le plus applicable. InterAction sélectionne l'option la plus applicable en utilisant ces règles : • La version globale est utilisée sauf si vous êtes dans un dossier • Si vous êtes dans un seul dossier, la version spécifique au dossier est utilisée • Si aucune version spécifique au dossier n'est disponible, la version globale est utilisée • Si vous faites un rapport sur les résultats d'une recherche dans plusieurs dossiers, la version globale est utilisée. Si aucune version globale n'est disponible, le champ est vide. |
| Toujours inclure la version globale dans le rapport | Choisissez Toujours inclure les adresses suivantes puis sélectionnez Global. |
|
Toujours inclure la version spécifique au dossier dans le rapport ou Toujours inclure les valeurs spécifiques au dossier de tous les dossiers inclus dans une recherche |
Choisissez Toujours inclure les adresses suivantes puis sélectionnez Spécifique au dossier. Le nom du dossier à partir duquel chaque valeur a été dérivée peut également être inclus dans le rapport en choisissant Toujours ou si plusieurs dossiers sont imprimés dans la section Inclure le nom du dossier de la boîte de dialogue. Le nom du dossier est affiché entre parenthèses à côté de la valeur. Si plusieurs valeurs existent, elles sont incluses dans la même colonne du rapport et sont séparées par le caractère sélectionné dans la section Séparateur de valeurs de la boîte de dialogue. Pour afficher les valeurs sur des lignes séparées, choisissez Retour à la ligne comme séparateur entre chaque valeur. |
| Inclure toutes les valeurs, à la fois globales et spécifiques au dossier |
Choisissez Toujours inclure les adresses suivantes puis sélectionnez GlobaletSpécifique au dossier. Lors de l'inclusion de valeurs à la fois globales et spécifiques au dossier, il est recommandé d'inclure également le nom du dossier (qui s'affiche entre parenthèses à côté des valeurs spécifiques au dossier). Cela est nécessaire car vous n'aurez pas d'autre moyen de faire la différence entre les valeurs globales et celles spécifiques au dossier. Pour inclure le nom du dossier, choisissez Toujours ou si plusieurs dossiers sont imprimés dans la section Inclure le nom du dossier de la boîte de dialogue. Si plusieurs valeurs existent, elles sont incluses dans la même colonne du rapport et sont séparées par le caractère sélectionné dans la section Séparateur de valeurs de la boîte de dialogue. Pour afficher les valeurs sur des lignes séparées, choisissez Retour à la ligne comme séparateur entre chaque valeur. |