Relations – Base de connaissances du client Windows InterAction®

Les relations, y compris Qui connaît qui ?, sont une partie importante d'InterAction et peuvent être ajoutées à vos rapports. Selon l'objectif du rapport que vous créez, vous pouvez choisir de filtrer et d'organiser les résultats des relations que vous recevez.

Les relations privées (l'utilisateur a sélectionné Garder ma relation privée pour un contact) ne s'impriment que pour les utilisateurs ayant ces relations et l'utilisateur administrateur d'InterAction.

Par exemple, vous pouvez vouloir un rapport qui liste toutes les personnes de votre organisation qui connaissent des personnes dans une entreprise particulière. Pour créer ce rapport :

Organisez les relations par ligne.

Pour plus de détails, voir Relations en tant que lignes séparées.
Incluez les relations pour les personnes dans une entreprise.

Pour plus de détails, voir Inclure les relations pour l'entreprise d'une personne et Inclure les relations pour le personnel de l'entreprise.
Définissez le filtre pour n'inclure que le type de relation Connu par.

Pour plus de détails, voir Filtrer les relations.

Un autre exemple à considérer est le suivant : vous souhaitez créer un rapport sous forme de feuille de calcul qui liste les informations de base pour une entreprise, telles que le nom, l'adresse et le secteur, ainsi qu'une colonne qui montre le Responsable de la relation, une relation que vous maintenez dans InterAction. Pour créer ce rapport :

Organisez les relations par colonne.

Pour plus de détails, voir Relations en tant que colonnes séparées.
Définissez le filtre pour n'inclure que le type de relation Géré par.

Pour plus de détails, voir Filtrer les relations.

Relations en tant que lignes séparées

Pour la plupart des rapports, Relations en tant que lignes séparées est l'option que vous devriez utiliser pour votre rapport. Elle offre le plus d'accès aux informations sur la relation et les contacts associés ainsi qu'une plus grande flexibilité dans l'organisation des relations dans le rapport. Choisissez cette option pour créer un rapport qui fait l'une des choses suivantes :

Groupe les contacts par relation
Groupe les relations pour un contact
Affiche des informations sur le contact avec lequel la relation existe

Pour des exemples de rapports qui incluent des relations par ligne, voir les rapports suivants fournis avec InterAction :

Connu par - Qui connaît qui ?
Qui connaît des personnes dans les entreprises sélectionnées
Personnel de l'entreprise que nous connaissons
Liste des relations
Relations clés
Membres du conseil/Adhésions

De plus, vous avez toutes les options suivantes si vous rapportez sur les relations en tant que lignes :

Inclure les relations pour les personnes dans une entreprise
Inclure les relations pour l'entreprise associée d'une personne
Spécifier plus de champs pour la relation, y compris le format pour le type de relation (phrase vs. nom)
Inclure plus d'informations sur le contact associé, y compris plus d'options de nom, le titre du poste, les informations de contact, et plus encore.
Limiter les relations incluses dans le rapport à celles saisies dans une période récente, comme le mois dernier
Limiter les relations incluses à celles identifiées comme Fortes
Inclure les anciennes relations dans le rapport

Relations en tant que colonnes séparées

En général, les rapports sont créés en utilisant l'option Relations en tant que lignes séparées. Cependant, Relations en tant que colonnes séparées est la bonne option à choisir si vous créez un rapport qui affiche chaque relation dans une colonne séparée, comme un champ supplémentaire.

Par exemple, supposons que vous maintenez une relation appelée Responsable de la relation pour identifier la personne de votre organisation qui est principalement responsable de tous les contacts avec un client. Vous pouvez avoir besoin de créer un rapport qui ressemble à une feuille de calcul et affiche toutes les informations suivantes :

Nom
Adresse
Secteur
Revenu annuel
Responsable de la relation

Pour créer ce rapport, vous pouvez utiliser les relations en tant que colonnes. Notez qu'il y a de nombreuses limitations aux relations en tant que colonnes :

Vous ne pouvez pas inclure plus d'informations sur le contact associé
Vous ne pouvez pas inclure d'anciennes relations
Vous ne pouvez pas inclure de relations pour l'entreprise d'une personne ou vice-versa
Vous ne pouvez pas afficher chaque champ pour la relation séparément (par exemple, vous ne pouvez pas montrer la description de la relation dans un champ séparé du nom du contact associé)

Tous les éléments listés ci-dessus sont disponibles lors de la création de rapports sur les relations en tant que lignes.

Filtrer les relations

Vous n'êtes pas obligé d'inclure chaque relation pour les contacts dans un rapport. Vous pouvez filtrer les relations en choisissant d'inclure uniquement des relations spécifiques dans votre rapport.

Pour filtrer les relations, ouvrez la boîte de dialogue Options de relation en sélectionnant Relations dans la liste des champs inclus dans le rapport et en choisissant Modifier.

Vous pouvez choisir l'une des options suivantes :

Tous les types de relations
Seulement les types de relations clés
Seulement les types de relations sélectionnés

De plus, si vous organisez la sortie des relations en tant que Relations en tant que lignes séparées, vous avez plus d'options :

Afficher uniquement les relations saisies dans une période récente, comme les 90 derniers jours
Afficher uniquement les relations identifiées comme ‘Fortes’
Inclure les anciennes relations
Inclure les relations pour les personnes dans une entreprise
Inclure les relations pour l'entreprise associée d'une personne

Pour plus d'informations sur l'inclusion des relations pour les personnes dans une entreprise, voir Inclure les relations pour le personnel de l'entreprise. Pour plus d'informations sur l'inclusion des relations pour l'entreprise d'une personne, voir Inclure les relations pour l'entreprise d'une personne.

Comment savoir si j'ai le bon côté de la relation pour le contact que j'ai sélectionné ?

Les types de relations peuvent être difficiles à comprendre si vous ne les voyez pas dans le contexte des deux contacts qui sont liés. Par exemple, si vous choisissez d'inclure le type de relation Membre du conseil, vous pouvez vous demander : « Si je fais un rapport sur les entreprises, est-ce que cela affichera les personnes qui sont membres du conseil, ou devrais-je plutôt choisir Inclure les membres du conseil ? »

Si vous êtes confus et ne pouvez pas décider quel type de relation est correct, faites ce qui suit :

Avant de créer le rapport, trouvez les contacts sur lesquels le rapport sera généralement exécuté. Assurez-vous qu'ils ont au moins une relation du type qui cause la confusion.
Créez le rapport, ajoutez des relations et filtrez les types pour n'inclure que les relations avec lesquelles vous avez des confusions.
Lors du choix du format de sortie du rapport, choisissez Exporter les informations vers un fichier, choisissez d'exporter les données vers Microsoft Excel, puis choisissez le bouton Aperçu. (Assurez-vous de prévisualiser depuis le dossier contenant les contacts avec les relations que vous testez.)

Pour les sections de rapport Aperçu, choisissez Vérifier les données dans l'onglet Conception.
Examinez les informations dans la feuille de calcul et trouvez le type de relation sur lequel vous souhaitez faire un rapport. Le type de relation affiché pour cette relation est celui que vous souhaitez inclure dans le rapport.
Fermez le document Excel, puis modifiez les champs de données inclus dans le rapport pour n'inclure que ce type. Voir Filtrage des relations pour plus d'informations.

Sélection des informations à inclure sur le contact principal et le contact associé

Lorsque vous incluez Relations en tant que lignes distinctes dans votre rapport, vous pouvez choisir quelles données s'affichent pour le contact principal et le contact associé.

Pour sélectionner les informations de contact à inclure dans le rapport :

Ouvrez la boîte de dialogue Options de relation en sélectionnant Relations > Relations en tant que lignes distinctes dans la liste des champs inclus dans le rapport et en choisissant Modifier.
Choisissez l'onglet Organiser les résultats.
Choisissez Sélectionner dans les sections Informations sur le contact principal ou Informations sur le contact associé pour sélectionner les données à inclure pour chaque contact.

La boîte de dialogue Options de contact associé s'affiche avec tous les champs de données disponibles à inclure pour le contact principal ou associé.
Sélectionnez les champs de données à inclure dans le rapport et choisissez OK.

Voir les étapes Ajout et suppression de champs de données pour ajouter des champs de données au rapport.

[A] Cette section répertorie les champs sur le contact principal que vous pouvez ajouter au rapport. Choisissez Sélectionner pour ajouter ou supprimer des champs.

[B] Cette section répertorie les champs sur le contact associé que vous pouvez ajouter au rapport. Choisissez Sélectionner pour ajouter ou supprimer des champs.

Pour chaque contact sur lequel vous faites un rapport, les informations sont sorties en lignes distinctes pour chacune des relations du contact principal. Par exemple, Jane Tarnoff a une relation avec trois contacts : Adam May, John Thomas et Mary Smith. Les relations sont sorties sur trois lignes.

Inclure les relations pour le personnel de l'entreprise

Si vous incluez Relations en tant que lignes distinctes dans votre rapport, vous pouvez éventuellement inclure les relations pour toutes les personnes de l'entreprise. Lorsque le rapport est exécuté, il inclut toutes les relations qui répondent aux autres critères de filtrage (type, ancien, etc.) qui sont soit sur l'entreprise incluse dans le rapport, soit sur les personnes qui ont l'entreprise comme entreprise associée.

Pour configurer ce paramètre :

Ouvrez la boîte de dialogue Options de relation en sélectionnant Relations > Relations en tant que lignes distinctes dans la liste des champs inclus dans le rapport et en choisissant Modifier.
Sélectionnez Pour les entreprises, inclure les relations pour les personnes de l'entreprise.

Inclure les relations pour l'entreprise d'une personne

Si vous incluez Relations en tant que lignes distinctes dans votre rapport, vous pouvez éventuellement inclure les relations pour l'entreprise associée d'une personne. Lorsque le rapport est exécuté, il inclut toutes les relations qui répondent aux autres critères de filtrage (type, ancien, etc.) qui sont soit sur les personnes incluses dans le rapport, soit sur l'entreprise associée de chaque personne.