Lors de la création de rapports sur les contacts, vous avez plusieurs options pour inclure le nom du contact. L'option que vous choisissez doit dépendre de ce que vous prévoyez de faire avec le rapport.
Si votre entreprise a activé les informations de contact spécifiques à une langue, utilisez le champ de données Informations spécifiques à la langue dans les rapports pour inclure les informations de contact spécifiques à la langue. Voir Informations spécifiques à la langue pour plus de détails.
Nom complet
L'option Nom complet est le champ de données de nom que vous utiliserez le plus souvent. C'est l'option de nom la plus polyvalente car elle fonctionne à la fois pour les personnes et les entreprises. Si vous regardiez le rapport sous forme de feuille de calcul, une colonne de la feuille de calcul contiendrait le nom complet de chaque contact. C'est la seule option qui peut produire ce résultat. Toute autre sélection entraîne plusieurs colonnes pour afficher le nom de chaque contact (par exemple, des colonnes séparées pour Nom de famille et Prénom).
Lorsque vous utilisez l'option Nom complet, vous pouvez sélectionner les composants du nom à inclure dans le rapport. Par exemple, pour les contacts de personnes, vous pouvez utiliser n'importe quelle combinaison de Titre, Prénom, Nom de famille, Deuxième prénom et Suffixe.
Pour personnaliser le nom, ajoutez Nom complet à la liste des champs du rapport. Avec Nom complet sélectionné dans la liste, choisissez Modifier.
Dans la boîte de dialogue Options de nom complet, choisissez la façon dont vous souhaitez que le nom s'affiche dans le rapport.
Vous pouvez personnaliser ce qui est inclus pour les contacts :
-
Pour les personnes, vous pouvez choisir quels composants du nom du contact inclure et l'ordre dans lequel le nom est affiché.
Exemples :
Nom, Prénom Deuxième prénom
Nom, Prénom Initiale du deuxième prénom
Titre Prénom Nom Suffixe
- Pour les entreprises, vous pouvez choisir d'utiliser le Nom de l'entreprise ou le Nom de l'entreprise (également connu sous le nom de) pour chaque contact d'entreprise.
Les composants que vous choisissez d'inclure pour le Nom complet peuvent affecter la façon dont vos contacts sont triés dans votre rapport. Par exemple, considérez comment l'ajout du suffixe au nom modifie les résultats de votre rapport.
Si vous avez ces contacts, tels que triés dans InterAction :
Smith, Judy
Smith, Thomas
Les contacts sont triés dans cet ordre dans votre rapport :
Smith, Jr. Thomas
Smith, Judy
Si vous ne souhaitez pas ces résultats, excluez le Suffixe du Nom complet lors de la création de rapports sur les contacts de personnes.
Champs de nom de personne
Si vous souhaitez avoir plus de contrôle sur la façon dont le nom d'un contact de personne s'affiche dans le rapport, sélectionnez chaque champ individuellement. Si vous regardez le rapport sous forme de feuille de calcul, chaque partie du nom du contact serait dans une colonne séparée. Vous pouvez choisir parmi les options suivantes :
- Titre
- Prénom
- Surnom
- Deuxième prénom
- Nom de famille
- Suffixe
- Salutation
Salutations
Les salutations sont des noms utilisés pour s'adresser aux contacts lors de la création de correspondances ou de rapports.
Chaque contact peut avoir une salutation globale utilisée par tout le monde et un nombre quelconque de salutations spécifiques à l'utilisateur. Par exemple, le contact Gerald Tennant peut être connu sous le nom de "Jerry" par l'utilisateur Ed Roberts. Pour le reste de l'entreprise, il est connu sous le nom de Gerald Tennant. Dans cet exemple, "Gerald Tennant" est la salutation globale pour le contact, tandis que "Jerry" est la salutation spécifique à l'utilisateur pour l'utilisateur Ed Roberts.
Tous les contacts ont au moins une salutation globale. Lorsqu'un contact est initialement créé, la salutation par défaut est utilisée comme salutation globale. La salutation globale peut être modifiée. Si la salutation globale est supprimée, la salutation par défaut remplit automatiquement le champ.
Si votre organisation a activé les informations de contact spécifiques à une langue, les contacts peuvent également avoir une salutation spécifique à la langue.
Pour plus d'informations sur les salutations, voir Salutations.
Pour sélectionner la salutation que vous souhaitez utiliser, ajoutez Salutation à la liste des champs du rapport. Avec Salutation sélectionné dans la liste, choisissez Modifier.
Dans la boîte de dialogue Options de salutation, choisissez la version de la salutation que vous souhaitez utiliser.
Lors de la définition du rapport, choisissez la salutation que vous souhaitez utiliser (vous pouvez inclure une salutation spécifique à l'utilisateur ou la salutation par défaut) :
-
La salutation spécifique à l'utilisateur pour (choisissez l'une des options suivantes) :
- L'utilisateur actuel - L'utilisateur qui exécute le rapport utilise ses salutations pour les contacts dans le rapport. Si une version utilisateur n'existe pas pour un contact dans le rapport, la version globale est utilisée.
- Un utilisateur spécifique - Le compte utilisateur choisi est utilisé pour générer des salutations pour les contacts dans le rapport. Si une version utilisateur n'existe pas pour un contact dans le rapport, la version globale est utilisée. Choisissez cette option lorsque vous exécutez le rapport ou complétez un envoi pour un utilisateur spécifique.
-
La salutation par défaut (n'utilisez pas la version d'un utilisateur) (choisissez l'une des options suivantes) :
- Utiliser la salutation de l'entreprise - La version globale/par défaut de la salutation est toujours utilisée.
- Utiliser une langue spécifique (disponible si votre organisation a activé les informations de contact spécifiques à une langue) - Utilisez la version spécifique à la langue de la salutation pour la langue sélectionnée, si elle existe. (C'est la version enregistrée dans le champ Salutation spécifique à la langue.) Si aucune version spécifique à la langue n'existe, exportez la salutation de l'entreprise.
Un contact de personne a toujours une salutation (les contacts d'entreprise n'utilisent pas de salutations). Si l'utilisateur n'a pas de salutation pour le contact, la salutation globale/par défaut est utilisée.
Informations spécifiques à la langue
Si votre organisation a activé les informations de contact spécifiques à une langue, vous pouvez ajouter ces données aux rapports.
Les champs spécifiques à la langue suivants sont inclus par défaut avec InterAction, mais votre organisation peut avoir modifié ces champs ou ajouté des champs spécifiques à la langue personnalisés :
- Titre de poste spécifique à la langue
- Salutation spécifique à la langue
- Suffixe spécifique à la langue
- Titre spécifique à la langue
Lorsque vous ajoutez le champ de données Informations spécifiques à la langue à un rapport, choisissez Modifier pour sélectionner la ou les langues à inclure. Les langues listées sont celles qui sont prises en charge par votre entreprise.
Pour plus d'informations sur les informations de contact spécifiques à la langue, voir Qu'est-ce que les informations de contact spécifiques à la langue ?
Sélectionnez les langues à inclure, puis choisissez OK.
Lorsque vous ajoutez le champ de données Informations spécifiques à la langue à un rapport, tous les champs spécifiques à la langue pour la ou les langues sélectionnées sont disponibles pour être inclus dans le rapport. Si vous exportez les informations vers un fichier CSV, les champs s'affichent sous forme de colonnes distinctes.
Tous les champs spécifiques à la langue sont inclus pour toutes les langues que vous avez sélectionnées. Par exemple, si votre entreprise dispose de cinq champs spécifiques à la langue et prend en charge trois langues, l'exportation des informations spécifiques à la langue pour toutes les langues ajoute 15 colonnes à un rapport CSV. Si vous concevez un rapport, vous pouvez choisir quels champs ajouter à la mise en page du rapport.
Les champs spécifiques à la langue sont nommés comme suit dans les en-têtes de colonne :
<Nom de la langue>_<Nom du champ>
Par exemple, le champ Titre du poste spécifique à la langue est formaté comme suit pour la langue néerlandaise (Pays-Bas) :
nl_NL_JobTitle
Les champs personnalisés spécifiques à la langue sont également formatés avec le préfixe <Nom de la langue>_.
Que se passe-t-il si j'inclus un contact dans mon rapport qui n'a pas d'informations spécifiques à la langue ?
Lors de l'exécution d'un rapport incluant des informations de contact spécifiques à la langue, certains contacts inclus dans le rapport peuvent ne pas avoir d'informations spécifiques à la langue enregistrées dans InterAction.
Si aucune valeur n'existe pour les champs spécifiques à la langue prédéfinis suivants, le système exporte la valeur dans l'élément de données entreprise correspondant :
- Si aucune valeur n'existe dans le champ Titre du poste spécifique à la langue, la valeur dans le champ Titre du poste est utilisée.
- Si aucune valeur n'existe dans le champ Salutation spécifique à la langue, la valeur dans le champ Salutation est utilisée.
- Si aucune valeur n'existe dans le champ Suffixe spécifique à la langue, la valeur dans le champ Suffixe est utilisée.
- Si aucune valeur n'existe dans le champ Titre spécifique à la langue, la valeur dans le champ Titre est utilisée.
Cela est vrai uniquement pour les champs spécifiques à la langue prédéfinis. Si votre entreprise a créé des champs personnalisés spécifiques à la langue, InterAction laisse le champ vide s'il n'y a pas de valeur.
Champs de nom de l'entreprise
Les champs de nom de l'entreprise s'appliquent à la fois aux contacts de personnes et aux contacts d'entreprises :
- Pour les personnes, le nom de l'entreprise associée à la personne est inclus dans le rapport.
- Pour les entreprises, le nom de l'entreprise est inclus dans le rapport.
Vous pouvez choisir entre deux champs de nom à inclure dans votre rapport - Nom de l'entreprise ou Nom de l'entreprise (également connu sous le nom de).
Si votre organisation a configuré spécialement InterAction pour prendre en charge la version française de la langue préférée d'un contact, vous pouvez avoir une troisième option, « Nom de l'entreprise - Nom de l'entreprise préféré ». Pour plus de détails, voir Configuration du nom de l'entreprise utilisé pour les contacts dans les régions bilingues français/anglais.