Si votre organisation a tendance à avoir de nombreux dossiers similaires pour les listes de travail ou les listes marketing, vous pourriez vouloir créer des rapports qui peuvent fonctionner avec n'importe lequel de ces dossiers.
Voici quelques exemples de rapports InterAction prêts à l'emploi :
- Contacts de la Liste de Travail - Une liste de tous les contacts dans une liste de travail, leur entreprise, titre de poste et tous les champs supplémentaires définis pour la liste de travail.
- Liste de Contacts par Parrain - Une liste des contacts organisés par parrain. Utilisée pour distribuer aux parrains afin de valider les contacts dans une liste marketing.
- Rapport d'Enregistrement au Séminaire - Tous les Contacts - Une liste de toutes les personnes invitées à un événement et leur statut de réponse.
- Résumé de l'Événement - Une analyse de l'historique et du succès d'un événement. Inclut le nombre de personnes invitées, ayant répondu oui, et ayant assisté à l'événement.
Pour chacun des rapports ci-dessus, vous souhaitez que le rapport contienne des informations sur la liste d'événements que vous avez actuellement sélectionnée dans InterAction.
Vous pouvez créer des rapports qui listent toutes les Listes de Travail et Listes Marketing pour chaque contact ou seulement des listes sélectionnées. Voir Inclure les Noms de Liste dans un Rapport (Rapport sur les Listes Sélectionnées) pour plus d'informations.
Pour créer des rapports comme ceux-ci, sélectionnez l'option Liste de Travail Actuelle ou Liste Marketing Actuelle lorsque vous choisissez les informations InterAction que vous souhaitez inclure dans le rapport. Vous pouvez ensuite sélectionner l'option Liste de Travail Actuelle ou Liste Marketing Actuelle dans la liste des champs de rapport et choisir Modifier pour sélectionner des options pour le rapport.
Vous pouvez inclure l'un des éléments suivants dans le rapport :
- Le nom de la liste
- Champs supplémentaires spécifiques au dossier sur la liste
- La date à laquelle le contact a été ajouté à la liste
- Le nom de l'utilisateur qui a ajouté le contact à la liste
- Les informations de parrainage pour les contacts sur la liste (pour les listes marketing qui prennent en charge le parrainage uniquement)
Que se passe-t-il si je lance un rapport de Liste Marketing Actuelle sur une liste de contacts qui n'est pas une Liste Marketing ?
Les options Liste Marketing Actuelle, Liste de Travail Actuelle, et Dossier Actuel sont destinées à être utilisées lorsqu'un utilisateur a une liste marketing, une liste de travail ou un dossier ouvert lorsqu'il choisit de visualiser/imprimer des rapports.
Les rapports qui utilisent ces options ne sont pas masqués si l'utilisateur n'a pas le dossier approprié sélectionné à l'écran. Par exemple, un utilisateur pourrait ouvrir la liste de diffusion de la carte de vœux et choisir de lancer le rapport Contacts de la Liste de Travail.
Lorsque cela se produit, le rapport s'exécute et inclut les informations de la liste marketing aux endroits spécifiés pour les informations de la liste de travail. Par exemple, les champs supplémentaires de la liste marketing actuellement ouverte s'affichent dans le rapport.
Le comportement décrit pour les dossiers est également vrai lorsque vous travaillez avec une liste de contacts d'un module connexe. Par exemple, le nom de l'Affaire, de l'Opportunité ou de l'Engagement InterAction sélectionné s'affiche dans le champ Liste_de_Travail_Actuelle dans le rapport.
Si, cependant, l'utilisateur exécute le rapport alors que les résultats d'une recherche ou les résultats d'une recherche dans la barre de recherche sont affichés à l'écran, les champs de la Liste de Travail Actuelle seront vides dans le rapport.
Options de Liste de Travail/Liste Marketing pour une Liste Actuelle
Lorsque vous mettez en surbrillance Liste de Travail Actuelle ou Liste Marketing Actuelle dans la liste des champs de rapport puis choisissez Modifier, vous pouvez choisir plusieurs autres options pour votre rapport.
Options de Liste de Travail/Liste Marketing
| Option | Résultat |
|---|---|
| Inclure le nom de la liste | Le nom de la liste actuelle est disponible pour être ajouté à votre rapport. Par exemple, sélectionnez cette option pour afficher le nom du dossier dans le titre du rapport. |
| Inclure des champs supplémentaires spécifiques au dossier pour cette liste |
Une colonne distincte est incluse pour chaque champ d'information supplémentaire spécifique au dossier pour la liste actuellement sélectionnée. Pour les champs à valeurs multiples, les valeurs sont toutes incluses dans une colonne avec les valeurs séparées par des points-virgules. Si le champ inclut un champ secondaire, la valeur secondaire est affichée entre parenthèses après la valeur principale pour le champ. |
| Inclure la date à laquelle le contact a été ajouté à cette liste | Une colonne est incluse dans les données qui affiche la date à laquelle le contact a été ajouté à la liste. |
| Inclure l'utilisateur qui a ajouté le contact à cette liste | Une colonne est incluse dans les données qui affiche le nom de l'utilisateur qui a ajouté le contact à la liste. Le nom de l'utilisateur est au format "Prénom Nom". |
| Options de Parrainage | Vous permet de choisir les informations de parrainage à inclure dans le rapport. |
Afficher le Nom du Dossier dans le Titre du Rapport
Lorsque vous concevez un rapport qui sera exécuté à partir d'une liste de contacts, vous pouvez utiliser les options Liste Marketing Actuelle, Liste de Travail Actuelle, ou Dossier Actuel pour afficher le nom du dossier que l'utilisateur a actuellement ouvert dans le titre du rapport.
Pour ce faire, assurez-vous que l'option Inclure le nom de la liste est choisie dans la boîte de dialogue Options de la liste actuelle. Pour accéder à la boîte de dialogue Options de la liste actuelle, sélectionnez l'option liste/dossier actuel dans la liste des champs de rapport, puis choisissez Modifier. Lors de la conception du rapport, placez le champ Current_Marketing_List dans l'en-tête de la page du rapport. Notez que le nom de ce champ dépend de la classe de dossier avec laquelle vous travaillez (il pourrait s'agir de Current_Working_List, Current_Marketing_List ou Current_Folder) et l'étiquette peut être différente si votre organisation a modifié les étiquettes pour les Listes Marketing et les Listes de Travail.
Consultez les rapports InterAction prêts à l'emploi suivants comme exemples d'utilisation du nom de dossier dans le titre du rapport :
- Liste de contacts par sponsor
- Liste de contrôle des participants au séminaire
- Résumé de l'événement
Voir "Conception de rapports à l'aide du Concepteur de rapports InterAction" à la page 1 pour plus d'informations sur la conception de rapports.
Inclure les informations de parrainage sur une liste actuelle
Lorsque vous incluez des informations de parrainage dans un rapport, vous pouvez les inclure de l'une des manières suivantes.
Options de parrainage pour une liste actuelle
| Option | Description |
|---|---|
| Ne pas inclure les informations de parrainage | Aucune information de parrainage n'est incluse dans le rapport. |
| Inclure uniquement le parrain principal | Inclut les informations pour le parrain principal dans des lignes séparées du rapport. |
| Inclure tous les parrains |
Inclut les noms de tous les parrains dans le rapport dans une seule colonne, séparés par des virgules par exemple. Vous pouvez également inclure le parrain principal dans une colonne séparée. Utilisez cette option lorsque vous faites un rapport sur une seule liste et que vous souhaitez voir une liste des parrains de chaque contact pour cette liste. |
| Inclure tous les parrains - Chacun dans une ligne séparée |
Inclut les informations pour tous les parrains dans des lignes séparées du rapport. Utilisez cette option lorsque vous regroupez les contacts par parrain. Par exemple, vous créez un rapport pour voir quels contacts chaque professionnel a ajoutés à la liste de diffusion de la carte de vœux. |
Lorsque vous choisissez des options qui s'affichent sous forme de lignes séparées (Inclure uniquement le parrain principal et Inclure tous les parrains - Chacun dans une ligne séparée), vous pouvez également inclure l'une des informations suivantes sur le parrain :
- Nom complet
- Informations sur l'entreprise
- Titre du poste
- Département
- Adresses, téléphones et adresses e-mail
- Champs supplémentaires
- Types de contact
- Identifiants de contact
Par exemple, vous pouvez vouloir créer un rapport qui inclut le parrain principal pour un contact et le nom complet, le titre du poste, le téléphone principal et l'adresse e-mail principale du parrain principal.
Inclure uniquement le parrain principal sur une liste actuelle
Pour inclure uniquement les informations pour le parrain principal dans le rapport, choisissez Inclure uniquement le parrain principal dans la liste déroulante Options de parrainage.
Par défaut, le rapport inclut uniquement le nom du parrain principal (nom complet). Pour inclure des informations supplémentaires sur le parrain principal, choisissez Sélectionner.
[1] Pour choisir les données à inclure sur le parrain principal, choisissez Sélectionner.
Après avoir choisi Sélectionner, la boîte de dialogue Options de contact du rapport s'affiche avec tous les champs de données disponibles à inclure pour le parrain principal. Sélectionnez les champs de données à inclure dans le rapport et choisissez OK. Voir Ajout et suppression de champs de données pour les étapes d'ajout de champs de données au rapport.
Pour chaque contact sur lequel vous faites un rapport, les informations sont affichées dans des lignes séparées pour chaque parrain principal. Par exemple, John Harris est sur trois listes marketing : Événement fiscal, Bulletin environnemental et Carte de vœux. Il a un parrain principal pour chaque liste. Vous souhaitez inclure le nom complet, le titre du poste, le département et le téléphone principal pour chaque parrain principal. Votre rapport affiche trois lignes pour John, chacune listant le parrain principal et les informations du parrain dans des colonnes séparées.
Inclure tous les parrains sur une liste actuelle
Pour inclure tous les parrains dans le rapport, choisissez Inclure tous les parrains dans la liste déroulante Options de parrainage.
Lorsque vous incluez tous les parrains dans un rapport, tous les noms de parrains sont affichés dans une seule colonne. Ou vous pouvez sélectionner Inclure le parrain principal et les autres parrains comme deux colonnes séparées pour distinguer le parrain principal des autres parrains.
Les options pour formater les données dans le rapport incluent :
-
Formater le nom du parrain comme - Contrôle l'affichage du nom
- Prénom Nom affiche les parrains comme Jane Tarnoff
-
Nom, Prénom affiche les parrains comme Tarnoff, Jane
Si vous formatez le nom du parrain Nom, Prénom, il est recommandé d'utiliser un séparateur de valeurs autre que Virgule pour rendre le rapport plus lisible.
- Séparateur de valeurs - Élément utilisé pour séparer les noms de parrains
Inclure tous les parrains sur une liste actuelle - Chacun dans une ligne séparée
Pour inclure les informations pour tous les parrains dans des lignes séparées, choisissez Inclure tous les parrains - Chacun dans une ligne séparée dans la liste déroulante Options de parrainage.
Par défaut, le rapport inclut uniquement les noms des sponsors (Nom complet). Pour inclure des informations supplémentaires sur les sponsors, choisissez Sélectionner.
[1] Pour choisir les données à inclure sur les sponsors, choisissez Sélectionner.
Après avoir choisi Sélectionner, la boîte de dialogue Options de contact du rapport s'affiche avec tous les champs de données disponibles à inclure pour les sponsors. Sélectionnez les champs de données à inclure dans le rapport et choisissez OK. Voir Ajout et suppression de champs de données pour les étapes d'ajout de champs de données au rapport.
Pour chaque contact, le rapport imprime une ligne pour chaque sponsor de la liste marketing. Par conséquent, ce type de rapport est idéal pour regrouper les données par nom de sponsor.
Par exemple, John Harris est sur deux listes marketing :
- John a deux sponsors pour la liste marketing Carte de vœux : Carrie Smith et Ed Roberts. Cette information est sortie sur deux lignes distinctes.
- John a trois sponsors pour la liste marketing Réception des nouveaux clients : Carrie Smith, Cathy Jones, Jane Tarnoff. Cette information est sortie sur trois lignes distinctes.
En tout, cinq lignes sont sorties pour John Harris. Si le rapport était regroupé par nom de sponsor, deux lignes s'afficheraient pour John Harris dans la section de Carrie Smith du rapport car elle l'a sponsorisé sur deux listes marketing différentes.