Les informations sont souvent plus informatives lorsqu'elles sont visualisées par groupe. Par exemple, un rapport qui regroupe les participants à un événement par sponsor pourrait être utile lors de la planification d'événements. De plus, vous pouvez utiliser des groupes pour effectuer des calculs sur les données, vous pouvez compter, additionner ou effectuer d'autres calculs sur un champ inclus dans le groupe.
Le rapport InterAction prêt à l'emploi Liste de Contacts par Sponsor est un bon exemple de regroupement. Le rapport est regroupé par Sponsor.
Comment le Tri et le Regroupement Fonctionnent Ensemble
En général, vous souhaitez trier les informations par les champs sur lesquels vous regroupez. Par exemple, un rapport contenant des données pour chaque contact peut être difficile à utiliser si vous n'affichez pas les contacts par ordre alphabétique par nom.
Le tri est particulièrement important lors du regroupement d'informations, car si vous ne triez pas les données en fonction des champs par lesquels vous regroupez, votre rapport peut avoir des résultats inattendus. L'occurrence la plus courante est que la même information apparaisse deux fois dans le rapport. Par exemple, si vous avez regroupé en fonction du nom du contact, mais que vous n'avez pas trié en fonction du nom du contact, vous pouvez voir le même contact apparaître plusieurs fois dans le rapport.
L'important dans cette étape est de rassembler des données similaires. Vous n'avez pas toujours besoin de trier par le champ sur lequel vous regroupez les informations. Par exemple, de nombreux rapports trient par nom de contact, mais sont regroupés en fonction de l'ID de contact.
Si vous utilisez plusieurs groupes dans votre rapport, triez les données en utilisant plusieurs champs de données.
Pour plus d'informations sur le tri des données dans un rapport, voir Assistant Nouveau Rapport de Contact : Trier les Informations.
Regroupement par Unique_ID vs. Nom de Contact
Le regroupement d'informations par contact est très courant lors de la création de rapports. Cependant, le regroupement par nom de contact n'est pas toujours la meilleure option. Par exemple, vous pouvez avoir plusieurs personnes dans votre base de données nommées John Smith. Si vous deviez regrouper par nom de contact, toutes les personnes nommées John Smith apparaîtraient comme un seul contact dans votre rapport.
Pour éviter ce problème, vous devez regrouper les informations par Unique_ID. Le regroupement par Unique_ID garantit que chaque contact unique est affiché séparément, même s'ils ont des noms identiques. Unique_ID est un numéro véritablement unique car il est généré en utilisant l'ID de contact de l'entreprise et les champs Source_ID ainsi que l'ID de contact de l'utilisateur et les champs Source_ID.
Pour regrouper par ID, sélectionnez Unique_ID dans la propriété DataField pour le groupe. Unique_ID est automatiquement sélectionné pour être inclus dans le rapport ; vous n'avez pas besoin de le sélectionner dans la liste des champs InterAction.
Bien que vous regroupiez en fonction de Unique_ID, triez le rapport en fonction du nom de contact.
Ajouter un Groupe à un Rapport
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À l'étape de tri lors de la création ou de la modification d'un rapport, assurez-vous de trier par le champ par lequel vous souhaitez regrouper les informations.
Pour plus de détails, voir Assistant Nouveau Rapport de Contact : Trier les Informations.
- Dans la zone de détail du rapport, cliquez avec le bouton droit sur le rapport et choisissez Insérer > Insérer En-tête/Pied de Groupe.
- Sélectionnez l'en-tête de section (par exemple, GroupHeader1) pour le groupe.
- Dans la propriété DataField pour le groupe, sélectionnez le champ sur lequel vous souhaitez regrouper les informations.
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Dans la zone de détail du rapport, ajoutez le champ que vous souhaitez afficher dans la section GroupHeader.
Vous n'avez pas besoin de montrer le champ que vous utilisez pour regrouper les informations dans l'en-tête de groupe. Par exemple, de nombreux rapports fournis avec InterAction regroupent en fonction de l'Unique_ID du contact, cependant l'en-tête de groupe montre le nom du contact.
[1] Pour regrouper une section dans le rapport, sélectionnez l'en-tête de section puis définissez la propriété DataField sur le champ par lequel vous regroupez. Vous pouvez regrouper par un seul champ (par exemple, Unique_ID), ou un champ concaténé.
[1] Bien que le groupe soit regroupé par Unique_ID, le rapport est conçu pour montrer le Nom_Complet dans la section GroupHeader.
Ajouter un Groupe dans un Groupe
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À l'étape de tri lors de la création ou de la modification d'un rapport, assurez-vous de trier par le champ par lequel vous souhaitez regrouper les informations.
Pour plus de détails, voir Assistant Nouveau Rapport de Contact : Trier les Informations.
- Dans la zone de détail du rapport, cliquez avec le bouton droit sur le rapport et choisissez Insérer > Insérer En-tête/Pied de Groupe.
- Sélectionnez l'en-tête de section pour le groupe.
- Dans la propriété DataField pour le groupe, sélectionnez le champ sur lequel vous souhaitez regrouper les informations.
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Dans la zone de détail du rapport, ajoutez le champ que vous souhaitez afficher dans la section GroupHeader.
Vous n'avez pas besoin de montrer le champ que vous utilisez pour regrouper les informations dans l'en-tête de groupe. Par exemple, de nombreux rapports fournis avec InterAction regroupent en fonction de l'Unique_ID du contact, cependant l'en-tête de groupe montre le nom du contact.
- Pour contrôler l'ordre des groupes, cliquez avec le bouton droit sur le rapport et choisissez Réorganiser les Groupes.
Rapports InterAction qui Utilisent le Regroupement
De nombreux rapports InterAction prêts à l'emploi utilisent le regroupement. Consultez les rapports suivants pour des exemples.
Rapports InterAction Prêts à l'Emploi qui Utilisent le Regroupement
| Nom du rapport | Le rapport est groupé par ... |
|---|---|
| Liste de contacts par entreprise | Nom de l'entreprise |
| Activités de contact | ID_Unique |
| Listes Marketing pour un contact | ID_Unique |
| Contacts par industrie | Industrie |
| Activités par type | Type (Type d'activité) |
| Activités par initiateur | Nom de l'initiateur |
| Rendez-vous par type | Type (Type de rendez-vous) |
| Rendez-vous par initiateur | Nom de l'initiateur |