Les rapports de contact sont utilisés pour rendre compte d'un seul contact ou d'un ensemble de contacts, et peuvent s'appliquer uniquement aux personnes, uniquement aux entreprises, ou aux deux, personnes et entreprises.
Quelques exemples de rapports de contact prêts à l'emploi dans InterAction incluent :
- Liste de contacts - Téléphones et adresses principaux - Vous permet de voir l'adresse postale, le numéro de téléphone principal et l'adresse électronique de chacun des contacts sélectionnés.
- Contacts par sponsor - Une liste de contacts organisée par sponsor.
- Contacts personnels par industrie - Vous permet de voir la liste des contacts sélectionnés regroupés par industrie.
- Contacts stagnants - Une liste de contacts et la dernière activité qu'ils ont eue au cours de l'année écoulée. Elle met également en évidence le contact s'il n'a eu aucune activité au cours des 6 derniers mois.
Lors de la création de rapports de contact, vous pouvez inclure des informations telles que les relations, les activités, les rendez-vous, des champs supplémentaires, des informations spécifiques au dossier, et bien plus encore. Vous pouvez également choisir d'utiliser la version de l'organisation ou la version de l'utilisateur des informations de contact.
Les rapports sont stockés dans la base de données. Après avoir créé un nouveau rapport, il n'est pas nécessaire de distribuer des fichiers ou de copier des fichiers sur des serveurs. Il suffit de définir les paramètres de sécurité selon les besoins.
Pour plus d'informations, consultez les sujets suivants :
- Créer un nouveau rapport de contact
- Informations de contact : Version de l'utilisateur vs. Version de l'organisation
- Faire les sélections de champs correctes
Créer un nouveau rapport de contact
S'il existe un rapport existant qui se rapproche de ce que vous souhaitez créer, il est recommandé de commencer par le rapport existant et de choisir Enregistrer sous nouveau. Voir Enregistrer un rapport sous nouveau pour plus de détails.
Pour créer un nouveau rapport de contact :
- Depuis le Windows Client d'InterAction, choisissez Outils > Rapports.
- Dans le Sélecteur de rapports, choisissez Gérer.
- Dans la liste déroulante Voir les rapports pour, choisissez Contacts.
-
Choisissez Nouveau.
La boîte de dialogue de l'assistant de nouveau rapport s'affiche. L'assistant de nouveau rapport vous guide à travers cinq étapes pour créer un nouveau rapport de contact (voir ci-dessous). Choisissez le bouton Suivant pour passer à chaque étape de l'assistant. Lorsque vous atteignez la fin de l'assistant, choisissez Terminer pour créer le rapport.
Étapes de l'assistant de nouveau rapport
Étape n° Étape 1 Entrez des informations générales comme le nom et la description du rapport. 2 Sélectionnez les champs de données InterAction inclus dans le rapport. 3 Spécifiez comment trier le rapport. 4 Sélectionnez le format du rapport et concevez la mise en page. 5 Définissez qui peut accéder au rapport et d'où.
Assistant de nouveau rapport de contact : Informations générales
Lors de la création d'un rapport, la première étape consiste à spécifier les informations générales du rapport, telles que le nom, la catégorie et la description. À ce stade, vous sélectionnez également le type de rapport à créer.
[1] Tapez un nom, une catégorie et une description pour le rapport.
[2] Choisissez le type de rapport de contact à créer.
Pour plus d'informations sur les types de rapports, voir Quels types de rapports puis-je créer pour l'organisation ?.
- Donnez un nom, une catégorie et une description au rapport.
- Nom - Donnez au rapport un nom facilement identifiable par les utilisateurs. Pour des conseils sur la nomination des rapports, voir Nommer les rapports.
- Catégorie - Placez le rapport dans une catégorie en choisissant un nom de catégorie dans le menu déroulant. Les catégories sont utilisées pour organiser les rapports dans le Sélecteur de Rapports. Voir Organiser les rapports dans le Sélecteur de Rapports pour plus d'informations.
- Description - La description du rapport est affichée dans le Sélecteur de Rapports et aide les utilisateurs à identifier l'objectif du rapport.
-
Sélectionnez le type de rapport à créer.
Pour une liste des types de rapports et descriptions, voir Quels types de rapports puis-je créer pour l'organisation ?.
Si vous créez un rapport de synthèse, les étapes sont différentes de celles des autres types de rapports. Voir Nouveau rapport de synthèse pour plus d'informations.
Nommer les rapports
Le nom d'un rapport donne aux utilisateurs une idée claire de l'objectif du rapport. Quelques conseils pour nommer votre rapport :
- Gardez les noms de rapport courts et descriptifs. Les noms de rapport longs obligent l'utilisateur à faire défiler horizontalement pour voir le nom complet du rapport. Si vous devez rendre le nom du rapport long, placez les informations les plus importantes au début du nom.
- Certains rapports peuvent être exécutés sur plusieurs sujets. Par exemple, un rapport d'activité/rendez-vous peut être utilisé à la fois pour les activités et les rendez-vous. Pour aider les utilisateurs, incluez des mots comme "activités récentes" ou "rendez-vous à venir" dans les noms de rapport par exemple. Pour les rapports de synthèse, indiquez l'objectif du rapport, tel que "Préparer une réunion client".
- Gardez à l'esprit que les noms de rapport ne sont pas obligés d'être uniques, vous pouvez donc utiliser le même nom de rapport pour plusieurs rapports. Par exemple, différents départements ou groupes de pratique peuvent utiliser le même rapport avec le même nom, mais avec des filtres différents (pour les activités ou les rendez-vous) et des droits d'accès différents.
Puis-je changer le type de rapport plus tard ?
Cela dépend du type de rapport que vous créez. Si vous créez un rapport de liste ou de synthèse, vous pouvez choisir plus tard de changer le type de rapport en un fichier d'exportation standard (comme CSV ou XLS), un rapport Crystal Reports, ou un rapport Microsoft SQL Server Reporting Services.
Tous les autres types de rapports ne peuvent pas être modifiés plus tard pour un type différent. Vous devez créer un nouveau rapport.
Assistant Nouveau Rapport de Contact : Sélection des Champs de Données
Lors de la création d'un nouveau rapport, sélectionnez les champs de données à inclure dans votre rapport. Chaque fois qu'un rapport est exécuté, les champs de données que vous avez ajoutés au rapport indiquent à InterAction quelles informations extraire de la base de données.
Lors de la sélection des champs de données, incluez également les champs par lesquels vous souhaitez trier. Ces champs ne sont pas nécessairement des champs qui apparaissent dans votre rapport. Par exemple, vous pouvez vouloir trier par Nom de famille mais afficher Nom complet dans votre rapport. Ajoutez ces deux champs à la liste des champs de données afin de pouvoir les manipuler en conséquence dans la conception de votre rapport et lors de la spécification de l'ordre de tri.
Voir les sujets suivants pour plus d'informations :
- Champs de Données InterAction
- Ajouter et Supprimer des Champs de Données
- Faire les Bonnes Sélections de Champs
Ajouter et Supprimer des Champs de Données
Ajouter ou supprimer des champs de données de votre rapport ne les ajoute ni ne les supprime physiquement de la mise en page de votre rapport. En choisissant des champs de données, vous choisissez simplement les données qui sont extraites de votre base de données InterAction chaque fois que le rapport est exécuté. Après avoir ajouté ou supprimé des champs de données, vous devez ajouter ou supprimer ces champs de la mise en page du rapport, en utilisant votre application de conception de rapport.
Pour plus d'informations, voir Champs de Données InterAction.
Assistant Nouveau Rapport de Contact : Trier l'Information
Trier chaque rapport selon la manière dont vous souhaitez que l'information soit affichée dans le rapport. Sélectionnez un champ comme votre champ de tri principal puis ajoutez des champs de tri secondaires. Par exemple, si votre rapport liste les contacts par entreprise, votre tri principal devrait être un champ de nom d'entreprise. Pour trier les contacts par ordre alphabétique pour chaque entreprise, sélectionnez un champ de nom comme champ de tri secondaire, tel que Nom de famille.
Tous les champs de données InterAction que vous avez ajoutés à votre rapport sont listés dans la boîte Champs dans le Rapport. Lors de la création d'un nouveau rapport, la boîte Trier les Données Par est vide. Pour ajouter un champ comme champ de tri, faites l'une des actions suivantes :
- Sélectionnez le champ dans la boîte Champs dans le Rapport puis choisissez Ajouter
- Double-cliquez sur le champ dans la boîte Champs dans le Rapport
Le champ en haut de la boîte Trier les Données Par est le champ de tri principal. Les champs sous le champ de tri principal sont des champs de tri secondaires. Les champs sont triés par ordre d'importance dans la boîte Trier les Données Par.
Par exemple, le champ de tri principal du rapport est Nom de l'Entreprise et les champs de tri secondaires sont Nom de famille et Prénom. Les contacts sur ce rapport sont d'abord triés par nom d'entreprise, puis au sein de chaque entreprise, les contacts sont triés par Nom de famille. Si plus d'un contact a le même nom de famille, alors les contacts sont triés davantage par le prénom.
Vous pouvez trier par ordre croissant ou décroissant en sélectionnant une option de tri dans la liste puis en choisissant soit Croissant soit Décroissant.
Comment le Tri Affecte le Groupement
En général, vous devriez trier les informations par les champs sur lesquels vous effectuez le groupement. Par exemple, un rapport qui contient des données pour chaque contact peut être difficile à utiliser si vous n'affichez pas les contacts par ordre alphabétique par nom.
Le tri est particulièrement important lors du regroupement d'informations, car si vous ne triez pas les données en fonction des champs par lesquels vous regroupez, votre rapport peut avoir des résultats inattendus. Le cas le plus courant est que la même information apparaisse deux fois dans le rapport. Par exemple, si vous avez regroupé en fonction du nom de contact, mais que vous n'avez pas trié en fonction du nom de contact, vous pouvez voir le même contact apparaître plusieurs fois dans le rapport.
Si vous utilisez plusieurs groupes dans votre rapport, vous avez besoin de plusieurs champs de données sur lesquels vous triez les données.
Pour plus d'informations sur le regroupement de données à l'aide du Concepteur de rapports d'InterAction, consultez Regroupement d'informations.
Assistant de rapport de nouveau contact : Sortie et conception du rapport
Lors de la création ou de la modification d'un rapport, spécifiez le format du rapport. Par exemple, créez un design personnalisé pour le rapport à l'aide d'un outil de conception de rapport, ou exportez les données vers une feuille de calcul Excel.
Vous avez trois options :
- Créer le rapport dans le Concepteur de rapports InterAction
- Exporter les informations vers un fichier
- Créer le rapport dans une autre application de création de rapports
Choisissez le format de sortie du rapport en fonction de l'utilisation du rapport.
Options de sortie du rapport
| Choisissez cette option .... | Si cela est important pour vous ... |
|---|---|
| Créer le rapport dans le Concepteur de rapports LexisNexis InterAction |
• Le rapport doit être adapté à l'impression • Le rapport doit être attrayant et utiliser des éléments comme du texte en gras, des en-têtes et pieds de page, des numéros de page et des graphiques • Vous n'utilisez pas déjà un outil de conception de rapport dans votre organisation comme Crystal Reports ou Microsoft SQL Server Reporting Services |
| Exporter les informations vers un fichier |
• La fonction principale du rapport est d'exporter rapidement des informations dans un fichier, pour le nettoyage ou l'analyse des données par exemple • Vous souhaitez afficher les informations dans un format de feuille de calcul |
| Créer le rapport dans une autre application de création de rapports | Votre organisation utilise déjà Crystal Reports ou Microsoft SQL Server Reporting Services pour concevoir des rapports. |
Créer le rapport dans le Concepteur de rapports d'InterAction
InterAction est équipé d'un outil de conception de rapport qui vous offre beaucoup de flexibilité lors de la conception de la mise en page de votre rapport. Si vous concevez un rapport dans le Concepteur de rapports, les utilisateurs peuvent visualiser et imprimer le rapport dans le Visualiseur de rapports lorsqu'ils exécutent le rapport. Depuis le Visualiseur de rapports, les utilisateurs du Windows Client peuvent enregistrer les rapports dans les formats suivants : RTF, PDF, HTML, XLS, TIF et TXT.
Pour ouvrir l'application Concepteur de rapports et concevoir la mise en page de votre rapport, choisissez Concevoir le rapport dans l'onglet Sortie du rapport.
Exporter les informations vers un fichier
Lorsque vous choisissez d'exporter les informations vers un fichier, les données d'InterAction sont exportées vers un fichier qui peut être enregistré sur le disque dur de l'utilisateur. Les données sont exportées directement vers un fichier, puis peuvent être manipulées dans une autre application. Les formats de fichiers suivants sont disponibles.
- Fichier CSV (.csv)
-
Fichier CSV - Compatible MS Access (.csv)
(si vous utilisez Microsoft Access pour ouvrir des fichiers CSV)
- Base de données Microsoft Access (.mdb, .accdb)
- Document Microsoft Excel (.xls, .xlsm, .xlsx)
- Données XML (.xml)
Si vous utilisez Microsoft® Access® pour importer des fichiers CSV, consultez Quelle option CSV devrais-je choisir ?.
Lorsqu'un utilisateur exécute le rapport, celui-ci s'ouvre dans le programme applicable. Lors de la décision du format de fichier à utiliser, tenez compte des applications que les utilisateurs de votre organisation ont installées sur leurs ordinateurs de bureau. Par exemple, si la plupart des utilisateurs utilisent Microsoft Excel, vous pouvez choisir ce format. Si les utilisateurs finaux n'ont pas l'application appropriée installée sur leurs ordinateurs de bureau, ils sont invités à indiquer un emplacement sur leur ordinateur pour enregistrer le fichier.
Si vous choisissez d'exporter vers un format de feuille de calcul (XLS), vous pouvez configurer InterAction pour que certaines informations soient séparées en différentes feuilles de calcul. Pour plus d'informations, consultez Qu'est-ce que la Table Combinée ?
Notez que certaines applications tierces peuvent avoir des restrictions sur les champs avec un très grand nombre de caractères. Si vous prévoyez que votre rapport contiendra des champs avec un grand nombre de caractères (champs de description et de notes par exemple), n'exportez pas vers une feuille de calcul. Omettez ces champs de votre rapport, ou créez le rapport dans le Concepteur de rapports InterAction en utilisant un contrôle RichTextBox. Voir Ajouter des Champs de Texte Longs à un Rapport.
Options internationales pour l'exportation
Si vous souhaitez formater les valeurs de date et numériques de votre rapport pour qu'elles correspondent à un paramètre régional autre que votre paramètre régional Windows par défaut (peu courant), choisissez Options dans la boîte de dialogue de l'assistant de nouveau rapport.
Types de données non formatés est l'option par défaut (cette option est recommandée). Cela signifie que les données exportées sont formatées selon vos paramètres régionaux locaux dans Windows. (Si vous avez choisi d'exporter vers un fichier CSV, cette option n'est pas disponible.)
Il est recommandé de sélectionner Types de données non formatés si possible (non disponible pour les exportations CSV). Si vous choisissez Valeurs de texte formatées et que votre rapport utilise des calculs de date ou numériques, ces calculs ne fonctionnent pas après l'exportation car les champs de date et numériques sont convertis en texte uniquement. Vous devez alors reconvertir les colonnes pour utiliser les calculs (dans votre application tierce).
Pour exporter des données dans un format spécifique autre que celui des paramètres régionaux de Windows, sélectionnez Valeurs de texte formatées (si vous avez choisi d'exporter vers un fichier CSV, les champs de données et numériques sont automatiquement exportés en tant que valeurs de texte). Cela vous permet d'utiliser un format différent pour les valeurs de date et d'heure sans avoir à modifier vos paramètres régionaux dans Windows.
Par exemple, si votre ordinateur Windows est configuré au format régional des États-Unis, mais que vous souhaitez que les dates et heures de votre rapport soient exportées au format français pour le Canada, sélectionnez Français dans le champ Langue et Canada dans le champ Pays. Les dates et heures sont exportées dans le format approprié pour les utilisateurs canadiens francophones.
Si vous exportez vers un fichier CSV, vous avez également la possibilité d'exporter le fichier en tant que Unicode (UTF-8) ou Europe de l'Ouest (Windows).
Après avoir choisi OK pour enregistrer les informations, choisissez le bouton Aperçu dans l'onglet Sortie du rapport pour voir les modifications de format dans votre rapport. (Assurez-vous de prévisualiser un dossier contenant les données sur lesquelles vous faites le rapport.)
Créer le rapport dans une autre application de création de rapports
Si votre organisation préfère utiliser soit Crystal Reports soit Microsoft SQL Server Reporting Services, vous pouvez exporter les données d'InterAction dans l'une de ces applications pour y concevoir des rapports. Pour plus d'informations sur l'utilisation de Crystal Reports ou Microsoft SQL Server Reporting Services avec InterAction, consultez le site Web du Centre de support InterAction.
Quelle option CSV devrais-je choisir ?
Lors de l'exportation vers un fichier CSV, vous avez deux options :
- Fichier CSV (.csv)
- Fichier CSV - Compatible MS Access (.csv)
Si vous n'utilisez pas Access pour importer des fichiers CSV, choisissez l'option Fichier CSV (.csv).
Si vous utilisez Access pour importer des fichiers CSV, choisissez l'option Fichier CSV - Compatible MS Access (.csv).
La seule différence entre les deux options est la manière dont InterAction gère les cellules pouvant contenir plusieurs lignes (par exemple, les champs d'adresse à plusieurs lignes Ligne 1, Ligne 2, Ligne 3). L'option CSV - Compatible MS Access place un retour chariot et un saut de ligne (communément appelé CRLF) après chacun de ces champs plutôt qu'un seul saut de ligne. En utilisant cette option, chaque élément (par exemple, chaque champ d'adresse) est placé sur une ligne distincte.
Si vous choisissez l'option Fichier CSV et importez ce fichier dans Access, tous les éléments (par exemple, tous les champs d'adresse) sont placés sur une seule ligne, ce qui n'est probablement pas le résultat souhaité.
Prévisualisation de votre rapport
Lors de la conception de votre rapport, prévisualisez-le en choisissant le bouton Aperçu du rapport. Pendant le processus de conception, il est recommandé de prévisualiser souvent en utilisant un dossier contenant un ensemble représentatif de données pour ce qui est inclus dans le rapport. Par exemple, si vous créez un rapport pour des entreprises, assurez-vous de prévisualiser en utilisant un dossier contenant des contacts d'entreprise. Si vous utilisez un ensemble fictif de contacts qui n'ont pas de valeurs dans les champs que vous utilisez, vous ne pouvez pas obtenir un véritable exemple de l'apparence du rapport une fois terminé.
Plus le dossier que vous prévisualisez est grand, plus il faut de temps pour que la fenêtre d'aperçu s'affiche. Par conséquent, lors de la sélection d'un dossier à prévisualiser, il est recommandé d'utiliser un dossier plus petit ou un sous-ensemble de contacts.
Par défaut, le dossier d'aperçu est le dossier que vous avez actuellement ouvert dans InterAction. Pour sélectionner un autre dossier, choisissez le bouton de recherche, puis trouvez le dossier en utilisant la boîte de dialogue Rechercher un dossier. Pour obtenir de l'aide sur l'utilisation de la boîte de dialogue Rechercher un dossier, consultez Trouver un dossier en utilisant Rechercher un dossier.
Assistant de rapport de nouveaux contacts : Paramètres de sécurité
Lors de la création d'un nouveau rapport, configurez les options de sécurité :
- Sécurité - Les utilisateurs et/ou groupes autorisés à accéder au rapport
- Accessible depuis - Pour les utilisateurs et/ou groupes pouvant accéder au rapport, l'emplacement où le rapport peut être consulté (Web Client, Windows Client ou PIM)
- S'applique à - Si le rapport s'affiche pour les personnes ou les contacts d'entreprise dans le sélecteur de rapport (pour les rapports de contact uniquement)
Pour plus d'informations, consultez les sujets suivants :
- Configurer la sécurité (droits de visualisation) pour les rapports
- Indiquer si un rapport doit s'afficher pour les personnes ou les contacts d'entreprise