Les rapports d'aperçu, également appelés rapports d'intelligence de contact ou rapports Taxi, sont des rapports composés de plusieurs sections de données que les utilisateurs peuvent choisir d'inclure dans le rapport.
- Par exemple, InterAction inclut le rapport de mise à jour rapide par défaut, qui est un rapport d'aperçu. Ce rapport comprend 13 sections que les utilisateurs peuvent inclure lors de l'exécution du rapport :
- Nom, Société, Titre du poste et Types de contact
- Adresses et téléphones principaux
- Mon appel/réunion le plus récent
- Appel/réunion le plus récent
- Mes notes
- Activités récentes
- Rendez-vous à venir
- Connu par - Qui connaît qui ?
- Personnel de l'entreprise que nous connaissons
- Questions/Opportunités/Engagements récemment ouverts
- Nouvelles Listes Marketing pour les contacts
Dans le Web Client, Windows Client, ou PIM, les utilisateurs sélectionnent uniquement les sections qu'ils souhaitent inclure dans le rapport. Certaines sections comme les activités et les rendez-vous peuvent être personnalisées davantage par l'utilisateur en choisissant Afficher les options puis en sélectionnant les filtres de plage de dates et d'origine pour le rapport.
Étant donné que les rapports d'aperçu peuvent potentiellement inclure beaucoup de données pour chaque contact, ces rapports limitent le nombre de contacts inclus à 50.
Inclure des rapports d'aperçu dans la liste de rapports de votre organisation vous permet de créer moins de rapports car vous n'avez pas besoin de créer plusieurs rapports incluant chaque combinaison de données dont les utilisateurs ont besoin. Au lieu de cela, créez moins de rapports et laissez les utilisateurs choisir les informations à inclure.
Par exemple, Jane et Marty sont dans le même groupe de pratique. Jane veut voir la section Mes notes sur son rapport car elle saisit toujours des notes détaillées. Cependant, Marty n'utilise pas de notes. Les deux utilisateurs peuvent utiliser le même rapport et choisir d'inclure ou d'exclure les notes. Lorsqu'ils exécutent à nouveau le rapport, InterAction conserve les options de personnalisation que chaque utilisateur a choisies pour le rapport.
Meilleures pratiques pour créer des rapports d'aperçu
Étant donné que les rapports d'aperçu permettent aux utilisateurs de contrôler les informations incluses dans un rapport, vous pouvez partager plus de rapports entre différents groupes de pratique ou départements. Par conséquent, il faut une certaine stratégie pour décider quels rapports créer pour votre organisation.
Meilleures pratiques pour les rapports d'aperçu
| Faites ceci ... | Parce que ... |
|---|---|
| Créez des rapports avec un objectif spécifique en tête |
Créer un rapport avec trop de sections peut être accablant pour les utilisateurs. N'incluez que les sections applicables au rapport. Par exemple, vous pouvez créer un rapport qui permet aux utilisateurs d'accéder rapidement aux informations avant un appel téléphonique avec un client. Vous pouvez intituler ce rapport Préparation pour un client ou Appel téléphonique prospect et créer des sections comme Mes notes, Notes de l'entreprise, Activités les plus récentes, Mon appel/réunion le plus récent, Rendez-vous à venir, Questions/Opportunités/Engagements ouverts, et Nouvelles récentes. |
| Évitez de créer un rapport pour un certain groupe à moins qu'il ne contienne des données spécifiques à ce groupe |
Les rapports d'aperçu sont généralement créés pour être partagés entre les groupes, cependant vous pouvez vouloir créer des rapports pour des groupes spécifiques. Par exemple, un rapport spécifique à un groupe de pratique peut inclure des informations spécifiques aux dossiers qui intéressent ce groupe. Vous ne voudriez pas partager ce rapport entre les groupes parce que :
|
| Définissez la sécurité sur les rapports d'aperçu pour que les rapports ne s'affichent que pour les bonnes personnes | La sécurité est importante non seulement pour empêcher l'accès aux rapports, mais aussi parce que vous ne voulez pas encombrer le sélecteur de rapports d'un utilisateur avec des rapports qui ne s'appliquent pas. |
| Réfléchissez aux sections que les utilisateurs devraient voir | Les sections des rapports d'aperçu n'ont pas de paramètres de sécurité. Par conséquent, vous ne pouvez pas afficher des sections pour certains utilisateurs ou groupes et pas pour d'autres. Si un rapport contient des sections que certains groupes ne devraient pas voir, créez des rapports distincts avec uniquement les sections applicables à chaque groupe. |
| Envisagez de créer certains rapports pour les personnes et les entreprises | Les sections se masquent lorsqu'elles ne doivent pas être affichées pour les personnes ou les entreprises. Par exemple, si une section est uniquement pour les personnes, cette section se masque lorsqu'elle est exécutée sur des entreprises. Par conséquent, vous pouvez créer un seul rapport d'aperçu qui contient les deux types de sections - vous n'avez pas besoin de créer un rapport distinct pour chacun. |
Créer un nouveau rapport d'aperçu
Si un rapport d'aperçu existe déjà et est similaire à celui que vous souhaitez créer, sélectionnez le rapport existant puis choisissez Enregistrer sous nouveau. Cela conserve les conceptions d'en-têtes et de pieds de page du rapport original.
Pour créer un nouveau rapport d'aperçu :
- Depuis le Windows Client d'InterAction, choisissez Outils > Rapports.
- Dans le Sélecteur de rapports, choisissez Gérer.
- Dans la liste déroulante Afficher les rapports pour, choisissez Contacts.
-
Choisissez Nouveau.
La boîte de dialogue de l'Assistant Nouveau Rapport s'affiche. L'Assistant Nouveau Rapport vous guide à travers quatre étapes pour créer un nouveau rapport de synthèse (voir ci-dessous). Choisissez le bouton Suivant pour passer à chaque étape de l'assistant. Lorsque vous atteignez la fin de l'assistant, choisissez Terminer pour créer le rapport.
Étapes de l'Assistant Nouveau Rapport
| Étape # | Étape |
|---|---|
| 1 | Entrez des informations générales comme le nom et la description du rapport. |
| 2 | Créez ou trouvez les sections à inclure dans le rapport. |
| 3 | Concevez la mise en page du rapport et choisissez l'ordre de tri. |
| 4 | Définissez qui peut accéder au rapport et d'où. |
Assistant Nouveau Rapport de Synthèse : Informations Générales
Lors de la création d'un rapport de synthèse dans l'Assistant Nouveau Rapport, la première étape consiste à compléter les informations générales du rapport.
[1] Donnez un nom, une catégorie et une description au rapport de synthèse.
[2] Choisissez Rapport de Synthèse.
- Donnez un nom, une catégorie et une description au rapport de synthèse.
- Nom - Donnez au rapport un nom facilement identifiable par les utilisateurs. Pour des conseils sur la nomination des rapports, voir Nommer les Rapports.
- Catégorie - Choisissez une catégorie de rapport dans la liste déroulante. Étant donné que les rapports de synthèse sont principalement utilisés à des fins d'intelligence de contact, choisissez Intelligence de Contact.
- Description - La description du rapport s'affiche dans le Sélecteur de rapports et aide les utilisateurs à identifier l'objectif du rapport. Incluez le nom des sections incluses dans le rapport afin que les utilisateurs puissent voir cette information dans le Sélecteur de rapports.
- Choisissez Rapport de Synthèse.
- Choisissez Suivant pour continuer à l'étape suivante de l'Assistant Nouveau Rapport.
Assistant Nouveau Rapport de Synthèse : Ajouter des Sections
Lors de la création d'un rapport de synthèse, définissez quelles sections rendre disponibles aux utilisateurs. Bien que vous puissiez indiquer quelles sections inclure par défaut, les utilisateurs choisissent quelles sections inclure lorsqu'ils exécutent le rapport.
Vous pouvez rendre les sections inactives ou les enregistrer en tant que brouillon pour les publier plus tard. Pour plus d'informations, voir Masquer les Sections Inachevées aux Utilisateurs et Travailler avec des Brouillons.
Il existe trois façons d'ajouter des sections au rapport :
- Créer une nouvelle section à partir de zéro
- Ajouter une section existante utilisée dans un autre rapport (puis éventuellement apporter des modifications et/ou renommer la section)
- Importer une section à partir d'un fichier
Au fur et à mesure que vous ajoutez des sections au rapport, elles s'affichent dans la boîte Sections. L'ordre dans lequel les sections s'affichent dans la boîte Sections est l'ordre dans lequel elles apparaissent dans le rapport. Utilisez les boutons Monter et Descendre pour organiser les sections au fur et à mesure que vous les ajoutez.
Créer une Nouvelle Section
Pour créer une nouvelle section, choisissez Nouveau. La boîte de dialogue Nouvelle Section s'affiche. Créez la nouvelle section puis choisissez OK pour l'enregistrer.
Après avoir enregistré la section, elle est enregistrée dans votre rapport. La section est également disponible pour être ajoutée à d'autres rapports plus tard si vous le souhaitez.
Voir Nouvelle Section de Rapport de Synthèse pour plus d'informations sur la création de sections.
Si une section existante utilise les mêmes données et conception que la section que vous souhaitez créer, il est presque toujours plus facile de commencer par la section existante. Pour plus de détails, voir Puis-je Enregistrer une Section Existante comme Nouvelle Section ?.
Trouver une Section Existante
Les sections peuvent être partagées entre les rapports. Pour trouver une section existante à utiliser dans le rapport, choisissez Trouver. La boîte de dialogue Choisir des Sections s'affiche.
Dans la liste déroulante Afficher les sections de, choisissez le rapport pour trouver des sections ou choisissez Toutes les sections. Sélectionnez les sections à inclure dans le rapport puis choisissez OK.
Lorsque vous trouvez des sections qui existent déjà et que vous les incluez dans votre rapport, vous ne faites pas une copie de la section. Vous utilisez la même section qui est utilisée dans d'autres rapports.
Si la section que vous ajoutez à votre rapport doit être modifiée, vous pouvez éditer la section après l'avoir ajoutée au rapport en surlignant la section et en choisissant Modifier. Lors de l'enregistrement des modifications, vous êtes invité à mettre à jour la section pour tous les rapports, ou seulement la section utilisée dans le rapport actuel. Si vous choisissez de mettre à jour la section uniquement dans le rapport actuel, vous faites une copie distincte de la section et elle est enregistrée en tant que brouillon jusqu'à ce que vous la publiiez plus tard.
Pour plus d'informations sur la modification des sections, voir Modification des sections.
Importation/Exportation de sections
Lors de la création ou de la modification de rapports d'aperçu, InterAction vous permet d'importer et d'exporter des sections. Vous pouvez également importer des rapports de liste ou de synthèse InterAction en tant que sections (vous ne pouvez pas importer de rapports d'aperçu en tant que sections).
Utilisez la fonction d'importation/exportation de sections dans ces scénarios :
- Vous avez un rapport de liste ou de synthèse InterAction que vous souhaitez utiliser comme section. Vous pouvez l'importer et le modifier plutôt que de créer une nouvelle section.
- Vous avez téléchargé une section depuis le site de support LexisNexis InterAction et souhaitez l'inclure dans un rapport.
- Vous déplacez une section d'une base de données de test vers la production (ou vice versa).
- Vous avez déjà créé une section qui vous plaît et elle est uniquement sur le rapport actuel. Vous souhaitez créer une section similaire sur le même rapport. Vous pouvez exporter la section, puis l'importer sur le même rapport pour ne pas avoir à créer une nouvelle section à partir de zéro. Voir Puis-je enregistrer une section existante comme une nouvelle section ?
Pour importer une section, choisissez Avancé > Importer une section depuis un fichier. Parcourez jusqu'au fichier IRD puis choisissez Ouvrir. Après avoir importé une section, celle-ci est inactive. Pour activer la section, choisissez Modifier, puis choisissez Rendre toutes les modifications disponibles aux utilisateurs dès que j'enregistre le rapport.
Pour exporter une section, choisissez Avancé > Exporter une section vers un fichier. Choisissez un emplacement puis choisissez Enregistrer.
Inclure une section par défaut
Lors de la gestion de la liste des sections dans un rapport d'aperçu, vous pouvez inclure une section dans le rapport par défaut. Lorsque la case Inclure par défaut est cochée, cela indique que la section est incluse dans le rapport si l'utilisateur choisit d'exécuter le rapport sans modifier les options de personnalisation.
Cette case ne définit que le paramètre par défaut - les utilisateurs peuvent choisir les sections d'un rapport lorsqu'ils le personnalisent.
Suppression de sections
Pour supprimer une section, mettez en surbrillance la section dans la liste puis choisissez Supprimer.
Si la section n'est pas utilisée dans d'autres rapports, InterAction vous avertit que la suppression de la section la supprime définitivement et qu'elle ne sera plus disponible pour être incluse dans d'autres rapports.
Puis-je enregistrer une section existante comme une nouvelle section ?
Non. Cependant, vous pouvez faire l'une des actions suivantes :
-
Si la section existante est sur un autre rapport, choisissez Rechercher pour localiser cette section et l'ajouter au rapport actuel. Vous pouvez ensuite la modifier et choisir d'appliquer les modifications uniquement au rapport actuel.
Pour plus d'informations sur la recherche de sections, voir Trouver une section existante.
-
Si la section existante est uniquement sur le rapport actuel et que vous souhaitez créer une section similaire sur le même rapport, exportez la section, puis importez-la comme une nouvelle section.
Par exemple, vous souhaitez créer un rapport avec deux sections de relations. Vous créez une section de relations qui est exactement ce que vous voulez. Au lieu de redessiner la deuxième section, exportez la première section, puis importez-la. Renommez la section et apportez les ajustements nécessaires aux options de données et à la conception.
Pour plus d'informations sur l'importation et l'exportation de sections, voir Importation/Exportation de sections.
Nouvel assistant de rapport d'aperçu : Mise en page
Choisissez Conception dans l'onglet Mise en page pour ouvrir l'application InterAction Report Designer et concevoir la mise en page des éléments communs de votre rapport d'aperçu (comme l'en-tête ou le pied de page du rapport).
Étant donné que les rapports d'aperçu contiennent des sections de données que vous concevez séparément, vous n'avez qu'à concevoir les composants suivants au niveau du rapport :
- En-tête de rapport - Un en-tête qui s'imprime une seule fois en haut du rapport.
- En-tête de page - Un en-tête qui s'imprime en haut de chaque page.
- Pied de page - Un pied de page qui s'imprime en bas de chaque page.
- Pied de rapport - Une section de pied de page qui s'imprime une seule fois à la fin du rapport.
Pour plus d'informations sur la différence entre la conception de rapports d'aperçu et la conception de sections, voir Conception de sections vs. conception de rapports.
Pour plus d'informations sur l'utilisation de l'InterAction Report Designer pour concevoir des rapports, voir "Conception de rapports à l'aide de l'InterAction Report Designer" à la page 1.
Spécification de l'ordre de tri
Lors de la création de rapports d'aperçu, vous avez deux options de tri :
- Nom (Nom de la personne ou nom de l'entreprise)
- Nom de l'entreprise (Entreprise associée de la personne ou nom de l'entreprise)
Les options de tri sont limitées car les rapports d'aperçu contiennent des sections individuelles qui ont leur propre ordre de tri. Au niveau du rapport, vous indiquez simplement comment trier les contacts dans le rapport.
Par exemple, triez les contacts de personnes par ordre alphabétique par nom dans un rapport afin que si vous incluez 20 contacts, ils puissent être facilement trouvés dans le rapport. Ensuite, pour chaque contact, vous pouvez créer des sections triées dans leur propre ordre logique, comme les rendez-vous à venir ou les Relations clés.
Aperçu du rapport
Lors de la conception de votre rapport, prévisualisez-le en choisissant le bouton Aperçu. Pendant le processus de conception, il est recommandé de prévisualiser souvent en utilisant un dossier contenant des données représentatives de ce qui sera inclus dans le rapport. Par exemple, si vous créez un rapport pour des personnes et des entreprises, assurez-vous de prévisualiser en utilisant un dossier contenant à la fois des contacts de personnes et d'entreprises. Si vous utilisez un ensemble fictif de contacts qui n'ont pas de valeurs dans les champs que vous utiliserez, vous ne pouvez pas obtenir un véritable exemple de ce à quoi ressemblera le rapport une fois terminé.
Plus le dossier à partir duquel vous prévisualisez est grand, plus il faut de temps pour que la fenêtre d'aperçu s'affiche. Par conséquent, lors de la sélection d'un dossier pour prévisualiser, il est recommandé d'utiliser un dossier plus petit ou un sous-ensemble de contacts.
Lors de la prévisualisation des rapports d'aperçu, les sections brouillon sont affichées en aperçu. Cela vous permet de voir toutes les sections du rapport à des fins de test. Cependant, il n'y a pas d'indicateur visuel pour savoir quelles sections sont en brouillon.
Par défaut, le dossier d'aperçu est le dossier que vous avez actuellement ouvert dans InterAction. Pour sélectionner un autre dossier, choisissez le bouton de recherche puis trouvez le dossier en utilisant la boîte de dialogue Rechercher un dossier. Pour obtenir de l'aide sur l'utilisation de la boîte de dialogue Rechercher un dossier, voir Trouver un dossier en utilisant Rechercher un dossier.
Nouvel assistant de rapport d'aperçu : Sécurité
Lors de la création de rapports d'aperçu, les gestionnaires de rapports peuvent configurer des options de sécurité :
- Sécurité - Les utilisateurs et/ou groupes autorisés à accéder au rapport
- Accessible depuis - Pour les utilisateurs et/ou groupes pouvant accéder au rapport, l'emplacement où le rapport peut être consulté (Web Client, Windows Client, ou PIM)
- S'applique à - Si le rapport s'affiche par défaut dans le sélecteur de rapports en fonction des contacts sur lesquels l'utilisateur fait un rapport.
Un seul rapport d'aperçu est exécuté à la fois sur les contacts de personnes et d'entreprises car seules les sections qui s'appliquent aux contacts sélectionnés sont incluses dans le rapport. Pour plus d'informations, voir Nouvelle section : Onglet Général.
Pour plus d'informations, voir les sujets suivants :
- Configurer la sécurité (droits de visualisation) pour les rapports
- Indiquer si un rapport doit s'afficher pour les contacts de personnes ou d'entreprises