Nouvelle section de rapport d'aperçu

Les rapports d'aperçu sont composés de sections, qui sont des composants individuels des données d'InterAction. Chaque section a un objectif spécifique qui peut être partagé entre les rapports. Par exemple, la section « Activités récentes » peut lister les activités récentes pour un contact et être incluse dans divers rapports d'aperçu.

Les sections peuvent inclure un champ de données (comme Activités/Rendez-vous) ou plusieurs champs de données (comme Nom, Nom de l'entreprise et Titre du poste). Cependant, les sections ne peuvent inclure qu'un seul élément de données avec des lignes répétées.

Par exemple, voici quelques sections incluses dans InterAction par défaut :

• Rendez-vous à venir - Liste tous les rendez-vous pour un contact
• Connu par - Qui connaît qui ? - Liste le personnel actuel et les anciens élèves de votre organisation qui connaissent les contacts sélectionnés
• Adresses et téléphones principaux - Liste toutes les adresses principales et numéros de téléphone pour un contact
• Nom, Entreprise, Titre du poste et Types de contact - Utilisé dans tous les rapports par défaut, inclut plusieurs champs utilisés pour identifier le contact

Chaque section de rapport d'aperçu est conçue individuellement dans le Concepteur de rapports InterAction. Bien que la disposition de chaque section puisse être unique en termes d'emplacement des champs de données et de manière dont les données sont triées, les sections doivent avoir le même aspect et la même convivialité car elles peuvent être partagées entre les rapports.

Créer une nouvelle section de rapport d'aperçu

Pour créer une nouvelle section de rapport d'aperçu :

1. Depuis le Windows Client d'InterAction, choisissez Outils > Rapports.
2. Dans le Sélecteur de rapports, choisissez Gérer.
3. Sélectionnez le rapport d'aperçu pour inclure la nouvelle section puis choisissez Modifier.
4. Choisissez l'onglet Sections.

5. Choisissez Nouveau.

   La boîte de dialogue Nouvelle section s'affiche. Créez la nouvelle section en choisissant chaque onglet dans la boîte de dialogue Nouvelle section. Lorsque vous avez terminé de créer la section, choisissez OK.

   Étapes pour une nouvelle section

   Numéro d'étape	Étape
   1	Dans l'onglet Général, entrez des informations comme le nom et la description de la section.
   2	Dans l'onglet Informations, sélectionnez les champs de données InterAction inclus dans la section.
   3	Dans l'onglet Conception, concevez et prévisualisez la section.
   4	Dans l'onglet Tri, spécifiez comment trier les données dans la section.

Nouvelle section : Onglet Général

Lors de la création d'une section, la première étape consiste à spécifier les informations générales, telles que le nom, la description et si la section doit être produite lorsque l'utilisateur génère un rapport sur des personnes et/ou des entreprises.

Donnez un nom et une description à la section.

• Nom - Donnez à la section un nom facilement identifiable par les utilisateurs (par exemple, « Rendez-vous à venir »).
• Description - La description de la section s'affiche à côté du nom de la section et aide les utilisateurs à identifier quelles données sont incluses.

Ce champ S'applique à contrôle si la section est produite lorsque le rapport est exécuté sur :

• À la fois les personnes et les entreprises
• Uniquement les personnes
• Uniquement les entreprises

L'option que vous choisissez dans le champ S'applique à n'affecte pas si une section s'affiche dans la liste des sections lorsqu'un utilisateur personnalise le rapport (toutes les sections actives s'affichent). Ce champ affecte si la section est produite dans le rapport.

Par exemple :

• Un utilisateur a marqué 20 contacts de personnes à inclure dans un rapport. Les sections qui s'appliquent uniquement aux personnes et à la fois aux personnes et aux entreprises sont produites.
• Un utilisateur génère un rapport sur un dossier contenant toutes les entreprises. Les sections qui s'appliquent uniquement aux entreprises et à la fois aux personnes et aux entreprises sont produites.
• Un utilisateur a marqué 5 contacts de personnes et 8 contacts d'entreprises à inclure dans un rapport. Les sections qui s'appliquent à la fois aux personnes et aux entreprises sont produites. De plus, les sections qui s'appliquent uniquement aux personnes sont produites pour les contacts de personnes, et les sections qui s'appliquent uniquement aux entreprises sont produites pour les contacts d'entreprises.

Masquer les sections inachevées des utilisateurs

Lors de la création d'une section, vous pouvez vouloir la masquer aux utilisateurs. Par exemple, la section peut être inachevée ou vous souhaitez la prévisualiser dans un rapport d'aperçu avant de la rendre disponible aux utilisateurs.

Pour masquer une section, sélectionnez la case à cocher Masquer cette section aux utilisateurs dans la boîte de dialogue Nouvelle section. La section reste inactive jusqu'à ce que vous décochiez la case plus tard.

Si vous souhaitez conserver une copie active de la section disponible pour les utilisateurs mais travailler sur un brouillon séparé, la procédure est différente. voir Travailler avec des brouillons.

[1] Sélectionnez Masquer cette section aux utilisateurs pour rendre la section inactive.

[2] La section s'affiche Masquée (Inactive) dans la liste des sections de rapport d'aperçu si elle est inactive.

Si vous rendez une section inactive et qu'elle est partagée avec d'autres rapports, vous êtes invité à indiquer si vous souhaitez rendre le rapport inactif uniquement pour le rapport actuel, ou pour tous les rapports qui partagent cette section.

Choisissez une option :

• Appliquer mes modifications aux rapports listés ci-dessus - mettre à jour tous les rapports
• Laisser ces rapports tels quels - ne changer que le rapport actuel.

Gestion des sections

Lors de la modification des sections, il est important d'utiliser des brouillons plutôt que de rendre les sections inactives (voir Travailler avec des brouillons). Si vous souhaitez modifier une section existante, ne l'enregistrez pas comme une nouvelle section, ne la rendez pas inactive, puis ne supprimez pas l'original une fois terminé.

Faire cela est une mauvaise pratique car les utilisateurs finaux peuvent définir des options de personnalisation sur les sections. Si vous supprimez la section puis activez une nouvelle avec le même nom, les utilisateurs seront confus quant à la raison pour laquelle ils ont perdu leurs sélections personnalisées.

Utilisez l'option Masquer cette section aux utilisateurs uniquement lorsque vous créez une nouvelle section et souhaitez la masquer jusqu'à ce que vous ayez terminé.

Nouvelle section : Onglet Informations

Lors de la création d'une nouvelle section, sélectionnez les champs de données à inclure dans la section. Chaque fois que le rapport Aperçu est exécuté, les champs de données que vous avez ajoutés à la section indiquent à InterAction quelles informations extraire de la base de données.

Pour ajouter des champs de données à la section, sélectionnez le champ dans la boîte de gauche (Champs InterAction) puis choisissez Ajouter (si vous ajoutez des champs supplémentaires, des classifications, des notes spécifiques au dossier ou du texte personnalisé, des informations vous seront demandées à ce moment-là).

Le nom du champ se déplace vers la boîte Champs de la section de rapport. Répétez si vous ajoutez d'autres champs.

Vous pouvez également ajouter un champ à la section en :

• Double-cliquant dessus dans la boîte Champs InterAction
• En faisant glisser le champ de la boîte Champs InterAction et en le déposant dans la boîte Champs de la section de rapport

Après avoir ajouté le champ à la liste des champs de la section de rapport, choisissez Modifier pour spécifier les options pour le champ. Par exemple, si vous ajoutez des profils au rapport, vous pouvez sélectionner les profils à ajouter.

Ajouter des champs de données à partir de la section ne les ajoute pas physiquement à votre mise en page de section. À ce stade, vous choisissez simplement les données qui sont extraites de la base de données InterAction chaque fois que le rapport est exécuté. Choisissez le bouton Conception dans l'onglet Conception pour créer la mise en page de la section.

Voir les sujets suivants pour plus d'informations :

• Quelle quantité d'informations doit être dans une section ?
• Champs de données InterAction
• Ajouter et supprimer des champs de données
• Faire les bonnes sélections de champs

Quelle quantité d'informations doit être dans une section ?

Les sections peuvent contenir aussi peu qu'un seul champ de données, comme les Relations, ou plusieurs champs de données, comme ceux utilisés pour identifier le nom d'un contact, le nom de l'entreprise et les types de contact.

Lors de la création d'une section, considérez les points suivants :

• Si la section contient des informations comme les relations où il y a de nombreuses lignes d'informations répétées, n'incluez qu'un seul type de données. Par exemple, ne créez pas une section avec à la fois des relations et des activités. Les résultats seront inintelligibles - les activités seront répétées pour chaque ligne de relation. Les informations dupliquées rendront le rapport inutilisable.
• Gardez la section thématique. Par exemple, n'incluez pas une section d'activités avec tous les types. Utilisez des sections pour permettre aux utilisateurs de choisir les types d'activités qu'ils souhaitent. En créant une section appelée Activités Marketing, un utilisateur peut décider si cette section est importante pour lui ou elle.
• Rendez la section gérable afin qu'elle ne contienne que les informations nécessaires. Par exemple, incluez uniquement les 10 activités les plus récentes ou les activités initiées par un certain groupe plutôt que toutes les activités.

Nouvelle section : Onglet Conception

Vous ne pouvez utiliser que le Concepteur de rapports InterAction pour concevoir des sections. Pour ouvrir le Concepteur de rapports InterAction pour concevoir une section, choisissez Conception.

[1] Choisissez Conception pour créer une conception pour la section dans le Concepteur de rapports InterAction.

Bien que les sections n'incluent qu'un sous-ensemble de composants de conception, la fonctionnalité du Concepteur de rapports InterAction est la même. Voir Concevoir des sections vs. concevoir des rapports pour plus d'informations.

Pour plus d'informations sur l'utilisation du Concepteur de rapports InterAction pour concevoir des sections et des rapports, voir "Concevoir des rapports en utilisant le Concepteur de rapports InterAction" à la page 1.

Concevoir des sections vs. concevoir des rapports

Concevoir des sections est différent de concevoir des rapports car les sections n'incluent pas les composants suivants :

• En-tête de rapport - Un en-tête qui s'imprime une seule fois en haut du rapport.
• En-tête de page - Un en-tête qui s'imprime en haut de chaque page.
• Pied de page - Un pied de page qui s'imprime en bas de chaque page.
• Pied de rapport - Une section de pied de page qui s'imprime une seule fois à la fin du rapport.

Les composants ci-dessus ne sont définis qu'au niveau du rapport.

Pour des informations sur la conception des composants au niveau du rapport pour les rapports Aperçu, voir Nouvel assistant de rapport Aperçu : Mise en page.

Les sections, en revanche, sont des composants individuels de données et vous n'avez pas à vous soucier des éléments de conception pour le rapport, seulement de cette section particulière.

Les sections peuvent inclure n'importe lequel des composants dans le tableau suivant.

Composants de section

Composant	Description
En-tête/Pied de groupe	Chaque section a un GroupHeader qui s'imprime en haut de la section et inclut le nom de la section. Il s'agit généralement d'un groupe sans élément de données défini, de sorte qu'il ne s'affiche qu'une seule fois dans le rapport. Une section peut se composer de groupes supplémentaires, qui ont leurs propres sections d'en-tête et de pied de page. La section d'en-tête est insérée et imprimée immédiatement avant la section de détail. La section de pied de page est insérée et imprimée immédiatement après la section de détail.
Détail	Une section a une section de détail. Le détail est le corps de la section et une instance est créée pour chaque enregistrement dans la section.
Pied de section	Le pied de page qui s'imprime en bas de la section. En général, la plupart des sections que vous créez n'ont pas de pieds de section. Cependant, les pieds de section peuvent être utilisés pour inclure des résumés (comme le nombre total d'activités) ou créer un espace blanc entre les sections.

Certains designs de section peuvent être relativement simples et ne nécessitent qu'un en-tête de groupe (section) et un détail, comme la section Adresses et téléphones principaux prête à l'emploi.

D'autres sections peuvent nécessiter des en-têtes et pieds de groupe supplémentaires si les données contiennent des lignes de données répétées, comme la section Connu par - Qui connaît qui ? prête à l'emploi.

Conception des sections de rapport d'aperçu

Parce que les sections sont souvent partagées entre les rapports, vous allez probablement gérer la conception des sections différemment des rapports réguliers.

• Gardez les marges cohérentes. Si vos rapports d'aperçu sont tous en portrait, assurez-vous que les marges de vos sections sont toutes identiques afin qu'elles puissent être utilisées de manière interchangeable entre les rapports.

  Si votre organisation crée certains rapports en paysage et d'autres en portrait, assurez-vous d'ajouter uniquement des sections correctement formatées pour le rapport. Par exemple, n'ajoutez pas de sections avec des marges en portrait aux rapports d'aperçu en paysage, et vice versa.

• Dans l'en-tête de section (GroupHeader), incluez le nom du contact avec le nom de la section. Consultez les sections prêtes à l'emploi pour des exemples.

  Les rapports contiennent souvent plus d'un contact. Il rend le rapport plus lisible d'avoir le nom du contact dans chaque section afin que les utilisateurs ne se demandent pas quelles informations de contact sont imprimées dans chaque section.

• N'utilisez pas de polices différentes dans différentes sections - cela crée des rapports peu attrayants. Lors de la conception d'une nouvelle section, définissez la police Normale sur la police que vous utilisez habituellement. Voir Utilisation des polices pour plus d'informations.
• Si un rapport est conçu pour inclure plusieurs contacts, insérez un saut de page devant chaque GroupHeader de section (qui contient le nom du contact) pour séparer les contacts.
• Utilisez les normes LexisNexis InterAction comme meilleure pratique. Ces normes ont été rigoureusement testées pour la cohérence et l'apparence. Pour plus d'informations, consultez le site Web du Centre de support LexisNexis InterAction à InterAction Support Accueil.

Vérification des données de section

Avant de prendre le temps de concevoir une section, il est utile de vérifier d'abord les données en choisissant le bouton Vérifier les données. Cela exporte les données vers Microsoft Excel afin que vous puissiez les visualiser sous forme de feuille de calcul.

Vérifier d'abord les données vous permet de voir les données sur un contact réel avec des données représentatives. Cela vous permet de :

• Voir les en-têtes de champ et les comparer avec les données de la feuille de calcul pour vous assurer que vous avez sélectionné les bons champs de données
• Vérifier les paramètres que vous avez choisis pour les champs de données, par exemple les filtres pour les relations ou les activités
• Comprendre quelles valeurs sont sorties pour chaque champ afin de déterminer si vous devez créer des calculs
• Vous aider à déterminer si des champs de données doivent être ajoutés ou supprimés

Pour vérifier les données :

1. Dans l'onglet Conception de la boîte de dialogue Nouvelle section, choisissez le bouton de recherche pour trouver un contact avec des données représentatives de la section que vous créez.

2. Localisez le contact dans la boîte de dialogue Rechercher des contacts.

   Tapez autant d'informations que vous pouvez fournir dans les champs Prénom, Nom et/ou Nom de l'entreprise. Sélectionnez le contact puis choisissez OK.

   

3. Dans la boîte de dialogue Nouvelle section, choisissez Vérifier les données.

   

   Vérification des données de section

   [1] Choisissez le bouton de recherche pour trouver un contact avec des données représentatives des données de section que vous vérifiez.

   [2] Choisissez Vérifier les données.

Aperçu des sections

Lors de la conception de votre section, vous pouvez la prévisualiser en choisissant le bouton Aperçu. Pendant le processus de conception, il est recommandé de prévisualiser souvent en utilisant un contact qui contient un ensemble représentatif de données pour ce qui sera inclus dans le rapport. Par exemple, si vous créez un rapport pour des entreprises, assurez-vous de prévisualiser en utilisant un contact d'entreprise. Si vous utilisez un contact fictif qui n'a pas de valeurs dans les champs que vous utiliserez, vous ne pouvez pas obtenir un véritable exemple de ce à quoi la section ressemblera une fois terminée.

Par défaut, le contact d'aperçu est le contact que vous avez actuellement sélectionné dans InterAction. Pour sélectionner un autre contact, choisissez le bouton de recherche puis trouvez le contact à prévisualiser.

La prévisualisation d'une section ne prévisualise que cette section individuelle. Pour des informations sur la prévisualisation d'une section dans un rapport de synthèse, voir « Comment prévisualiser une section dans un rapport ? » ci-dessous.

Comment prévisualiser une section dans un rapport ?

Souvent, lors de la création ou de la modification d'une section, vous souhaitez voir à quoi ressemble la section dans le contexte d'un rapport de synthèse.

Pour prévisualiser une section dans un rapport de synthèse :

1. Si vous êtes en train de modifier une section, choisissez OK pour quitter la boîte de dialogue Modifier la section et revenir à la boîte de dialogue Modifier le rapport.

   Sinon, choisissez Outils > Rapports > Gérer. Sélectionnez le rapport de synthèse qui inclut la section que vous souhaitez prévisualiser et choisissez Modifier.

2. Dans la boîte de dialogue Modifier le rapport, choisissez l'onglet Mise en page.

3. Dans la section Options de prévisualisation, assurez-vous que le dossier affiché contient des données représentatives de la section que vous souhaitez prévisualiser.

   Pour choisir un autre dossier, choisissez le bouton de recherche pour trouver un autre dossier.

4. Choisissez Prévisualiser.

   Pour plus d'informations, voir Nouvel assistant de rapport de synthèse : Mise en page.

Nouvelle section : Onglet Tri

Les sections peuvent nécessiter ou non un tri, selon le type d'informations incluses dans la section. Par exemple, si vous créez une section pour Mes notes ou Adresses principales & numéros de téléphone, il est probable que la mise en page de votre rapport ne nécessite pas de tri car les champs de données sont déjà disposés sur le rapport. Cependant, certaines sections contiennent des listes qui nécessitent un tri. Par exemple, si vous créez une section appelée Personnel de l'entreprise qui liste le personnel pour un contact d'entreprise, vous voudrez probablement trier par un champ de nom pour lister les contacts par ordre alphabétique.

Tous les champs de données InterAction que vous avez ajoutés à votre section sont listés dans la boîte Champs dans la section. Lors de la création d'une nouvelle section, la boîte Trier les données par est vide. Pour ajouter un champ comme champ de tri, faites l'une des actions suivantes :

• Sélectionnez le champ dans la boîte Champs dans la section puis choisissez Ajouter
• Double-cliquez sur le champ dans la boîte Champs dans la section

Le champ en haut de la boîte Trier les données par est le champ de tri principal. Les champs sous le champ de tri principal sont des champs de tri secondaires. Les champs sont triés par ordre d'importance dans la boîte Trier les données par. Par exemple, si votre section inclut des profils, vous pouvez vouloir trier par Ordre d'affichage des profils puis Ordre d'affichage des en-têtes. Si votre rapport inclut une liste d'activités, vous pouvez vouloir trier par Date de début puis Heure de début. Utilisez les boutons Monter et Descendre pour ordonner les champs de tri en conséquence.

Vous pouvez trier par ordre croissant ou décroissant en sélectionnant une option de tri dans la liste puis en choisissant soit Croissant soit Décroissant.

Comment l'ordre de tri du rapport affecte-t-il l'ordre de tri de la section ?

Lors de la création de rapports de synthèse, vous avez deux options de tri :

• Nom (Nom de la personne ou Nom de l'entreprise)
• Nom de l'entreprise (Entreprise associée de la personne ou Nom de l'entreprise)

Les contacts inclus dans les rapports de synthèse sont déjà triés par nom de contact. Ne triez pas chaque section par nom, mais plutôt par les champs applicables uniquement à cette section. Par exemple, si vous créez une section Activités récentes, triez les activités par Date de début puis Heure de début. Cela garantit que si vous avez 10 contacts dans un rapport de synthèse, chaque contact est listé par ordre alphabétique et la section Activités récentes liste les activités récentes pour chaque contact triées par date et heure.

Le tri des sections n'est important que lorsque la section inclut des lignes répétées d'informations, comme des activités, des rendez-vous et des relations.

"Cet article d'aide a été traduit à l'aide de l'IA et peut contenir des inexactitudes. Si vous avez des doutes sur une information, veuillez vous référer à la version originale en anglais."