Les dossiers vous permettent d'organiser vos contacts. Chaque contact peut être contenu dans un nombre quelconque de dossiers. InterAction propose également des listes marketing qui sont des dossiers spéciaux. Vous pouvez voir tous les dossiers et listes marketing qui contiennent un contact à partir des détails du contact.
Chaque contact est en réalité stocké dans un seul dossier, appelé le dossier source du contact. Lorsque vous ajoutez un contact à un dossier, vous créez un lien depuis le dossier source ; InterAction ne fait pas de copie du contact.
Si vous avez souscrit aux Opportunités, Questions ou Engagements, le dossier applicable s'affiche dans le Windows Client. Consultez votre guide des Modules Associés pour plus de détails.
Cette section contient les sujets suivants :
- Trouver des Dossiers
- Propriétés des Dossiers
- Voir les Dossiers qui Contiennent un Contact
- Ajouter un Contact à un Dossier
- Supprimer des Contacts d'un Dossier
- Changer le Dossier Source d'un Contact
Trouver des Dossiers
Tous les dossiers auxquels vous avez des droits d'accès en lecture sont affichés dans la liste des dossiers.
La figure ci-dessous montre comment les dossiers dans la liste des dossiers sont organisés.
[A] Les classes de dossiers apparaissent au niveau supérieur...
[B] ...puis les types/groupes de dossiers qui organisent les classes...
[C] ...puis les dossiers eux-mêmes
[D] Lorsque vous ouvrez un dossier, les contacts dans le dossier apparaissent dans la fenêtre principale.
Si vous ne connaissez pas la classe de dossier et le type/groupe de dossier du dossier que vous recherchez, il peut être difficile de le parcourir dans la liste des dossiers. Une autre façon de localiser le dossier est d'utiliser Trouver Dossier.
Trouver un Dossier en Utilisant Trouver Dossier
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Dans InterAction Windows Client, choisissez Dossier > Trouver Dossier pour afficher la boîte de dialogue Trouver Dossier.
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Entrez les critères de recherche dans les champs Classe de Dossier, Type de Dossier, Nom, Description, et/ou Propriétaire.
Vous n'avez pas besoin d'entrer le Nom ou la Description complète pour les critères de recherche. Par exemple, vous pouvez entrer une seule lettre pour le Nom et InterAction trouvera tous les dossiers auxquels vous avez accès qui commencent par cette lettre.
- Choisissez Rechercher et InterAction affiche les dossiers auxquels vous avez accès qui correspondent aux critères de recherche dans les Résultats de Recherche.
- Cochez la case pour l'un des dossiers que vous souhaitez ouvrir et choisissez OK. InterAction ouvre les dossiers marqués.
Propriétés des Dossiers
Vous pouvez voir des informations sur un dossier en sélectionnant le dossier dans la liste des dossiers et en choisissant Dossier > Propriétés.
Vous pouvez également voir les propriétés d'un dossier depuis la boîte de dialogue Trouver Dossiers en sélectionnant le dossier et en choisissant le bouton Propriétés.
[A] Choisissez l'onglet Sécurité pour voir les droits d'accès pour le dossier.
Consultez le guide Configurer InterAction pour plus d'informations sur la création de dossiers et la sécurité.
[A] Sélectionnez le dossier.
[B] Choisissez Propriétés.
Voir les Dossiers qui Contiennent un Contact
Pour voir les dossiers qui contiennent un contact, ouvrez les détails du contact pour le contact et choisissez la vue Dossiers.
Dans la liste déroulante Afficher, vous pouvez choisir quelles classes de dossiers vous souhaitez afficher (Dossiers Administratifs, Types de Contacts, Listes Marketing, Listes de Travail, ou Tous).
InterAction affiche l'un des dossiers suivants de la classe sélectionnée auxquels vous avez accès en Lecture et Lien et qui permettent le type de contact (personne ou entreprise) :
- Dossiers dans vos Favoris
- Types de Contacts
- Listes Marketing utilisant la Gestion des Changements de Données
- Contacts de l'Entreprise - Personnes
- Contacts de l'Entreprise - Entreprises
InterAction affiche également tout autre dossier de la classe sélectionnée qui contient le contact auquel vous avez accès en Lecture. Les cases à cocher dans la première colonne à côté de chaque dossier indiquent si le dossier contient le contact.
[A] Dossier source du contact
[B] Dossiers qui contiennent le contact
Vous pouvez trier la vue Dossiers par n'importe quelle colonne en cliquant sur l'en-tête de colonne. Cliquez sur l'en-tête de colonne pour changer l'ordre de tri de croissant à décroissant (ou vice versa). Vous pouvez cliquer sur le nom d'un utilisateur dans la colonne Ajouté par pour passer aux détails du contact pour l'utilisateur (si votre administrateur système a lié les utilisateurs aux contacts, ce qui est requis pour les utilisateurs du Web Client).
Ajouter un Contact à un Dossier
Il existe plusieurs façons d'ajouter un contact à un dossier. Pour ajouter un contact à un dossier, vous devez avoir des droits d'accès Lecture et Lien dans le dossier. Vous pouvez faire l'une des actions suivantes :
- Depuis la vue des détails du contact Dossiers dans le Windows Client, cliquez dans la case à cocher à côté du nom du dossier.
- Dans le Windows Client, sélectionnez un contact et choisissez Contact > Copier. Ouvrez le dossier dans lequel vous souhaitez ajouter le contact et choisissez Contact > Coller le Lien.
- Dans le Windows Client, sélectionnez un contact et faites glisser le contact vers un dossier dans la liste des dossiers. Lorsque InterAction sélectionne le bon dossier, vous pouvez déposer le contact dans le dossier.
Vous pouvez Copier et Coller ou Glisser et Déposer plusieurs contacts dans des dossiers si vous marquez les contacts avant de les lier.
Supprimer des Contacts d'un Dossier
Si vous supprimez un contact de son dossier source (en choisissant Contact > Supprimer depuis la fenêtre principale), le contact est supprimé de l'ensemble du système. Si vous supprimez un contact du dossier source, vous devez taper Oui pour confirmer la suppression.
Pour supprimer un contact d'un dossier, vous devez avoir les droits d'accès Supprimer des Contacts dans le dossier. Par conséquent, il est possible que vous puissiez ajouter un contact à un dossier mais ne pas pouvoir le supprimer. Si vous supprimez un contact d'un dossier, les informations spécifiques au dossier pour le contact sont supprimées.
Pour supprimer un contact d'un dossier, faites l'une des actions suivantes :
- Depuis la vue Dossiers du Windows Client, décochez la case à côté du dossier.
- Sélectionnez le contact et choisissez Contact > Supprimer le lien. Vous pouvez retirer plusieurs contacts d'un dossier si vous les marquez avant de faire cela.
Lorsque vous supprimez un contact, une boîte de dialogue d'avertissement apparaît. Choisissez Oui pour supprimer le contact du dossier.
Changer le dossier source d'un contact
InterAction vous permet de changer le dossier source d'un contact en déplaçant le contact. Il devrait être très rare que vous ayez besoin de déplacer manuellement un contact, car tous les contacts devraient être sourcés soit dans le dossier Contacts de l'entreprise - Personnes, soit dans le dossier Contacts de l'entreprise - Entreprises.
Seuls les contacts sourcés dans les dossiers Contacts de l'entreprise - Personnes et Contacts de l'entreprise - Entreprises sont utilisés lors de la mise en correspondance des contacts dans les collections des utilisateurs avec les contacts dans la collection de l'entreprise.
Il existe d'autres dossiers administratifs qui sourcent des contacts dans le cadre du chargement initial des données ou du traitement des doublons. En général, vous n'avez pas besoin de vous préoccuper de ces autres dossiers sources administratifs. Les utilisateurs peuvent également sourcer des contacts dans des Listes de Travail.
Si vous souhaitez ajouter un contact à un autre dossier, vous devez toujours lier ce contact dans l'autre dossier. Déplacer le contact peut vous faire perdre des données de contact et peut le rendre indisponible pour d'autres utilisateurs.
Changer le dossier source d'un contact
À quelques exceptions près, les contacts devraient toujours être sourcés dans les dossiers Contacts de l'entreprise - Personnes ou Contacts de l'entreprise - Entreprises. Sourcer des contacts dans d'autres dossiers les rend indisponibles lors de la synchronisation des collections d'utilisateurs avec la collection de l'entreprise. Cela introduira des contacts en double dans le système qui devront être nettoyés plus tard par les gestionnaires de données.
- Dans InterAction Windows Client, ouvrez le dossier dans lequel le contact est sourcé.
- Sélectionnez le contact et choisissez Contact > Copier.
- Sélectionnez le dossier vers lequel vous souhaitez déplacer le contact dans la Liste de Dossiers.
- Choisissez Contact > Coller > Coller Déplacer.