Les professionnels utilisent le Sélecteur de Rapports lors de l'impression de rapports dans le Windows Client, le Web Client et PIM. Lors de la configuration du Sélecteur de Rapports, vos objectifs sont :
- Faciliter la recherche des rapports. Un Sélecteur de Rapports encombré rend difficile la recherche du rapport souhaité.
- Afficher uniquement les rapports qui doivent être exécutés sur les contacts affichés. Les rapports pour les entreprises ne doivent pas s'afficher dans la liste des contacts de personnes et vice versa.
- Aider les utilisateurs à trouver les rapports qui leur sont applicables en poussant les rapports vers la liste Mes Rapports Favoris des utilisateurs.
- Afficher uniquement les rapports qui intéressent les utilisateurs finaux. Si vous avez créé un rapport spécialisé pour un domaine de pratique ou un groupe particulier, cachez-le du reste de l'organisation.
Voir les sujets suivants :
- Organiser les Rapports
- Indiquer si un Rapport Doit S'afficher pour les Contacts de Personnes ou d'Entreprises
- Ajouter des Rapports à la Liste Mes Rapports Favoris des Utilisateurs
- Définir Quels Utilisateurs Peuvent Accéder à un Rapport
Organiser les Rapports dans le Sélecteur de Rapports
Les rapports s'affichent dans le Sélecteur de Rapports du Web Client et du Windows Client dans un ordre défini par le gestionnaire de rapports. Il est important d'organiser et de catégoriser les rapports efficacement pour que les professionnels puissent facilement trouver les rapports dont ils ont besoin.
Les rapports sont organisés dans l'onglet Organiser les Rapports de la Liste de Gestion des Rapports (Outils > Rapports > Gérer puis choisissez l'onglet Organiser les Rapports).
Rendez la liste des rapports gérable pour les professionnels en vous assurant que les rapports s'affichent uniquement pour les contacts applicables - Personnes Uniquement, Entreprises Uniquement, ou à la fois Personnes et Entreprises. Pour plus d'informations, voir Indiquer si un Rapport Doit S'afficher pour les Contacts de Personnes ou d'Entreprises.
La boîte de dialogue Liste de Gestion des Rapports affiche tous les rapports InterAction de votre organisation. Pour voir les rapports, choisissez une option dans la liste déroulante Afficher le Sélecteur de Rapports pour :
- Contacts - Personnes
- Contacts - Entreprises
- Contacts - à la fois Personnes et Entreprises
- Activités/Rendez-vous
- Questions (nécessite une licence pour le module Questions)
- Opportunités (nécessite une licence pour le module Opportunités)
- Engagements (nécessite une licence pour le module Engagements)
Le champ Afficher le Sélecteur de Rapports pour vous permet de voir quels rapports s'affichent dans le Sélecteur de Rapports lorsque les utilisateurs ont sélectionné des contacts, des activités/rendez-vous, des questions, des opportunités ou des engagements.
Dans ces pages, vous pouvez utiliser des catégories pour organiser les rapports. Catégoriser les rapports aide vos utilisateurs à trouver rapidement les rapports qu'ils recherchent.
Utiliser les Catégories
Les rapports sont organisés en les arrangeant dans des catégories :
- Vous pouvez déplacer un rapport à la fois, ou vous pouvez déplacer une catégorie entière. Si une catégorie est sélectionnée, vous déplacez toute la catégorie et tous les rapports de cette catégorie.
- Pour déplacer un rapport ou une catégorie vers le haut, sélectionnez le rapport ou la catégorie puis choisissez Déplacer vers le haut. Si vous choisissez de déplacer un rapport vers le haut et qu'il est en haut d'une catégorie, il passe à la catégorie au-dessus.
- Pour déplacer un rapport ou une catégorie vers le bas, sélectionnez le rapport ou la catégorie puis choisissez Déplacer vers le bas. Si vous déplacez un rapport vers le bas et qu'il est en bas d'une catégorie, il passe à la catégorie en dessous.
Pour vous aider à organiser la liste des rapports de votre organisation, vous pouvez créer de nouvelles catégories ou supprimer des catégories.
Utilisez les catégories et les boutons Déplacer vers le haut et Déplacer vers le bas pour déplacer les rapports les plus utiles en haut. Cela facilite la recherche des rapports couramment utilisés par les utilisateurs.
Créer une Nouvelle Catégorie de Rapport
- Dans le Windows Client InterAction, choisissez Outils > Rapports.
- Choisissez Gérer.
- Choisissez Catégorie > Nouveau.
- Tapez le nom de la nouvelle catégorie puis choisissez OK.
La catégorie est placée en bas de la liste. Vous pouvez utiliser les boutons Déplacer vers le haut et Déplacer vers le bas pour déplacer la catégorie à l'emplacement souhaité.
Supprimer une Catégorie de Rapport
Lors de la suppression d'une catégorie, vous devez spécifier où déplacer les rapports de cette catégorie.
- Dans le Windows Client InterAction, choisissez Outils > Rapports.
- Choisissez Gérer.
- Sélectionnez la catégorie à supprimer puis choisissez Catégorie > Supprimer.
- Choisissez Oui pour confirmer.
Indiquer si un Rapport Doit S'afficher pour les Contacts de Personnes ou d'Entreprises
Lors de la création ou de la modification d'un rapport de contact, vous spécifiez dans l'onglet Sécurité le type de contacts sur lesquels le rapport doit être exécuté :
- Personnes Uniquement
- Entreprises Uniquement
- à la fois Personnes et Entreprises
[1] Dans la liste déroulante S'applique à, choisissez si le rapport doit être exécuté sur Personnes Uniquement, Entreprises Uniquement, ou à la fois Personnes et Entreprises.
Ce paramètre contrôle si le rapport s'affiche par défaut dans le Sélecteur de Rapports en fonction des contacts sur lesquels l'utilisateur fait un rapport.
Les sections sur les rapports d'aperçu sont également configurées pour s'afficher ou se masquer en fonction des contacts sur lesquels un utilisateur fait un rapport. Pour plus d'informations, voir Nouvelle Section : Onglet Général.
Par exemple :
- Un utilisateur a sélectionné 20 contacts de personnes à inclure dans un rapport. Le Sélecteur de Rapports affiche par défaut tous les rapports qui s'appliquent uniquement aux Personnes et à la fois aux Personnes et aux Entreprises.
- Un utilisateur fait un rapport sur un dossier qui contient toutes les entreprises. Le Sélecteur de Rapports affiche par défaut tous les rapports qui s'appliquent uniquement aux Entreprises et à la fois aux Personnes et aux Entreprises.
- Un utilisateur a sélectionné 5 contacts de personnes et 8 contacts d'entreprises à inclure dans un rapport. Le Sélecteur de Rapports affiche par défaut tous les rapports qui s'appliquent à la fois aux Personnes et aux Entreprises.
Ajouter des rapports à la liste Mes Rapports Favoris des utilisateurs
Les utilisateurs peuvent ajouter des rapports à leur liste de Mes Rapports Favoris. Cette liste est une catégorie de rapports qui s'affiche en haut du Sélecteur de Rapports pour que les rapports soient faciles à trouver.
Les gestionnaires de rapports peuvent pousser un rapport dans les listes de favoris des utilisateurs en sélectionnant le rapport puis en choisissant Ajouter aux Favoris dans la boîte de dialogue Gérer la Liste des Rapports (Outils > Rapports > Gérer).
Vous ne pouvez pas supprimer un rapport de la liste Mes Rapports Favoris d'un utilisateur.
[1] Sélectionnez le rapport à ajouter à la liste Mes Rapports Favoris des utilisateurs.
[2] Choisissez Ajouter aux Favoris. La boîte de dialogue Sélectionner les Utilisateurs s'affiche.
[3] Sélectionnez les utilisateurs pour recevoir le rapport dans leur liste Mes Rapports Favoris, puis choisissez OK.