Lorsque vous créez un rapport, vous pouvez ajouter n'importe quel champ supplémentaire global ou spécifique à un dossier depuis InterAction au rapport.
La création de rapports vous offre plusieurs options pour trouver des champs. Lorsque vous définissez les informations qui doivent être incluses dans votre rapport, vous pouvez inclure n'importe quel champ supplémentaire de contact stocké dans InterAction. Lorsque vous exécutez le rapport, InterAction trouve le champ que vous avez spécifié. Si le champ est spécifique à un dossier, il trouve le champ dans le dossier que vous avez spécifié, même si vous n'avez pas actuellement ce dossier ouvert.
Inclure des Champs Supplémentaires dans les Rapports
| Si vous voulez ... | Alors choisissez ... |
|---|---|
| Inclure un champ directement sur le contact | Champs Supplémentaires > Depuis le contact actuel |
| Inclure un champ qui est sur l'entreprise d'un contact | Champs Supplémentaires > Depuis l'entreprise associée au contact |
| Inclure un champ utilisé dans de nombreux dossiers, comme RSVP, et le rapport fonctionnera pour n'importe lequel de ces dossiers | Sélectionnez la classe de dossier (Liste de Travail, Liste Marketing, ou Dossier), puis choisissez l'option Liste Actuelle ou Dossier Actuel. |
| Créer un rapport qui liste les noms des dossiers/listes auxquels un contact est lié, et inclure les valeurs des champs supplémentaires dans ces dossiers/listes |
Sélectionnez la classe de dossier (Liste de Travail, Liste Marketing, ou Dossier), puis choisissez l'option Liste Sélectionnée ou Dossier Sélectionné. Pour plus de détails, voir : • Inclure les Noms de Liste dans un Rapport (Rapport sur les Listes Sélectionnées) • Inclure des Champs Supplémentaires à partir de Listes/Dossiers Sélectionnés |
| Afficher simplement les champs de profil qui s'appliquent à un contact (comme dans le Web Client) |
Profils Voir Profils pour plus d'informations. |
Si vous créez un rapport qui est le plus souvent exécuté sur des contacts de personnes, vous pouvez obtenir des informations supplémentaires de l'entreprise associée à chaque contact. Par exemple, vous pouvez vouloir créer un rapport qui permet aux utilisateurs d'organiser les personnes qu'ils contactent habituellement par le secteur dans lequel elles travaillent. Dans ce cas, le rapport contiendrait le nom de chaque personne, le nom de leur entreprise, leur numéro de téléphone, et les valeurs d'un champ "Secteur" sur l'entreprise associée à la personne.
Vous pouvez vérifier si les valeurs des champs supplémentaires proviennent du contact personne ou du contact entreprise en choisissant le champ dans la liste des Champs de Rapport et en choisissant le bouton Modifier.
Après avoir sélectionné soit Depuis le contact actuel soit Depuis l'entreprise associée au contact dans la liste des champs InterAction, puis choisi Ajouter pour ajouter le champ à la liste des champs de rapport, la boîte de dialogue Options des Champs Supplémentaires s'affiche.
Par défaut, tous les champs supplémentaires pour le dossier actuel s'affichent. Sélectionnez les champs à inclure dans le rapport puis choisissez OK. Pour inclure des champs supplémentaires situés dans un autre dossier, choisissez Trouver Plus de Champs puis recherchez le dossier avec les champs à inclure.
Après avoir choisi OK dans la boîte de dialogue Options des Champs Supplémentaires, les champs supplémentaires sont ajoutés à la liste des champs de rapport.
Si un utilisateur exécute un rapport et n'a pas accès au dossier d'où proviennent les champs supplémentaires, les en-têtes de champ pour les champs s'affichent, mais les champs de données seront vides.
Séparer les Valeurs pour un Champ d'Information Supplémentaire à Valeurs Multiples
Vous pouvez choisir la manière dont les valeurs d'un champ supplémentaire à valeurs multiples sont incluses dans le rapport :
- Inclure toutes les valeurs dans un seul champ
- Inclure une ligne distincte pour chaque valeur pour chaque contact
Pour accéder à ces options, choisissez le bouton Options de Valeur dans la boîte de dialogue Options des Champs Supplémentaires. Alternativement, vous pouvez sélectionner le champ dans la liste Champs de Rapport et choisir Modifier.
L'option Inclure toutes les valeurs dans un seul champ est utile si vous souhaitez simplement voir les valeurs dans une liste. Choisissez ce qui doit séparer les valeurs. Par exemple, pour lister les langues parlées par une personne, vous pouvez inclure toutes les valeurs dans un seul champ et séparer chaque valeur par un saut de ligne ou une virgule.
Pour utiliser ces mêmes informations pour créer un rapport qui regroupe les personnes par langue, choisissez Inclure une ligne distincte pour chaque valeur pour chaque contact.
Inclure la Valeur Secondaire pour un Champ d'Information Supplémentaire
Si un champ supplémentaire inclut une valeur secondaire, choisissez si vous souhaitez l'inclure dans le rapport ainsi que la manière dont vous souhaitez l'inclure dans le rapport :
- Entre parenthèses à côté de la valeur principale pour le champ
- Dans une colonne de données distincte
Pour accéder à ces options, choisissez le bouton Options de Valeur dans la boîte de dialogue Options des Champs Supplémentaires. Alternativement, vous pouvez sélectionner le champ dans la liste Champs de Rapport et choisir Modifier.
Formater les Noms pour les Champs Supplémentaires d'Utilisateur InterAction
Ajouter un champ supplémentaire de type Utilisateur InterAction à votre rapport affiche le nom d'un utilisateur InterAction dans un seul champ. Par exemple, lors de l'exportation du rapport vers une feuille de calcul, une colonne contient le nom de chaque utilisateur InterAction.
Vous ne pouvez pas afficher le nom dans plusieurs colonnes (par exemple, des colonnes séparées pour Nom de famille et Prénom).
Vous pouvez sélectionner les composants du nom à inclure dans le rapport en utilisant n'importe quelle combinaison de Titre, Prénom, Nom de famille, Deuxième prénom et Suffixe.
Pour personnaliser le nom, choisissez Options de nom. Dans la boîte de dialogue Options de nom, choisissez la façon dont vous souhaitez que le nom s'affiche dans le rapport.
[1] Choisissez Options de nom pour personnaliser la façon dont le nom s'affiche dans votre rapport.
[2] Dans la boîte de dialogue Options de nom, sélectionnez les composants du nom à inclure dans le rapport et l'ordre dans lequel ils doivent apparaître.
Choisissez quels composants du nom du contact inclure et l'ordre dans lequel le nom est affiché.
Exemples :
Nom, Prénom Deuxième prénom
Nom, Prénom Initiale du deuxième prénom
Titre Prénom Nom Suffixe
Les composants que vous incluez peuvent affecter la façon dont votre rapport est trié si vous triez par ce champ. Par exemple, considérez comment l'ajout du suffixe au nom modifie les résultats de votre rapport.
Si vous avez ces utilisateurs InterAction, triés dans InterAction :
Smith, Judy
Smith, Thomas
Les utilisateurs sont triés dans cet ordre dans votre rapport :
Smith, Jr. Thomas
Smith, Judy
Si vous ne souhaitez pas ces résultats, excluez le Suffixe du nom de l'utilisateur.
Référencer un champ supplémentaire par nom
Les deux options de champ supplémentaire disponibles pour le rapport ou l'exportation (À partir du contact actuel et À partir de l'entreprise associée au contact) trouvent le champ exact que vous spécifiez dans le dossier exact que vous spécifiez. Ce n'est peut-être pas le comportement que vous souhaitez toujours.
Par exemple, vous souhaitez créer un rapport RSVP que vous pouvez utiliser pour divers événements. Si vous deviez créer ce rapport en ajoutant le champ RSVP de la liste d'événements Séminaire fiscal, le rapport utilisera toujours ce champ RSVP exact. Si vous deviez ouvrir la liste d'événements Sortie de golf et exécuter le rapport, le champ RSVP affiché dans le rapport ne serait pas le RSVP du contact pour la sortie de golf, mais son RSVP pour le séminaire fiscal.
Pour référencer un champ supplémentaire par nom et utiliser la valeur de la liste que vous avez actuellement ouverte, vous pouvez utiliser l'une des options suivantes :
- Liste de Travail actuelle
- Liste Marketing actuelle
- Dossier actuel (voir Dossiers pour plus d'informations)
Voir Rapports sur une liste actuelle pour plus d'informations sur les rapports de liste de travail et de liste marketing.