Lorsque vous ajoutez des adresses, des numéros de téléphone ou des adresses électroniques à un rapport, vous pouvez choisir d'ajouter chaque champ de l'élément séparément ou de les ajouter comme un élément complet et formaté. Par exemple, vous pouvez inclure la ville d'une adresse ou inclure l'adresse complète et formatée.
Lors du choix des champs à ajouter au rapport, la version de l'utilisateur des informations du contact est utilisée si le contact figure dans sa liste de contacts. Vous pouvez remplacer ce paramètre par défaut - pour plus d'informations, voir Informations de contact : Version de l'utilisateur vs. Version de l'organisation.
Pour savoir si la version spécifique au dossier ou la version globale est utilisée, et comment vous pouvez remplacer ce paramètre par défaut, voir Inclure des informations spécifiques au dossier dans les rapports (sur un dossier particulier).
Voir les sujets suivants pour plus d'informations :
- Inclure des adresses dans les rapports
- Utiliser l'option Adresse complète
- Inclure des numéros de téléphone dans les rapports
- Inclure des adresses électroniques dans les rapports
- À propos des types d'adresse, de téléphone et d'adresse électronique alternatifs
Inclure des adresses dans les rapports
Lorsque vous incluez l'adresse dans un rapport, vous utiliserez le plus souvent l'adresse postale. La plupart des contacts, s'ils ont une adresse spécifiée, ont une adresse postale.
Si vous souhaitez inclure spécifiquement des adresses professionnelles ou personnelles pour les contacts, vous pouvez inclure des adresses pour certains types de localisation (Professionnel, Professionnel 2, etc.).
Vous pouvez également inclure les champs d'adresse individuels séparément. Choisir les champs d'adresse séparément affiche ces champs dans une colonne distincte de votre rapport.
Vous pouvez choisir parmi les options suivantes :
- Rue
- Lignes 1-3 individuellement
- Ligne supplémentaire
- Ville
- État/Province
- Code postal
- Pays
- Description
- Identifiants
Si vous ne souhaitez pas exporter chaque ligne séparément, utilisez l'option Adresse complète.
Utiliser l'option Adresse complète
Utiliser l'option Adresse complète est un bon moyen de créer un champ qui inclut la ville, l'état et le pays dans un seul champ. Vous pouvez ensuite utiliser ce champ pour regrouper les contacts dans un rapport.
L'option Adresse complète vous permet d'inclure tous les composants d'une adresse dans une seule colonne du rapport. Vous pouvez sélectionner les éléments que vous souhaitez inclure ainsi que la façon dont vous souhaitez que l'adresse soit formatée. Enfin, vous pouvez tirer parti des paramètres régionaux et utiliser les règles de courrier international pour déterminer si le pays s'affiche dans l'adresse.
Pour modifier la mise en page d'une adresse, ajoutez le champ d'adresse à la liste des champs inclus dans le rapport. Sélectionnez le champ d'adresse dans la liste et choisissez Modifier.
Si vous modifiez les champs Adresse complète version entreprise pour le courrier, Adresse complète version entreprise professionnelle, ou Adresse complète version entreprise personnelle dans la section Avancé - Remplacer les paramètres par défaut, les mises en page des adresses sont spécifiées dans l'onglet Organiser les résultats.
Les tableaux suivants vous aident à décider quelles options sélectionner dans la boîte de dialogue Options d'adresse complète.
Pour inclure le nom complet de l'état, non abrégé, choisissez l'option Adresse complète, puis modifiez la mise en page pour n'inclure que <État/ProvinceComplet>.
Formatage des adresses - Mises en page
| Pour.. | Ensuite |
|---|---|
| Utiliser la mise en page complète de l'adresse définie pour le pays sur chaque adresse. | Sélectionnez l'option Utiliser la mise en page de l'adresse spécifiée pour chaque pays. |
| Utiliser la même mise en page pour toutes les adresses, en ignorant la mise en page définie pour le pays sur chaque adresse. |
Sélectionnez Utiliser une mise en page personnalisée pour les adresses. Dans la zone de texte, utilisez les touches Retour arrière ou Supprimer de votre clavier pour supprimer des éléments. Pour ajouter des éléments, tapez des caractères ou des retours à la ligne. Pour ajouter des champs à la mise en page de l'adresse, choisissez Insérer. |
| Définir la mise en page pour n'inclure que certains champs (par exemple, vous souhaitez que le champ n'inclue que la ville et l'état afin de pouvoir regrouper les contacts en utilisant ce champ plus tard). |
Sélectionnez Utiliser une mise en page personnalisée pour les adresses. Dans la zone de texte, utilisez les touches Retour arrière ou Supprimer de votre clavier pour supprimer des éléments. Pour ajouter des éléments, tapez des caractères ou des retours à la ligne. Pour ajouter des champs à la mise en page de l'adresse, choisissez Insérer. |
|
Afficher uniquement le pays dans l'adresse si le pays du contact est différent de celui de l'utilisateur imprimant les enveloppes/étiquettes. Par exemple, l'utilisateur travaille en France (les paramètres régionaux sur le PC de l'utilisateur sont réglés pour la France) et certains des contacts auxquels l'utilisateur envoie du courrier résident aux États-Unis. Tous les contacts résidant en France n'auront PAS le pays dans l'adresse et tous ceux résidant aux États-Unis AURONT le pays dans l'adresse. Les noms des pays pour tous les pays s'impriment en français. |
Sélectionnez Appliquer les règles d'envoi international. Sélectionnez Utiliser les paramètres régionaux de l'utilisateur actuel. |
| Toujours afficher le pays pour chaque adresse même si le pays est le même que celui de l'utilisateur exécutant le rapport. | Décochez la case pour Appliquer les règles d'envoi international. |
|
Utiliser toujours un paramètre régional spécifique au lieu de celui de l'utilisateur lors de la mise en forme des adresses (peu courant). Utilisez cette option pour un envoi qui a toujours lieu à un endroit spécifique. Par exemple, une entreprise avec des bureaux en France, en Allemagne et aux États-Unis gère le marketing dans un lieu central en France. Lors de l'impression des étiquettes d'envoi, le pays est imprimé en français. Le pays ne s'imprime pas pour les contacts résidant en France. |
Sélectionnez Appliquer les règles d'envoi international. Sélectionnez Utiliser toujours les paramètres suivants (ignorer les paramètres régionaux de l'utilisateur). Sélectionnez le pays et la langue à utiliser pour l'adresse dans les listes déroulantes Envoi depuis et Imprimer le pays en. |
Inclure les téléphones dans les rapports
Lorsque vous choisissez un téléphone à inclure dans un rapport, vous utiliserez le plus souvent l'option Téléphone principal (Fax principal, Pager principal, etc.). Étant donné que les contacts InterAction peuvent avoir plusieurs téléphones, il existe des règles qui déterminent quel est le téléphone principal.
Si vous exécutez le rapport à partir d'un dossier ou d'une liste, le téléphone spécifique au dossier est utilisé. S'il n'y a pas de téléphones spécifiques au dossier, alors la version globale est utilisée. Même si le contact est dans la liste de contacts de l'utilisateur, les informations de l'utilisateur ne sont jamais utilisées.
Vous pouvez remplacer le paramètre par défaut qui détermine si la version spécifique au dossier ou globale est utilisée. Voir Choisir des versions spécifiques (spécifique au dossier ou globale) pour plus d'informations.
Si vous exécutez le rapport à partir d'un résultat de recherche, la version du téléphone du contact de l'utilisateur est utilisée si le contact est dans la liste de contacts de l'utilisateur. Si le contact n'est pas dans la liste de contacts de l'utilisateur, la version de l'organisation du téléphone est utilisée.
Le téléphone principal dépend des informations disponibles pour le contact. InterAction utilise une hiérarchie pour déterminer quel élément exporter. Si le premier élément de la hiérarchie n'existe pas, alors le suivant est vérifié, et ainsi de suite.
La hiérarchie suivante est utilisée pour déterminer le téléphone principal pour un contact utilisateur, ou un contact qui est à la fois sur la liste de l'utilisateur et de l'organisation :
- Téléphone direct (Téléphone professionnel pour les entreprises)
- Téléphone de l'entreprise (Téléphone professionnel 2 pour les entreprises)
- Téléphone mobile
- Téléphone domicile (personnes uniquement)
- Autre téléphone
La hiérarchie suivante est utilisée pour déterminer le téléphone principal pour un contact qui est uniquement sur la liste de l'organisation :
Contacts Personnes :
- Téléphone professionnel
- Téléphone professionnel 2
- Téléphones professionnels alternatifs
- Mobile professionnel
- Mobile professionnel 2
- Mobile professionnel alternatif
- Téléphone domicile
- Téléphone domicile alternatif
- Mobile domicile
- Mobile domicile alternatif
- Autre téléphone
Contacts Entreprises :
- Téléphone professionnel
- Téléphone professionnel 2
- Téléphone professionnel alternatif
- Mobile professionnel
- Mobile professionnel 2
- Mobile professionnel alternatif
- Autre téléphone
Si le contact est dans le contexte d'un dossier, les informations spécifiques au dossier sont utilisées. Si aucune information spécifique au dossier n'existe, la version de l'organisation est utilisée.
Si le champ Téléphone principal ne renvoie pas les informations souhaitées, vous pouvez spécifier le type de téléphone inclus dans le rapport, tel que Professionnel, Accueil, etc.
Pour modifier la mise en page d'un numéro de téléphone (lors de l'utilisation de Téléphone principal ou Téléphone complet), ajoutez le champ du numéro de téléphone à la liste des champs inclus dans le rapport. Sélectionnez le champ du numéro de téléphone dans la liste puis choisissez Modifier.
Si vous modifiez les champs Téléphone version entreprise, Téléphone version entreprise 2, ou Téléphone version domicile dans la section Avancé - Remplacer les valeurs par défaut, les options de téléphone sont spécifiées dans l'onglet Organiser les résultats.
Vous pouvez inclure n'importe lequel des éléments suivants :
- Numéro
- Extension, avec étiquette personnalisée
- Description
- Type de localisation (Professionnel, Accueil, etc.)
- Type de téléphone (Téléphone, Fax, etc.)
- Type abrégé (pour l'option Téléphone principal uniquement). Cette option inclut une abréviation pour le type de localisation du téléphone : Professionnel (p), Accueil (a), Mobile (m), ou Autre (o).
Étant donné que l'option Type abrégé inclut l'abréviation pour le type de localisation, il n'est pas recommandé d'inclure le type de localisation lors de l'utilisation de l'option Type abrégé. Sinon, les données ressembleront à (212) 555-9068 - Professionnel (p) par exemple.
Inclure des adresses e-mail dans les rapports
Lors du choix d'une adresse e-mail ou d'un site Web à inclure dans un rapport, vous utiliserez le plus souvent les options E-mail principal et/ou Site Web principal.
Étant donné que les contacts InterAction peuvent avoir plusieurs adresses e-mail et sites Web, il existe certaines règles qui déterminent quel est l'e-mail principal ou le site Web principal.
Si vous exécutez le rapport à partir d'un dossier ou d'une liste, l'adresse électronique spécifique au dossier est utilisée. S'il n'y a pas d'adresses spécifiques au dossier, alors la version globale est utilisée. Même si le contact est dans la liste de contacts de l'utilisateur, les informations de l'utilisateur ne sont jamais utilisées.
Vous pouvez remplacer le paramètre par défaut qui détermine si la version spécifique au dossier ou la version globale est utilisée. Voir Choisir des versions spécifiques (spécifique au dossier ou globale) pour plus d'informations.
Si vous exécutez le rapport à partir d'un résultat de recherche, la version de l'utilisateur de l'adresse électronique du contact est utilisée si le contact est dans la liste de contacts de l'utilisateur. Si le contact n'est pas dans la liste de contacts de l'utilisateur, la version de l'organisation de l'adresse électronique est utilisée.
L'e-mail principal ou le site Web principal dépend des informations disponibles pour le contact. InterAction utilise une hiérarchie pour déterminer quel élément exporter. Si le premier élément de la hiérarchie n'existe pas, alors le suivant est vérifié, et ainsi de suite.
La hiérarchie suivante est utilisée pour déterminer l'e-mail principal ou le site Web principal pour le contact d'un utilisateur :
- Adresse e-mail professionnelle ou site Web
- Adresse e-mail personnelle ou site Web (personnes uniquement)
- Autre adresse e-mail ou site Web
La hiérarchie suivante est utilisée pour déterminer l'e-mail principal ou le site Web principal pour un contact d'organisation :
- Adresse e-mail professionnelle ou site Web
- Adresse e-mail professionnelle 2 ou site Web
- Adresse e-mail professionnelle alternative ou site Web
- Adresse e-mail personnelle ou site Web (personnes uniquement)
- Adresse e-mail personnelle alternative ou site Web (personnes uniquement)
- Autre adresse e-mail ou site Web
Si E-mail principal ou Site Web principal ne renvoie pas les informations souhaitées, spécifiez le type d'adresse e-mail ou de site Web à inclure dans le rapport, tel que Professionnel, Accueil, etc.
Pour modifier la mise en page d'une adresse électronique (lors de l'utilisation de E-mail principal ou E-mail complet), ajoutez le champ de l'adresse électronique à la liste des champs inclus dans le rapport. Sélectionnez le champ dans la liste puis choisissez Modifier.
Si vous modifiez les champs E-mail version entreprise ou E-mail version domicile dans la section Avancé - Remplacer les valeurs par défaut, les options d'e-mail sont spécifiées dans l'onglet Organiser les résultats.
À propos des types d'adresse, de téléphone et d'adresse électronique alternatifs
Si vous incluez des adresses professionnelles ou personnelles alternatives, des téléphones ou des adresses électroniques dans votre rapport, notez que ces éléments sont des champs à valeurs multiples, et non des champs à valeur unique. Cela signifie que vous ne pouvez pas les afficher comme un élément par colonne.
Chaque champ alternatif unique peut être dans sa propre colonne (par exemple, un téléphone professionnel alternatif). Cependant, si plusieurs valeurs existent (par exemple, trois téléphones professionnels alternatifs), vous ne pouvez pas séparer ces valeurs en colonnes distinctes.
Pour spécifier le caractère utilisé pour séparer les valeurs, ajoutez le champ d'adresse, de téléphone ou d'adresse électronique alternatif à la liste des champs inclus dans le rapport. Sélectionnez le champ dans la liste puis choisissez Modifier. Dans la boîte de dialogue Options, sélectionnez le séparateur de valeurs à utiliser. Dans l'exemple ci-dessous, les numéros de téléphone alternatifs sont séparés par un saut de ligne.
Initialement, les valeurs pour chaque contact sont séparées par des points-virgules (;). Pour afficher les éléments dans une liste, vous devriez choisir d'utiliser un saut de ligne comme séparateur entre chaque valeur.
Pour ajouter une ligne vide entre les valeurs, sélectionnez l'option Autre dans le champ Séparateur de valeurs (Figure 37-11) puis tapez \n\n dans la zone de texte.
Consultez le rapport standard d'InterAction Liste de contacts - Tous les téléphones et adresses pour un exemple d'utilisation d'adresses, de téléphones et d'adresses e-mail alternatifs.