Una delle responsabilità principali di un responsabile dei report è progettare report che siano utili per l’organizzazione. Quando crei report, InterAction ti fornisce un elenco di campi dati che puoi includere nei report. In qualità di responsabile dei report, decidi quali campi inserire in un report. Quando esegui un report, i campi dati estraggono le informazioni aggiornate dal database.
Solo i responsabili dei report possono creare o modificare i report nell’elenco dei report della tua organizzazione. Per ulteriori informazioni, consulta Chi è un responsabile dei report?
All’inizio può essere difficile capire quali campi dati inserire nei report perché InterAction offre molte opzioni. Inoltre, i campi dati possono essere configurati in diversi modi. Ad esempio, il nome di una persona può essere visualizzato come “Cognome, Nome Secondo Nome” oppure “Nome Secondo Nome Cognome”. Puoi includere il titolo o il saluto della persona. Quando aggiungi campi dati più avanzati come relazioni e attività, le possibilità sono davvero tante.
Puoi aggiungere o rimuovere campi dati nel layout del report utilizzando l’InterAction Report Designer. Puoi anche esportare i campi dati in diversi formati, come Microsoft® Excel® o CSV.
Alcuni suggerimenti:
- Disegna uno schema del report o fai un elenco delle informazioni da includere. Questo ti aiuta a restare concentrato su ciò che vuoi realizzare.
- InterAction include report predefiniti. Se vuoi creare un nuovo report, parti da uno simile tra quelli predefiniti e scegli Salva come nuovo. Modifica la copia del report, rimuovendo e aggiungendo i campi dati necessari.
I seguenti argomenti possono aiutarti a iniziare:
- Campi dati di InterAction
- Aggiunta e rimozione di campi dati
- Scelta corretta dei campi
Campi dati di InterAction
Quando crei o modifichi un report, InterAction ti fornisce un elenco di campi dati InterAction che puoi aggiungere al tuo report. I campi disponibili sono elencati a sinistra nella casella Campi InterAction. I campi inclusi nel report sono elencati a destra nella casella Campi del report.
[1] L’elenco dei campi dati InterAction disponibili si trova nella casella a sinistra. Per impostazione predefinita, tutti i campi dati sono compressi. Fai clic su Espandi tutto per espandere tutti i campi o su Comprimi tutto per comprimerli.
[2] L’elenco dei campi dati presenti nel tuo report si trova nella casella a destra. Usa i pulsanti Sposta su e Sposta giù per modificare l’ordine dei campi. L’ordine in cui i campi del report vengono visualizzati qui è lo stesso in cui appariranno nel file esportato, se il report è configurato per l’esportazione (ad esempio in formato CSV o XLS).
Quando un campo viene selezionato nell’elenco Campi InterAction e spostato nell’elenco Campi del report, viene rimosso dall’elenco Campi InterAction (fanno eccezione i Campi aggiuntivi). Quindi, se cerchi un campo da includere nel report e non lo trovi nell’elenco Campi InterAction, controlla nell’elenco Campi del report perché potrebbe essere già incluso.
Seleziona tutti i campi dati che vuoi includere nel layout del report. Se stai raggruppando o ordinando il report su campi che non sono inclusi nel layout fisico del report, aggiungi anche questi campi al report. Ad esempio, potresti includere Nome completo nel report per elencare i contatti in formato “Nome Cognome”, ma voler raggruppare per Cognome. Aggiungi Cognome all’elenco dei campi del report per poter raggruppare successivamente su questo campo.
Per ulteriori informazioni sul raggruppamento dei dati nell’InterAction Report Designer, consulta Raggruppamento delle informazioni.
Aggiunta e rimozione di campi dati
Sia che tu stia modificando un report esistente o creando un nuovo report, uno dei primi passaggi della progettazione del report è selezionare i campi da aggiungere. La parte più difficile di questo processo è decidere quali campi ti servono.
Dopo aver elencato i campi dati necessari per un report, aggiungili al layout del report. Se stai modificando un report esistente, potresti anche dover rimuovere dei campi.
Se l’output del tuo report è Excel (.xls) o un file CSV (.csv), devi solo selezionare i campi dati per il report: non è necessario aggiungerli al layout del report.
Aggiungere o rimuovere campi dati dal report non li aggiunge o rimuove fisicamente dal layout del report. In questa fase stai semplicemente scegliendo i dati che verranno estratti dal database InterAction ogni volta che il report viene eseguito. Dopo aver aggiunto o rimosso i campi dati, devi aggiungerli o rimuoverli dal layout del report utilizzando il tuo strumento di progettazione report. Se aggiungi un campo dati al report ma non lo inserisci nel layout fisico, i dati non verranno visualizzati nel report. Allo stesso modo, se rimuovi un campo dati ma non lo togli dal layout fisico, quel campo sarà sempre vuoto.
Per ulteriori informazioni sull’utilizzo del Report Designer integrato di InterAction per creare un layout di report, consulta "Progettare report con l’InterAction Report Designer" a pagina 1.
Aggiunta di campi dati a un report
- Dalla barra dei menu di Windows Client, scegli Strumenti > Report.
- Scegli Gestisci.
- Seleziona il report da modificare e poi scegli Modifica.
- Scegli la scheda Informazioni.
-
Seleziona il campo nella casella a sinistra (Campi InterAction) e poi scegli Aggiungi (se stai aggiungendo campi aggiuntivi, classificazioni, note specifiche della cartella, notizie o testo personalizzato, ti verranno richieste informazioni in questo momento).
Il nome del campo si sposta nella casella Campi del report. Ripeti se vuoi aggiungere altri campi.
Puoi anche aggiungere un campo al report:
- Facendo doppio clic su di esso nella casella Campi InterAction
- Trascinando il campo dalla casella Campi InterAction e rilasciandolo nella casella Campi del report
- Scegli OK per salvare le modifiche.
-
Se il campo deve apparire nel report, aggiungilo al layout del report utilizzando il tuo strumento di progettazione report.
Se utilizzi lo strumento di progettazione report integrato di InterAction, consulta Aggiunta di campi dati InterAction a un report per ulteriori informazioni su come aggiungere campi al layout del report.
Rimozione di campi dati da un report
- Dalla barra dei menu di Windows Client, scegli Strumenti > Report.
- Scegli Gestisci.
- Seleziona il report da modificare e poi scegli Modifica.
- Scegli la scheda Informazioni.
-
Seleziona il campo nella casella a destra (Campi del report) e poi scegli Rimuovi.
Il nome del campo si sposta nella casella Campi InterAction. Ripeti se vuoi rimuovere altri campi.
- Scegli OK per salvare le modifiche.
- Se il campo è presente nel layout del report, rimuovilo dal report utilizzando il tuo strumento di progettazione report.
Scelta corretta dei campi
Quando crei o modifichi report, potresti trovare difficile decidere quali campi dati InterAction includere. Può essere utile prima disegnare il report su carta e annotare tutti i componenti di cui avrai bisogno.
Potresti anche trovare utile consultare i report predefiniti di InterAction per vedere quali campi includono. Stampa alcuni esempi per aiutarti a capire se puoi modificare uno dei report predefiniti invece di crearne uno nuovo da zero.
La tabella seguente può aiutarti a trovare ulteriori informazioni.
Come ottenere i dati InterAction che desideri
| Dati di InterAction che desideri... | Per maggiori dettagli, vedi... |
|---|---|
| Liste di marketing/Liste di lavoro (crea un report che può essere eseguito su qualsiasi lista di marketing o di lavoro e includa informazioni specifiche della cartella per una singola lista di marketing o di lavoro) | Report su una lista attuale |
| Liste di marketing/Liste di lavoro per un contatto (crea un report che includa le liste di marketing/liste di lavoro a cui un contatto appartiene) | Includere i nomi delle liste in un report (Report su liste selezionate) |
| Cartelle (crea un report che può essere eseguito su qualsiasi cartella e includa informazioni specifiche della cartella per una singola cartella) | Report su una cartella attuale |
| Cartelle per un contatto (crea un report che includa le cartelle in cui si trova un contatto) | Includere i nomi delle cartelle in un report (Report su cartelle selezionate) |
| Relazioni (Chi conosce chi, relazioni chiave, membri del consiglio, ecc.) | Relazioni |
| Personale aziendale | Personale aziendale |
| Includere il nome dell'azienda nei report sulle persone | Campi nome azienda |
| Includere informazioni sull'azienda nelle persone |
• Includere relazioni per il personale aziendale • Includere relazioni per l'azienda di una persona • Trovare attività/appuntamenti per il personale aziendale • Trovare attività/appuntamenti per l'azienda di una persona • Per informazioni su come includere dati su pratiche, opportunità e incarichi nelle aziende, consulta la guida del relativo modulo. |
| Sponsorizzazione | Includere informazioni sulla sponsorizzazione in una lista attuale |
| Indirizzi, telefoni e indirizzi email |
Indirizzi, telefoni e indirizzi elettronici Informazioni di contatto: versione utente vs. versione aziendale Includere informazioni specifiche della cartella nei report (su una cartella particolare) |
| Opzioni nome (Nome persona, nome azienda, saluti, ecc.) | Opzioni nome |
| Attività/Appuntamenti | Attività/Appuntamenti (nei report contatto) |
| Pratiche, opportunità e incarichi | Pratiche, opportunità e incarichi |
| Campi aggiuntivi | Campi aggiuntivi |
| Profili | Profili |
| Tipi di contatto | Tipi di contatto |
| Altri campi |
• Note |
Informazioni di contatto: versione utente vs. versione aziendale
I report generati dai contatti selezionati nel Web Client, Windows Client o nell'integrazione InterAction per il tuo PIM possono mostrare sia le informazioni di contatto dell'utente sia la versione aziendale delle informazioni di contatto.
Quando scegli i campi da aggiungere al report, la maggior parte delle opzioni include la versione appropriata delle informazioni per i contatti selezionati dall'utente. Ad esempio, se includi il campo Nome completo nel report:
- Se l'utente seleziona un contatto nella propria lista contatti, nel report viene inclusa la versione dell'utente del nome del contatto.
- Se l'utente seleziona un contatto che non è nella propria lista contatti, nel report viene inclusa la versione aziendale del nome del contatto.
-
Se l'utente seleziona un contatto che si trova sia nella propria lista contatti sia in quella dell'organizzazione, nel report viene inclusa la versione dell'utente del nome del contatto.
Nota: questo vale solo se il contatto non si trova nel contesto di una cartella o di una pratica, opportunità o incarico (in tal caso viene utilizzata la versione specifica della cartella o della pratica, opportunità o incarico delle informazioni). Se non esiste una versione specifica per cartella o pratica, opportunità o incarico, viene utilizzata la versione aziendale. La versione utente delle informazioni non viene mai utilizzata.
Per maggiori informazioni su come generare report su dati specifici di cartella, vedi Includere informazioni specifiche della cartella nei report (su una cartella particolare).
Questo comportamento si applica a tutte le seguenti informazioni:
- Nome e informazioni aziendali, inclusi nome, nome azienda, titolo lavorativo e reparto
- Indirizzo, telefono e informazioni sugli indirizzi elettronici, inclusi i seguenti elementi:
- Indirizzo aziendale
- Telefono aziendale
- Secondo telefono aziendale
- Fax aziendale
- Email aziendale
- Sito web aziendale
- Cellulare aziendale
- Cercapersone aziendale
- Telefono assistente aziendale
- Nome assistente
- Indirizzo di casa
- Telefono di casa
- Fax di casa
- Email di casa
- Note appropriate alla selezione
Sovrascrivere la selezione predefinita versione utente vs. versione aziendale
Puoi configurare i campi inclusi nel report per usare sempre la versione utente o sempre la versione aziendale delle informazioni.
Se configuri un report per usare sempre la versione utente o la versione aziendale delle informazioni, il campo risulterà vuoto nel report se non si applica al contatto. Ad esempio, se specifichi nel report che vuoi usare sempre la versione utente del nome del contatto, il campo nome sarà vuoto se il report include un contatto che non è nella lista contatti dell'utente.
I report generati dal Windows Client restituiscono gli stessi valori predefiniti di versione utente o aziendale del Web Client. Se sei sicuro di non voler includere informazioni di contatto utente in un report, assicurati di sovrascrivere la selezione predefinita scegliendo la Versione aziendale. Altrimenti potresti ottenere la versione utente delle informazioni di contatto quando generi report dal Windows Client.
Per accedere alle opzioni in cui puoi scegliere di usare sempre la versione utente o sempre la versione aziendale delle informazioni, espandi l'opzione Avanzate - Sovrascrivi predefiniti sotto la voce che vuoi aggiungere al report nell'elenco dei campi di InterAction.
[1] Scegli Avanzate - Sovrascrivi predefiniti per espandere le opzioni di sovrascrittura versione utente e versione aziendale.
Includere informazioni specifiche della cartella nei report (su una cartella particolare)
La versione specifica per cartella delle informazioni di un contatto può essere utilizzata in un report al posto della versione utente o della versione globale. Questo vale per i seguenti elementi:
- Indirizzo postale
- Tutti i telefoni, indirizzi e indirizzi elettronici di tutti i tipi di località (azienda, casa, ecc.)
Per utilizzare la versione specifica per cartella delle informazioni di un contatto quando esegui il report, apri prima la cartella, seleziona i contatti se necessario, quindi esegui il report.
Se ti trovi in una cartella o in una Pratica, Opportunità o Incarico (Windows Client o Web Client), InterAction recupera i dati cercando prima la versione specifica per cartella. Se non ci sono dati specifici per cartella, InterAction recupera i dati globali (i dati specifici per utente non vengono recuperati).
Scelta delle versioni specifiche (specifiche per cartella o globali)
In alcuni casi, potresti voler restituire solo le versioni globali o specifiche per cartella delle informazioni di contatto. Ad esempio, stai eseguendo un report sui contatti trovati tramite una ricerca salvata e vuoi includere i numeri di telefono specifici per cartella per tutte le cartelle incluse nella ricerca.
Puoi configurare alcuni campi di dati relativi a indirizzi, telefoni ed email per utilizzare sempre una delle seguenti opzioni:
- Un singolo valore che è il più pertinente (globale o specifico per cartella)
- La versione globale
- Tutte le versioni specifiche per cartella da tutte le cartelle (la cartella corrente o tutte le cartelle incluse in una ricerca)
La tabella qui sotto elenca i campi di dati specifici relativi a indirizzi, telefoni ed email che puoi configurare utilizzando una delle opzioni sopra. Questi campi sono accessibili espandendo l'opzione Avanzate - Ignora impostazioni predefinite sotto l'elemento che vuoi aggiungere al report nell'elenco dei campi di InterAction.
| Informazioni di contatto | Campi configurabili |
|---|---|
| Indirizzi |
Indirizzo completo versione azienda per corrispondenza Indirizzo completo versione azienda lavoro Indirizzo completo versione azienda casa |
| Telefoni |
Telefono versione azienda lavoro Telefono versione azienda lavoro 2 Telefono versione azienda casa |
| Indirizzi elettronici |
Email versione azienda lavoro Email versione azienda casa |
Per includere uno qualsiasi dei campi sopra nel tuo report, seleziona il campo nell'elenco Campi InterAction e poi scegli Aggiungi per aggiungere il campo al report. Scegli Modifica per configurare le opzioni di priorità specifiche per cartella o globali per il campo.
Quali opzioni di visibilità dovrei selezionare?
Le opzioni che dovresti selezionare dipendono dai dati che sono normalmente inclusi nelle cartelle su cui stai facendo il report e da chi utilizzerà il report. Ad esempio, non ha senso selezionare opzioni specifiche per cartella quando si fa il report su cartelle che di solito non contengono dati utili specifici per cartella. Inoltre, se gli utenti che stamperanno il report non hanno accesso alle cartelle da cui vengono estratti i dati, nessun dato verrà visualizzato nel report per questi campi specifici per cartella (i campi saranno vuoti).
Quando selezioni le opzioni di visibilità, ricorda che se configuri un report per utilizzare sempre una particolare versione delle informazioni, il campo sarà vuoto nel report se non è disponibile per un contatto. Ad esempio, se configuri il report per utilizzare sempre la versione specifica per cartella dell'indirizzo di corrispondenza, il campo Indirizzo di corrispondenza sarà vuoto se il report include un contatto che non ha alcun indirizzo di corrispondenza specifico per cartella nelle cartelle su cui stai facendo il report.
Includere dati specifici per cartella o globali nei report
| Per ... | Allora ... |
|---|---|
| Includere solo un singolo valore nel report e lasciare che le regole di InterAction definiscano quale valore includere |
Seleziona l'opzione Lascia che InterAction decida quale <indirizzo/telefono/indirizzo elettronico> è il più pertinente. InterAction seleziona l'opzione più pertinente utilizzando queste regole: • Viene utilizzata la versione globale a meno che tu non sia in una cartella • Se sei in una singola cartella, viene utilizzata la versione specifica per cartella • Se non è disponibile una versione specifica per cartella, viene utilizzata la versione globale • Se stai facendo il report sui risultati di una ricerca su più cartelle, viene utilizzata la versione globale. Se non è disponibile una versione globale, il campo rimane vuoto. |
| Includere sempre la versione globale nel report | Scegli Includi sempre i seguenti indirizzi e poi seleziona Globale. |
|
Includere sempre la versione specifica per cartella nel report oppure Includere sempre i valori specifici per cartella da tutte le cartelle incluse in una ricerca |
Scegli Includi sempre i seguenti indirizzi e poi seleziona Specifico per cartella. Il nome della cartella da cui è stato ricavato ciascun valore può anche essere incluso nel report scegliendo Sempre oppure se vengono stampate più cartelle nella sezione Includi nome cartella della finestra di dialogo. Il nome della cartella viene visualizzato tra parentesi accanto al valore. Se esistono più valori, vengono inclusi nella stessa colonna del report e separati dal carattere selezionato nella sezione Separatore valori della finestra di dialogo. Per visualizzare i valori su righe separate, scegli A capo come separatore tra ciascun valore. |
| Includere tutti i valori, sia globali che specifici per cartella |
Scegli Includi sempre i seguenti indirizzi e poi seleziona Globale e Specifico per cartella. Quando includi sia i valori globali che quelli specifici per cartella, si consiglia di includere anche il nome della cartella (che viene visualizzato tra parentesi accanto ai valori specifici per cartella). Questo perché altrimenti non avrai modo di distinguere tra i valori globali e quelli specifici per cartella. Per includere il nome della cartella, scegli Sempre oppure se vengono stampate più cartelle nella sezione Includi nome cartella della finestra di dialogo. Se esistono più valori, vengono inclusi nella stessa colonna del report e separati dal carattere selezionato nella sezione Separatore valori della finestra di dialogo. Per visualizzare i valori su righe separate, scegli A capo come separatore tra ciascun valore. |