Quando crei report sui contatti, hai diverse opzioni per includere il nome del contatto. L'opzione che scegli dovrebbe dipendere da cosa intendi fare con il report.
Se la tua azienda ha abilitato le informazioni di contatto specifiche per lingua, utilizza il campo dati Informazioni specifiche per lingua nei report per includere le informazioni di contatto nella lingua desiderata. Vedi Informazioni specifiche per lingua per i dettagli.
Nome completo
L'opzione Nome completo è il campo dati relativo al nome che userai più spesso. È l'opzione più versatile perché funziona sia per le persone che per le aziende. Se guardassi il report come un foglio di calcolo, una colonna conterrebbe il nome completo di ogni contatto. Questa è l'unica opzione che può produrre questo risultato. Qualsiasi altra selezione comporta più colonne per mostrare il nome di ciascun contatto (ad esempio, colonne separate per Cognome e Nome).
Quando utilizzi l'opzione Nome completo, puoi selezionare le componenti del nome da includere nel report. Ad esempio, per i contatti persone puoi usare qualsiasi combinazione di Titolo, Nome, Cognome, Secondo nome e Suffisso.
Per personalizzare il nome, aggiungi Nome completo all'elenco dei campi del report. Con Nome completo selezionato nell'elenco, scegli Modifica.
Nella finestra di dialogo Opzioni Nome completo, scegli come vuoi che il nome venga visualizzato nel report.
Puoi personalizzare cosa includere per i contatti:
-
Per le persone, puoi scegliere quali componenti del nome del contatto includere e l'ordine in cui il nome viene visualizzato.
Esempi:
Cognome, Nome Secondo nome
Cognome, Nome Iniziale secondo nome
Titolo Nome Cognome Suffisso
- Per le aziende, puoi scegliere se utilizzare il Nome azienda o il Nome azienda (noto anche come) per ogni contatto aziendale.
Le componenti che scegli di includere per il Nome completo possono influenzare il modo in cui i tuoi contatti vengono ordinati nel report. Ad esempio, considera come l'aggiunta del suffisso al nome cambia i risultati del report.
Se hai questi contatti, ordinati in InterAction:
Smith, Judy
Smith, Thomas
I contatti vengono ordinati in questo modo nel tuo report:
Smith, Jr. Thomas
Smith, Judy
Se non vuoi questi risultati, escludi il Suffisso dal Nome completo quando crei report sui contatti persone.
Campi nome persona
Se vuoi avere un controllo maggiore su come viene visualizzato il nome di un contatto persona nel report, seleziona ogni campo singolarmente. Se guardi il report come un foglio di calcolo, ogni parte del nome del contatto sarà in una colonna separata. Puoi scegliere tra le seguenti opzioni:
- Titolo
- Nome
- Nome preferito
- Secondo nome
- Cognome
- Suffisso
- Formula di saluto
Formule di saluto
Le formule di saluto sono i nomi utilizzati per rivolgersi ai contatti quando si creano corrispondenze o report.
Ogni contatto può avere una formula di saluto globale usata da tutti e un qualsiasi numero di formule di saluto specifiche per utente. Ad esempio, il contatto Gerald Tennant può essere conosciuto come “Jerry” dall'utente Ed Roberts. Per il resto dell'azienda, è conosciuto come Gerald Tennant. In questo esempio, “Gerald Tennant” è la formula di saluto globale per il contatto, mentre “Jerry” è la formula di saluto specifica per l'utente Ed Roberts.
Tutti i contatti hanno almeno una formula di saluto globale. Quando un contatto viene creato inizialmente, la formula di saluto predefinita viene utilizzata come formula di saluto globale. La formula di saluto globale può essere modificata. Se la formula di saluto globale viene eliminata, la formula di saluto predefinita popola automaticamente il campo.
Se la tua organizzazione ha abilitato le informazioni di contatto specifiche per lingua, i contatti possono avere anche una formula di saluto specifica per lingua.
Per ulteriori informazioni sulle formule di saluto, vedi Formule di saluto.
Per selezionare la formula di saluto che vuoi utilizzare, aggiungi Formula di saluto all'elenco dei campi del report. Con Formula di saluto selezionata nell'elenco, scegli Modifica.
Nella finestra di dialogo Opzioni Formula di saluto, scegli la versione della formula di saluto che vuoi utilizzare.
Quando definisci il report, scegli quale formula di saluto vuoi usare (puoi includere una formula di saluto specifica per utente o la formula di saluto predefinita):
-
La formula di saluto specifica per utente per (scegli una delle seguenti opzioni):
- L'utente corrente - L'utente che esegue il report utilizza le sue formule di saluto per i contatti nel report. Se non esiste una versione utente per un contatto nel report, viene utilizzata la versione globale.
- Un utente specifico - L'account utente scelto viene utilizzato per generare le formule di saluto per i contatti nel report. Se non esiste una versione utente per un contatto nel report, viene utilizzata la versione globale. Scegli questa opzione quando esegui il report o completi una spedizione per un utente specifico.
-
La formula di saluto predefinita (non usare la versione di nessun utente) (scegli una delle seguenti opzioni):
- Usa la formula di saluto aziendale - Viene sempre utilizzata la versione globale/predefinita della formula di saluto.
- Usa una lingua specifica (disponibile se la tua organizzazione ha abilitato le informazioni di contatto specifiche per lingua) - Usa la versione della formula di saluto specifica per la lingua selezionata, se esiste. (Questa è la versione salvata nel campo Formula di saluto specifica per lingua.) Se non esiste una versione specifica per lingua, esporta la formula di saluto aziendale.
Un contatto persona ha sempre una formula di saluto (i contatti aziendali non usano formule di saluto). Se l'utente non ha una formula di saluto per il contatto, viene utilizzata la formula di saluto globale/predefinita.
Informazioni specifiche per lingua
Se la tua organizzazione ha abilitato le informazioni di contatto specifiche per lingua, puoi aggiungere questi dati ai report.
I seguenti campi specifici per lingua sono inclusi di default in InterAction, ma la tua organizzazione potrebbe averli modificati o aver aggiunto campi personalizzati:
- Titolo professionale specifico per lingua
- Formula di saluto specifica per lingua
- Suffisso specifico per lingua
- Titolo specifico per lingua
Quando aggiungi il campo dati Informazioni specifiche per lingua a un report, scegli Modifica per selezionare le lingue da includere. Le lingue elencate sono quelle supportate dalla tua azienda.
Per ulteriori informazioni sulle informazioni di contatto specifiche per lingua, vedi Cosa sono le informazioni di contatto specifiche per lingua?.
Seleziona le lingue da includere, poi scegli OK.
Quando aggiungi il campo dati Informazioni specifiche per lingua a un report, tutti i campi specifici per lingua per la/le lingua/e selezionata/e sono disponibili per essere inclusi nel report. Se esporti le informazioni in un file CSV, i campi vengono visualizzati come colonne separate.
Tutti i campi specifici per lingua sono inclusi per tutte le lingue che hai selezionato. Ad esempio, se la tua azienda ha cinque campi specifici per lingua e supporta tre lingue, esportare le informazioni specifiche per lingua per tutte le lingue aggiunge 15 colonne a un report CSV. Se stai progettando un report, puoi scegliere quali campi aggiungere al layout del report.
I campi specifici per lingua sono denominati come segue nelle intestazioni delle colonne:
<Nome lingua>_<Nome campo>
Ad esempio, il campo Titolo professionale specifico per lingua è formattato come segue per la lingua olandese (Paesi Bassi):
nl_NL_JobTitle
Anche i campi personalizzati specifici per lingua sono formattati con il prefisso <Nome lingua>_.
Cosa succede se includo un contatto nel mio report che non ha informazioni specifiche per lingua?
Quando esegui un report che include informazioni di contatto specifiche per lingua, alcuni contatti inclusi nel report potrebbero non avere alcuna informazione specifica per lingua salvata in InterAction.
Se non esiste un valore per i seguenti campi specifici per lingua di default, il sistema esporta il valore nel corrispondente elemento dati aziendale:
- Se non esiste un valore nel campo Titolo professionale specifico per lingua, viene utilizzato il valore nel campo Titolo professionale.
- Se non esiste un valore nel campo Formula di saluto specifica per lingua, viene utilizzato il valore nel campo Formula di saluto.
- Se non esiste un valore nel campo Suffisso specifico per lingua, viene utilizzato il valore nel campo Suffisso.
- Se non esiste un valore nel campo Titolo specifico per lingua, viene utilizzato il valore nel campo Titolo.
Questo vale solo per i campi specifici per lingua di default. Se la tua azienda ha creato campi personalizzati specifici per lingua, InterAction lascia il campo vuoto se non c'è valore.
Campi nome azienda
I campi nome azienda si applicano sia ai contatti persone che ai contatti aziendali:
- Per le persone, il nome dell'azienda associata alla persona è incluso nel report.
- Per le aziende, il nome dell'azienda è incluso nel report.
Puoi scegliere tra due campi nome da includere nel tuo report - Nome azienda o Nome azienda (noto anche come).
Se la tua organizzazione ha configurato InterAction in modo specifico per supportare la versione francese della lingua preferita di un contatto, potresti avere una terza opzione, “Azienda - Nome azienda preferito”. Per i dettagli, vedi Configurazione del nome azienda utilizzato per i contatti nelle regioni bilingue francese/inglese.