Quando crei un report, puoi aggiungere qualsiasi campo aggiuntivo globale o specifico di una cartella presente in InterAction al report.
La funzione di reportistica ti offre diverse opzioni per trovare i campi. Quando definisci le informazioni che devono essere incluse nel tuo report, puoi includere qualsiasi campo aggiuntivo di contatto memorizzato in InterAction. Quando esegui il report, InterAction trova il campo che hai specificato. Se il campo è specifico di una cartella, lo trova nella cartella che hai indicato, anche se in quel momento non hai quella cartella aperta.
Inclusione di campi aggiuntivi nei report
| Se vuoi ... | Allora scegli ... |
|---|---|
| Includere un campo direttamente sul contatto | Campi aggiuntivi > Dal contatto attuale |
| Includere un campo che si trova sull'azienda del contatto | Campi aggiuntivi > Dall'azienda associata al contatto |
| Includere un campo utilizzato in molte cartelle, come RSVP, e il report funzionerà su una qualsiasi di queste cartelle | Seleziona la classe della cartella (Working List, Marketing List o Cartella), poi scegli l'opzione Lista attuale o Cartella attuale. |
| Creare un report che elenca i nomi delle cartelle/liste a cui un contatto è collegato, e includere i valori dei campi aggiuntivi in quelle cartelle/liste |
Seleziona la classe della cartella (Working List, Marketing List o Cartella), poi scegli l'opzione Lista selezionata o Cartella selezionata. Per dettagli, vedi: • Includere i nomi delle liste in un report (Report su liste selezionate) |
| Semplicemente visualizzare i campi del profilo che si applicano a un contatto (come nel Web Client) |
Profili Vedi Profili per maggiori informazioni. |
Se stai creando un report che viene eseguito principalmente sui contatti persona, puoi ottenere informazioni aggiuntive dall'azienda associata a ciascun contatto. Ad esempio, potresti voler creare un report che permetta agli utenti di organizzare le persone che contattano abitualmente in base al settore in cui lavorano. In questo caso, il report includerebbe il nome di ogni persona, il nome della loro azienda, il loro numero di telefono e i valori di un campo “Settore” sull'azienda associata alla persona.
Puoi verificare se i valori dei campi aggiuntivi provengono dal contatto persona o dal contatto azienda selezionando il campo nell'elenco dei Campi del report e scegliendo il pulsante Modifica.
Dopo aver selezionato Dal contatto attuale o Dall'azienda associata al contatto nell'elenco dei campi di InterAction e aver scelto Aggiungi per aggiungere il campo all'elenco dei campi del report, viene visualizzata la finestra di dialogo Opzioni campi aggiuntivi.
Per impostazione predefinita, vengono visualizzati tutti i campi aggiuntivi per la cartella attuale. Seleziona i campi da includere nel report e poi scegli OK. Per includere campi aggiuntivi che si trovano in un'altra cartella, scegli Trova altri campi e cerca la cartella con i campi da includere.
Dopo aver scelto OK nella finestra di dialogo Opzioni campi aggiuntivi, i campi aggiuntivi vengono aggiunti all'elenco dei campi del report.
Se un utente esegue un report e non ha accesso alla cartella da cui provengono i campi aggiuntivi, verranno visualizzate le intestazioni dei campi, ma i dati saranno vuoti.
Separare i valori di un campo aggiuntivo a valori multipli
Puoi scegliere come includere i valori di un campo aggiuntivo a valori multipli nel report:
- Includere tutti i valori in un unico campo
- Includere una riga separata per ogni valore per ciascun contatto
Per accedere a queste opzioni, scegli il pulsante Opzioni valore nella finestra di dialogo Opzioni campo aggiuntivo. In alternativa, puoi selezionare il campo nell'elenco Campi del report e scegliere Modifica.
L'opzione Includere tutti i valori in un unico campo è utile se vuoi semplicemente vedere i valori in un elenco. Scegli cosa deve separare i valori. Ad esempio, per elencare le lingue parlate da una persona, puoi includere tutti i valori in un unico campo e separare ciascun valore con un a capo o una virgola.
Per utilizzare queste stesse informazioni per creare un report che raggruppa le persone per lingua, scegli Includere una riga separata per ogni valore per ciascun contatto.
Includere il valore secondario di un campo aggiuntivo
Se un campo aggiuntivo include un valore secondario, scegli se vuoi includerlo nel report e come vuoi che venga visualizzato:
- Tra parentesi accanto al valore principale del campo
- In una colonna separata
Per accedere a queste opzioni, scegli il pulsante Opzioni valore nella finestra di dialogo Opzioni campo aggiuntivo. In alternativa, puoi selezionare il campo nell'elenco Campi del report e scegliere Modifica.
Formattare i nomi per i campi aggiuntivi utente InterAction
Aggiungere un campo aggiuntivo di tipo Utente InterAction al tuo report mostra il nome di un utente InterAction in un unico campo. Ad esempio, quando esporti il report in un foglio di calcolo, una colonna contiene il nome di ciascun utente InterAction.
Non puoi visualizzare il nome su più colonne (ad esempio, colonne separate per Cognome e Nome).
Puoi selezionare le componenti del nome da includere nel report utilizzando qualsiasi combinazione di Titolo, Nome, Cognome, Secondo nome e Suffisso.
Per personalizzare il nome, scegli Opzioni nome. Nella finestra di dialogo Opzioni nome, scegli come vuoi che il nome venga visualizzato nel report.
[1] Scegli Opzioni nome per personalizzare il modo in cui il nome viene visualizzato nel tuo report.
[2] Nella finestra di dialogo Opzioni nome, seleziona le componenti del nome da includere nel report e l'ordine in cui devono apparire.
Scegli quali componenti del nome del contatto includere e l'ordine in cui il nome viene visualizzato.
Esempi:
Cognome, Nome Secondo nome
Cognome, Nome Iniziale secondo nome
Titolo Nome Cognome Suffisso
Le componenti che includi possono influenzare il modo in cui il tuo report viene ordinato se stai ordinando per quel campo. Ad esempio, considera come l'aggiunta del suffisso al nome cambia i risultati del tuo report.
Se hai questi utenti InterAction, ordinati in InterAction:
Smith, Judy
Smith, Thomas
Gli utenti vengono ordinati in questo modo nel tuo report:
Smith, Jr. Thomas
Smith, Judy
Se non vuoi questi risultati, escludi il Suffisso dal nome dell'utente.
Riferirsi a un campo aggiuntivo per nome
Entrambe le opzioni di campo aggiuntivo disponibili per report o esportazione (Dal contatto attuale e Dall'azienda associata al contatto) trovano esattamente il campo che specifichi nella cartella che indichi. Questo potrebbe non essere sempre il comportamento che desideri.
Ad esempio, vuoi creare un report RSVP che puoi utilizzare per vari eventi. Se creassi questo report aggiungendo il campo RSVP dalla lista eventi Tax Seminar, il report utilizzerà sempre quel campo RSVP specifico. Se aprissi la lista eventi Golf Outing ed eseguissi il report, il campo RSVP mostrato nel report non sarebbe l'RSVP del contatto per il golf outing, ma il suo RSVP per il tax seminar.
Per riferirti a un campo aggiuntivo per nome e utilizzare il valore della lista che hai attualmente aperta, puoi utilizzare una delle seguenti opzioni:
- Working List attuale
- Marketing List attuale
- Cartella attuale (vedi Cartelle per maggiori informazioni)
Vedi Report su una lista attuale per maggiori informazioni sui report di working e marketing list.