Quando aggiungi indirizzi, numeri di telefono o indirizzi elettronici a un report, puoi scegliere se aggiungere ogni campo dell’elemento separatamente oppure aggiungerli come un elemento completo e formattato. Ad esempio, puoi includere solo la città di un indirizzo oppure l’indirizzo completo formattato.
Quando scegli i campi da aggiungere al report, viene utilizzata la versione delle informazioni del contatto dell’utente se il contatto è presente nella sua lista contatti. Puoi modificare questa impostazione predefinita: per maggiori informazioni, vedi Informazioni di contatto: versione dell’utente vs. versione dell’organizzazione.
Per informazioni su quale versione viene utilizzata tra quella specifica della cartella o quella globale, e su come puoi modificare questa impostazione predefinita, vedi Includere informazioni specifiche della cartella nei report (su una cartella particolare).
Consulta i seguenti argomenti per ulteriori informazioni:
- Includere indirizzi nei report
- Utilizzare l’opzione Indirizzo completo
- Includere numeri di telefono nei report
- Includere indirizzi email nei report
- Informazioni su tipi alternativi di indirizzo, telefono e indirizzo elettronico
Includere indirizzi nei report
Quando includi un indirizzo in un report, nella maggior parte dei casi utilizzerai l’indirizzo postale. La maggior parte dei contatti, se hanno un indirizzo specificato, hanno un indirizzo postale.
Se vuoi includere specificamente indirizzi di lavoro o di casa per i contatti, puoi includere indirizzi per determinati tipi di località (Lavoro, Lavoro 2, ecc.).
Puoi anche includere i singoli campi dell’indirizzo separatamente. Scegliendo i campi dell’indirizzo separatamente, questi verranno visualizzati in colonne separate nel report.
Puoi scegliere tra i seguenti:
- Via
- Righe 1-3 singolarmente
- Riga aggiuntiva
- Città
- Stato/Provincia
- CAP
- Paese
- Descrizione
- ID
Se non vuoi esportare ogni riga separatamente, utilizza l’opzione Indirizzo completo.
Utilizzare l’opzione Indirizzo completo
Utilizzare l’opzione Indirizzo completo è un buon modo per creare un campo che includa città, stato e paese in un unico campo. Puoi poi usare questo campo per raggruppare i contatti in un report.
L’opzione Indirizzo completo ti permette di includere tutti i componenti di un indirizzo in un’unica colonna del report. Puoi selezionare quali elementi includere e come vuoi che l’indirizzo sia formattato. Infine, puoi sfruttare le impostazioni regionali e utilizzare le regole di spedizione internazionali per decidere se mostrare il paese nell’indirizzo.
Per modificare il layout di un indirizzo, aggiungi il campo indirizzo all’elenco dei campi inclusi nel report. Seleziona il campo indirizzo dall’elenco e scegli Modifica.
Se stai modificando i campi Indirizzo completo versione azienda (posta), Indirizzo completo versione azienda (lavoro) o Indirizzo completo versione azienda (casa) nella sezione Avanzate - Sovrascrivi impostazioni predefinite, i layout degli indirizzi sono specificati nella scheda Organizza risultati.
Le seguenti tabelle ti aiutano a decidere quali opzioni selezionare nella finestra di dialogo Opzioni indirizzo completo.
Per includere il nome completo e non abbreviato dello stato, scegli l’opzione Indirizzo completo, poi modifica il layout includendo solo <Stato/ProvinciaCompleto>.
Formattazione degli indirizzi - Layout
| Per... | Allora |
|---|---|
| Usare il layout di indirizzo completo definito per il paese di ciascun indirizzo. | Seleziona l’opzione Usa il layout di indirizzo specificato per ogni paese. |
| Usare lo stesso layout per tutti gli indirizzi, ignorando il layout definito per il paese di ciascun indirizzo. |
Seleziona Usa un layout personalizzato per gli indirizzi. Nella casella di testo, usa i tasti Backspace o Canc sulla tastiera per rimuovere elementi. Per aggiungere elementi, digita caratteri o vai a capo. Per aggiungere campi al layout dell’indirizzo, scegli Inserisci. |
| Impostare il layout per includere solo determinati campi (ad esempio, vuoi che il campo includa solo città e stato così da poter raggruppare i contatti usando questo campo). |
Seleziona Usa un layout personalizzato per gli indirizzi. Nella casella di testo, usa i tasti Backspace o Canc sulla tastiera per rimuovere elementi. Per aggiungere elementi, digita caratteri o vai a capo. Per aggiungere campi al layout dell’indirizzo, scegli Inserisci. |
|
Mostrare il paese nell’indirizzo solo se il paese del contatto è diverso da quello dell’utente che stampa le buste/etichette. Ad esempio, l’utente lavora in Francia (le impostazioni regionali del PC dell’utente sono impostate su Francia) e alcuni dei contatti a cui invia posta risiedono negli Stati Uniti. Tutti i contatti che risiedono in Francia NON avranno il paese nell’indirizzo, mentre tutti quelli che risiedono negli Stati Uniti AVRANNO il paese nell’indirizzo. I nomi dei paesi vengono stampati in francese. |
Seleziona Applica regole di spedizione internazionali. Seleziona Usa le impostazioni regionali dell’utente corrente. |
| Mostrare sempre il paese per ogni indirizzo anche se il paese è lo stesso dell’utente che esegue il report. | Deseleziona la casella Applica regole di spedizione internazionali. |
|
Usare sempre una specifica impostazione regionale invece di quella dell’utente quando si formatta l’indirizzo (non comune). Usa questa opzione per una spedizione che avviene sempre in una località specifica. Ad esempio, un’azienda con uffici in Francia, Germania e Stati Uniti gestisce il marketing da una sede centrale in Francia. Quando si stampano le etichette, il paese viene stampato in francese. Il paese non viene stampato per i contatti che risiedono in Francia. |
Seleziona Applica regole di spedizione internazionali. Seleziona Usa sempre le seguenti (ignora le impostazioni regionali dell’utente). Seleziona il paese e la lingua da usare per l’indirizzo nei menu a tendina Spedizione da e Stampa paese in. |
Includere numeri di telefono nei report
Quando scegli un numero di telefono da includere in un report, nella maggior parte dei casi utilizzerai l’opzione Telefono principale (Fax principale, Cercapersone principale, ecc.). Poiché i contatti di InterAction possono avere diversi numeri di telefono, esistono delle regole che determinano quale sia il telefono principale.
Se esegui il report da una cartella o da una lista, viene utilizzato il numero di telefono specifico della cartella. Se non ci sono numeri specifici della cartella, viene utilizzata la versione globale. Anche se il contatto è nella lista contatti dell’utente, le informazioni dell’utente non vengono mai utilizzate.
Puoi modificare l’impostazione predefinita che determina se viene utilizzata la versione specifica della cartella o quella globale. Vedi Scegliere versioni specifiche (specifica della cartella o globale) per maggiori informazioni.
Se esegui il report da un risultato di ricerca, viene utilizzata la versione dell’utente del numero di telefono del contatto se il contatto è nella lista contatti dell’utente. Se il contatto non è nella lista contatti dell’utente, viene utilizzata la versione dell’organizzazione del numero di telefono.
Il telefono principale dipende dalle informazioni disponibili per il contatto. InterAction utilizza una gerarchia per determinare quale elemento esportare. Se il primo elemento della gerarchia non esiste, viene controllato il successivo, e così via.
La seguente gerarchia viene utilizzata per determinare il telefono principale per un contatto utente, o un contatto presente sia nella lista utente che in quella dell’organizzazione:
- Telefono diretto (Telefono lavoro per aziende)
- Telefono aziendale (Telefono lavoro 2 per aziende)
- Cellulare
- Telefono di casa (solo persone)
- Altro telefono
La seguente gerarchia viene utilizzata per determinare il telefono principale per un contatto presente solo nella lista dell’organizzazione:
Contatti persona:
- Telefono lavoro
- Telefono lavoro 2
- Telefoni lavoro alternativi
- Cellulare lavoro
- Cellulare lavoro 2
- Cellulare lavoro alternativo
- Telefono di casa
- Telefono di casa alternativo
- Cellulare di casa
- Cellulare di casa alternativo
- Altro telefono
Contatti azienda:
- Telefono lavoro
- Telefono lavoro 2
- Telefono lavoro alternativo
- Cellulare lavoro
- Cellulare lavoro 2
- Cellulare lavoro alternativo
- Altro telefono
Se il contatto è nel contesto di una cartella, vengono utilizzate le informazioni specifiche della cartella. Se non esistono informazioni specifiche della cartella, viene utilizzata la versione dell’organizzazione.
Se il campo Telefono principale non restituisce le informazioni desiderate, puoi specificare il tipo di telefono da includere nel report, come Lavoro, Casa, ecc.
Per modificare il layout di un numero di telefono (quando utilizzi Telefono principale o Telefono completo), aggiungi il campo numero di telefono all’elenco dei campi inclusi nel report. Seleziona il campo numero di telefono dall’elenco e poi scegli Modifica.
Se stai modificando i campi Telefono versione azienda (lavoro), Telefono versione azienda (lavoro 2) o Telefono versione azienda (casa) nella sezione Avanzate - Sovrascrivi impostazioni predefinite, le opzioni del telefono sono specificate nella scheda Organizza risultati.
Puoi includere uno qualsiasi dei seguenti elementi:
- Numero
- Interno, con etichetta personalizzata
- Descrizione
- Tipo di località (Lavoro, Casa, ecc.)
- Tipo di telefono (Telefono, Fax, ecc.)
- Tipo abbreviato (solo per l’opzione Telefono principale). Questa opzione include un’abbreviazione per il tipo di località del telefono: Lavoro (l), Casa (c), Cellulare (m), Altro (a).
Poiché l’opzione Tipo abbreviato include l’abbreviazione per il tipo di località, non è consigliato includere anche il tipo di località quando si utilizza l’opzione Tipo abbreviato. Altrimenti, i dati appariranno ad esempio come (212) 555-9068 - Lavoro (l).
Includere indirizzi email nei report
Quando scegli un indirizzo email o un sito web da includere in un report, nella maggior parte dei casi utilizzerai le opzioni Email principale e/o Sito web principale.
Poiché i contatti di InterAction possono avere diversi indirizzi email e siti web, esistono delle regole che determinano quale sia l’email principale o il sito web principale.
Se esegui il report da una cartella o da un elenco, viene utilizzato l’indirizzo elettronico specifico della cartella. Se non ci sono indirizzi specifici della cartella, viene utilizzata la versione globale. Anche se il contatto è presente nell’elenco contatti dell’utente, le informazioni dell’utente non vengono mai utilizzate.
Puoi modificare l’impostazione predefinita che determina se viene utilizzata la versione specifica della cartella o quella globale. Consulta Scelta di versioni specifiche (specifica della cartella o globale) per maggiori informazioni.
Se esegui il report da un risultato di ricerca, viene utilizzata la versione dell’indirizzo elettronico del contatto dell’utente se il contatto è presente nell’elenco contatti dell’utente. Se il contatto non è presente nell’elenco contatti dell’utente, viene utilizzata la versione dell’organizzazione dell’indirizzo elettronico.
L’email principale o il sito Web principale dipendono dalle informazioni disponibili per il contatto. InterAction utilizza una gerarchia per determinare quale elemento esportare. Se il primo elemento della gerarchia non esiste, viene controllato il successivo, e così via.
La seguente gerarchia viene utilizzata per determinare l’email principale o il sito Web principale per un contatto dell’utente:
- Indirizzo email aziendale o sito Web
- Indirizzo email personale o sito Web (solo persone)
- Altro indirizzo email o sito Web
La seguente gerarchia viene utilizzata per determinare l’email principale o il sito Web principale per un contatto organizzativo:
- Indirizzo email aziendale o sito Web
- Indirizzo email aziendale 2 o sito Web
- Indirizzo email aziendale alternativo o sito Web
- Indirizzo email personale o sito Web (solo persone)
- Indirizzo email personale alternativo o sito Web (solo persone)
- Altro indirizzo email o sito Web
Se Email principale o Sito Web principale non restituiscono le informazioni desiderate, specifica il tipo di indirizzo email o sito Web da includere nel report, come Aziendale, Personale, ecc.
Per modificare il layout di un indirizzo elettronico (quando si utilizza Email principale o Email completa), aggiungi il campo dell’indirizzo elettronico all’elenco dei campi inclusi nel report. Seleziona il campo dall’elenco e poi scegli Modifica.
Se stai modificando i campi Email versione aziendale o Email versione personale nella sezione Avanzate - Sovrascrivi predefiniti, le opzioni email sono specificate nella scheda Organizza risultati.
Informazioni su tipi di indirizzi, telefoni e indirizzi elettronici alternativi
Se includi indirizzi aziendali alternativi o personali alternativi, telefoni o indirizzi elettronici alternativi nel tuo report, tieni presente che questi elementi sono campi a valori multipli, non a valore singolo. Questo significa che non puoi visualizzarli come un elemento per colonna.
Ogni campo alternativo unico può essere in una propria colonna (ad esempio, un telefono aziendale alternativo). Tuttavia, se esistono più valori (ad esempio, tre telefoni aziendali alternativi), non puoi separare questi valori in colonne diverse.
Per specificare il carattere utilizzato per separare i valori, aggiungi il campo di indirizzo, telefono o indirizzo elettronico alternativo all’elenco dei campi inclusi nel report. Seleziona il campo nell’elenco e poi scegli Modifica. Nella finestra di dialogo Opzioni, seleziona il separatore di valori da utilizzare. Nell’esempio qui sotto, i numeri di telefono alternativi sono separati da un ritorno a capo.
Inizialmente, i valori per ogni contatto sono separati da punto e virgola (;). Per visualizzare gli elementi in elenco, dovresti scegliere di utilizzare un ritorno a capo come separatore tra ciascun valore.
Per aggiungere una riga vuota tra i valori, seleziona l’opzione Altro nel campo Separatore di valori (Figura 37-11) e poi digita \n\n nella casella di testo.
Consulta il report predefinito di InterAction Elenco contatti - Tutti i telefoni e indirizzi per un esempio di utilizzo di indirizzi, telefoni ed email alternativi.