I report sui contatti vengono utilizzati per generare report su un singolo contatto o su un insieme di contatti e possono essere applicati solo alle persone, solo alle aziende o a entrambi.
Alcuni esempi di report sui contatti forniti di default da InterAction includono:
- Elenco contatti - Telefoni e indirizzi principali - Ti permette di visualizzare l'indirizzo postale, il numero di telefono principale e l'indirizzo elettronico di ciascuno dei contatti selezionati.
- Contatti per sponsor - Un elenco di contatti organizzati per sponsor.
- Contatti persone per settore - Ti permette di visualizzare l'elenco dei contatti selezionati raggruppati per settore.
- Contatti inattivi - Un elenco di contatti e l'ultima attività svolta nell'ultimo anno. Evidenzia inoltre il contatto se non ha avuto alcuna attività negli ultimi 6 mesi.
Quando crei report sui contatti, puoi includere informazioni come relazioni, attività, appuntamenti, campi aggiuntivi, informazioni specifiche della cartella e molto altro. Puoi anche scegliere se utilizzare la versione delle informazioni di contatto dell’organizzazione o quella dell’utente.
I report vengono archiviati nel database. Dopo aver creato un nuovo report, non è necessario distribuire file o copiarli sui server. Basta impostare le impostazioni di sicurezza secondo necessità.
Per ulteriori informazioni, consulta i seguenti argomenti:
- Creare un nuovo report sui contatti
- Informazioni di contatto: versione utente vs. versione organizzazione
- Selezionare correttamente i campi
Creare un nuovo report sui contatti
Se esiste già un report simile a quello che vuoi creare, ti consigliamo di partire da quello esistente e scegliere Salva come nuovo. Per dettagli, vedi Salvare un report come nuovo.
Per creare un nuovo report sui contatti:
- Dal Windows Client di InterAction, scegli Strumenti > Report.
- Nel selettore dei report, scegli Gestisci.
- Nel menu a tendina Visualizza report per, scegli Contatti.
-
Scegli Nuovo.
Verrà visualizzata la finestra della procedura guidata Nuovo report. La procedura guidata ti accompagna in cinque passaggi per creare un nuovo report sui contatti (vedi sotto). Premi il pulsante Avanti per passare da un passaggio all'altro. Al termine, scegli Fine per creare il report.
Passaggi della procedura guidata Nuovo report
Passaggio # Passaggio 1 Inserisci informazioni generali come nome e descrizione del report. 2 Seleziona i campi dati di InterAction da includere nel report. 3 Specifica come ordinare il report. 4 Seleziona il formato del report e progetta il layout. 5 Imposta chi può accedere al report e da dove.
Procedura guidata nuovo report sui contatti: informazioni generali
Quando crei un report, il primo passaggio è specificare le informazioni generali, come nome, categoria e descrizione. In questa fase selezioni anche il tipo di report da creare.
[1] Inserisci un nome, una categoria e una descrizione per il report.
[2] Scegli il tipo di report sui contatti da creare.
Per ulteriori informazioni sui tipi di report, consulta Quali tipi di report posso creare per l'organizzazione?
- Assegna un nome, una categoria e una descrizione al report.
- Nome - Dai al report un nome facilmente riconoscibile dagli utenti. Per suggerimenti sulla denominazione dei report, vedi Denominazione dei report.
- Categoria - Inserisci il report in una categoria scegliendo il nome della categoria dal menu a tendina. Le categorie servono per organizzare i report nel selettore dei report. Per maggiori dettagli, consulta Organizzare i report nel selettore dei report.
- Descrizione - La descrizione del report viene visualizzata nel selettore dei report e aiuta gli utenti a identificarne lo scopo.
-
Seleziona il tipo di report da creare.
Per un elenco dei tipi di report e relative descrizioni, consulta Quali tipi di report posso creare per l'organizzazione?
Se stai creando un report panoramico, i passaggi sono diversi rispetto agli altri tipi di report. Consulta Nuovo report panoramico per maggiori informazioni.
Denominazione dei report
Il nome di un report aiuta gli utenti a capire chiaramente lo scopo del report. Alcuni suggerimenti per la scelta del nome:
- Mantieni i nomi dei report brevi e descrittivi. Nomi troppo lunghi costringono l’utente a scorrere orizzontalmente per visualizzare tutto il nome. Se il nome deve essere lungo, inserisci le informazioni più importanti all’inizio.
- Alcuni report possono essere eseguiti su più soggetti. Ad esempio, un report su attività/appuntamenti può essere utilizzato sia per le attività che per gli appuntamenti. Per aiutare gli utenti, includi parole come “attività recenti” o “prossimi appuntamenti” nei nomi dei report. Per i report panoramici, indica lo scopo del report, ad esempio “Preparazione per un incontro con il cliente”.
- Tieni presente che i nomi dei report non devono essere univoci, quindi puoi usare lo stesso nome per più report. Ad esempio, diversi reparti o gruppi di lavoro possono utilizzare lo stesso report con lo stesso nome, ma con filtri diversi (per attività o appuntamenti) e diversi diritti di accesso.
Posso cambiare il tipo di report in seguito?
Dipende dal tipo di report che stai creando. Se stai creando un report elenco o riepilogativo, puoi successivamente scegliere di cambiare il tipo di report in un file di esportazione standard (come CSV o XLS), un report Crystal Reports o un report Microsoft SQL Server Reporting Services.
Tutti gli altri tipi di report non possono essere modificati successivamente in un tipo diverso. In tal caso, dovrai creare un nuovo report.
Procedura guidata nuovo report sui contatti: selezione dei campi dati
Quando crei un nuovo report, seleziona i campi dati da includere. Ogni volta che il report viene eseguito, i campi dati che hai aggiunto indicano a InterAction quali informazioni estrarre dal database.
Quando selezioni i campi dati, includi anche quelli che vuoi utilizzare per l’ordinamento. Questi campi non devono necessariamente essere visualizzati nel report. Ad esempio, potresti voler ordinare per Cognome ma mostrare nel report solo il Nome completo. Aggiungi entrambi i campi all’elenco dei campi dati così potrai gestirli come preferisci nella progettazione del report e nella definizione dell’ordine di ordinamento.
Per ulteriori informazioni, consulta i seguenti argomenti:
- Campi dati di InterAction
- Aggiunta e rimozione di campi dati
- Selezionare correttamente i campi
Aggiunta e rimozione di campi dati
Aggiungere o rimuovere campi dati dal report non li aggiunge o rimuove fisicamente dal layout del report. Quando scegli i campi dati, stai semplicemente selezionando i dati che verranno estratti dal database di InterAction ogni volta che il report viene eseguito. Dopo aver aggiunto o rimosso campi dati, dovrai aggiungerli o rimuoverli anche dal layout del report, utilizzando l’applicazione di progettazione del report.
Per ulteriori informazioni, consulta Campi dati di InterAction.
Procedura guidata nuovo report sui contatti: ordinamento delle informazioni
Ordina ogni report in base a come vuoi che le informazioni vengano visualizzate. Seleziona un campo come campo di ordinamento principale e poi aggiungi eventuali campi di ordinamento secondari. Ad esempio, se il report elenca i contatti per azienda, il campo di ordinamento principale dovrebbe essere il nome dell’azienda. Per ordinare i contatti in ordine alfabetico all’interno di ciascuna azienda, seleziona come campo secondario il Cognome.
Tutti i campi dati di InterAction che hai aggiunto al report sono elencati nella casella Campi nel report. Quando crei un nuovo report, la casella Ordina dati per è vuota. Per aggiungere un campo come campo di ordinamento, puoi:
- Selezionare il campo nella casella Campi nel report e poi scegliere Aggiungi
- Fare doppio clic sul campo nella casella Campi nel report
Il campo in cima alla casella Ordina dati per è il campo di ordinamento principale. I campi sotto sono quelli di ordinamento secondario. I campi vengono ordinati in base all’ordine di importanza nella casella Ordina dati per.
Ad esempio, il campo di ordinamento principale del report è Nome azienda e i campi secondari sono Cognome e Nome. I contatti in quel report saranno prima ordinati per nome azienda, poi all’interno di ciascuna azienda per Cognome. Se più contatti hanno lo stesso cognome, verranno ulteriormente ordinati per nome.
Puoi ordinare in ordine crescente o decrescente selezionando un’opzione di ordinamento nell’elenco e poi scegliendo Crescente o Decrescente.
Come l’ordinamento influisce sul raggruppamento
In genere, dovresti ordinare le informazioni in base ai campi su cui stai raggruppando. Ad esempio, un report che contiene dati per ciascun contatto può risultare difficile da consultare se i contatti non sono visualizzati in ordine alfabetico per nome.
L’ordinamento è particolarmente importante quando si raggruppano le informazioni, perché se non ordini i dati in base ai campi di raggruppamento, il report potrebbe avere risultati inattesi. Il caso più comune è che la stessa informazione appaia due volte nel report. Ad esempio, se hai raggruppato per nome contatto ma non hai ordinato per nome contatto, potresti vedere lo stesso contatto più volte nel report.
Se utilizzi più gruppi nel report, avrai bisogno di più campi dati su cui ordinare i dati.
Per ulteriori informazioni sul raggruppamento dei dati utilizzando il Report Designer di InterAction, consulta Raggruppamento delle informazioni.
Procedura guidata nuovo report sui contatti: output e progettazione del report
Quando crei o modifichi un report, specifica il formato del report. Ad esempio, puoi creare un layout personalizzato utilizzando uno strumento di progettazione report oppure esportare i dati in un foglio Excel.
Hai tre opzioni:
- Creare il report con InterAction Report Designer
- Esportare le informazioni in un file
- Creare il report in un’altra applicazione di reportistica
Scegli il formato di output del report in base all’utilizzo che ne farai.
Opzioni di output del report
| Scegli questa opzione... | Se per te è importante... |
|---|---|
| Crea il report nel Report Designer di LexisNexis InterAction |
• Il report deve essere facilmente stampabile • Il report deve essere gradevole e utilizzare elementi come testo in grassetto, intestazioni e piè di pagina, numeri di pagina e grafici • Non utilizzi già uno strumento di progettazione report nella tua organizzazione come Crystal Reports o Microsoft SQL Server Reporting Services |
| Esporta le informazioni in un file |
• La funzione principale del report è esportare rapidamente le informazioni in un file, ad esempio per la pulizia o l’analisi dei dati • Vuoi visualizzare le informazioni in formato foglio di calcolo |
| Crea il report in un’altra applicazione di reportistica | La tua organizzazione utilizza già Crystal Reports o Microsoft SQL Server Reporting Services per progettare i report. |
Crea il report con il Report Designer di InterAction
InterAction è dotato di uno strumento di progettazione report che offre molta flessibilità nella creazione del layout del report. Se crei un report con il Report Designer, gli utenti possono visualizzare e stampare il report nel Report Viewer quando lo eseguono. Dal Report Viewer, gli utenti del Windows Client possono salvare i report nei seguenti formati: RTF, PDF, HTML, XLS, TIF e TXT.
Per aprire l’applicazione Report Designer e progettare il layout del report, scegli Design Report nella scheda Report Output.
Esporta le informazioni in un file
Quando scegli di esportare le informazioni in un file, i dati di InterAction vengono esportati in un file che può essere salvato sul disco fisso dell’utente. I dati vengono esportati direttamente in un file e poi possono essere gestiti in un’altra applicazione. Sono disponibili i seguenti formati di file.
- File CSV (.csv)
-
File CSV - Compatibile con MS Access (.csv)
(se utilizzi Microsoft Access per aprire i file CSV)
- Database Microsoft Access (.mdb, .accdb)
- Documento Microsoft Excel (.xls, .xlsm, .xlsx)
- Dati XML (.xml)
Se utilizzi Microsoft® Access® per importare file CSV, vedi Quale opzione CSV dovrei scegliere?
Quando un utente esegue il report, il report si apre nel programma appropriato. Quando decidi quale formato di file utilizzare, considera quali applicazioni sono installate sui desktop degli utenti della tua organizzazione. Ad esempio, se la maggior parte degli utenti utilizza Microsoft Excel, puoi scegliere quel formato. Se gli utenti finali non hanno l’applicazione appropriata installata, verrà richiesto loro di scegliere una posizione sul computer dove salvare il file.
Se scegli di esportare in formato foglio di calcolo (XLS), puoi configurare InterAction in modo che alcune informazioni vengano suddivise in diversi fogli di lavoro. Per maggiori informazioni, vedi Cos’è la Combined Table?
Tieni presente che alcune applicazioni di terze parti possono avere limitazioni sui campi con un numero molto elevato di caratteri. Se prevedi che il tuo report conterrà campi con molti caratteri (ad esempio campi descrizione e note), non esportare in formato foglio di calcolo. Escludi questi campi dal report oppure crea il report nel Report Designer di InterAction utilizzando un controllo RichTextBox. Vedi Aggiunta di campi di testo lunghi a un report.
Opzioni internazionali per l’esportazione
Se vuoi formattare le date e i valori numerici del report in modo che corrispondano a un’impostazione regionale diversa da quella predefinita di Windows (non comune), scegli Options nella finestra di dialogo New Report Wizard.
Non-formatted data types è l’opzione predefinita (consigliata). Significa che i dati esportati sono formattati secondo le impostazioni locali regionali di Windows. (Se hai scelto di esportare in un file CSV, questa opzione non è disponibile.)
Si consiglia di selezionare Non-formatted data types se possibile (non disponibile per esportazioni CSV). Se scegli Formatted text values e il report utilizza calcoli su date o numeri, questi calcoli non funzioneranno dopo l’esportazione perché i campi data e numerici vengono convertiti solo in testo. Dovrai poi riconvertire le colonne per poter effettuare i calcoli (nella tua applicazione di terze parti).
Per esportare i dati in un formato specifico diverso da quello delle impostazioni regionali di Windows, seleziona Formatted text values (se hai scelto di esportare in un file CSV, i campi dati e numerici vengono esportati automaticamente come valori di testo). Questo ti permette di utilizzare un formato diverso per ora e data senza dover cambiare le impostazioni regionali di Windows.
Ad esempio, se il tuo computer Windows è impostato sul formato regionale degli Stati Uniti, ma vuoi che le date e gli orari del report vengano esportati nel formato francese per il Canada, seleziona French nel campo Language e Canada nel campo Country. Date e orari verranno esportati nel formato appropriato per gli utenti canadesi francofoni.
Se stai esportando in un file CSV, hai anche la possibilità di esportare il file come Unicode (UTF-8) o Western European (Windows).
Dopo aver scelto OK per salvare le informazioni, seleziona il pulsante Preview nella scheda Report Output per vedere le modifiche di formato nel report. (Assicurati di visualizzare in anteprima una cartella che contiene i dati su cui stai lavorando.)
Crea il report in un’altra applicazione di reportistica
Se la tua organizzazione preferisce utilizzare Crystal Reports o Microsoft SQL Server Reporting Services, puoi esportare i dati di InterAction in una di queste applicazioni per progettare i report lì. Per maggiori informazioni sull’utilizzo di Crystal Reports o Microsoft SQL Server Reporting Services con InterAction, consulta il sito InterAction Support Center.
Quale opzione CSV dovrei scegliere?
Quando esporti in un file CSV, hai due opzioni:
- File CSV (.csv)
- File CSV - Compatibile con MS Access (.csv)
Se non utilizzi Access per importare file CSV, scegli l’opzione File CSV (.csv).
Se utilizzi Access per importare file CSV, scegli l’opzione File CSV - Compatibile con MS Access (.csv).
L’unica differenza tra le due opzioni è il modo in cui InterAction gestisce le celle che possono contenere più righe (ad esempio, i campi indirizzo su più righe Linea 1, Linea 2, Linea 3). L’opzione CSV - Compatibile con MS Access inserisce un ritorno a capo e un avanzamento riga (detto comunemente CRLF) dopo ciascuno di questi campi invece di un solo avanzamento riga. Usando questa opzione, ogni elemento (ad esempio ogni campo indirizzo) viene inserito su una riga separata.
Se scegli l’opzione File CSV e importi quel file in Access, tutti gli elementi (ad esempio tutti i campi indirizzo) vengono inseriti su un’unica riga, che probabilmente non è il risultato desiderato.
Anteprima del report
Durante la progettazione del report, visualizzalo in anteprima selezionando il pulsante Preview Report. Durante la fase di progettazione, si consiglia di visualizzare spesso l’anteprima utilizzando una cartella che contenga un set rappresentativo di dati che saranno inclusi nel report. Ad esempio, se stai creando un report per le aziende, assicurati di visualizzare l’anteprima utilizzando una cartella che contenga contatti aziendali. Se utilizzi un set di contatti fittizi che non hanno valori nei campi utilizzati, non potrai vedere un esempio reale di come apparirà il report una volta completato.
Più grande è la cartella da cui visualizzi l’anteprima, più tempo impiegherà la finestra di anteprima a caricarsi. Pertanto, quando selezioni una cartella per l’anteprima, è consigliabile utilizzare una cartella più piccola o un sottoinsieme di contatti.
Per impostazione predefinita, la cartella di anteprima è quella attualmente aperta in InterAction. Per selezionare una cartella diversa, scegli il pulsante di ricerca, quindi trova la cartella utilizzando la finestra di dialogo Find Folder. Per assistenza sull’utilizzo della finestra di dialogo Find Folder, vedi Trovare una cartella usando Find Folder.
Nuovo Report Contatti: Impostazioni di sicurezza
Quando crei un nuovo report, imposta le opzioni di sicurezza:
- Sicurezza - Gli utenti e/o i gruppi autorizzati ad accedere al report
- Accessibile da - Per gli utenti e/o i gruppi che possono accedere al report, la posizione da cui il report può essere visualizzato (Web Client, Windows Client o PIM)
- Si applica a - Se il report viene visualizzato per persone o contatti aziendali nel Report Chooser (solo per report sui contatti)
Per maggiori informazioni, consulta i seguenti argomenti:
- Impostazione della sicurezza (diritti di visualizzazione) per i report
- Indicare se un report deve essere visualizzato per persone o contatti aziendali