Le cartelle ti permettono di organizzare i tuoi contatti. Ogni contatto può essere inserito in un numero qualsiasi di cartelle. InterAction offre anche le liste di marketing, che sono cartelle speciali. Puoi vedere tutte le cartelle e le liste di marketing che contengono un contatto dai dettagli del contatto stesso.
Ogni contatto è in realtà memorizzato in una sola cartella, chiamata cartella di origine del contatto. Quando aggiungi un contatto a una cartella, crei un collegamento dalla cartella di origine; InterAction non crea una copia del contatto.
Se hai acquistato le licenze per Opportunità, Pratiche o Incarichi, la cartella corrispondente viene visualizzata nel Windows Client. Consulta la guida ai Moduli Correlati per maggiori dettagli.
Questa sezione contiene i seguenti argomenti:
- Ricerca delle cartelle
- Proprietà delle cartelle
- Visualizzazione delle cartelle che contengono un contatto
- Aggiunta di un contatto a una cartella
- Rimozione di contatti da una cartella
- Cambio della cartella di origine di un contatto
Ricerca delle cartelle
Tutte le cartelle per cui hai i diritti di accesso in lettura vengono visualizzate nell'elenco delle cartelle.
L'immagine qui sotto mostra come sono organizzate le cartelle nell'elenco.
[A] Le classi di cartelle appaiono al livello superiore...
[B] ...poi i tipi/gruppi di cartelle che organizzano le classi...
[C] ...e infine le cartelle vere e proprie
[D] Quando apri una cartella, i contatti presenti vengono mostrati nella finestra principale.
Se non conosci la classe e il tipo/gruppo della cartella che cerchi, può essere difficile trovarla nell'elenco. Un modo alternativo per localizzare la cartella è usare Trova Cartella.
Trovare una cartella usando Trova Cartella
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Nel Web Client di InterAction, scegli Cartella > Trova Cartella per visualizzare la finestra di dialogo Trova Cartella.
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Inserisci i criteri di ricerca nei campi Classe Cartella, Tipo Cartella, Nome, Descrizione e/o Proprietario.
Non è necessario inserire il Nome o la Descrizione completi come criteri di ricerca. Ad esempio, puoi inserire una sola lettera nel campo Nome e InterAction troverà tutte le cartelle a cui hai accesso che iniziano con quella lettera.
- Scegli Cerca e InterAction mostrerà le cartelle a cui hai accesso che corrispondono ai criteri di ricerca nei Risultati della ricerca.
- Seleziona la casella di controllo delle cartelle che vuoi aprire e scegli OK. InterAction aprirà le cartelle selezionate.
Proprietà delle cartelle
Puoi visualizzare le informazioni su una cartella selezionandola nell'elenco e scegliendo Cartella > Proprietà.
Puoi anche vedere le proprietà di una cartella dalla finestra Trova Cartelle selezionando la cartella e scegliendo il pulsante Proprietà.
[A] Scegli la scheda Sicurezza per vedere i diritti di accesso alla cartella.
Consulta la guida Configurazione di InterAction per maggiori informazioni sulla creazione delle cartelle e sulla sicurezza.
[A] Seleziona la cartella.
[B] Scegli Proprietà.
Visualizzazione delle cartelle che contengono un contatto
Per vedere le cartelle che contengono un contatto, apri i dettagli del contatto e scegli la vista Cartelle.
Dal menu a tendina Mostra, puoi scegliere quali classi di cartelle visualizzare (Cartelle amministrative, Tipi di contatto, Liste di marketing, Liste di lavoro o Tutte).
InterAction mostra tutte le seguenti cartelle della classe selezionata a cui hai accesso in Lettura e Collegamento e che consentono il tipo di contatto (persona o azienda):
- Cartelle tra i Preferiti
- Tipi di contatto
- Liste di marketing che usano la Gestione delle modifiche ai dati
- Contatti aziendali - Persone
- Contatti aziendali - Aziende
InterAction mostra anche tutte le altre cartelle della classe selezionata che contengono il contatto e a cui hai accesso in Lettura. Le caselle di controllo nella prima colonna accanto a ogni cartella indicano se la cartella contiene il contatto.
[A] Cartella di origine del contatto
[B] Cartelle che contengono il contatto
Puoi ordinare la vista Cartelle per qualsiasi colonna cliccando sull'intestazione della colonna. Clicca sull'intestazione per cambiare l'ordine da crescente a decrescente (o viceversa). Puoi cliccare sul nome di un utente nella colonna Aggiunto da per passare ai dettagli del contatto dell'utente (se l'amministratore di sistema ha collegato gli utenti ai contatti, cosa necessaria per gli utenti del Web Client).
Aggiunta di un contatto a una cartella
Ci sono diversi modi per aggiungere un contatto a una cartella. Per poterlo fare, devi avere i diritti di accesso Lettura e Collegamento alla cartella. Puoi fare una delle seguenti operazioni:
- Dalla vista Cartelle nei dettagli del contatto nel Windows Client, clicca sulla casella accanto al nome della cartella.
- Nel Windows Client, seleziona un contatto e scegli Contatto > Copia. Apri la cartella in cui vuoi aggiungere il contatto e scegli Contatto > Incolla collegamento.
- Nel Windows Client, seleziona un contatto e trascinalo su una cartella nell'elenco. Quando InterAction seleziona la cartella giusta, puoi rilasciare il contatto nella cartella.
Puoi copiare e incollare o trascinare più contatti nelle cartelle se li selezioni prima di collegarli.
Rimozione di contatti da una cartella
Se rimuovi un contatto dalla sua cartella di origine (scegliendo Contatto > Elimina dalla finestra principale), il contatto viene eliminato da tutto il sistema. Se elimini un contatto dalla cartella di origine, devi digitare Sì per confermare l'eliminazione.
Per rimuovere un contatto da una cartella, devi avere i diritti di accesso Elimina contatti per quella cartella. Quindi, è possibile che tu possa aggiungere un contatto a una cartella ma non rimuoverlo. Se rimuovi un contatto da una cartella, le informazioni specifiche di quella cartella per il contatto vengono eliminate.
Per rimuovere un contatto da una cartella, puoi fare una delle seguenti operazioni:
- Dalla vista Cartelle del Windows Client, deseleziona la casella accanto alla cartella.
- Seleziona il contatto e scegli Contatto > Elimina collegamento. Puoi rimuovere più contatti da una cartella se li selezioni prima di questa operazione.
Quando elimini un contatto, appare una finestra di avviso. Scegli Sì per eliminare il contatto dalla cartella.
Cambio della cartella di origine di un contatto
InterAction ti permette di cambiare la cartella di origine di un contatto spostandolo. Dovrebbe essere molto raro dover spostare manualmente un contatto, poiché tutti i contatti dovrebbero essere inseriti nella cartella Contatti aziendali - Persone o Contatti aziendali - Aziende.
Solo i contatti inseriti nelle cartelle Contatti aziendali - Persone e Contatti aziendali - Aziende vengono utilizzati per abbinare i contatti nelle raccolte degli utenti con quelli della raccolta aziendale.
Esistono altre cartelle amministrative che inseriscono contatti come parte del caricamento iniziale dei dati o della gestione dei duplicati. In genere, non è necessario preoccuparsi di queste altre cartelle di origine amministrative. Gli utenti possono anche inserire contatti nelle Liste di lavoro.
Se vuoi aggiungere un contatto a un'altra cartella, dovresti sempre collegare quel contatto all'altra cartella. Spostare il contatto può farti perdere dati e potrebbe renderlo non disponibile per altri utenti.
Cambiare la cartella di origine di un contatto
Salvo rare eccezioni, i contatti dovrebbero sempre essere inseriti nelle cartelle Contatti aziendali - Persone o Contatti aziendali - Aziende. Inserire contatti in altre cartelle li rende non disponibili durante la sincronizzazione delle raccolte utenti con quella aziendale. Questo introdurrà duplicati nel sistema che dovranno essere rimossi successivamente dai responsabili dei dati.
- Nel Windows Client di InterAction, apri la cartella in cui si trova il contatto.
- Seleziona il contatto e scegli Contatto > Copia.
- Seleziona la cartella in cui vuoi spostare il contatto nell'elenco delle cartelle.
- Scegli Contatto > Incolla > Incolla spostamento.