Quando esegui un report, le informazioni vengono prima estratte da InterAction e poi temporaneamente memorizzate in una o più tabelle fino a quando non vengono inserite nel formato di report definito per il report.
Il numero di tabelle in cui i dati vengono memorizzati dipende dai dati che stai recuperando da InterAction. Una tabella Principale include informazioni a riga singola per un contatto. Ad esempio, nome, indirizzo, telefono e campi di indirizzo elettronico sono tutti inclusi nella tabella Principale. Ogni report ha una tabella Principale.
Qualsiasi informazione che viene inclusa nel report come righe separate viene scritta nella propria tabella. Ad esempio, se selezioni Relazioni come righe separate, il tuo report includerà una tabella Relazioni. Le seguenti informazioni possono essere aggiunte a un report come righe separate:
- Attività/Appuntamenti
- Campi aggiuntivi (solo campi a valori multipli)
- Tipi di contatto
- Relazioni
- Personale aziendale
- Liste marketing
- Liste di lavoro
- Cartelle
- Pratiche, Opportunità e Incarichi
La tabella Combinata unisce tutte le righe di queste singole tabelle in un'unica tabella. Se un report non contiene queste informazioni incluse come righe separate, il report non avrà una tabella Combinata.
Consulta i seguenti argomenti per ulteriori informazioni:
- Come si usa la tabella Combinata?
- Quando la tabella Combinata è un problema?
- Cosa succede se non includo informazioni nella tabella Combinata?
- Come posso determinare quali informazioni sono incluse nella tabella Combinata?
- Quali sono i problemi nell'includere tutto nella tabella Combinata?
Come si usa la tabella Combinata?
Se stai progettando un layout di report utilizzando il Report Designer di InterAction, utilizzi le informazioni nella tabella Combinata per aggiungere campi direttamente al layout del report. Puoi raggruppare, ordinare o visualizzare qualsiasi campo incluso nella tabella Combinata nel report.
Una tabella Combinata viene inclusa in un report solo se almeno un elemento di informazione viene scritto come righe separate. Se non hai incluso alcuna informazione che viene scritta su righe separate, o hai scelto di non combinare le informazioni dalle tabelle separate, non avrai una tabella Combinata nel report.
Se le informazioni non sono incluse nella tabella Combinata, i campi non sono disponibili nell'elenco dei campi mostrati nel Report Designer di InterAction e non possono essere aggiunti direttamente al design del report.
Allo stesso modo, quando crei sezioni di report Panoramica, devi includere i dati nella tabella combinata, altrimenti i campi non saranno disponibili per essere aggiunti al tuo report.
Quando la tabella Combinata è un problema?
Se hai incluso solo un elemento di dati nel tuo report che prevede righe ripetute, non devi preoccuparti della tabella Combinata. Ad esempio, se hai un report che include il nome di un contatto e le attività per il contatto, tutte le informazioni su nome e attività sono disponibili nella tabella Combinata.
Se, invece, hai incluso più elementi di dati nel tuo report che prevedono righe ripetute, devi prestare attenzione alla tabella Combinata. Ad esempio, se hai un report che include il nome di un contatto, le attività per il contatto e le relazioni per un contatto in output su righe. In questa situazione, non vuoi includere tutti questi dati nella tabella Combinata perché possono causare problemi nel report.
Invece, queste sezioni di righe ripetute dovrebbero essere incluse come sezioni nei report Panoramica. Per dettagli, vedi Nuova sezione report Panoramica.
Quali sono i problemi nell'includere tutto nella tabella Combinata?
La tabella Combinata può essere molto complessa, perché mostra ogni possibile combinazione delle informazioni di contatto. Quindi, ogni contatto può essere ripetuto molte volte, in alcuni casi anche centinaia di migliaia di volte.
La creazione della tabella Combinata può anche influire sulle prestazioni di un report. Creare una tabella che contiene centinaia di migliaia di righe richiede molto più tempo rispetto a una tabella che ne contiene 100.
Esempio
Stai creando un report per aziende. Nel report vuoi includere il personale aziendale, le relazioni, le attività e le liste marketing per l'azienda.
Esegui il report su un singolo contatto che ha quanto segue:
25 persone nel personale aziendale
10 liste marketing
100 attività
4 relazioni
Solo questo contatto produrrebbe 100.000 righe nella tabella Combinata!
Per calcolare il tuo valore, moltiplica gli elementi tra loro (25 [personale aziendale] x 10 [liste marketing] x 100 [attività] x 4 [relazioni] = 100.000).
Cosa succede se non includo informazioni nella tabella Combinata?
Se non includi informazioni nella tabella combinata, avrai la seguente esperienza:
- Microsoft® Excel® - I dati sono accessibili su fogli di calcolo separati all'interno del file creato dal report. Ogni foglio è etichettato con il nome di ciascuna tabella.
- InterAction Report Designer - I dati non inclusi nella tabella Combinata non sono disponibili nell'elenco dei campi mostrati nel Report Designer di InterAction e non possono essere aggiunti direttamente al design del report o della sezione.
- Microsoft® Access® - I dati sono accessibili in tabelle separate del database creato.
- XML - I dati sono accessibili nel file XML.
- CSV - Solo i dati inclusi nella tabella Combinata sono presenti nel file CSV. Le informazioni che non sono state incluse nella tabella Combinata non possono essere accessibili nel file CSV. Il formato CSV non dovrebbe essere utilizzato come formato di output per un'esportazione o un report che contiene diversi elementi che producono più righe.
Come posso determinare quali informazioni sono incluse nella tabella Combinata?
Le seguenti finestre di dialogo includono una casella di controllo che puoi utilizzare per determinare se le informazioni sono incluse nella tabella Combinata:
- Opzioni Attività/Appuntamento
- Opzioni Relazione (solo come righe)
- Opzioni Personale aziendale
- Opzioni Profilo
- Opzioni Lista marketing selezionata
- Opzioni Lista di lavoro selezionata
- Opzioni Cartella selezionata
- Opzioni Pratica, Opportunità e Incarico selezionate
Inizialmente, tutte queste opzioni sono impostate per essere incluse nella tabella Combinata. Puoi deselezionare la casella Incorpora le righe nella tabella Combinata per escludere i dati dalla tabella Combinata.
[1] Quando questa opzione è selezionata, una tabella Combinata viene inclusa nel report.
Inoltre, quando crei o modifichi un report che contiene più di un elemento che produce più righe, ti viene richiesto, quando salvi il report, che il report contiene righe che potrebbero causare un problema.
Puoi scegliere di fare una delle seguenti cose:
- Rimuovi tutte le sezioni problematiche dalla tabella Combinata - Seleziona questa opzione per rimuovere tutte le sezioni a più righe dal report.
- Mantieni tutte le informazioni nella tabella Combinata - Questa opzione di solito non dovrebbe essere selezionata. I risultati sono spesso inutilizzabili per chi scrive i report e per altre applicazioni. Invece, crea un report Panoramica e includi i dati a più righe nelle sezioni.
- Rimuovi tutte le sezioni a più righe tranne la seguente dalla tabella Combinata - Seleziona questa opzione se creare il report con una sola sezione a più righe è accettabile. In alternativa, puoi creare un report Panoramica e includere tutte le sezioni con dati a più righe di cui hai bisogno.