Les gestionnaires de rapports sont responsables de la gestion de la liste de rapports de l'organisation. InterAction vous aide à démarrer en fournissant des dizaines de rapports prêts à l'emploi que vous pouvez personnaliser pour répondre aux besoins de votre organisation.
Les gestionnaires de rapports doivent également décider comment le Sélecteur de Rapports doit être organisé et configurer les droits de visualisation des rapports, tels que qui peut accéder à quels rapports et où (PIM, Windows Client et/ou Web Client).
La gestion de la liste de rapports est une responsabilité continue. Au fur et à mesure des besoins, de nouveaux rapports devront être créés et ajoutés à la liste de rapports de l'organisation, et chacun de ces rapports devra être configuré pour les droits de visualisation.
Les rapports sont stockés dans la base de données. Si vous modifiez des rapports existants ou ajoutez de nouveaux rapports, il n'est pas nécessaire de distribuer des fichiers ou de copier des fichiers sur des serveurs. Il suffit de définir la sécurité selon les besoins. Voir Configuration de la Sécurité (Droits de Visualisation) pour les Rapports.
Pour plus d'informations, consultez les sujets suivants :
- Personnalisation des Rapports Prêts à l'Emploi
- Comment Savoir Si D'autres Rapports Doivent Être Modifiés ?
- Activation/Désactivation des Rapports
- Suppression des Rapports
Comment les Utilisateurs Accèdent-ils aux Rapports dans InterAction ?
Les rapports sont accessibles depuis le Windows Client, le Web Client et le PIM. Les utilisateurs n'ont pas besoin d'autorisations spéciales pour accéder et imprimer les rapports. Cependant, comme InterAction permet aux gestionnaires de rapports de définir la sécurité pour chaque rapport, les utilisateurs ne voient que les rapports qu'ils ont le droit de visualiser.
- Dans le Windows Client, les utilisateurs accèdent aux rapports en choisissant Outils > Rapports dans la barre de menu. Vous pouvez également accéder aux rapports en choisissant l'icône de Rapport (
) dans la barre d'outils.
- Dans le Web Client, les utilisateurs accèdent aux rapports en choisissant Afficher > Rapports. Certains rapports sont également disponibles en choisissant Afficher la Version Imprimable dans le contexte approprié, comme une liste de contacts, d'activités ou de rendez-vous.
- Dans le PIM, les utilisateurs accèdent aux rapports en choisissant le bouton ou l'icône Afficher les Rapports. Voir Gestion des Rapports Accessibles depuis Microsoft Outlook pour plus d'informations.
Personnalisation des Rapports Prêts à l'Emploi
Les gestionnaires de rapports doivent examiner la liste des rapports prêts à l'emploi et les sections de rapport d'aperçu et décider quels rapports et sections doivent être utilisés par votre organisation. Vérifiez chaque rapport et section pour vous assurer qu'ils peuvent être utilisés dans votre environnement.
Pendant que vous examinez les rapports prêts à l'emploi, vous pouvez souhaiter rendre certains rapports ou sections inactifs afin que les utilisateurs ne puissent pas les voir dans le Sélecteur de Rapports du Windows Client ou du Web Client. Voir Activation/Désactivation des Rapports ou Masquer les Sections Non Terminées aux Utilisateurs pour plus de détails.
Voici quelques éléments à vérifier :
- Nomenclature - votre organisation peut utiliser des termes différents pour décrire des éléments comme « sponsor » ou « liste de travail ».
- Champs supplémentaires inclus - votre organisation peut utiliser des champs différents.
- Types d'activités ou de relations inclus - le rapport ou la section peut spécifier des types que votre organisation n'utilise pas.
- Modules connexes et autres fonctionnalités - le rapport ou la section peut contenir des fonctionnalités que vous n'avez pas sous licence ou activées. Par exemple, des rapports sur les Questions, Opportunités ou Engagements d'InterAction.
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Polices - Vous pouvez vouloir changer les polices utilisées dans un rapport ou une section, ou si vous utilisez des caractères de police internationaux, vous devez changer la police pour une police qui prend en charge Unicode.
Pour plus d'informations sur le changement de polices à l'aide du Concepteur de Rapports InterAction, voir Utilisation des Polices.
Soyez prudent lors de la modification ou de la suppression de rapports - plusieurs rapports sont appelés à partir de liens dans le Web Client. Voir Gestion des Rapports Accessibles depuis le Web Client d'InterAction.
Les rapports et sections suivants doivent être examinés, testés et éventuellement modifiés avant de pouvoir les rendre disponibles à votre organisation. Des rapports ou sections supplémentaires peuvent également nécessiter un examen et des tests.
Rapports/Sections Prêts à l'Emploi à Examiner
| Rapports à Réviser | Pourquoi ? |
|---|---|
| Rapports d'aperçu | Les rapports d'aperçu prêts à l'emploi contiennent des sections que vous pourriez vouloir modifier ou supprimer si elles ne sont pas importantes pour votre organisation. Vous pourriez également vouloir créer de nouvelles sections à ajouter à ces rapports. Pour plus d'informations sur les rapports d'aperçu, voir Nouveau Rapport d'Aperçu. |
| Rapports et sections incluant des informations sur les Questions, Opportunités ou Engagements |
Si vous n'êtes pas licencié pour les modules InterAction Questions, Opportunités ou Engagements, vous devriez supprimer ou désactiver ces rapports et sections. Si vous êtes licencié pour ces modules mais utilisez des termes différents pour les questions, opportunités ou engagements, mettez à jour le texte et les champs de données sur la mise en page du rapport ou de la section pour utiliser les champs et la terminologie corrects. |
| Rapports et sections incluant des activités, telles que les Activités de Contact et les Contacts Stagnants |
Les rapports et sections incluant des activités sont conçus pour inclure des activités utilisant les types d'activités prêts à l'emploi. Si votre organisation a modifié les types d'activités prêts à l'emploi d'InterAction, vous devriez modifier les rapports et sections pour inclure les types d'activités que vous souhaitez. Voir Filtrage des Activités/Rendez-vous pour plus d'informations. |
| Rapports et sections incluant des champs supplémentaires, tels que Contacts par Industrie, Liste de Contrôle des Participants à un Séminaire, et Résumé d'Événement |
Les rapports et sections incluant des champs supplémentaires utilisent les champs supplémentaires prêts à l'emploi d'InterAction. Votre organisation a probablement personnalisé les champs supplémentaires. Modifiez ces rapports et sections pour inclure les champs supplémentaires que vous souhaitez. Voir Champs Supplémentaires pour plus d'informations. |
| Rapports et sections incluant des informations de parrainage, telles que Liste de Contacts par Parrain et Listes Marketing pour un Contact | Si vous utilisez un terme différent pour parrain, mettez à jour le texte et les champs de données sur la mise en page du rapport ou de la section pour utiliser les champs et la terminologie corrects. |
| Rapports et sections incluant des profils |
Les rapports et sections incluant des profils sont conçus pour inclure des profils prêts à l'emploi. Si votre organisation a modifié les profils prêts à l'emploi d'InterAction, vous devriez modifier les rapports et sections pour inclure les profils que vous souhaitez. Voir Profils pour plus d'informations. |
Comment Savoir si d'Autres Rapports Doivent Être Modifiés ?
Parce que la nomenclature et les pratiques commerciales varient d'une organisation à l'autre, il est probable que vous souhaitiez modifier de nombreux rapports prêts à l'emploi d'InterAction. Pour commencer, examinez les rapports dans Rapports/Sections Prêts à l'Emploi à Réviser. Ces rapports ont des éléments communs qui peuvent nécessiter une édition par vos gestionnaires de rapports. Cependant, il y aura probablement d'autres rapports que vous voudrez modifier.
Une stratégie recommandée :
- Imprimez la liste complète des rapports prêts à l'emploi et examinez-les en détail.
- Déterminez quels rapports vous savez ne pas vouloir et supprimez-les ou désactivez-les. Par exemple, de nombreux rapports ont été développés pour les modules InterAction Questions, Opportunités et Engagements. Si vous n'utilisez pas tous ces modules, certains de ces rapports devraient être retirés de la liste. Voir Suppression de Rapports pour plus de détails.
- Déterminez quels rapports vous utiliserez, et si vous pouvez les utiliser tels quels ou s'ils nécessitent des modifications.
- Apportez les modifications nécessaires aux rapports que vous conserverez et activez ces rapports.
- Déterminez ce qui manque et créez de nouveaux rapports.
Activation/Désactivation des Rapports
InterAction vous permet de rendre des rapports individuels actifs ou inactifs. Les rapports avec un statut inactif ne sont pas visibles pour les utilisateurs réguliers de rapports. Seuls les gestionnaires de rapports peuvent voir les rapports inactifs dans la Liste de Gestion des Rapports.
Rendre un Rapport Inactif
[1] Lorsqu'il est sélectionné, le champ Ne pas montrer cela aux utilisateurs pour l'instant rend un rapport inactif.
[2] Le rapport s'affiche comme Inactif dans la Liste de Gestion des Rapports.
Les rapports inactifs ne s'affichent pas pour les utilisateurs finaux dans le Sélecteur de Rapports. Voir Utilisation du Sélecteur de Rapports du Windows Client (Accéder aux Rapports) pour plus d'informations sur le Sélecteur de Rapports.
Pour changer le statut actif d'un rapport :
- Dans le Windows Client d'InterAction, choisissez Outils > Rapports.
- Choisissez Gérer.
- Sélectionnez le nom du rapport puis choisissez Modifier.
- Choisissez l'onglet Sécurité.
- Pour rendre un rapport inactif, sélectionnez Ne pas montrer cela aux utilisateurs pour l'instant. Pour rendre un rapport actif, désélectionnez ce champ.
- Choisissez OK dans la boîte de dialogue Modifier le Rapport.
Suppression de Rapports
Il peut parfois être nécessaire de supprimer un rapport de la liste des rapports de votre organisation. Supprimer un rapport le retire définitivement d'InterAction.
Certains rapports standard d'InterAction ne doivent pas être supprimés car ils sont appelés par les liens Voir la version imprimable dans le Web Client. Pour voir quels rapports sont appelés par ces liens, consultez Gestion des rapports accessibles depuis le Web Client InterAction.
Lors de la suppression d'un rapport, prenez en compte les éléments suivants :
-
Si vous souhaitez simplement masquer le rapport aux utilisateurs, envisagez de le désactiver à la place.
Voir Activation/Désactivation des rapports pour plus d'informations.
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Il est recommandé d'exporter le rapport vers un emplacement sur votre disque dur ou réseau avant de le supprimer. De cette façon, vous avez une copie de sauvegarde que vous pouvez importer plus tard si nécessaire.
Voir Exportation des rapports pour plus d'informations.
Si vous supprimez accidentellement un rapport standard d'InterAction, vous pouvez le télécharger depuis le site Web du Centre de support LexisNexis InterAction.
Supprimer un rapport
Étant donné que certains rapports sont accessibles depuis le Web Client, il est fortement recommandé de modifier le rapport pour répondre à vos besoins plutôt que de le supprimer (pour éviter qu'il ne soit supprimé par erreur). Le rapport peut également être désactivé afin que les utilisateurs ne puissent pas le voir. Voir Activation/Désactivation des rapports.
- Dans le Windows Client d'InterAction, choisissez Outils > Rapports.
- Choisissez Gérer.
- Sélectionnez le nom du rapport à supprimer puis choisissez Supprimer.
- Choisissez Oui pour confirmer.