Les utilisateurs du Windows Client utilisent le sélecteur de rapports pour accéder aux rapports et les imprimer. Le sélecteur de rapports contient tous les rapports que vous avez le droit de visualiser et d'imprimer. Si vous avez le droit de gérer les rapports, les fonctionnalités de gestion des rapports sont accessibles via le sélecteur de rapports.
Pour accéder au sélecteur de rapports :
- Choisissez Outils > Rapports dans la barre de menu
- Choisissez l'icône de rapport dans la barre d'outils
L'icône de rapport est active uniquement lorsqu'une liste de contacts est affichée à l'écran.
[1] L'icône de rapport ouvre le sélecteur de rapports.
Le sélecteur de rapports apparaît légèrement différent pour les utilisateurs ayant différents niveaux de permission de rapport. Trois niveaux de permission sont attribués aux utilisateurs du Windows Client :
- Visualisateurs de rapports (peuvent uniquement visualiser et imprimer les rapports)
- Utilisateurs de rapports (peuvent également créer des rapports personnels accessibles uniquement par eux)
- Gestionnaires de rapports (peuvent également gérer les rapports pour l'organisation)
Pour plus d'informations sur la configuration des utilisateurs avec différents niveaux d'accès aux rapports, voir Utilisateurs et groupes de rapports.
Comment le sélecteur de rapports s'affiche pour les visualisateurs de rapports
Les visualisateurs de rapports peuvent uniquement visualiser et imprimer les rapports. Les visualisateurs de rapports peuvent :
-
Choisir Voir maintenant pour visualiser un rapport. Avec le rapport à l'écran, choisissez Imprimer pour imprimer le rapport.
Voir Visualisation et impression des rapports pour plus d'informations.
-
Choisir M'envoyer pour envoyer le rapport par e-mail à vous-même ou à un utilisateur pour lequel vous êtes un mandataire.
Voir Envoi de rapports par e-mail dans le Windows Client pour plus d'informations.
Comment le sélecteur de rapports s'affiche pour les utilisateurs de rapports
Les utilisateurs de rapports peuvent également créer des rapports personnels (Mes rapports). Ces rapports ne peuvent être vus que par la personne qui les a créés et ne peuvent pas être partagés avec l'organisation. Les utilisateurs de rapports gèrent Mes rapports depuis la boîte de dialogue principale du sélecteur de rapports. Le bouton Actions vous permet de créer de nouveaux rapports personnels, de modifier des rapports personnels, de supprimer des rapports personnels ou d'enregistrer un rapport de la liste de rapports de l'organisation comme un nouveau rapport personnel.
[1] Les utilisateurs de rapports ont également une catégorie dans la boîte de dialogue du sélecteur de rapports appelée Mes rapports.
[2] Le menu Actions est utilisé pour gérer les rapports personnels dans la catégorie Mes rapports.
Comment le sélecteur de rapports s'affiche pour les gestionnaires de rapports
Les gestionnaires de rapports peuvent également gérer les rapports sur la liste de rapports de votre organisation. Pour ces utilisateurs, le bouton Gérer s'affiche dans la boîte de dialogue du sélecteur de rapports.
[1] Le bouton Gérer s'affiche dans la boîte de dialogue du sélecteur de rapports uniquement pour les gestionnaires de rapports. Choisir Gérer les rapports vous amène à une boîte de dialogue où vous pouvez créer, modifier et gérer des rapports.
Choisir le bouton Gérer ouvre la boîte de dialogue Gérer la liste des rapports. Les gestionnaires de rapports maintiennent les rapports depuis cette boîte de dialogue.
La boîte de dialogue Gérer la liste des rapports répertorie tous les rapports créés pour votre organisation, indépendamment des paramètres de sécurité ou d'accès. Les gestionnaires de rapports ne peuvent pas voir les rapports personnels créés par des utilisateurs individuels.
Quels rapports s'affichent dans le sélecteur de rapports ?
Les gestionnaires de rapports de votre organisation choisissent quels rapports chaque utilisateur et/ou groupe InterAction peut visualiser. Certains rapports peuvent s'appliquer à certaines personnes et pas à d'autres. Par conséquent, il est de la responsabilité du gestionnaire de rapports de créer une bonne expérience de rapport pour tous les utilisateurs en ne montrant que les rapports qui leur sont applicables.
Le sélecteur de rapports affiche :
- Tous les rapports que vous avez accès à visualiser
- Uniquement les rapports qui s'appliquent aux contacts sélectionnés (personnes ou entreprises)
- Tous les rapports personnels (Mes rapports) que vous avez créés (si vous avez le droit de les créer)
Les gestionnaires de rapports choisissent également comment les rapports s'affichent. Par exemple, ils organisent les rapports par catégories et décident quels rapports s'affichent par défaut lorsque les utilisateurs rapportent sur des personnes, des entreprises, ou à la fois des personnes et des entreprises.
Formats de sortie des rapports
Voici une liste des formats de sortie de rapport que vous pouvez voir dans le sélecteur de rapports. Parce que les gestionnaires de rapports préfèrent une large gamme de formats de fichiers et d'outils de conception de rapports, il est très probable que certains de ces formats de sortie ne soient pas utilisés dans votre organisation.
Si vous ouvrez un rapport et que l'application requise pour ouvrir ce rapport n'est pas installée sur votre ordinateur, vous êtes invité à indiquer un emplacement pour enregistrer le fichier.
| Icône | Description |
|---|---|
| Liste/Résumé ou Aperçu - Lorsque vous choisissez Afficher/Imprimer, le rapport s'ouvre dans le visualiseur de rapports d'InterAction. Depuis le visualiseur de rapports, vous pouvez enregistrer le rapport dans l'un des formats suivants : RTF, PDF, HTML, XLS, TIF ou TXT. | |
| Excel ou CSV - Lorsque vous choisissez Afficher/Imprimer, les données sont exportées vers Microsoft Excel (ou le programme que vous utilisez pour visualiser les rapports CSV). Ce format de sortie est courant pour les listes de travail et les listes marketing, mais peut être utilisé pour tout type de rapport où vous souhaitez manipuler les données ou si le format de sortie n'a pas d'importance. | |
| Access - Lorsque vous choisissez Afficher/Imprimer, les données sont exportées vers Microsoft Access. | |
| XML - Lorsque vous choisissez Afficher/Imprimer, les données s'affichent au format XML dans votre navigateur web. | |
| Microsoft Reporting Services - Ces rapports ont été créés dans Microsoft SQL Server Reporting Services et sont ouverts dans un navigateur ou un lecteur de documents, tel que défini par le rapport Microsoft SQL Server Reporting Services. | |
| Crystal Report - Ces rapports ont été créés dans Crystal Reports et sont ouverts dans le visualiseur de Crystal Reports. | |
| URL - Lorsque vous choisissez Afficher/Imprimer, l'URL référencée s'affiche dans votre navigateur web. |
Afficher les rapports pour les personnes ou les entreprises
Lorsque vous accédez au Sélecteur de Rapports, InterAction lit quel ensemble de contacts vous visualisez actuellement (personnes ou entreprises) et par défaut, affiche les rapports qui s'appliquent uniquement à ces contacts. Cela aide à garder le nombre de rapports que vous voyez dans le sélecteur de rapports gérable.
Les rapports sont classés par :
- Personnes uniquement
- Entreprises uniquement
- À la fois personnes et entreprises
Par exemple :
- Vous marquez 20 contacts de personnes à inclure dans un rapport. Le Sélecteur de Rapports affiche les rapports qui s'appliquent à Personnes uniquement.
- Vous rapportez sur un dossier qui contient toutes les entreprises. Le Sélecteur de Rapports affiche les rapports qui s'appliquent à Entreprises uniquement.
- Vous marquez 5 contacts de personnes et 8 contacts d'entreprises à inclure dans un rapport. Le Sélecteur de Rapports affiche les rapports qui s'appliquent à À la fois personnes et entreprises.
Vous pouvez changer la vue en choisissant une option dans la liste déroulante Rapports pour dans le Sélecteur de Rapports. Par exemple, vous pourriez vouloir changer la vue si vous avez modifié les contacts sur lesquels vous rapportez (vous visualisiez des entreprises mais souhaitez imprimer un rapport pour une personne).
Ajouter des rapports à votre liste de favoris
Si vous utilisez certains rapports fréquemment, ajoutez ces rapports à votre liste Mes Rapports Favoris. Cette liste est toujours en haut du Sélecteur de Rapports, ce qui rend les rapports favoris faciles à trouver.
[1] Pour ajouter un rapport à votre liste de favoris, choisissez Ajouter à mes favoris.
[2] Le rapport est déplacé vers la catégorie Mes Rapports Favoris.
Les gestionnaires de rapports peuvent ajouter des rapports à la liste Mes Rapports Favoris des utilisateurs. Pour plus d'informations, voir Ajouter des rapports à la liste Mes Rapports Favoris des utilisateurs.
Personnaliser les rapports dans le Sélecteur de Rapports du Windows Client
Selon la façon dont vos gestionnaires de rapports ont configuré les rapports pour votre organisation, vous pouvez être en mesure de personnaliser certains rapports lors de leur visualisation dans le Sélecteur de Rapports.
Deux types de rapports différents peuvent être personnalisés :
- Les rapports d'aperçu peuvent être personnalisés pour inclure des sections spécifiques de données InterAction. Les sections d'activité/rendez-vous peuvent avoir des filtres de plage de dates et/ou d'origine qui peuvent être modifiés.
- Les rapports de contact qui incluent des activités et des rendez-vous peuvent être personnalisés pour limiter les activités et les rendez-vous à une plage de dates particulière et/ou à une liste d'origine.
Si un rapport est conçu pour permettre la personnalisation, le lien Personnaliser s'affiche dans le Sélecteur de Rapports. Choisissez Personnaliser pour sélectionner les données à inclure dans votre rapport.
[1] Choisissez le lien Personnaliser pour personnaliser un rapport.
[2] Les options de personnalisation disponibles s'affichent. Les options disponibles dépendent de la façon dont votre gestionnaire de rapports a configuré le rapport.
Les options que vous choisissez dans la boîte de dialogue Personnaliser le Rapport sont enregistrées pour le rapport actuel. La prochaine fois que vous choisissez Personnaliser pour personnaliser le rapport, les options que vous avez précédemment choisies sont sélectionnées.
Personnaliser les rapports d'aperçu
Les rapports d'aperçu (également connus sous le nom de rapports Contact Intelligence ou Taxi) vous permettent d'inclure des sections spécifiques des données d'InterAction dans votre rapport. Par exemple, les gestionnaires de rapports peuvent configurer un rapport d'aperçu qui inclut des sections pour les Informations de Contact, Mes Notes, Notes de l'Entreprise, Activités Récentes et Rendez-vous à Venir. Vous pouvez inclure n'importe laquelle de ces sections dans votre rapport et, dans certains cas, filtrer les données au sein de sections spécifiques.
Les gestionnaires de rapports configurent les rapports d'aperçu en concevant des sections, en rendant les sections disponibles pour les utilisateurs finaux et en choisissant des options de personnalisation. Pour plus d'informations, voir Nouveau Rapport d'Aperçu.
- Choisissez Outils > Rapports pour accéder au Sélecteur de Rapports.
-
Sélectionnez le rapport d'aperçu dans la liste puis choisissez Personnaliser.
La boîte de dialogue Personnaliser le Rapport s'affiche.
- Choisissez les sections à inclure dans le rapport en sélectionnant les cases à cocher pour les options dans la liste.
- Les sections qui permettent la personnalisation affichent Disponible dans la colonne Filtre. Mettez en surbrillance ces sections et choisissez les options de personnalisation souhaitées.
- Choisissez OK pour revenir au Sélecteur de Rapports.
[1] Sélectionnez les sections à inclure dans le rapport.
[2] Si la section est conçue pour permettre des options de personnalisation, choisissez vos options dans cette zone de la boîte de dialogue.
Personnalisation des Options d'Activité/Rendez-vous dans les Rapports de Contact
Si un rapport de contact qui inclut des activités ou des rendez-vous permet la personnalisation, un lien Personnaliser s'affiche.
Les gestionnaires de rapports choisissent les options de personnalisation disponibles pour les utilisateurs finaux. Pour plus d'informations, voir Configuration des Options de Personnalisation d'Activité/Rendez-vous pour les Utilisateurs Finaux.
Pour personnaliser ces rapports :
- Choisissez Outils > Rapports pour accéder au Sélecteur de Rapports.
-
Sélectionnez le rapport de contact dans la liste puis choisissez Personnaliser.
La boîte de dialogue Personnaliser le Rapport s'affiche.
- Choisissez les options d'activité ou de rendez-vous que vous souhaitez dans votre rapport.
- Choisissez OK pour revenir au Sélecteur de Rapports.
Les gestionnaires de rapports de votre organisation choisissent les options qui vous sont disponibles. Les options de personnalisation disponibles sont Plage de Dates et Initiateur.
Options de Personnalisation d'Activité/Rendez-vous dans les Rapports de Contact
| Option de Personnalisation | Sections Disponibles |
|---|---|
| Plage de Dates |
Choisissez une plage de dates pour les activités/rendez-vous à inclure dans le rapport. Choisissez une option de plage de dates dans la liste déroulante (par exemple, Dans les derniers) puis spécifiez les informations de date (par exemple, 3 Mois). |
| Initiateur |
Choisissez l'initiateur des activités/rendez-vous à inclure dans le rapport. Choisissez une option d'initiateur dans la liste déroulante : • N'importe qui • Seulement moi • Utilisateurs et Groupes Sélectionnés Si vous choisissez Utilisateurs et Groupes Sélectionnés, utilisez les boutons Trouver Utilisateurs et Trouver Groupes pour localiser les initiateurs à inclure dans le rapport. |
Envoyer des Rapports par Email dans le Windows Client
Si l'administrateur des rapports de votre organisation a configuré InterAction pour la livraison de rapports par email, vous pouvez envoyer un rapport par email à vous-même ou à d'autres utilisateurs d'InterAction pour lesquels vous êtes un mandataire.
Pour des informations sur l'activation et la configuration du processus de livraison de rapports InterAction, voir Configuration de la Livraison de Rapports par Email.
Envoyer un rapport par email est particulièrement pratique si un rapport contient beaucoup de contacts ou de données et peut prendre du temps à générer. Le rapport est généré en arrière-plan et vous est envoyé en pièce jointe par email. Le temps nécessaire pour recevoir l'email dépend de la façon dont votre administrateur de rapports a configuré le processus de livraison des rapports.
[1] Sélectionnez le rapport à envoyer par email.
[2] Choisissez M'envoyer.
[3] Si vous êtes un mandataire pour un autre utilisateur, sélectionnez à qui vous souhaitez envoyer le rapport : M'envoyer ou Envoyer à un utilisateur pour lequel vous êtes un mandataire (sélectionnez l'utilisateur dans la liste déroulante).
Envoyer un Rapport par Email
- Choisissez Outils > Rapports pour accéder au Sélecteur de Rapports.
- Sélectionnez le rapport à envoyer par email.
- Choisissez M'envoyer.
- Si vous avez une adresse email enregistrée et que vous n'êtes pas un mandataire pour un autre utilisateur, l'email est envoyé à votre adresse email.
- Si vous n'avez pas d'adresse email enregistrée, vous êtes invité à fournir votre adresse email.
- Si vous êtes un mandataire pour un autre utilisateur, InterAction vous invite à indiquer l'utilisateur à qui envoyer le rapport.
- M'envoyer - Envoie le rapport à votre adresse email.
- Envoyer à - Vous permet de choisir un autre utilisateur pour lequel vous êtes un mandataire. Sélectionnez le nom de l'utilisateur dans la liste déroulante et vérifiez l'adresse email.
Puis-je Envoyer un Rapport par Email à un Autre Utilisateur pour le Quel Je Ne Suis Pas un Mandataire ?
Vous ne pouvez pas utiliser la fonctionnalité Envoyer à moi dans le Sélecteur de rapports pour envoyer un rapport par e-mail à un autre utilisateur, sauf si vous êtes un mandataire pour cet utilisateur. Cependant, vous pouvez utiliser le Visualiseur de rapports InterAction pour enregistrer un rapport (dans l'un de ces formats : RTF, PDF, HTML, XLS, TIF ou TXT) puis joindre le rapport dans un nouveau message e-mail.
Pour plus d'informations sur l'utilisation du Visualiseur de rapports InterAction, voir Utilisation du Visualiseur de rapports InterAction.