Les utilisateurs peuvent choisir d'envoyer des rapports par e-mail à eux-mêmes ou à d'autres utilisateurs d'InterAction en sélectionnant Envoyer à moi dans le Web Client ou le Windows Client. Cela traite commodément le rapport en arrière-plan et l'envoie aux destinataires spécifiés en tant que pièce jointe par e-mail.
Pour activer la fonctionnalité de livraison de rapports par e-mail, l'administrateur des rapports doit configurer et planifier le processus de livraison des rapports dans InterAction Administrator.
L'administrateur des rapports peut également, si nécessaire, modifier la ligne d'objet et le texte du corps de l'e-mail. La ligne d'objet et le corps de l'e-mail par défaut conviennent dans la plupart des cas.
Voir les sujets suivants pour plus d'informations :
- Configurer l'objet du message e-mail du rapport
- Modifier le corps du message e-mail
- Planifier le processus de livraison des rapports par e-mail
Configurer l'objet du message e-mail du rapport
Vous pouvez configurer la ligne d'objet qui s'affiche pour les rapports envoyés par e-mail. Le contenu de la ligne d'objet est composé d'une combinaison de texte statique et de variables de jeton.
Les jetons sont identifiés par un “$” et entourés de parenthèses, par exemple, $(Contact Name).
Voici les jetons disponibles :
| Jeton | Description |
|---|---|
| $(ReportName) | Le nom du rapport tel qu'il apparaît dans le sélecteur de rapport |
| $(Contacts) | Les contacts inclus dans le rapport. Si le rapport contient plus de 2 contacts, le nombre de contacts s'affiche à la place. |
Dans la plupart des cas, vous pouvez utiliser la ligne d'objet par défaut :
Rapport InterAction ‘$(ReportName)’ sur $(Contacts)
Par exemple, cela s'affiche dans la ligne d'objet de l'e-mail du rapport comme ceci :
Rapport InterAction ‘Rapport Approfondi’ sur William Smith
Modifier la ligne d'objet de l'e-mail du rapport
- Dans la fenêtre principale d'InterAction Administrator, double-cliquez sur Configuration des rapports, étiquettes et enveloppes.
- Choisissez Objet de l'e-mail du rapport.
- Tapez le texte que vous souhaitez inclure dans chaque message dans la zone Ligne d'objet.
- Positionnez le curseur à l'endroit où vous souhaitez inclure une variable de jeton, puis choisissez Insérer un jeton.
- Lorsque vous avez terminé, choisissez OK.
Modifier le contenu du message e-mail
Vous utilisez InterAction Administrator pour concevoir la mise en page et les champs disponibles dans le corps du message e-mail du rapport. Le contenu du message e-mail est composé d'une combinaison de texte statique et de variables de jeton.
Dans la plupart des cas, vous pouvez utiliser le contenu par défaut du message e-mail :
Ci-joint le rapport que vous avez demandé à partir d'InterAction :
$(ReportName)
$(Contacts)
Par exemple, cela s'affiche dans le message e-mail du rapport comme ceci :
Ci-joint le rapport que vous avez demandé à partir d'InterAction :
Rapport Approfondi
William Smith
Modifier le corps du message e-mail
- Dans la fenêtre principale d'InterAction Administrator, double-cliquez sur Configuration des rapports, étiquettes et enveloppes.
- Choisissez Corps de l'e-mail du rapport.
- Tapez le texte que vous souhaitez inclure dans chaque message dans la zone Spécifiez le contenu....
- Positionnez le curseur à l'endroit où vous souhaitez inclure une variable de jeton dans le message, puis choisissez Insérer un jeton.
- Continuez à insérer des jetons et du texte et à modifier la mise en page jusqu'à ce que vous soyez satisfait du corps du message e-mail.
- Lorsque vous avez terminé, choisissez OK.
Prévisualiser le message
- Dans la fenêtre principale d'InterAction Administrator, double-cliquez sur Configuration des rapports, étiquettes et enveloppes.
- Choisissez Corps de l'e-mail du rapport.
- Choisissez le bouton Aperçu.
Planifier le processus de livraison des rapports par e-mail
Le processus de livraison des rapports livre les rapports aux utilisateurs qui les demandent en choisissant Envoyer à moi dans le Windows Client, le Web Client ou le PIM. C'est un processus continu que vous planifiez à partir du Gestionnaire de processus. Les processus continus fonctionnent tout le temps avec ou sans périodes de coupure programmées.
La procédure suivante identifie les informations que vous devez fournir lors de la planification de ce processus.
Planifier le processus de livraison des rapports
- Connectez-vous à InterAction Administrator.
Dans la liste principale des entités, choisissez Processus - Planification et Résultats.
Vous pouvez planifier des processus depuis n'importe quel poste de travail avec InterAction Administrator installé.
Dans la boîte de dialogue Gérer la Planification des Processus, choisissez Nouveau pour ouvrir la boîte de dialogue Nouveau Processus Planifié.
- Pour définir quel poste de travail est utilisé pour exécuter le processus, choisissez Sélectionner, puis entrez le nom de l'ordinateur ou choisissez Parcourir pour rechercher l'ordinateur sur le réseau, et choisissez OK.
- Choisissez Livraison de Rapport dans la liste déroulante Processus.
Pour distinguer plusieurs processus de Livraison de Rapport, changez le Nom du Processus en quelque chose de significatif, par exemple, Livraison de Rapport - Serveur Exchange de Chicago.
Vous devriez créer plusieurs processus de Livraison de Rapport si vous utilisez plusieurs serveurs Exchange ou Domino dans votre environnement. Cela est nécessaire car vous devez spécifier le nom du serveur de messagerie et le numéro de port lorsque vous configurez la boîte de dialogue Paramètres de Livraison de Rapport.
Si vous ne souhaitez pas encore exécuter le processus, décochez la case Activé.
Lorsqu'un processus est désactivé, il est ajouté à la planification mais le Gestionnaire de Processus n'exécutera pas les processus désactivés.
Choisissez le bouton Modifier dans la section Paramètres du Processus pour ouvrir la boîte de dialogue Paramètres de Livraison de Rapport.
- Spécifiez le nombre maximal d'Instances à exécuter en même temps.
- Entrez le nom du Serveur de Messagerie que le processus utilisera pour livrer les rapports et son numéro de Port.
- Si le serveur de messagerie est configuré pour nécessiter une authentification, cochez la case Le serveur de messagerie nécessite une authentification et entrez un compte utilisateur valide qui a un compte de messagerie configuré et sera reconnu par le serveur de messagerie ainsi que le mot de passe du compte.
Sélectionnez si vous souhaitez purger les anciens fichiers journaux et la période après laquelle vous souhaitez que les journaux soient purgés.
Les périodes valides sont de 1 à 999 jours.
- Sélectionnez le niveau de journalisation que vous souhaitez enregistrer pour le processus, les options sont : Faible, Standard, Élevé ou Dépannage.
- Choisissez OK pour revenir à la boîte de dialogue Nouveau Processus Planifié.
Choisissez le bouton Modifier dans la section Planification pour ouvrir la boîte de dialogue Planification du Processus.
- Sélectionnez le fuseau horaire du poste de travail du gestionnaire de processus.
- Sélectionnez Exécuter en continu et choisissez OK.
- Entrez les informations restantes sur l'utilisateur et la messagerie.
- Une fois terminé, choisissez OK.
Combien d'Instances de Livraison de Messages de Rapport Mon Organisation a-t-elle Besoin ?
Une instance représente un élément de travail, qui inclut la génération du message électronique et son envoi au compte de messagerie utilisateur InterAction approprié.
Le nombre d'instances dont votre organisation a besoin dépend du nombre de rapports que vous prévoyez de livrer et de la mémoire de la machine sur laquelle vous exécutez le processus. Notre recommandation est de commencer avec un maximum de 2 instances et de faire des ajustements si nécessaire.
Une fois le nombre maximal d'instances atteint, la Livraison de Rapport ne peut pas traiter un autre élément de travail tant qu'une des instances n'a pas livré un email de rapport. Par exemple, si vous spécifiez un maximum de 2 instances et qu'il y a 10 éléments de travail à traiter, la Livraison de Rapport ne peut traiter que 2 emails de rapport en même temps et chaque instance traitera 5 éléments de travail au total pour le processus. Ainsi, 2 éléments de travail seront traités tandis que 8 éléments de travail seront en file d'attente. Une fois les 2 premiers terminés, les 2 suivants sont traités tandis que les 6 éléments restants attendent, et ainsi de suite.